Acuerdo 1800 Expídese el Instructivo para la administración del fondo fijo de caja chica

Acuerda:

EXPEDIR EL SIGUIENTE “INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓNDEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR”.

Art. 1.- Objetivo.- El fondo fijo de caja chica tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido.

Art. 2.- Programación y apertura.- Cada unidad administrativa presentará una solicitud de fondos de caja chica a la Subsecretaría de Desarrollo Organizacional, la que autorizará la apertura y el monto de los fondos de caja chica luego de evaluar y aprobar la solicitud, considerando las necesidades reales de la unidad.

En la solicitud se determinará el servidor que será responsable del manejo y custodia del fondo, el mismo que será caucionado.

Art. 3.- Límites.- Se establecen como límites del fondo, a las unidades del Ministerio del Interior los siguientes:

1. Despacho del Ministro: hasta US $ 400,00;
2. DespachoSubsecretaríaGeneraldeGobierno: hasta US $ 400,00;
3. Subsecretaría de Desarrollo Organizacional y la Dirección de Recursos Organizacionales por excepción, debido a su alto nivel administrativo: hasta US $ 250,00; y,
4. Subsecretarías y Direcciones: hasta US $ 150,00.

Art. 4.- Cuantía de los desembolsos.- Por cada egreso los administradores de los fondos de caja chica de los despachos del Ministro, Subsecretaría General de Gobierno, Subsecretaría de Desarrollo Organizacional y la Dirección de Gestión de Recursos Organizacionales del Ministerio del Interior, podrán hacer desembolsos hasta por US $ 50,00, mientras que las demás subsecretarías y direcciones lo podrán hacer hasta por US $ 30,00.

Art. 5.- Utilización del Fondo.- El fondo fijo de caja chica se utilizará exclusivamente para el pago de bienes y serviciosquenotengancarácterdeprevisibles;bajo criterio y responsabilidad del Administrador de cada fondo; así por ejemplo: suministros, materiales y útiles de aseo, cuando no puedan ser atendidos por la Dirección de Gestión de Recursos Organizacionales del Ministerio del Interior; adquisiciones y servicios emergentes para reparaciones de instalaciones de energía eléctrica, teléfono, plomería, repuestos y servicios menores para vehículos y el costo de mano de obra respectivo; arreglos emergentes en muebles, enseres y equipos de oficina; elaboración y duplicación de llaves. Todos los bienes y servicios que se paguen con cargo al fondo deberán ser obligatoriamente de baja cuantía y no previsibles.

Como excepción, en los Despachos del Ministro y de la Subsecretaría General de Gobierno, podrá utilizarse este mecanismo para el pago de refrigerios, decoraciones y/o arreglos florales, cuando se efectúen reuniones de carácter oficial o cuando se produzcan visitas de funcionarios del exterior. Para justificar estos gastos, el Subsecretario de Desarrollo Organizacional certificará la lista de asistentes y/o los actos que ameriten esas erogaciones.

Art.6.-Del manejo del fondo.- Los custodios de los fondos de caja chica serán los responsables del cumplimiento de las normas previstas en este reglamento, teniendo en cuenta además, las normas previstas en el Título II, del Libro IV, del Decreto Ejecutivo Nº 3410 de 2 de diciembre del 2002, publicado en el Registro Oficial Nº5 de 22 de enero del 2003.

Los vales de caja chica deben ser prenumerados y preimpresos y deben estar justificados con documentación suficiente y pertinente.

Se considerará válida una factura, nota de venta o liquidación de compras y servicios, cuando cumpla con todos los requisitos determinados en el reglamento de facturación, emitido por el Servicio de Rentas Internas, tales como: factura prenumerada, impresión del número del RUC, sin borrones ni enmendaduras, valor escrito en números y letras, y orden cronológico.

Paralastransaccionesqueserealicenconpersonas naturales que no tengan obligación de emitir facturas, ni llevar contabilidad, se podrán presentar recibos de pago, pero se anexará el formulario de la liquidación de compras y servicios previsto enelreglamento, elmismoque lo proporcionará la Dirección de Gestión Financiera.

Aquellas facturas, notas de venta o recibos que no cumplan con los requisitos respectivos serán devueltas al responsable del manejo del Fondo y no serán consideradas para su reposición.

No podrá utilizarse el fondo de caja chica para el pago de servicios o gastos personales de los servidores y trabajadores de las unidades custodias del fondo, anticipo de viáticos y subsistencias y gastos que no tienen el carácter de previsibles o urgentes, así como la adquisición de activos fijos.

Bajo ningún concepto se justificará gastos que no estén contemplados en este reglamento y que incumplan procedimientos de carácter legal.

Art. 7.- Formularios y registro.- Para cada gasto que se efectúe se utilizará el formulario vale de caja chica, en el que constarán las fechas, el concepto del gasto, el valor en números y letras, y las firmas de responsabilidad del autorizador del gasto y del custodio del fondo, adicionalmente se llenará el comprobante de caja chica el mismo que deberá ser anexado con cada vale de caja chica.

Para la reposición del fondo se utilizará el formulario reposición de caja chica en el que constarán fecha, partida presupuestaria, número de caja chica, detalle, y valor. Adicionalmente se anexará el resumen de caja chica, que contendrá las columnas: fecha, partida presupuestaria, nombre de la partida y valor. Así mismo, constarán las firmas de los funcionarios responsables de la liquidación y manejo del fondo de caja chica.

La Dirección de Gestión Financiera será la encargada de la emisión,control y distribución de los formularios, así como de mantener la existencia suficiente que permita su normal flujo.

Para la emisión de los referidos formularios, deberá tomarse en cuenta la norma 405-07 publicada en el Suplemento del Registro Oficial Nº 87 de 14 de diciembre del 2009, formularios que serán prenumerados y preimpresos.

Art. 8.- De la reposición del fondo.- La reposición del fondo se hará cuando se haya consumido el sesenta por ciento del monto establecido, o por lo menos una vez al mes. Para el efecto, el funcionario responsable de la liquidación del fondo deberá presentar a la Dirección de Gestión Financiera el formulario reposición de caja chica, acompañando los respectivos documentos de soporte.

Previo a la reposición del fondo de caja chica, la persona a quien se delegue en la Dirección de Gestión Financiera y los custodios de los fondos serán los encargados de revisar la veracidad de los datos consignados en el formulario reposición de caja chica, así como de los valores con los documentos justificativos anotados.

Cuando los responsables del manejo y administración del fondo de caja chica, incumplan el reglamento, y demás disposiciones de carácter legal, se aplicarán inmediata- mente las acciones para la liquidación del fondo y se adoptarán las sanciones a que hubiere lugar según el caso.

Al finalizar cada ejercicio económico, los encargados del manejo del fondo presentarán al Director de Gestión Financiera la liquidación de los gastos efectuados y la entrega del sobrante, en caso de existir, el mismo que se depositará en la cuenta de ingresos del Ministerio del Interior o de cada Gobernación según sea el caso.

Art. 9.- Control.- La Dirección de Gestión Financiera analizará, verificará y contabilizará los valores correspondientes a los fondos de caja chica, y además dispondrá la ejecución de arqueos sorpresivos de conformidad con la Norma de Control Interno 405-09.

Art. 10.- Se deja sin efecto cualquier normativa expedida por este Ministerio que se oponga a este instructivo.

Art. 11.- El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de la fecha de suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.