Acuerdo 001-MCP-2011 Expídese el Reglamento para el manejo y reposición de los fondos de caja chica

Acuerda:

Expedir el siguiente: Reglamento para el manejo y reposición de los fondos de caja chica del Ministerio de Coordinación de Patrimonio.

CAPÍTULO I
DE LA APERTURA

Artículo 1.- Objetivo.- El fondo de caja chica tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y dar las facilidades necesarias a las unidades administrativas del Ministerio.

Artículo 2.- Programación y apertura.- La máxima autoridad del Ministerio de Coordinación de Patrimonio o su delegado, determinará las áreas a las cuales se les asignará un fondo de caja chica de acuerdo a las necesidades reales institucionales, autorizará la apertura dentro de los límites fijados, así como la supresión de los mismos. El/a Ministro/a de Coordinación de Patrimonio o su delegado, designará a las personas que manejarán estos fondos, quienes solicitarán a la Dirección Administrativa- Financiera la asignación del mismo.

CAPÍTULO II
DE LA ADMINISTRACIÓN Y UTILIZACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 3.- Utilización del fondo.- El fondo de caja chica se utilizará para el pago de bienes y servicios que tengan el carácter de urgentes, no previsibles y de baja cuantía; bajo criterio y responsabilidad del administrador de cada fondo.

Artículo 4.- Límites.- Se establece como límite máximo los siguientes montos:

1. Para el despacho de la máxima autoridad, hasta trescientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 300,00);
2. Para la Dirección Administrativa-Financiera, hasta trescientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 300,00); y,
3. Para otras unidades administrativas, hasta ciento cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (USD 150,00).

Artículo 5.- Desembolsos.- Los gastos del fondo de caja chica no serán mayores a los siguientes valores:

1. Para el despacho de la máxima autoridad, hasta cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (USD 50,00);
2. Para la Dirección Administrativa-Financiera, hasta cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (USD 50,00); y,
3. Para otras unidades administrativas, hasta treinta dólares de los Estados Unidos de América (USD 30,00).

Artículo 6.- Prohibiciones.- Se prohíbe utilizar el fondo de caja chica para el pago de servicios personales, anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación por movilizaciones, y otros gastos similares que no tienen el carácter de previsibles o urgentes.

Artículo 7.- Responsables.- Los responsables del fondo, están en la obligación de requerir y adjuntar facturas y/o notas de venta como respaldo del gasto, dichos documentos se adjuntarán al “Comprobante de Caja Chica”, los mismos que contendrán todos los requisitos constantes en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención, emitido por el Servicio de Rentas Internas, y se encontrarán sin borrones, tachones ni enmendaduras, e incluirán en los documentos originales las firmas de los funcionarios que cancelaron y recibieron los bienes y/o servicios, así como las del proveedor en los documentos que corresponda.

Artículo 8.- Responsabilidad.- El encargado del fondo de caja chica, será responsable de la recepción, control, custodia y reposición de los recursos destinados a dicho propósito, así como de efectuar las correspondientes retenciones de impuestos.

CAPÍTULO III
DE LOS FORMULARIOS, REGISTROS Y REPORTES

Artículo 9.- Los gastos efectuados con cargo al fondo de caja chica, se respaldarán en el formulario “Comprobante de Caja Chica”, el mismo que será prenumerado y estará legalizado con las firmas de responsabilidad del custodio y del funcionario que solicita el desembolso.

Cuando se anule un “Comprobante de Caja Chica”, se adjuntará al informe de reposición.

Las facturas y más documentos que respaldan el gasto se adjuntarán a los comprobantes de caja chica.

Dentro de las 24 horas siguientes, el servidor responsable de tramitar una compra tendrá la obligación de liquidar el valor recibido y entregar al custodio del fondo los documentos justificativos.

Artículo 10.- Para solicitar la reposición, se utilizará el formulario “Resumen de Caja Chica”, en el que diariamente el custodio del fondo registrará el detalle de los gastos efectuados de acuerdo a los comprobantes pertinentes. De igual manera será firmado por el responsable del manejo del fondo de caja chica.

La Dirección Administrativa-Financiera será la encargada de la emisión, control y distribución de los formularios.

CAPÍTULO IV
DE LA REPOSICIÓN Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 11.- Reposición del fondo.- El custodio del fondo de caja chica solicitará la reposición a la Dirección Administrativa-Financiera, para lo cual presentará el formulario resumen de caja chica, al que se adjuntará todos los comprobantes de caja chica en orden numérico, facturas y notas de venta originales y demás documentos de respaldo del gasto y de las retenciones.

Artículo 12.- La reposición se efectuará una vez que los gastos alcancen al menos el sesenta por ciento (60%) del monto asignado a cada fondo.

Se procederá a la reposición del fondo luego que el resumen de caja chica con sus documentos de respaldo sea revisado y aprobado por un servidor de Contabilidad y autorizado por la Dirección Administrativa-Financiera. Aquellas facturas, notas de venta y demás documentos que no cumplan con lo dispuesto en el presente reglamento y las normas del Servicio de Rentas Internas, no serán considerados para su reposición y serán devueltas al custodio del fondo.

Artículo 13.- Control.- La Dirección Administrativa- Financiera verificará, analizará, liquidará y contabilizará los valores correspondientes al fondo de caja chica y efectuará arqueos periódicos, para asegurar el uso adecuado del fondo.

Artículo 14.- Antes de finalizar cada ejercicio económico, el custodio del fondo de caja chica, presentará a la Dirección Administrativa-Financiera la liquidación de los gastos efectuados en el último mes con los justificativos respectivos y el saldo será reintegrado a la cuenta de ingresos del Ministerio.

CAPÍTULO V
DE LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 15.- La Dirección Administrativa-Financiera emitirá un informe para la máxima autoridad o su delegado, que autorizó la creación del fondo, para que disponga el cierre o liquidación del mismo, por las siguientes causas:

1. Por haber permanecido inmovilizado por más de dos meses consecutivos;
2. Por comprobarse que fue utilizado en otros fines diferentes para los que fue creado; y,
3. Por pedido de la autoridad, que solicitó su creación.

Artículo 16.- Inmediatamente de emitida la disposición de liquidación del fondo, el procedimiento que deberá seguir el custodio, será el siguiente:

1. Realizará la entrega-recepción de los documentos originales (facturas, notas de venta y otros) con el funcionario que designe la Dirección Administrativa- Financiera, para revisión y contabilización de la liquidación; y,
2. El saldo será restituido mediante depósito en la cuenta de ingresos del Ministerio de Coordinación de Patrimonio.

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA.- En todo lo no previsto en el presente instructivo se aplicará lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Normas de Control Interno y más disposiciones legales, reglamentarias y normativas vigentes.

SEGUNDA.- Deróguese el Acuerdo Ministerial No. 004- MCP-2010 del 22 de marzo del 2010 y cualquier otra norma, de igual o menor jerarquía, que se oponga al presente acuerdo.

TERCERA.- El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.