No. 000052
Ing. Ana Beatriz Tola Bermeo
MINISTRA DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL
Acuerda:
EXPEDIR EL REGLAMENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO, ACEPTACIÓN Y ENTREGA DE DONACIONES, ADJUDICACIONES GRATUITAS Y OTRAS CLASES DE AYUDAS A TITULO GRATUITO EN EL MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL
CAPÍTULO I GENERALIDADES
Artículo 1.- El presente Acuerdo tiene como finalidad regular el procedimiento a seguirse dentro del Ministerio de Inclusión Económica y Social para el ingreso, aceptación o entrega de donaciones, adjudicaciones gratuitas u otras clases de ayudas a título gratuito de bienes muebles previo a disponer de éstos para la consecución de los objetivos estratégicos del Ministerio; orientado a la gestión de ayuda social e inclusión social dentro del ámbito de su competencia.
Artículo 2.- Definiciones: Para efecto de la aplicación del presente Acuerdo; se establecen las siguientes definiciones:
a) Transferencias gratuitas o donaciones, constituyen la entrega voluntaria, no condicionada y permanente de bienes muebles y de consumo, cuya finalidad es disponer de éstos para los objetivos institucionales del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
b) Acto de entrega - recepción voluntaria de bienes muebles, es la acción de entregar los bienes por parte del donante a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social mediante oficio, memorando, providencia, resolución o acto administrativo, junto con la recepción física y suscripción de actas entre el donante y beneficiario.
c) Adjudicación gratuita, es el proceso por el cual el Servicio Nacional de Aduanas adjudica bienes al Ministerio de Inclusión Económica y Social mediante el portal del ECUAPASS a nivel nacional.
CAPÍTULO II
DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO Y ACEPTACION DE DONACIONES Y AYUDAS A FAVOR DEL MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL - MIES
Artículo 3.- El o los donante/s que podrán ser personas naturales o jurídicas de carácter público o privado nacionales o extranjeras, deberán expresar formalmente, sea mediante oficio, providencia, resolución o notificación el deseo de transferir o donar determinados bienes, sea por propia voluntad o a solicitud de la Institución, enviando comunicación al Ministerio de Inclusión Económica y Social o a las Coordinaciones Zonales o a las Direcciones Distritales.
Artículo 4.- Para la aceptación de la donación, adjudicación gratuita o ayuda a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social se requerirá en cada caso lo siguiente:
a) Los particulares que deseen realizar ayudas o donaciones, deben hacerlo a través de la Coordinación General Administrativa Financiera, cumpliendo los siguientes requisitos:
· Nombre y domicilio del donante particular que la realiza.
· Voluntad de donar que se manifestará en una carta de intención.
· Valor o avalúo estimado del bien a donar junto con la cantidad de bienes a ser receptados.
En los casos de donación de bienes muebles fungibles bastará la carta de intención suscrita por el representante legal de la persona jurídica en la que se manifieste la voluntad de donar.
b) Las Instituciones Públicas que deseen realizar donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, deben hacerlo a través de la Coordinación General Administrativa Financiera mediante los formatos establecidos para tal efecto, en los cuales se debe asentar en forma precisa lo siguiente:
· Acto administrativo que declara la voluntad de donar
· Avalúo o valor estimado del bien o bienes que se desea donar junto con la cantidad de bienes a ser receptados.
c) Las Adjudicaciones realizadas por el portal del ECUAPASS, deben hacerlo a través de la Dirección Administrativa, en los cuales se debe asentar en forma precisa lo siguiente:
· Reconocimiento de los bienes a ser adjudicados a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social en las instalaciones del donante junto con la carta de reconocimiento.
· Requerimiento de los bienes a ser adjudicados a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social en el sistema ECUAPASS junto con la carta de requerimiento.
· Proceso de selección por parte del donante.
· Adjudicación de los bienes por parte del Donante a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Artículo 5.- Notificado el oficio o acto administrativo de donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, a la Máxima Autoridad, Coordinadores Zonales y/o Directores Distri- tales del Ministerio de Inclusión Económica y Social según corresponda, será puesto en conocimiento de manera inmediata a la Dirección Administrativa del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Artículo 6.- Una vez manifestado el interés o la necesidad de aceptar la donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, el/la directora/a Administrativo/a convocará de forma inmediata a una Comisión Especializada para que de manera conjunta con el donante determinen el día y hora para proceder con la inspección y entrega recepción de los bienes.
La Comisión Especializada estará conformada de la siguiente manera:
· Director/a Administrativo/a o su delegado/a, quien presidirá la Comisión;
· El/la guardalmacén o quien haga sus veces;
· Delegado/a de la Dirección Financiera.
La Comisión Especializada podrá actuar con 2 miembros mínimo.
Artículo 7.- Conformada la Comisión Especializada en día y hora señalados la misma procederá con la inspección de los bienes y la elaboración del informe técnico en cual se determinará la calidad de los bienes y la aceptación o no de recibir los bienes a donarse en base al ANEXO 1.
Artículo 8.- De ser factible la donación, la Comisión Especializada legalizará el acto de entrega – recepción mediante la aceptación física de los bienes y la suscripción de actas entre el donante y la Comisión Especializada del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Las actas que respalden las entregas deben ser nítidas, sin enmendaduras y debidamente sumilladas por el donante y Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Artículo 9.- En el caso que la Comisión Especializada determine la no viabilidad de la aceptación de los bienes muebles, hará constar las razones en el informe (ANEXO
1); particular que será puesto en conocimiento de la Dirección Administrativa, a fin de que disponga se comunique a la persona o entidad donante el estado de la recepción de los bienes.
Artículo 10.- El/la Guardalmacén o quien haga sus veces en la zona ingresará los bienes al sistema de inventarios, identificando la bodega de la entidad en la respectiva zona o distrito; y procederá a registrar cada uno de ellos en el acta de ingreso de bienes y en el sistema con la codificación que le corresponda.
Una vez que el/la Guardalmacén tenga el acto adminis- trativo que declara la voluntad de donar bienes al Ministerio de Inclusión Económica y Social por parte del donante junto con la suscripción del acta entre las dos partes, se distribuirán de la siguiente manera:
a) Original para el/la Guardalmacén o quien haga sus veces,
b) Original para la Dirección Administrativa o quien haga sus veces,
c) Suscripción del acta original y copias del acto administrativo para la Dirección Financiera o quien haga sus veces.
En caso que los bienes no cuenten con una valoración, se solicitará al donante proporcione el valor individual o total según corresponda; de no existir dicha valoración el Guardalmacén o quien haga sus veces procederá a realizar la estimación según la característica y estado de los bienes.
Artículo 11.- El/la Directora/a Financiero/a recibirá copia del expediente de la donación y original de la suscripción del acta entre las dos partes, disponiendo el registro contable de los bienes al costo histórico, valor declarado, o al costo del acta de entrega. El Director Financiero deberá enviar copia del registro contable a la Dirección Administrativa y Guardalmacén.
En las Zonas o Distritos que se recepten donaciones deberán remitir todos los documentos y copias del proceso de ingreso del registro contable a la Dirección Financiera para conocimiento y esta a su vez a la Dirección Administrativa para elaboración de estadísticas.
Artículo 12.- El Director Administrativo autorizará el egreso de los bienes donados siempre y cuando se presente un adecuado plan de entrega a los beneficiarios finales por parte de las Coordinaciones Zonales y/o Direcciones Distritales del Ministerio de Inclusión Económica y Social interesadas a realizar el evento.
Artículo 13.- Una vez autorizado el egreso de los bienes donados por parte del/la directora/a Administrativo/a, el/la Guardalmacén o quien haga sus veces en la zona, realizará el descargo de los bienes del sistema de inventarios, identificando la bodega de la entidad en la respectiva zona o distrito; y procederá a realizar la suscripción del acta de entrega de egreso de conformidad a la Coordinación o Dirección Distrital que haya requerido de los bienes dona- dos para la entrega a los beneficiarios finales. El acta de egreso y sus copias se distribuirán de la siguiente manera:
a) Original para el/la Guardalmacén o quien haga sus veces,
b) Original para la Dirección Administrativa o quien haga sus veces,
c) Original para la Coordinación o Dirección Distrital requirente o quien haga sus veces,
d) Original para la Dirección Financiera o quien haga sus veces.
Artículo 14.- El/la Directora/a Financiero/a recibirá original del acta de egreso de los bienes donados y dispondrá del descargo del registro contable en relación al ingreso de los bienes. El/la directora/a Financiero/a deberá enviar copia del egreso del registro contable a la Dirección Administrativa, Guardalmacén y Coordinación y/o Dirección Distrital requirente de los bienes.
En las Zonas o Distritos que se realicen descargos de bienes en las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social se deberá remitir la copia del egreso realizado a la Dirección Financiera para conocimiento y esta a su vez a la Dirección Administrativa para elaboración de estadísticas.
Artículo 15.- Una vez realizada la entrega de bienes, la Dirección Administrativa junto con las Coordinaciones Zonales y/o Direcciones Distritales del Ministerio de Inclusión Económica y Social que hayan participado en la entrega a los beneficiarios finales, elaborarán y enviarán un informe con los documentos de sustento dirigidos a la Coordinación General Administrativa Financiera.
Artículo 16.- En caso de donaciones recibidas desde el exterior la Dirección Administrativa presidirá la entrega recepción de igual forma como si se tratase de un bien en calidad de donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, junto con un delegado de la Coordinación y/o Dirección Distrital que haya requerido de la importación del bien donado.
La Dirección Administrativa apoyará con los trámites y procesos que se realicen en la importación y nacionalización del bien donado desde el exterior, mas no incurrirá en los gastos del mismo ya que es responsabilidad del área requirente.
CAPITULO III
DEL PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA ENTREGA DE DONACIONES Y AYUDAS POR PARTE DEL MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL – MIES EN CASO DE ENCONTRARSE EN ESTADO DE EMERGENCIA O EXCEPCIÓN PARA DAMNIFICADOS O AFECTADOS POR EVENTOS ADVERSOS DE ORIGEN NATURAL Y ANTRÓPICO, SECTORES EN SITUACIÓN DE VULNERABILIDAD Y PERSONAS EN EXTREMA POBREZA
Artículo 17.- La Dirección de Gestión de Riesgos en caso de encontrarse en estado de emergencia o excepción para damnificados o afectados por eventos adversos de origen natural y antrópico, sectores en situación de vulnerabilidad y personas en extrema pobreza, solicitarán el apoyo de la Dirección Administrativa junto con la respectiva progra- mación de entrega final para abastecer dicha eventualidad una vez autorice el egreso de los bienes el Director Administrativo.
Esto tendrá efecto siempre y cuando se encuentre en stock bienes disponibles y no se hallen comprometidos con algún otro evento ya programado para la entrega al beneficiario final.
La Dirección Administrativa para poder solventar esta necesidad eventual, deberá almacenar el 1% de todo lo receptado por cada proceso de donación manteniendo un stock adecuado para la Dirección de Gestión de Riesgos.
La Dirección Administrativa mantendrá en stock este porcentaje por cada dos meses, tiempo en el cual, si la Dirección de Gestión de Riesgos no solicita los bienes para ningún tipo de evento, se dispondrá de las donaciones almacenadas y empezará nuevamente a recolectar el 1% de cada donación receptada por el tiempo de dos meses más y así sucesivamente.
No se requiere de la conformación de la Comisión Especializada ya que los bienes donados se encontrarían en las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social, solo se procederá a realizar la suscripción del acta de entrega de egreso de conformidad entre el Guardal- macén y la Dirección de Gestión de Riesgos.
Artículo 18.- Cuando se trate de bienes fungibles y productos perecibles o de consumo diario tales como: enlatados, envasados, carnes, vegetales, hortalizas, frutas, entre otros, la entrega será inmediata, sin necesidad de conformar la comisión especializada, ni ingreso a bodega verificando la caducidad de los mismos, la cual no será menor a seis meses. En estos casos, la Dirección de Gestión de Riesgos o sus delegados presidirán y serán los encargados y responsables de la recepción y distribución de los mismos, junto al Guardalmacén de cada jurisdicción o quien haga sus veces, de considerar conveniente la donación, suscribirán el acta entrega – recepción de los productos donados.
La Dirección de Gestión de Riesgos presentará un informe individual por cada proceso que realice a la Coordinación General Administrativa Financiera con copia a la Dirección Administrativa para estadística, con los respecti- vos documentos de respaldo junto a la suscripción de actas entre la Dirección de Riesgos y cada beneficiario final.
En la entrega de este tipo de donaciones tendrán preferencia los centros de atención directa e indirecta del Ministerio de Inclusión Económica y Social, de lo cual se suscribirá el acta de entrega-recepción.
Artículo 19.- La Dirección de Gestión de Riesgos deberá presentar un informe con documentos de respaldo detallando la entrega de los bienes donados a los beneficiarios finales por cada proceso de entrega realizado.
CAPÍTULO IV
DE LA DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA
Artículo 20.- La entrega - recepción de los bienes donados desde las bodegas del donante hacia las del MIES las realizará directamente la Dirección Administrativa. Para la distribución de los bienes donados desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social a los beneficiarios finales, se ejecutará en conjunto con los requirentes, los cuales pueden ser las Coordinaciones Zonales y/o Direcciones Distritales.
Artículo 21.- Se debe realizar una oportuna y adecuada programación logística, operativa y administrativa, con el objetivo de optimizar tiempos y recursos tanto del personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social como el de la entidad donante, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
- Programación operativa para manejo y optimización de tiempo del personal tanto del Ministerio de Inclusión Económica y Social como del donante para la Selección y ubicación de la carga a ser receptada por parte del MIES.
- Programación de la logística y tiempos para el traslado del transporte de carga desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social hacia las bodegas del donante.
- Programación del personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social y del donante previa la inspección y entrega recepción de bienes. Programación logística y operativa de la distribución de tiempos de entrega – recepción en las bodegas del donante.
- Programación de manipuleo y manejo de la carga dentro de las bodegas del donante junto con la estiba y desestiba de la carga.
- Programación de tiempos movilización y traslado de los bienes donados desde las bodegas del Donante hacia las del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
- Programación de logística para la desestiba de la carga en zona de rampa de las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
- Programación para la entrega de los bienes ya transformados en kits al área requirente y estos a su vez a los beneficiarios finales.
- Programación de tiempos de traslado desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social hacia el beneficiario el destino final.
- Programación de la logística y tiempos en la entrega de los bienes donados a los beneficiarios finales.
Artículo 22.- El traslado de los bienes desde las instalaciones del donante a las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social se lo realizará con vehículos aptos que forman parte del parque automotor de esta Cartera de Estado.
En caso de ser contenedores o la autonomía del transporte no permita el uso de los vehículos del Ministerio de Inclusión Económica y Social, se procederá a la contratación de vehículos adecuados para este tipo de fletajes.
Al transportista que lleve los bienes donados se entregará la documentación de respaldo para una segura y apropiada transportación en las vías.
Artículo 23.- Todos los bienes donados al momento de ser transportados desde origen a destino, cuando sean almacenados en las instalaciones del Ministerio de Inclusión Económica y Social y trasladados desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social al beneficiario final, deben contar con el seguro privado respectivo.
Artículo 24.- Para ejecutar el proceso de almacenamiento de los bienes se destinará un espacio físico adecuado, seco y de exclusividad para la carga proveniente de donaciones, evitando que se agrupe con otros bienes que se encuentren dentro de las bodegas.
CAPÍTULO VI GLOSARIO
Artículo 25.- Glosario de términos específicos del procedimiento:
Afectado: persona que ha sufrido la pérdida de los servicios básicos. Requiere de asistencia social.
Almacenaje: Corresponde a la actividad de recepción y mantenimiento en custodia de una mercancía que se encuentra bajo la potestad o control.
Bulto: Es la manera como se presenta la carga, ya sea en cajas, maletas, receptáculos, envolturas entre otras formas, que son comunes en el comercio nacional. Puede contener uno o diversos artículos o mercancías específicas (zapatos, camisas, vestidos, chompas, blusas, carteras, pantalones, entre otros).
Donación: contrato por el cual una persona, conocida como donante, se obliga a transferir gratuitamente la totalidad o parte de sus bienes a otra.
Embalaje: Es aquello que envuelve, contiene y protege los productos envasados, y que facilita, protege y resiste las operaciones de transporte y manejo. Un bulto que contiene artículos o mercancías será presentado en un determinado tipo de embalaje, pallets, cajas, entre otros.
Emergencia: perturbación o su inminencia con potencial para afectar el funcionamiento de una comunidad o sociedad.
Mercancías o Mercaderías: Bien mueble que puede ser objeto de transferencia y que es susceptible de ser clasificado.
DISPOSICION GENERAL PRIMERA.- Encárguese de la ejecución del presente Acuerdo Ministerial a la Dirección Administrativa, en el ámbito de sus competencias.
DISPOSICION DEROGATORIA ÚNICA.- Deróguese el Acuerdo Ministerial 195 de 28 de marzo de 2013 publicado en el Registro Oficial No. 6 de 03 de junio de 2013.
DISPOSICIÓN FINAL.- El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Acuerda:
EXPEDIR EL REGLAMENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO, ACEPTACIÓN Y ENTREGA DE DONACIONES, ADJUDICACIONES GRATUITAS Y OTRAS CLASES DE AYUDAS A TITULO GRATUITO EN EL MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL
CAPÍTULO I GENERALIDADES
Artículo 1.- El presente Acuerdo tiene como finalidad regular el procedimiento a seguirse dentro del Ministerio de Inclusión Económica y Social para el ingreso, aceptación o entrega de donaciones, adjudicaciones gratuitas u otras clases de ayudas a título gratuito de bienes muebles previo a disponer de éstos para la consecución de los objetivos estratégicos del Ministerio; orientado a la gestión de ayuda social e inclusión social dentro del ámbito de su competencia.
Artículo 2.- Definiciones: Para efecto de la aplicación del presente Acuerdo; se establecen las siguientes definiciones:
a) Transferencias gratuitas o donaciones, constituyen la entrega voluntaria, no condicionada y permanente de bienes muebles y de consumo, cuya finalidad es disponer de éstos para los objetivos institucionales del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
b) Acto de entrega - recepción voluntaria de bienes muebles, es la acción de entregar los bienes por parte del donante a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social mediante oficio, memorando, providencia, resolución o acto administrativo, junto con la recepción física y suscripción de actas entre el donante y beneficiario.
c) Adjudicación gratuita, es el proceso por el cual el Servicio Nacional de Aduanas adjudica bienes al Ministerio de Inclusión Económica y Social mediante el portal del ECUAPASS a nivel nacional.
CAPÍTULO II
DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO Y ACEPTACION DE DONACIONES Y AYUDAS A FAVOR DEL MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL - MIES
Artículo 3.- El o los donante/s que podrán ser personas naturales o jurídicas de carácter público o privado nacionales o extranjeras, deberán expresar formalmente, sea mediante oficio, providencia, resolución o notificación el deseo de transferir o donar determinados bienes, sea por propia voluntad o a solicitud de la Institución, enviando comunicación al Ministerio de Inclusión Económica y Social o a las Coordinaciones Zonales o a las Direcciones Distritales.
Artículo 4.- Para la aceptación de la donación, adjudicación gratuita o ayuda a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social se requerirá en cada caso lo siguiente:
a) Los particulares que deseen realizar ayudas o donaciones, deben hacerlo a través de la Coordinación General Administrativa Financiera, cumpliendo los siguientes requisitos:
· Nombre y domicilio del donante particular que la realiza.
· Voluntad de donar que se manifestará en una carta de intención.
· Valor o avalúo estimado del bien a donar junto con la cantidad de bienes a ser receptados.
En los casos de donación de bienes muebles fungibles bastará la carta de intención suscrita por el representante legal de la persona jurídica en la que se manifieste la voluntad de donar.
b) Las Instituciones Públicas que deseen realizar donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, deben hacerlo a través de la Coordinación General Administrativa Financiera mediante los formatos establecidos para tal efecto, en los cuales se debe asentar en forma precisa lo siguiente:
· Acto administrativo que declara la voluntad de donar
· Avalúo o valor estimado del bien o bienes que se desea donar junto con la cantidad de bienes a ser receptados.
c) Las Adjudicaciones realizadas por el portal del ECUAPASS, deben hacerlo a través de la Dirección Administrativa, en los cuales se debe asentar en forma precisa lo siguiente:
· Reconocimiento de los bienes a ser adjudicados a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social en las instalaciones del donante junto con la carta de reconocimiento.
· Requerimiento de los bienes a ser adjudicados a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social en el sistema ECUAPASS junto con la carta de requerimiento.
· Proceso de selección por parte del donante.
· Adjudicación de los bienes por parte del Donante a favor del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Artículo 5.- Notificado el oficio o acto administrativo de donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, a la Máxima Autoridad, Coordinadores Zonales y/o Directores Distri- tales del Ministerio de Inclusión Económica y Social según corresponda, será puesto en conocimiento de manera inmediata a la Dirección Administrativa del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Artículo 6.- Una vez manifestado el interés o la necesidad de aceptar la donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, el/la directora/a Administrativo/a convocará de forma inmediata a una Comisión Especializada para que de manera conjunta con el donante determinen el día y hora para proceder con la inspección y entrega recepción de los bienes.
La Comisión Especializada estará conformada de la siguiente manera:
· Director/a Administrativo/a o su delegado/a, quien presidirá la Comisión;
· El/la guardalmacén o quien haga sus veces;
· Delegado/a de la Dirección Financiera.
La Comisión Especializada podrá actuar con 2 miembros mínimo.
Artículo 7.- Conformada la Comisión Especializada en día y hora señalados la misma procederá con la inspección de los bienes y la elaboración del informe técnico en cual se determinará la calidad de los bienes y la aceptación o no de recibir los bienes a donarse en base al ANEXO 1.
Artículo 8.- De ser factible la donación, la Comisión Especializada legalizará el acto de entrega – recepción mediante la aceptación física de los bienes y la suscripción de actas entre el donante y la Comisión Especializada del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Las actas que respalden las entregas deben ser nítidas, sin enmendaduras y debidamente sumilladas por el donante y Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Artículo 9.- En el caso que la Comisión Especializada determine la no viabilidad de la aceptación de los bienes muebles, hará constar las razones en el informe (ANEXO
1); particular que será puesto en conocimiento de la Dirección Administrativa, a fin de que disponga se comunique a la persona o entidad donante el estado de la recepción de los bienes.
Artículo 10.- El/la Guardalmacén o quien haga sus veces en la zona ingresará los bienes al sistema de inventarios, identificando la bodega de la entidad en la respectiva zona o distrito; y procederá a registrar cada uno de ellos en el acta de ingreso de bienes y en el sistema con la codificación que le corresponda.
Una vez que el/la Guardalmacén tenga el acto adminis- trativo que declara la voluntad de donar bienes al Ministerio de Inclusión Económica y Social por parte del donante junto con la suscripción del acta entre las dos partes, se distribuirán de la siguiente manera:
a) Original para el/la Guardalmacén o quien haga sus veces,
b) Original para la Dirección Administrativa o quien haga sus veces,
c) Suscripción del acta original y copias del acto administrativo para la Dirección Financiera o quien haga sus veces.
En caso que los bienes no cuenten con una valoración, se solicitará al donante proporcione el valor individual o total según corresponda; de no existir dicha valoración el Guardalmacén o quien haga sus veces procederá a realizar la estimación según la característica y estado de los bienes.
Artículo 11.- El/la Directora/a Financiero/a recibirá copia del expediente de la donación y original de la suscripción del acta entre las dos partes, disponiendo el registro contable de los bienes al costo histórico, valor declarado, o al costo del acta de entrega. El Director Financiero deberá enviar copia del registro contable a la Dirección Administrativa y Guardalmacén.
En las Zonas o Distritos que se recepten donaciones deberán remitir todos los documentos y copias del proceso de ingreso del registro contable a la Dirección Financiera para conocimiento y esta a su vez a la Dirección Administrativa para elaboración de estadísticas.
Artículo 12.- El Director Administrativo autorizará el egreso de los bienes donados siempre y cuando se presente un adecuado plan de entrega a los beneficiarios finales por parte de las Coordinaciones Zonales y/o Direcciones Distritales del Ministerio de Inclusión Económica y Social interesadas a realizar el evento.
Artículo 13.- Una vez autorizado el egreso de los bienes donados por parte del/la directora/a Administrativo/a, el/la Guardalmacén o quien haga sus veces en la zona, realizará el descargo de los bienes del sistema de inventarios, identificando la bodega de la entidad en la respectiva zona o distrito; y procederá a realizar la suscripción del acta de entrega de egreso de conformidad a la Coordinación o Dirección Distrital que haya requerido de los bienes dona- dos para la entrega a los beneficiarios finales. El acta de egreso y sus copias se distribuirán de la siguiente manera:
a) Original para el/la Guardalmacén o quien haga sus veces,
b) Original para la Dirección Administrativa o quien haga sus veces,
c) Original para la Coordinación o Dirección Distrital requirente o quien haga sus veces,
d) Original para la Dirección Financiera o quien haga sus veces.
Artículo 14.- El/la Directora/a Financiero/a recibirá original del acta de egreso de los bienes donados y dispondrá del descargo del registro contable en relación al ingreso de los bienes. El/la directora/a Financiero/a deberá enviar copia del egreso del registro contable a la Dirección Administrativa, Guardalmacén y Coordinación y/o Dirección Distrital requirente de los bienes.
En las Zonas o Distritos que se realicen descargos de bienes en las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social se deberá remitir la copia del egreso realizado a la Dirección Financiera para conocimiento y esta a su vez a la Dirección Administrativa para elaboración de estadísticas.
Artículo 15.- Una vez realizada la entrega de bienes, la Dirección Administrativa junto con las Coordinaciones Zonales y/o Direcciones Distritales del Ministerio de Inclusión Económica y Social que hayan participado en la entrega a los beneficiarios finales, elaborarán y enviarán un informe con los documentos de sustento dirigidos a la Coordinación General Administrativa Financiera.
Artículo 16.- En caso de donaciones recibidas desde el exterior la Dirección Administrativa presidirá la entrega recepción de igual forma como si se tratase de un bien en calidad de donación y/o adjudicación gratuita o ayuda, junto con un delegado de la Coordinación y/o Dirección Distrital que haya requerido de la importación del bien donado.
La Dirección Administrativa apoyará con los trámites y procesos que se realicen en la importación y nacionalización del bien donado desde el exterior, mas no incurrirá en los gastos del mismo ya que es responsabilidad del área requirente.
CAPITULO III
DEL PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA ENTREGA DE DONACIONES Y AYUDAS POR PARTE DEL MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL – MIES EN CASO DE ENCONTRARSE EN ESTADO DE EMERGENCIA O EXCEPCIÓN PARA DAMNIFICADOS O AFECTADOS POR EVENTOS ADVERSOS DE ORIGEN NATURAL Y ANTRÓPICO, SECTORES EN SITUACIÓN DE VULNERABILIDAD Y PERSONAS EN EXTREMA POBREZA
Artículo 17.- La Dirección de Gestión de Riesgos en caso de encontrarse en estado de emergencia o excepción para damnificados o afectados por eventos adversos de origen natural y antrópico, sectores en situación de vulnerabilidad y personas en extrema pobreza, solicitarán el apoyo de la Dirección Administrativa junto con la respectiva progra- mación de entrega final para abastecer dicha eventualidad una vez autorice el egreso de los bienes el Director Administrativo.
Esto tendrá efecto siempre y cuando se encuentre en stock bienes disponibles y no se hallen comprometidos con algún otro evento ya programado para la entrega al beneficiario final.
La Dirección Administrativa para poder solventar esta necesidad eventual, deberá almacenar el 1% de todo lo receptado por cada proceso de donación manteniendo un stock adecuado para la Dirección de Gestión de Riesgos.
La Dirección Administrativa mantendrá en stock este porcentaje por cada dos meses, tiempo en el cual, si la Dirección de Gestión de Riesgos no solicita los bienes para ningún tipo de evento, se dispondrá de las donaciones almacenadas y empezará nuevamente a recolectar el 1% de cada donación receptada por el tiempo de dos meses más y así sucesivamente.
No se requiere de la conformación de la Comisión Especializada ya que los bienes donados se encontrarían en las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social, solo se procederá a realizar la suscripción del acta de entrega de egreso de conformidad entre el Guardal- macén y la Dirección de Gestión de Riesgos.
Artículo 18.- Cuando se trate de bienes fungibles y productos perecibles o de consumo diario tales como: enlatados, envasados, carnes, vegetales, hortalizas, frutas, entre otros, la entrega será inmediata, sin necesidad de
conformar la comisión especializada, ni ingreso a bodega verificando la caducidad de los mismos, la cual no será menor a seis meses. En estos casos, la Dirección de Gestión de Riesgos o sus delegados presidirán y serán los encargados y responsables de la recepción y distribución de los mismos, junto al Guardalmacén de cada jurisdicción o quien haga sus veces, de considerar conveniente la donación, suscribirán el acta entrega – recepción de los productos donados.
La Dirección de Gestión de Riesgos presentará un informe individual por cada proceso que realice a la Coordinación General Administrativa Financiera con copia a la Dirección Administrativa para estadística, con los respecti- vos documentos de respaldo junto a la suscripción de actas entre la Dirección de Riesgos y cada beneficiario final.
En la entrega de este tipo de donaciones tendrán preferencia los centros de atención directa e indirecta del Ministerio de Inclusión Económica y Social, de lo cual se suscribirá el acta de entrega-recepción.
Artículo 19.- La Dirección de Gestión de Riesgos deberá presentar un informe con documentos de respaldo detallando la entrega de los bienes donados a los beneficiarios finales por cada proceso de entrega realizado.
CAPÍTULO IV
DE LA DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA
Artículo 20.- La entrega - recepción de los bienes donados desde las bodegas del donante hacia las del MIES las realizará directamente la Dirección Administrativa. Para la distribución de los bienes donados desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social a los beneficiarios finales, se ejecutará en conjunto con los requirentes, los cuales pueden ser las Coordinaciones Zonales y/o Direcciones Distritales.
Artículo 21.- Se debe realizar una oportuna y adecuada programación logística, operativa y administrativa, con el objetivo de optimizar tiempos y recursos tanto del personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social como el de la entidad donante, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
- Programación operativa para manejo y optimización de tiempo del personal tanto del Ministerio de Inclusión Económica y Social como del donante para la Selección y ubicación de la carga a ser receptada por parte del MIES.
- Programación de la logística y tiempos para el traslado del transporte de carga desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social hacia las bodegas del donante.
- Programación del personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social y del donante previa la inspección y entrega recepción de bienes. Programación logística y operativa de la distribución de tiempos de entrega – recepción en las bodegas del donante.
- Programación de manipuleo y manejo de la carga dentro de las bodegas del donante junto con la estiba y desestiba de la carga.
- Programación de tiempos movilización y traslado de los bienes donados desde las bodegas del Donante hacia las del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
- Programación de logística para la desestiba de la carga en zona de rampa de las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
- Programación para la entrega de los bienes ya transformados en kits al área requirente y estos a su vez a los beneficiarios finales.
- Programación de tiempos de traslado desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social hacia el beneficiario el destino final.
- Programación de la logística y tiempos en la entrega de los bienes donados a los beneficiarios finales.
Artículo 22.- El traslado de los bienes desde las instalaciones del donante a las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social se lo realizará con vehículos aptos que forman parte del parque automotor de esta Cartera de Estado.
En caso de ser contenedores o la autonomía del transporte no permita el uso de los vehículos del Ministerio de Inclusión Económica y Social, se procederá a la contratación de vehículos adecuados para este tipo de fletajes.
Al transportista que lleve los bienes donados se entregará la documentación de respaldo para una segura y apropiada transportación en las vías.
Artículo 23.- Todos los bienes donados al momento de ser transportados desde origen a destino, cuando sean almacenados en las instalaciones del Ministerio de Inclusión Económica y Social y trasladados desde las bodegas del Ministerio de Inclusión Económica y Social al beneficiario final, deben contar con el seguro privado respectivo.
Artículo 24.- Para ejecutar el proceso de almacenamiento de los bienes se destinará un espacio físico adecuado, seco y de exclusividad para la carga proveniente de donaciones, evitando que se agrupe con otros bienes que se encuentren dentro de las bodegas.
CAPÍTULO VI GLOSARIO
Artículo 25.- Glosario de términos específicos del procedimiento:
Afectado: persona que ha sufrido la pérdida de los servicios básicos. Requiere de asistencia social.
Almacenaje: Corresponde a la actividad de recepción y mantenimiento en custodia de una mercancía que se encuentra bajo la potestad o control.
Bulto: Es la manera como se presenta la carga, ya sea en cajas, maletas, receptáculos, envolturas entre otras formas, que son comunes en el comercio nacional. Puede contener uno o diversos artículos o mercancías específicas (zapatos, camisas, vestidos, chompas, blusas, carteras, pantalones, entre otros).
Donación: contrato por el cual una persona, conocida como donante, se obliga a transferir gratuitamente la totalidad o parte de sus bienes a otra.
Embalaje: Es aquello que envuelve, contiene y protege los productos envasados, y que facilita, protege y resiste las operaciones de transporte y manejo. Un bulto que contiene artículos o mercancías será presentado en un determinado tipo de embalaje, pallets, cajas, entre otros.
Emergencia: perturbación o su inminencia con potencial para afectar el funcionamiento de una comunidad o sociedad.
Mercancías o Mercaderías: Bien mueble que puede ser objeto de transferencia y que es susceptible de ser clasificado.
DISPOSICION GENERAL PRIMERA.- Encárguese de la ejecución del presente Acuerdo Ministerial a la Dirección Administrativa, en el ámbito de sus competencias.
DISPOSICION DEROGATORIA ÚNICA.- Deróguese el Acuerdo Ministerial 195 de 28 de marzo de 2013 publicado en el Registro Oficial No. 6 de 03 de junio de
2013.
DISPOSICIÓN FINAL.- El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a 09 de diciembre del 2014.
f.) Ing. Ana Beatriz Tola Bermeo, Ministra de Inclusión
Económica y Social.
MIES.- Ministerio de Inclusión Económica y Social.- Secretaría General.- Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Ilegible.- 29 de diciembre de 2014.
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