No. 029 -2015
Arq. María de los Ángeles Duarte Pesantes
MINISTRA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA
Acuerda;
Expedir el “REGLAMENTO INTERNO PARA EL PAGO DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, MOVILIZACIONES Y ALIMENTACIÓN, DENTRO DEL PAÍS PARA LAS Y LOS SERVIDORES Y LAS Y LOS OBREROS PÚBLICOS DEL MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA”
CAPÍTULO I
OBJETO, ÁMBITO Y ÓRGANOS DE APLICACIÓN
Art. 1.- Objeto.- El presente Reglamento tiene por objeto establecer la normativa técnica que permita al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, proceder al pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación de las y los servidores y las y los obreros públicos que se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo, dentro del país, a prestar servicios institucionales o a desempeñar actividades inherentes a sus puestos, por el tiempo que dure su prestación o desarrollo, comprendido desde la fecha de salida hasta su retorno.
Art. 2.- Ámbito.- Las disposiciones de éste Reglamento rigen para el personal que labora en el MIDUVI Planta Central y sus Direcciones Provinciales, sean éstos servidores de libre designación y remoción, de carrera, obreros y personal a contrato, cuando por razones inherentes al desempeño de sus funciones deban desplazarse a cumplir servicios institucionales fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo.
Art. 3.- Órganos de aplicación.- Las Unidades de Administración del Talento Humano institucionales (UATH) y las Unidades Administrativas Financieras institucionales, o aquellos que por delegación hicieren sus veces, serán los encargados de aplicar el presente Reglamento.
CAPÍTULO II
DE LOS VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, ALIMENTACIÓN Y MOVILIZACIONES
Art. Viático.- Es valor monetario diario que los servidores u obreros del MIDUVI, reciben por el cumplimiento de servicios institucionales, en el interior del país, por un tiempo mayor a un día y en consecuencia tienen que pernoctar fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo.
Se entenderá por pernoctar, cuando el servidor u obrero se traslade de manera temporal a otra jurisdicción provincial fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, debiendo alojarse y dormir en ese lugar, hasta el siguiente día.
Las y los servidores y las y los obreros del sector público que hayan pernoctado en otro lugar y al día siguiente deban continuar prestando servicios institucionales fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo, pero lleguen a este último dentro de ese mismo día, tendrán derecho por este último día, al reconocimiento del valor de subsistencias o alimentación, acorde a lo establecido en el presente Reglamento.
Art. 5.- Anticipo de Viáticos: Para que un servidor u obrero tenga derecho a percibir viáticos anticipados dentro del país, subsistencias, alimentación, movilización o transporte, deberá ser autorizado por la máxima autoridad o su delegado/a, mediante la solicitud de anticipo de viáticos, en la que constará el objetivo de la misma, su duración, el lugar o lugares donde se desarrollará su actividad y más particularidades necesarias para la justificación de su propósito y alcance. El anticipo de viáticos se autorizará con el cronograma y la programación específica que se derive de él.
Las autoridades competentes para autorizar una solicitud de anticipo de viáticos son:
a) El Ministro (a) o su delegado, aprobarán los trámites de viáticos y subsistencias dentro del país, inclusive para días festivos y de descanso del Viceministro, Subsecretarios, Coordinadores Generales, Coordinadores Zonales, Asesores, Gerentes Institucionales y Gerentes de Proyectos asignados al Despacho Ministerial, así como del personal de las Direcciones de Comunicación Social y Auditoría Interna, de acuerdo a la programación mensual de viáticos y subsistencias.
b) El Viceministro (a), Subsecretarios, Coordinadores Generales, Directores Administrativos de la Planta Central, aprobarán los trámites de viáticos y subsistencias, dentro del país, inclusive para días festivos y de descanso, del personal de las áreas a su cargo, de acuerdo a la programación mensual de viáticos y subsistencias.
c) El Director (a) Provincial, autorizará los trámites y pago de viáticos y subsistencias dentro del país, inclusive para días festivos y de descanso, del personal a su cargo, de acuerdo a la programación mensual de viáticos y subsistencias, y realizará los pagos de la Coordinación Zonal de conformidad a las normas vigentes sobre la materia.
d) El Coordinador (a) Zonal, autorizará los trámites y pago de viáticos y subsistencias, y dentro del país, inclusive para los días festivos y de descanso de los Directores Provinciales y de las personal a su cargo
e) El Coordinador (a) General Administrativo Financiero, autorizará el pago de viáticos y subsistencias, dentro del país, inclusive para días festivos y de descanso, del personal de Planta Central del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, de acuerdo a la programación mensual de viáticos y subsistencias.
Art. 6.- De la subsistencia.- La subsistencia es el estipendio monetario o valor equivalente al 50% del valor del viático, destinado a sufragar los gastos de alimentación, cuando las y los servidores y las y los obreros del sector público deban
trasladarse de manera temporal a otro cantón aun cuando sea de la misma provincia a prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo superior a seis (6) horas, siempre que su regreso se efectúe en el mismo día.
Para este efecto se deberán incluir en el informe respectivo los detalles y respectivos justificativos de las horas de salida y retorno.
Art. 7.- De la movilización o transporte: Los gastos de movilización o transporte son aquellos en los que incurra el MIDUVI por la adquisición de pasajes aéreos, los mismos que deben ser solicitados al área Administrativa por lo menos con dos días de anticipación.
Cuando el desplazamiento se realice en un medio de transporte institucional, una vez finalizado el cumplimiento de servicios institucionales el conductor encargado deberá presentar los gastos realizados, presentando los comprobantes de venta legalmente conferidos, facturas, notas de venta y/o recibos electrónicos a nombre del comisionado para su respectiva liquidación.
Los gastos incurridos por desplazamientos que tengan que realizarse en el cumplimiento de servicios institucionales y que no tengan relación con los gastos de transporte descritos anteriormente, serán reembolsados por la Dirección de Gestión Financiera del MIDUVI, en base a la presentación de comprobantes de venta legalmente conferidos, facturas, notas de venta y/o recibos electrónicos; y, al informe respectivo, en el que deberá constar el motivo del desplazamiento, el lugar de partida, lugar de destino, el valor de la movilización o el valor del parqueadero, hasta el valor máximo de DIECISEIS DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA CON 00/100
CENTAVOS USD 16.00 en total, monto que será adicional a los valores establecidos en el artículo 12 del presente Reglamento.
Art. 8.- De la alimentación.- Se reconocerá el valor de CUATRO DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA CON 00/100 CENTAVOS (USD. 4.00), para sufragar gastos por alimentación cuando la comisión de servicios deba trasladarse fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, por jornadas desde cuatro (4) hasta seis (6) horas diarias efectuadas el mismo día.
Este estipendio se reconocerá cuando no se pueda acceder durante dicho tiempo al beneficio de alimentación brindado directamente por la institución en el caso del personal bajo la modalidad del Código del Trabajo.
Art. 9.- De los viáticos, subsistencias o alimentación conjuntas: Los servidores obreros que reciban el valor correspondiente al viático; y, al día siguiente tengan que continuar con la comisión de servicios institucional y se trasladen de manera temporal a otra jurisdicción provincial fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, tendrán además el derecho del pago de subsistencias o alimentación, siempre y cuando el retorno a su domicilio y lugar habitual de trabajo se produzca en ese mismo día, acorde a lo previsto en los artículos 5 y 6 del presente Reglamento.
El cálculo de las horas para el cumplimiento de las labores por concepto de la comisión de servicios durante el día de su retorno, para generar derecho a subsistencia o alimentación, iniciará desde el momento y hora en que el servidor inicie su traslado al lugar de cumplimiento de la comisión, hasta la hora efectiva de su retorno a su domicilio y/o lugar habitual de trabajo, debiendo incluir en su informe los detalles y respectivos justificativos.
Art. 10.- Excepción de transporte en casos de urgencia.- Previa la autorización de la máxima autoridad o su delegado, únicamente en casos excepcionales de necesidad institucional, las y los servidores y las y los obreros del sector público podrán adquirir directamente los boletos o pasajes de transporte, para desplazarse fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo, dentro del país, para el cumplimiento de servicios institucionales o actividades propias de su puesto.
Estos gastos deberán ser posteriormente reembolsados en su totalidad por la unidad financiera o quien hiciere sus veces, previa la presentación de las facturas a nombre del comisionado, éstos valores no estarán considerados dentro del valor del viático y/o subsistencia.
Art. 11.- Naturaleza de los pagos por concepto de viáticos y otros: Los viáticos, subsistencias, alimentación y movilizaciones de conformidad con el segundo inciso literal c) del artículo 96 de la Ley Orgánica del Servicio Público; y, artículo 95 del Código del Trabajo, no forman parte de la remuneración de los servidores públicos y obreros del MIDUVI, en consecuencia no se integrarán al cálculo de indemnizaciones a que tenga derecho en el caso de desvinculación laboral u otro tipo de pagos previstos en las referidas leyes, ni estarán sujetos a retenciones tributarias de ningún tipo o cualquier otra que deba el trabajador.
CAPÍTULO III VALORES PARA EL CÁLCULO
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Art. 12.- Del valor de cálculo.- Para efectos de cálculo y reconocimiento de valores correspondientes a viáticos dentro del país, para las o los servidores y las y los obreros del MIDUVI, la Dirección de Gestión Financiera realizará el cálculo considerando los valores establecidos en la siguiente tabla:
SEGUNDO NIVEL
Demás servidores, obreras y obreros del sector público
CAPÍTULO IV
USD $ 80.00
1. Podrá por necesidades institucionales previamente planificadas, solicitar el anticipo de viáticos previsto en el Art. 5 de este Reglamento, con tres (3) días laborables de anticipación, adjuntando la solicitud con la descripción de actividades a ejecutarse, y la necesidad de pagar viáticos, transporte, subsistencias y/o alimentación, así como identificando cuales servidores y obreros la cumplirán, a fin de que se trasladen de
FORMA DE CÁLCULO
Art. 13.- El cálculo de los viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación dentro del país, se realizará de la siguiente manera:
1) Las y los servidores y obreros y obreras recibirán por concepto de viáticos diarios los valores determinados en la tabla prevista en el artículo 12 de éste Reglamento, multiplicado por el número de días legalmente autorizados;
2) El valor por concepto de movilización o transporte, deberá ser la tarifa que regularmente aplican las compañías nacionales de transporte aéreo, terrestre o fluvial a la fecha de adquisición del correspondiente boleto o pasaje. Cuando la movilización se realiza en un medio de transporte de propiedad del MIDUVI se reconocerá el pago de peajes, pontazgos, parqueaderos, transporte fluvial u otros medios de movilización adicionales, para lo cual se debe presentar comprobantes de venta legalmente conferidos y/o recibos electrónicos;
3) El valor de la subsistencia será el equivalente al cincuenta por ciento (50 %) del valor del viático diario; y,
4) El valor a pagar por concepto de alimentación es el equivalente a USD 4.00 (cuatro dólares); y,
5) Para el caso de traslado de servidores dentro de las ciudades donde se realiza la licencia para el cumplimiento de servicios institucionales, se utilizarán los medios de transporte masivo y excepcionalmente podrán utilizarse taxis, los costos para este último tipo de transporte no superarán los USD. 16.00 (dieciséis dólares) en total.
Este valor será adicional al establecido en el Art. 12 del presente Reglamento. En el informe de servicios institucionales (Casillero: transporte), deberá constar la hoja de ruta en la que establezca el lugar de partida, lugar de destino y el valor de la movilización (en el formulario casillero: NOTA), para lo cual se exigirá la presentación de facturas a nombre del comisionado para el respectivo pago. El tiempo de cálculo de las horas se iniciará desde el momento y hora en que el servidor u obrero inicie su traslado al lugar en que cumplirá sus labores, para lo cual deberá detallar en su informe.
CAPÍTULO V
DEL PROCEDIMIENTO
Art. 14.- De los responsables de las unidades internas.- Para la obtención de la autorización de viáticos, subsistencias, movilización o alimentación, el responsable de cada unidad o proceso cumplirá con el siguiente procedimiento:
manera temporal a otra jurisdicción provincial fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, dentro del país en el formulario de solicitud disponible en la página web. www.relacioneslaborales.gob.ec.
2. El Director de área del MIDUVI solicitará al Jefe inmediato la aprobación del cronograma de viáticos.
3. El (la) Servidor (a) u (obrero) (a) del MIDUVI elaborará la solicitud de licencia con remuneración por lo menos con 5 días laborables de anticipación, con el objeto de proceder con los trámites administrativos correspondientes.
4. De requerir el comisionado transporte terrestre, mediante memorando dirigido a la Dirección Administrativa, solicitará el vehículo para dicho efecto, quien coordinará con el servidor la disponibilidad o no de vehículo.
5. De no existir disponibilidad de transporte, el (la) servidor (a) u obrero (a) definirá cómo se movilizará, pudiendo ser transporte público o movilización propia, en este último caso no se reconocerá los gastos de combustibles y peajes, se reembolsará los valores de parqueadero.
6. Si requiere de movilización, procederá a solicitar la reserva del boleto o pasaje para el desplazamiento de las y los servidores y las y los obreros del sector público a través de la unidad administrativa o quien hicieran sus veces en las unidades desconcentradas, luego de obtener la autorización respectiva; y la entrega de los mismos se realizará por lo menos con un (1) día de anticipación a la fecha de salida programada.
7. En el caso que el servidor (a) u obrero (a) solicite anticipo de viático, deberá hacerlo por lo menos con (5) días laborables de anticipación, adjuntando la documentación (solicitud cronograma de movilización autorizada) y se remitirá a la Dirección Financiera o quien haga sus veces en las unidades desconcentradas, para la revisión de los cálculos de los viáticos, movilización, subsistencias y/o alimentación, que corresponda y finalmente proceder al pago de dicho anticipo, (si existe el presupuesto respectivo), por medio de la unidad de Tesorería.
8. El (la) servidor (a) u obrero (a) del MIDUVI, registrará en la solicitud de licencia con remuneración la siguiente información:
Número de la solicitud de autorización para el cumplimiento de servicios institucionales
• Nombres.
• Puesto.
• Nombre de la Unidad a la que pertenece la o el servidor.
• Ciudad y Provincia de la Comisión.
• Fecha de salida.
• Fecha de llegada.
• Funcionarios que integrarán la comisión.
• Descripción de las actividades a realizarse.
• Transporte.
• Número de Cuenta, Tipo de Cuenta y Banco
9. El (la) Servidor (a) u obrero (a) del MIDUVI, dispone de 4 días hábiles posteriores a su comisión para generar el Informe de Licencia con Remuneración, para lo cual debe elaborar el informe de Comisión de Servicios.
10. Al finalizar la comisión y si la misma fue realizada mediante transporte aéreo, el (la) servidor (a) u obrero (a) tiene la obligación de entregar fotocopia de los tickets aéreos (pase a bordo) a la Dirección Administrativa con la que se confirmará la utilización o no del referido pasaje.
11. El (la) servidor (a) u obrero (a) del MIDUVI, solicitará la revisión al Jefe inmediato del informe físico de Licencia con Remuneración adjuntando el Informe de Comisión de Servicios y demás información que evidencie el trabajo desarrollado.
12. El Jefe inmediato revisa que el informe esté conforme a la solicitud de la Licencia con Remuneración, de ser así lo aprueba, caso contrario solicita su corrección.
13. En caso que la Comisión de Servicio haya sido designada por la Máxima Autoridad o su Delegado (a), el (la) Servidor (a) u obrero (a) del MIDUVI entregará el informe de Comisión de Servicio a la Máxima Autoridad o su Delegado (a) para su aprobación.
14. El (la) servidor (a) u obrero (a) del MIDUVI entrega al (la) servidor (a) de la Dirección de Gestión Financiera responsable de viáticos o quien haga sus veces en las unidades desconcentradas, la solicitud e Informe de Comisión de Servicios aprobado y la respectiva documentación de respaldo de acuerdo a la normativa legal vigente.
15. La Dirección de Gestión Financiera o el Director Provincial en las unidades desconcentradas, autorizarán el proceso de pago de viáticos al responsable de viáticos o quien haga sus veces en las unidades desconcentradas, quien revisará, y calculará los valores a ser comprometidos y devengados al valor calculado, para que se proceda a solicitar el pago a través de la
herramienta ESIGEF, concluyendo con este proceso en transferencia bancaria a la cuenta personal del servidor (a) u obrero (o) registrada en el sistema ESIGEF.
Se exceptúan de los plazos previstos en este artículo en casos de imperiosa necesidad institucional, autorizada por la Dirección de Administración y Finanzas, previa solicitud del Director del Área correspondiente.
Art. 15.- De los registros en las Unidades Financieras y de Administración del Talento Humano.- Es de responsabilidad de la UATH o quien hiciere sus veces, mantener un registro pormenorizado con las respectivas justificaciones de las autorizaciones concedidas dentro de cada ejercicio fiscal; así como registrar estas autorizaciones en el Sistema Informático Integrado de Talento Humano y Remuneraciones (SIITH), administrado por el Ministerio de Relaciones Laborales actual Ministerio del Trabajo.
Corresponde a la Unidad Financiera o quien hiciera sus veces, mantener la documentación de soporte respecto de los rubros entregados por los conceptos establecidos en éste Reglamento.
Es obligatorio el uso de los formularios de solicitud e informe para el cumplimiento de servicios institucionales o actividades inherentes a su puesto, mismos que están disponibles en la página web www.relacioneslaborales.gob. ec.
Art. 16.- Pago de viáticos en días feriados: Debido a la actividad del MIDUVI, será normal que se realicen viáticos en días feriados, mismos que se liquidarán de acuerdo a la tabla indicada en el Art. 12 de éste Reglamento.
Art. 17.- Eventos institucionales fuera del domicilio y/o lugar habitual de trabajo.- Las instituciones podrán realizar eventos respecto de los cuales se cubran directamente todos o parte de los gastos por concepto de alojamiento, alimentación y movilización de las y los servidores y las y los obreros que se desplacen de manera temporal a otra jurisdicción provincial fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo dentro del país. Estos podrán realizarse siempre que los gastos a incluirse, en su conjunto, no superen al valor que correspondería a viáticos, subsistencias, movilización y alimentación, según sea el caso.
Si la institución paga todos los gastos, las y los servidores y las y los obreros no tendrán derecho al pago de viáticos, subsistencias, movilización o alimentación. La institución encargada de realizar el evento observará lo que más convenga a los intereses institucionales.
Art. 18.- De los informes de cumplimiento de las comisiones de servicios institucionales: Dentro del término de cuatro (4) días de cumplida la comisión de servicios, los servidores u obreros presentarán a su respectivo Director de área que autorizó la comisión de servicios, un informe de las actividades y productos alcanzados, junto con el formato de liquidación de viáticos obtenido del sistema computacional que controlas los viáticos, adjuntando los documentos de respaldo.
En caso de excepciones se aplicará lo siguiente: el (la) servidor (a) u obrero (a) que no presente el informe al Director de área dentro del término de 4 días al cumplimiento de los servicios institucionales, deberá justificar mediante un informe a la Dirección Financiera o al Director Provincial en el caso de las unidades desconcentradas las razones por las cuales inobservó el término establecido en éste Reglamento.
Si para el cumplimiento de los servicios institucionales o actividades inherentes a un puesto, fuera del domicilio y/o lugar habitual de trabajo se utilizó un vehículo institucional, la unidad administrativa o de servicios institucionales registrarán en una hoja de ruta el tipo de vehículo, número de placa, kilometraje recorrido y los nombres apellidos del conductor.
Para el caso de las y los servidores y las y los obreros del sector público, cuya movilización se haya realizado en transporte aéreo de chárter provisto por una institución pública, únicamente deberán hacer constar ésta particularidad en el informe de cumplimiento de servicios institucionales a la unidad financiera o la que hiciere sus veces.
En el caso de que la entidad no disponga de movilización institucional conforme lo señalado en el tercer inciso del artículo 7 de este Reglamento, la unidad administrativa o de servicios institucionales presentará los justificativos correspondientes sobre la utilización de los servicios contratados.
Cuando la prestación de servicios institucionales requiera mayor número de días a los inicialmente autorizados, se deberá, solicitar por escrito a la autoridad competente o su delegado que se conceda una extensión y esta autorización se deberá adjuntar al informe correspondiente. Asimismo se hará constar esta circunstancia en los justificativos o informes respectivos, a fin de que la unidad financiera o quien hiciere sus veces, realice la liquidación para el reconocimiento o devolución de las diferencias correspondientes.
En todo caso y si la urgencia del caso así lo ameritare, podrá requerirse y autorizarse la ampliación del plazo por cualquier medio, bastando la autorización en tal sentido de la máxima autoridad o su delegado.
En el evento de que los servicios institucionales se suspendan por razones debidamente justificadas, las y los servidores y las y los obreros del sector público comunicarán por escrito tal particular, a través del informe correspondiente, a la autoridad nominadora o su delegado y a la unidad financiera o quien hiciere sus veces, para que se proceda con el reintegro o devolución correspondiente.
Al informe presentado se adjuntarán los pases a bordo en caso de transporte aéreo, boletos o tickets en caso de transporte terrestre, fluvial o marítimo, con la respectiva fecha y hora de salida y en todos los casos se adjuntarán la documentación correspondiente.
Con la finalidad de unificar procesos se anexa a este Reglamento una guía para el ingreso de información en los formularios de viáticos al interior.
Art. 19.- Liquidación de viáticos y otros: La Dirección Financiera o quien haga sus veces en las unidades descentralizadas y desconcentradas del MIDUVI, sobre la base de los justificativos o informes presentados por los servidores u obreros, revisarán y registrarán la liquidación de los viáticos por el número de días efectivamente utilizados en el cumplimiento de la comisión de servicios.
En el caso del pago de subsistencias, alimentación, movilización y/o transporte por el cumplimiento de comisiones de servicios institucionales cumplidas en el mismo día, se reconocerá de acuerdo al número de horas contabilizadas, desde la hora en la que se traslada de manera temporal a otra jurisdicción provincial fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, hasta la hora de llegada al lugar de residencia y/o de trabajo, de acuerdo a lo previsto en éste Reglamento.
Practicada la liquidación y en el caso de que existan valores que el servidor/a u obrero/a deba devolver por concepto de pago de viáticos, subsistencias, alimentación, movilización y/o transporte, se deberá justificar con reintegro de la diferencia en la Cuenta única del Tesoro Nacional, adjuntando el comprobante de depósito, sin perjuicio de las acciones civiles, administrativas o penales correspondientes. De igual manera, en el caso de que habiendo cumplido la comisión de servicios no haya procedido a presentar el informe respectivo dentro del plazo establecido en este Reglamento, se deberá considerar como si la comisión de servicios no se hubiese realizado.
En el caso de que existan valores a favor del servidor u obrero, que se hayan determinado en la misma liquidación, adjuntando los informes y las facturas a nombre del comisionado, esta diferencia le será reembolsada a su cuenta.
Art. 20.- De la responsabilidad del pago de viáticos.- Las y los servidores de la unidad financiera o quien hiciere sus veces, encargados del control y respectivo desembolso de los valores por conceptos de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación, así como las y los servidores u obreros que los recibieron, serán solidariamente responsables del estricto cumplimiento del presente Reglamento.
DISPOSICIONES GENERAL
PRIMERA.- Derogar el artículo 2 literal f) del Acuerdo Ministerial N0.0009-15, de 24 de marzo de 2015; igualmente quedan derogadas todas las normas que se opongan al presente Reglamento.
SEGUNDA.- El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.
TERCERA.- De la ejecución y cumplimiento de este Reglamento encárguese al Coordinador General Administrativo Financiero.
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