No. 213
EL MINISTRO DE FINANZAS
Acuerda:
EXPEDIR EL INSTRUCTIVO PARA EL USO Y CONTROL DEL SERVICIO TELEFÓNICO FIJO NACIONAL E INTERNACIONAL Y DE LA TELEFONÍA MÓVIL CELULAR Y DE BASES CELULARES FIJAS DEL MINISTERIO DE FINANZAS
Art. 1.- Objeto.- El presente instructivo tiene por objeto regular la dotación, uso, administración, control y monitoreo del servicio telefónico fijo nacional e internacional, de la telefonía móvil celular y de bases celulares fijas del Ministerio de Finanzas.
Art. 2.- Ámbito.- El presente instructivo es de obligatorio cumplimiento para todas las unidades del Ministerio de Finanzas a nivel nacional y para todos los servidores/as, tanto del nivel jerárquico superior como personal operativo, a quienes se les asigne el equipo y servicio.
Art. 3.- Contratación del servicio de telefonía
Telefonía Móvil Celular y bases celulares fijas.- El servicio de telefonía móvil celular y bases celulares fijas se contratará por Régimen Especial con la Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT-EP de conformidad con la normativa legal vigente.
Esta contratación se realizará bajo la responsabilidad de la máxima autoridad institucional o su delegado, previa justificación de su necesidad y con sujeción a lo dispuesto en el Artículo 2, numeral 8 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento de Aplicación.
La contratación del servicio incluirá la compra de equipos y/o planes de servicio de ser el caso. Si por necesidad institucional se requiere únicamente la compra de equipos por renovación, deterioro o mal estado de los mismos, se deberá contar con los informes de la Dirección de Tecnologías y Comunicación y la Dirección de Logística Institucional –en el ámbito de sus competencias- en el que se determine la vigencia tecnológica, el estado de los equipos actuales, las conclusiones y recomendaciones sobre su reparación y/o reemplazo.
Para preservar los bienes, la Coordinación General Administrativa Financiera a través de la Dirección de Logística Institucional incluirá en las pólizas de seguro, los equipos en caso de pérdida, robo o hurto (ésta última si la póliza contratada posee dicha cobertura).
El servicio móvil celular y de bases celulares fijas será administrado por la Dirección de Logística Institucional con sujeción a la normativa legal vigente.
Telefonía Fija: El servicio se contratará por Régimen Especial con la Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT-EP de conformidad con la normativa legal vigente.
La Dirección de Tecnologías y Comunicación será la responsable de determinar la cantidad de líneas troncales (líneas digitales) como plataforma de funcionamiento para la telefonía fija, las cuales serán administradas por la misma unidad.
Art. 4.- Asignación y uso de líneas de telefonía móvil celular.- Con base en la gestión y actividades que realiza el Ministerio de Finanzas a nivel nacional e internacional, así como de las comunicaciones con los organismos de control y organismos internacionales, excepcionalmente la Máxima Autoridad institucional podrá autorizar el uso del servicio de telefonía móvil celular tanto a funcionarios de nivel jerárquico superior como a servidores que no se encuentren comprendidos dentro de ese nivel, en el primer caso, por un monto mensual que no exceda del setenta y cinco por ciento, y, en el segundo, por un monto que no exceda del veinte por ciento del valor que se encuentra señalado para la máxima autoridad de la institución.
Los servicios adicionales (mensajes de voz, de texto, internet, etc.), se imputarán a los montos de consumo autorizados para el servicio de telefonía móvil celular. El servicio de telefonía móvil celular provisto por la institución será fijo o controlado, por el monto autorizado; en tal sentido el funcionario que lo requiera podrá realizar por su propia cuenta, las recargas adicionales que considere necesarias.
Para el efecto, la máxima autoridad en casos plenamente justificados notificará mediante memorando a la Coordinación General Administrativa Financiera, el personal autorizado para el uso del servicio de telefonía celular para realizar el respectivo proceso de contratación.
En el caso de que un funcionario/a o servidor/a autorizado para el uso de telefonía móvil celular, cese en sus funciones, inmediatamente por pedido de la Máxima Autoridad o su delegado, la Dirección de Logística Institucional asignará en el menor tiempo posible a un nuevo funcionario/a o servidor/a la utilización del equipo y plan contratado
Art. 5.- Uso de telefonía celular desde líneas fijas.- La máxima autoridad institucional tendrá acceso a la telefonía móvil celular desde una línea convencional instalada en su despacho para lo cual el servicio de telefonía fija, deberá contar con la habilitación del servicio de salida a llamadas celulares
El control de esta línea exclusiva se realizará mediante la asignación de códigos secretos asignados al personal del Despacho de la Máxima Autoridad., los cuales deberán ser actualizados cada 90 días calendario.
Art 6.- Asignación y Uso de bases fijas celulares.- La máxima autoridad institucional podrá autorizar el uso del servicio de telefonía celular de bases fijas tanto a funcionarios de nivel jerárquico superior como a servidores que no se encuentren comprendidos dentro de ese nivel por un monto de consumo mensual que en total, no exceda del monto establecido en la normativa legal vigente dictada para el efecto.
Art. 7.- Equipos.- El servicio de telefonía móvil celular para las máximas autoridades y funcionarios autorizados, se lo prestará a través de la asignación de un solo teléfono celular.
Las servidoras y servidores públicos facultados para el uso del servicio de telefonía móvil celular, recibirán y devolverán los equipos telefónicos, al iniciar y/o finalizar su gestión, o al término de la autorización o del plazo de vigencia del respectivo contrato de servicios telefónicos, mediante la correspondiente acta de entrega recepción. De igual manera, se procederá con el acta de entrega recepción de las bases fijas celulares.
En el caso de telefonía fija la Dirección de Logística Institucional asignará a cada funcionario un teléfono, mediante acta de entrega recepción, siempre y cuando haya la disponibilidad correspondiente.
En caso de pérdida o daño de los equipos, se observará lo previsto en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; debiendo, el servidor/a custodio/a, responder por el pago del deducible en el caso de que se compruebe negligencia o mal uso según los respectivos informes técnicos; y, en el caso de que no exista cobertura por parte de la aseguradora para los equipos celulares, el custodio procederá con el reemplazo o restitución del bien extraviado o dañado cuando se compruebe negligencia o mal uso según los respectivos informes técnicos.
Art. 8.- Recepción, Ingreso y Registro de equipos.- La Dirección de Logística Institucional deberá ingresar los equipos a través de bodega, para que previo a su registro en el sistema, sean distribuidos mediante acta de entrega recepción a los custodios y usuarios de los bienes.
La Dirección Financiera y el responsable de la Dirección de Logística Institucional registrarán los teléfonos celulares como activos fijos si cumplen con las características respectivas, caso contrario serán registrados en cuentas de orden como bienes de control administrativo, conforme lo establece la normativa legal vigente.
La recepción de los equipos citados en el presente Instructivo se realizará entre el proveedor y la “Comisión de Recepción de Bienes”, que debe estar conformada por el Guardalmacén de Bienes, un delegado de la Dirección de Tecnologías y Comunicación y un delegado de la Dirección Financiera, a fin de suscribir el acta de entrega – recepción de los equipos adquiridos a cualquier título (compra, donación o transferencia gratuita).
Art. 9.- Responsabilidades.- La Coordinación General Administrativa Financiera a través de sus Direcciones de Logística Institucional y Financiera, así como la Coordinación de Gestión Estratégica a través de su Dirección de Tecnologías y Comunicación, serán las encargadas de aplicar dentro de sus competencias la dotación de los servicios citados en el presente instructivo. Así también las servidoras y servidores públicos facultados para utilizar los servicios de telefonía velarán por su efectiva, eficiente y correcta utilización y serán responsables de la tenencia, conservación y mantenimiento de los equipos.
Art. 10.- Alcance del servicio.- Los servicios de telefonía móvil celular, de bases celulares fijas y telefonía fija, se emplearán para efectuar llamadas dentro del territorio nacional y exclusivamente para asuntos oficiales propias del servicio público. La máxima autoridad también podrá acceder a llamadas internacionales a través de la telefonía fija mediante el uso del código secreto definido para el efecto que se deberá actualizar cada 90 días, así como al servicio de roaming en la telefonía móvil celular, el cual se activará por el lapso que dure la representación oficial que motive su salida del país, será adicional a los valores asignados para el uso de telefonía móvil celular y por montos iguales a los determinados por la normativa vigente.
Art. 11.- Mantenimiento y Control.- La Unidad de Bienes comprobará el uso que presten los equipos citados en el presente instructivo, y por otro lado la Dirección de Tecnologías y Comunicación comprobará la disponibilidad del servicio de las líneas de telefonía fija de la institución y proporcionará un mantenimiento adecuado.
Los custodios de los equipos informarán a la Unidad de Bienes y/o la Dirección de Tecnología y Comunicación (según corresponda) la existencia de algún daño en los mismos, con la finalidad de que coordinen a la brevedad posible la reparación correspondiente. Si existiera daño en el servicio y/o en los equipos, los Administradores de Contrato (de existir) o la Unidad de Bienes coordinarán con los proveedores correspondientes para su inmediata reparación. Si el daño del bien se ha producido por mal uso o negligencia del usuario y debe ser sustuido, el custodio asumirá el pago del valor del deducible establecido en la póliza contratada o si por las condiciones de la póliza no aplica, deberá asumir el valor el total de reparación o sustitución.
Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto, robo o por cualquier causa semejante, el servidor responsable en un plazo no mayor de dos días hábiles siguientes de acaecido el hecho comunicará por escrito a la máxima autoridad o su delegado, al Guardalmacén de Bienes o a quien haga sus veces y al Jefe Inmediato con el detalle del incidente.
La máxima autoridad o su delegado de inmediato formulará la denuncia de la sustracción, acompañando los documentos que acrediten la propiedad de los bienes presuntamente sustraídos y dispondrá al abogado de la entidad para que asuma el trámite correspondiente ante el Agente Fiscal competente; el abogado será el responsable hasta la conclusión del proceso de acuerdo a las formalidades establecidas en el Código Orgánico Integral Penal; el Guardalmacén de bienes y el servidor usuario del bien, a petición del abogado, facilitarán y entregarán la información necesaria para los trámites legales.
Por otra parte, si se produce un cambio de espacio físico del custodio de un teléfono fijo, dicho custodio deberá comunicar a la Unidad de Bienes para su descargo y en el caso de que se requiera trasladar los bienes a otra unidad previa autorización del Jefe Inmediato, se notificará a la Unidad de Bienes para realizar el cambio del bien en el sistema.
Cuando se detectaré el uso indebido del servicio telefónico del Ministerio de Finanzas, el funcionario responsable del mal uso pagará la tarifa correspondiente, sin perjuicio de las sanciones a que hubiere lugar; para lo cual la Dirección de Tecnologías y Comunicación habilitará la herramienta informática necesaria para obtener reportes de llamadas realizadas y/o recibidas por usuario incluyendo al menos la duración, fechas y número de destino,
El control de la tarifación de las líneas troncales (líneas digitales) que sirven como plataforma de funcionamiento para la telefonía fija estará a cargo de la Dirección de Tecnologías y Comunicación.
El valor total máximo por el consumo del servicio telefónico fijo por parte de los servidores, será determinado por la Coordinación General Administrativa Financiera mediante disposición expresa, con la finalidad de mantener un control del uso del mismo.
Art. 12.- Pago de Planillas.- Los administradores de contrato remitirán a la máxima autoridad o su delegado el informe mensual respectivo para el pago, de acuerdo a la facturación electrónica de consumo emitida por la Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT–EP y siguiendo el proceso administrativo establecido para este caso.
Art. 13.- Ordenador del gasto.- La máxima autoridad o su delegado, autorizará el gasto hasta por el monto máximo señalado en este instructivo por el uso de los servicios indicados. En el caso de existir excesos en el consumo de valores no autorizados, la Dirección de Logística Institucional solicitará al funcionario el depósito de los valores en exceso; en caso de que dicho funcionario no realice el depósito solicitará al Director Financiero realice los descuentos correspondientes al funcionario, según el monto establecido en la normativa legal vigente.
Art. 14.- Ordenador del pago.- El Director Financiero, bajo su responsabilidad, dispondrá el pago hasta por el monto máximo señalado en este instructivo por el uso de los servicios indicados. En caso de existir un exceso en el consumo, este deberá ser descontado al usuario.
Art. 15.- Control y aplicación.- De la ejecución y observancia obligatoria del presente Acuerdo, encárguense a la Coordinación General Administrativa Financiera y la Coordinación de Gestión Estratégica, bajo las competencias de las Direcciones a su cargo.
Art. 16.- En caso de duda en la aplicación de este instructivo, se deberá recurrir a lo expresado en el Reglamento pertinente expedido por la Contraloría General del Estado.
Disposición Transitoria Única.- Deróguese el Acuerdo Ministerial No. 178 publicado en el Registro Oficial No. 373 de 20 de julio de 2001 y toda normativa interna publicada anteriormente que se contraponga al presente Acuerdo Ministerial.
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