Acuerdo 027-2018 Apruébese el Funcionamiento de la Red de Fedatarios Administrativos

Ministerio de Transporte y Obras Públicas

Registro Oficial 397 (2019)
2 de Enero de 2019

Ing. Jorge Aurelio Hidalgo Zavala

MINISTRO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Considerando

Que, el artículo 154 numeral 1, de la Constitución de la República del Ecuador, establece que a los Ministros de Estado les corresponde ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión;

Que, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, establece: "Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidores o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución ";

Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador establece que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación;

Que, el artículo 7, del Código Orgánico Administrativo establece: "Principio de desconcentración. La función administrativa se desarrolla bajo el criterio de distribución objetiva de funciones, privilegia la delegación de la repartición de funciones entre los órganos de una misma administración pública, para descongestionar y acercar las administraciones a las personas";

Que, el artículo 47, del Código Orgánico Administrativo establece que "La máxima autoridad administrativa de la correspondiente entidad pública ejerce su representación para intervenir en todos los actos, contratos y relaciones jurídicas sujetas a su competencia. Esta autoridad no requiere delegación o autorización alguna de un órgano o entidad superior, salvo en los casos expresamente previstos en la ley"; para el caso del Ministerio de Transporte y Obras Públicas su máxima autoridad y por tanto representante legal es el Ministro;

Que, el artículo 97 del Código Ibídem en relación a los Fedatarios Administrativos establece "Las administraciones públicas determinarán en sus instrumentos de organización y funcionamiento, los órganos y servidores públicos con competencia para certificar la fiel correspondencia de las reproducciones que se hagan, sea en físico o digital en audio o vídeo, que: 1. Las personas interesadas exhiban ante la administración en originales o copias certificadas, para su uso en los procedimientos administrativos a su cargo. 2. Los órganos de las administraciones produzcan o custodien, sean estos originales o copias certificadas. Las reproducciones certificadas por fedatarios administrativos tienen la misma eficacia que los documentos originales o sus copias certificadas. Las administraciones no están autorizadas a requerir a las personas interesadas la certificación de los documentos aportados en el procedimiento administrativo, salvo en los casos expresamente determinados en el ordenamiento jurídico”

Que, el artículo 4 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función ejecutiva, establece: "Que los órganos y entidades que comprenden la Función Ejecutiva deberán servir al interés general de la sociedad y someterán sus actuaciones a los principios de legalidad , jerarquía, tutela, cooperación y coordinación ";

Que, el artículo 17 de la norma ibídem establece que: "Los Ministros de Estado son competentes para el despacho de todos los asuntos inherentes a sus ministerio sin necesidad de autorización alguna del Presidente de la República ";

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 514 de fecha 20 de septiembre de 2018, el Licenciado Lenín Moreno Garcés, Presidente Constitucional de la República, designó al suscrito como Máxima Autoridad del Ministerio de Transporte y Obras Públicas;

Que, mediante Oficio No. PR-ASESP-2015-008091-0 de 9 de noviembre de 2015, el Presidente del Comité de Simplificaciones de Trámites de la Presidencia de la República, solicitó cumplir con los siguientes puntos:

“1) Eliminar de la normativa interna que establezca como requisito para cualquier trámite, la presentación de copias a través de documentos notariados y remplazarlo por copia simple que será validada por el cargo fedatario correspondiente. 2) Designar el cargo/s o puesto/s institucionales, que tendrán dentro de sus competencias comprobar, verificar y autenticar los documentos públicos o privados que se presenten ante la institución; así como el número de funcionarios responsables de atender la demanda...

Que, mediante Oficio No. PR-ASESP-2018-0008-C de 25 de septiembre de 2018, el Dr. Eduardo Xavier Jurado Béjar, entonces Secretario General de la Presidencia, recuerda la obligación a las instituciones de la Función Ejecutiva que manejen servicios al ciudadano que requiera la presentación de documentación, contar con el personal de fedatarios administrativos de conformidad con las necesidades de atención derivadas de los servicios que presten.

Que, es necesario contar con procedimientos y normativa interna, para la implementación de los fedatarios administrativos en esta Cartera de Estado;

En uso de las atribuciones conferidas en el artículo 154, numeral 1 de la Constitución de la República, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 7, 47 y 97 del Código Administrativo, así como del artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,

Acuerda:

Art. 1.-Aprobar el funcionamiento de la Red de Fedatarios Administrativos del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.

Art. 2.- Disponer que la presente regulación es aplicable al servidor o a la servidora que sea designado como fedatario administrativo institucional por parte de la autoridad nominadora del Ministerio de Transporte y Obras Públicas o por el funcionario designado en el presente Acuerdo Ministerial.

Art. 3.- Designar a los siguientes funcionarios como Fedatarios del Ministerio de Transporte y Obras Públicas:

Coordinador del Despacho;

Coordinador General de Asesoría Jurídica o su delegado;

Coordinador General Administrativo Financiero o su delegado;

Director Administrativo o su delegado;

Director de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial o su delegado;

Director de Transporte Marítimo y Fluvial o su delegado;

Director de Puertos o su delegado;

Subsecretarios Zonales o sus delegados; y,

Directores Distritales o sus delegados.

Las designaciones del párrafo anterior podrán cambiarse por necesidad institucional, así como las delegaciones que por la designación antes referida se efectuaren. El cambio así efectuado no constituye destitución ni sanción disciplinaria de ninguna naturaleza.

Para efectos de contingencia operativa las Unidades Administrativas con bastante afluencia de atenciones a ciudadanos podrán designar más de dos fedatarios administrativos.

Art. 4.- Competencia del Fedatario.- El fedatario administrativo deberá comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que le exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta última para su empleo en los procedimientos que sean requeridos por esta Cartera de Estado.

A tal efecto, sentará la razón respectiva de que la copia presentada corresponde al original que le ha sido presentado.

Las copias certificadas otorgadas por los fedatarios administrativos tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito administrativo que se certifica.

El fedatario administrativo, adicional a la copia simple que certifica y remite al área competente, deberá conservar otra copia para efectos de registro y control de la documentación que certifica.

Art. 5.- Procedimiento.- El procedimiento para la autenticación de copias en los trámites dentro del Ministerio de Transporte y Obras Públicas es el siguiente:

El fedatario administrativo tiene como atribución personalísima comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que le exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta última para su empleo en los procedimientos de la institución u organismo, cuando en la actuación administrativa sea exigida la agregación de los documentos o el administrado desee agregarlos como prueba. A tal efecto, sentará la razón respectiva de que la copia presentada corresponde al original que le ha sido presentado.

La entidad puede requerir en cualquier estado del procedimiento la exhibición del original presentado para la autenticación por el fedatario administrativo.

En caso de solicitarse certificación de documentación, para un trámite o procedimiento de una Unidad Administrativa diferente al cual se está realizando la solicitud, se receptará y enviará dicha documentación a la Unidad Administrativa competente, pero el fedatario no certificará dicha documentación, debiendo remitirse los documentos originales para que sean certificados en la Unidad Administrativa competente.

El Fedatario, brindará gratuitamente sus servicios a los administrados.

Art. 6.- Leyenda en la Certificación- Las copias simples certificadas por el fedatario administrativo deberán tener la siguiente leyenda: "RAZÓN: De conformidad con el artículo

97 del Código Orgánico Administrativo, doy fe que la(s) fotocopia(s) que antecede(n) es(son) igual(es) al(los) documento(s) original (es) que me fue (ron) exhibido(s) en foja(s) útil(es). Una vez practicada la certificación se devuelve el(los) original(es) en foja(s), conservando una copia de ellas en el registro para constancia.

La veracidad de su contenido y el uso adecuado del (los) documento(s) certificado (s) es de responsabilidad exclusiva de la(s) persona(s) que lo(las) utilizan en los trámites correspondientes.

Art. 7.- Responsabilidad del Fedatario.- Entiéndase que la responsabilidad de fidelidad del contenido de la copia simple que certifica, se refiere exclusivamente a la similitud que dicho documento debe tener con relación al documento original que se le presente, sin que el fedatario administrativo sea responsable por la veracidad de dicho documento original.

Así también cada fedatario es competente para certificar únicamente los documentos remitidos para trámites o procedimientos de competencia específica de la Unidad Administrativa en que labora.

Art. 8.- Retención de Documentos Originales.- En caso de determinarse complejidad derivada del cúmulo o de la naturaleza de los documentos a certificar, el fedatario consultará al administrado sobre la posibilidad de retener los originales, para lo cual se expedirá una constancia

de retención de los documentos al administrado, por el término máximo de tres (3) días hábiles, para certificar las correspondientes reproducciones.

Cumplido este término, se devolverá al administrado los originales referidos.

En caso de que al administrado manifieste su negativa de dejar los documentos originales, el fedatario no ejecutará la certificación de la fidelidad de la copia simple. Para estos casos la complejidad, por la cantidad o naturaleza de los documentos, será determinada exclusivamente por el Coordinador o Director de la unidad administrativa en que labora el fedatario administrativo.

En caso de que el administrado acepte dejar los originales para la certificación correspondiente, la fecha de ingreso formal de dicha documentación en la institución, para los plazos del trámite o procedimiento correspondiente, será la fecha de la constancia de retención; sin perjuicio de la posterior fecha de certificación y envío a la unidad administrativa correspondiente.

Art. 9.- Facultades de Control Posterior.- La autoridad competente puede requerir al administrado, en cualquier estado del procedimiento, la exhibición del original presentado para la autenticación hecha por el fedatario administrativo.

Art. 10.- Documentos no sometidos a certificación del fedatario.- Los fedatarios no podrán emitir certificaciones de fidelidad de copias simples, sino únicamente de documentos originales. Tampoco certificarán documentos en los trámites o procedimientos donde se requiera presentar documentos originales, ni intervendrán en actos de competencia exclusiva de notario, tales como declaraciones juramentadas, autenticación de firmas, protocolización de instrumentos públicos o privados, etc.

Art. 11.- Información en Bases de Datos Públicos.- Los servidores o las servidoras que laboren en unidades administrativas, no solicitarán a los administrados, documentación física que pueda ser consultada en las bases de datos de otras instituciones públicas. Los Jefes Inmediatos deberán garantizar el uso de los medios de consulta en bases informáticas por parte de sus funcionarios.

DISPOSICIÓN GENERAL

PRIMERA.- La Dirección de Administración de Talento Humano, a través de comunicación interna procederá a notificar al servidor o servidora designado como fedatario administrativo institucional del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, y deberá llevar un registro de los fedatarios administrativos con que cuente esta Cartera de Estado.

SEGUNDA.- De la ejecución y cumplimiento del presente Acuerdo Ministerial, encárguese la Dirección Administrativa de esta Cartera de Estado.

El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de fecha de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Firmas

Publíquese y Comuníquese, dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 03 de diciembre de 2018.

f.) Ing. Jorge Aurelio Hidalgo Zavala, Ministro de Transporte y Obras Públicas.

Lunes 3 de Diciembre de 2018

Jorge Aurelio Hidalgo Zavala

Ministro de Transporte y Obras Públicas

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