Acuerdo DM-2015-086 Expídese el Reglamento para la distribución, comercialización, registro y control de productos culturales susceptibles de venta

Acuerda:

Expedir el siguiente “REGLAMENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN, COMERCIALIZACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE PRODUCTOS CULTURALES SUSCEPTIBLES DE VENTA, POR PARTE DEL MINISTERIO DE CULTURA Y PATRIMONIO”

Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Se sujetarán a lo determinado en el presente Reglamento los administradores de espacios físicos y todas las unidades administrativas del Ministerio de Cultura y Patrimonio que produzcan, mercantilicen o distribuyan productos culturales susceptibles de comercialización a título oneroso (productos culturales artesanales, catálogos de muestras generadas por el Ministerio de Cultura y Patrimonio, producción editorial, producción fonográfica, producción audiovisual, productos de diseño, mobiliario, utilitario y otros productos de diseño y artesanales culturales).

Art. 2.- Comisión Técnica: Se conforma una Comisión Técnica que estará integrada por: 1) el o (la) delegado(a) del o (la) Ministro (a) de Cultura y Patrimonio, quien presidirá y tendrá voto dirimente, 2) el o la Subsecretario(a) Técnico(a) de Memoria Social o su delegado(a), 3) el o (la) Subsecretario(a) Técnico(a) de Emprendimientos Culturales o su delegado(a), 4) el o (la) Director(a) de la Dirección donde se genere el producto a ser vendido o su delegado(a); y, 5) el o (la) Director(a) de Gestión Financiera o su delegado(a), quien hará las veces de secretario (a) de la comisión.

El (la) secretario(a) convocará obligatoriamente a reunión ordinaria dos veces al año y extraordinarias las veces que ha pedido de uno de los miembros de la comisión solicite. De las decisiones adoptadas en las reuniones se dejará constancia en actas.

Art. 3.- Atribuciones de la Comisión Técnica: Son funciones de la comisión técnica para la comercialización de productos culturales susceptibles de comercialización a título oneroso (productos culturales artesanales, catálogos de muestras generadas por el Ministerio de Cultura y Patrimonio, producción editorial, producción fonográfica, producción audiovisual, productos de diseño, mobiliario, utilitario y otros productos de diseño y artesanales culturales):

1. Fijar los precios para la venta al público de los productos culturales, en los espacios físicos del Ministerio de Cultura y Patrimonio.
2. Fijar los precios para la venta en ferias que organiza o asista como invitado el Ministerio de Cultura y Patrimonio.
3. Fijar los precios para la venta a instituciones públicas y privadas con fines de comercialización.
4. Autorizar la entrega de productos culturales en consignación a terceros.
5. Calificar la pertinencia y costos de los productos culturales recibidos por el Ministerio de Cultura en consignación y los que esta Cartera de Estado entregue por consignación.
6. Revisar el reporte de los balances e informar a la máxima autoridad.
7. Administrar el fondo de las ventas de los productos culturales para su reutilización.

Art. 4.- De los costos de producción y fijación de los precios de venta.- Para la fijación de precios, se considerará los costos fijos y variables de producción a lo que denominaremos el costo total. Se entiende por costo total de producción los gastos operativos incurridos en la generación de los productos culturales, la línea de procesamiento o el desglose de los equipos durante su producción.

En caso de los productos culturales que el Ministerio de Cultura y Patrimonio reciba en consignación, para la fijación de precios de venta, se considerará el precio señalado por la consignataria más una utilidad que no superará el 15% del valor entregado, valor en el que estarán incorporados los impuestos de ley y recargos adicionales.

Art. 5.- De la facturación.- La emisión de facturas por la comercialización de productos culturales, es obligatoria en todos los puntos de venta determinados por el Ministerio de Cultura y Patrimonio, para lo cual se publicarán los precios establecidos por la Comisión Técnica, se utilizará el sistema de recaudación y registro que defina la Dirección de Gestión Financiera y se observará la normativa establecida por el Servicio de Rentas Internas.

Por efecto del proceso de desconcentración del Ministerio de Cultura y Patrimonio, cada unidad ejecutora desconcentrada, emitirá sus facturas en original y tres copias las cuales deberán ser entregadas de la siguiente manera:

El personal a cargo de la facturación deberá entregar la factura original al adquirente, la misma que debe ir con su firma de responsabilidad y con todos los datos que exige el sistema de facturación del Servicio de Rentas Internas; la primera copia se enviará al área financiera de las Entidades Operativas Desconcentradas (EODs), adjuntándola al documento de cierre diario de caja y permitirá el registro contable de los ingresos y la disminución de las existencias; la segunda copia servirá para el archivo numérico y cronológico consecutivo de tesorería que permite la revisión del Servicio de Rentas Internas; y, la tercera copia servirá para el trámite interno de cada unidad administrativa comercializadora la misma que a su vez entregará un reporte mensual de lo facturado en tres ejemplares a la Comisión Técnica.

Los responsables de tesorería de cada unidad ejecutora desconcentrada, verificarán y consolidarán la información recibida y la incorporarán en la declaración al Servicio de Rentas Internas.

El titular de la unidad ejecutora desconcentrada y el responsable de las funciones de tesorería se constituyen en agentes de retención y responsables de todas las obligaciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas.

Los titulares de las unidades ejecutoras desconcentradas serán responsables del cumplimiento de las directrices que emita la Dirección de Gestión Financiera, sobre esta materia.

Art. 6.- De la recaudación.- El funcionario o la persona encargada de la facturación, procederá a la recaudación del valor del producto cultural vendido, o servicio prestado, en dinero en efectivo, en cheque, transferencia interbancaria certificada por una institución financiera legalmente reconocida a favor de la respectiva unidad ejecutora desconcentrada del Ministerio de Cultura y Patrimonio, o mediante pago con tarjeta de crédito a partir de la fecha en la que se suscriban los respectivos contratos con las distintas instituciones financieras.

Los recaudadores realizarán diariamente su corte de caja que será remitida al jefe financiero de la unidad ejecutora desconcentrada o a quien realice esas funciones, quienes deberán a su vez informar mediante reportes mensuales a la Comisión Técnica los valores recaudados sino también los registros presupuestarios y contables efectuados para la recuperación efectiva de dichos fondos. Es decir, se entregará en forma pormenorizada el número de CUR, razón de ingreso, valor y modificación presupuestaria propuesta.

Art. 7.- Directrices para el uso de los fondos Recaudados en las tiendas culturales.- Los fondos recaudados por las distintas EODs del Ministerio de Cultura y Patrimonio se canalizarán de la siguiente manera:

1.- Ingresos por venta de productos culturales destinados para la unidad operativa que lo genere con el fin de reutilizar los ingresos en la elaboración, reproducción, reedición de productos, estos ingresos deberán ser cargados a los siguientes ítems presupuestarios de acuerdo a su naturaleza: 140204.- Otros no Especificados (De oficina, didático y publicaciones)

Ingresos por servicio de copiado

Ingresos por venta de recuerdos, souvenirs, tarjetas.190499.- Otros no especificadas.

Otros (Ventas a consignación)

2.- Los ingresos provenientes de productos generados en el ámbito editorial, videogràfico, fonográfico y de diseño se recaudarán de la misma manera descrita en la directriz anterior con cargo al item presupuestario siguiente:140202.- De oficina, didácticos y publicaciones.

Este rubro una vez recaudado será cargado al presupuesto de la Subsecretaría Técnica de Emprendimientos Culturales.

Art. 8.- Prohibiciones.- Las recaudaciones que efectúen las Direcciones Culturales por concepto de autogestión deberán enmarcarse estrictamente en las directrices emanadas en este reglamento, no se podrá realizar una recaudación de un item por otro para efectos de beneficio de las Direcciones Culturales.

b.- Las recaudaciones no podrán ser utilizadas en el grupo de gasto de Remuneraciones (510000)

c.- Las recaudaciones no se podrán utilizar para efectuar Transferencias y Donaciones Corrientes (Grupo de Gasto 580000)

Art. 9.- De los depósitos.- Los recaudadores, serán personal caucionado, y tienen la obligación de realizar los depósitos intactos en las cuentas aperturadas en las instituciones financieras responsables de la respectiva unidad ejecutora desconcentrada del Ministerio de Cultura y Patrimonio.

Las recaudaciones serán depositadas diariamente independientemente del monto, en la cuenta de cada EODs del Ministerio de Cultura y Patrimonio.

Art. 10.- De la consignación.- El Ministerio de Cultura y Patrimonio, lanzará cada seis (6) meses una convocatoria para que los interesados en comercializar sus productos en las tiendas culturales de los Museos y Centros Culturales u otras unidades administrativas del Ministerio de Cultura y Patrimonio participen.

Los productos culturales recibidos para ser comercializados en las tiendas culturales los Museos y Centros Culturales u otras unidades administrativas del Ministerio de Cultura y Patrimonio, deberán ser calificados por la Comisión Técnica, a efecto de garantizar la calidad y racionabilidad de los precios a comercializar.

La Comisión Técnica se reunirá cada seis (6) meses para evaluar la conveniencia de mantener o no un producto dado en consignación o caso contrario devolverlo a su dueño, en caso de recibir un producto en consignación; la Comisión Técnica será la que designe a las subsecretarias correspondientes para que suscriban el acta de entrega recepción

Para efectos de devolución de los productos culturales comercializados, se suscribirá el acta de entrega recepción, previa verificación del estado de los mismos.

El responsable emitirá la correspondiente acta de entrega recepción en tres (3) copias. El original será entregado al adquirente; la primera copia servirá para el envío al área financiera de la unidad administrativa, que se adjuntará al documento de cierre diario de caja y permitirá el registro contable de la devolución de los ingresos y el incremento de las existencias; la segunda copia que se remite al área financiera, servirá para el archivo numérico y cronológico consecutivo de tesorería que permite la revisión del Servicio de Rentas Internas; y, la tercera copia servirá para el trámite interno de cada unidad administrativa comercializadora.

Quien recibe los bienes culturales entregados en consignación elaborarán la correspondiente Acta de Entrega Recepción en dos (2) originales y tres (3) copias detallando los bienes entregados. Un original es para la persona que entrega los bienes y el otro original para quién los recibe, en cuanto a las copias, una es para el responsable financiero de la EOD, otra para la Dirección de Gestión Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio; y, otra para el archivo de cada unidad comercializadora.

Adicionalmente, si quien reciba los productos culturales entregados en consignación deberá distribuirlos y suscribir un Acta con el servidor de la unidad comercializadora con la finalidad de dejar constancia de los productos culturales recibidos.

Para efectos de devolución de los productos culturales entregados en consignación para ser comercializados, se emitirá la respectiva Acta de Entrega Recepción.

Art. 11.- De la consolidación de ingresos.- Las distintas unidades ejecutoras desconcentradas que comercialicen enviarán a través de la herramienta e-SIGEF a la UDAF de la Dirección de Gestión Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio, la solicitud de consolidación de ingresos a efecto de que se posibilite la ejecución de gastos con cargo a los referidos recursos.

Art. 12.- Del archivo.- Los funcionarios responsables de facturación y recaudación y los servidores que cumplen las funciones de tesorería, deberán asegurar el correcto archivo de los documentos que sustentan la comercialización de productos culturales o prestación de servicios de carácter cultural.

Art. 13.- De la evaluación.- La Dirección Financiera y/o responsables financieros de cada EODs, realizarán evaluaciones de los puntos de venta, a través de arqueos periódicos de caja, para cumplir con las tareas de control interno y mejorar los procedimientos establecidos y control de las existencias.

Art. 14.- De la seguridad.- Las oficinas donde funcionen las cajas recaudadoras, deberán contar obligatoriamente con las seguridades necesarias para su adecuado funcionamiento requerimiento que se coordinará a través de la Coordinación General Administrativa Financiera del Ministerio de Cultura y Patrimonio. Mensualmente se realizaran las liquidaciones y se transferirá los valores que correspondan a la cuenta del consignante, previa entrega de factura y retenciones de ley.

Art. 15.- Del registro contable de los productos culturales en consignación.- Los productos culturales en consignación deberán ser registrados como cuenta de orden en la contabilidad de cada unidad ejecutora desconcentrada, al precio que defina el consignante, una vez que sean recibidos por el Ministerio.

Si se produjera la venta, se efectuarán los registros contables pertinentes que permitan la contabilización del valor de la venta y el registro de la cuenta por pagar a favor del consignante.

Mensualmente se realizarán las liquidaciones y se transferirán los valores que correspondan a la cuenta del consignante, previa ejecución de las retenciones de ley.

Art. 16.- Del control de existencias de los productos culturales susceptibles de venta.- Los productos culturales generados por el Ministerio de Cultura y Patrimonio y los productos culturales en consignación de propiedad de terceros, deberán constar en una base informática que permita su fácil registro y control.

La Dirección de Gestión Financiera, establecerá el sistema de control de existencias y facturación que más se adapte a los requerimientos de las tiendas culturales y su aplicación en las unidades ejecutoras desconcentradas será obligatoria, Se realizara las constataciones físicas de las existencias en bodegas por parte de la Dirección Financiera

El titular de la unidad ejecutora desconcentrada, deberá disponer mensualmente la realización de arqueos de existencias para constatar la veracidad de la información contable; y, anualmente en el mes de diciembre de cada año, se realizarán constataciones físicas de las existencias en bodegas. Las bodegas serán administradas por la Dirección de Gestión Administrativa quien dispondrá de personal obligado a llevar el registro e inventario de productos culturales y realizará el despacho y entrega de los mismos previa autorización de la Dirección donde se generé el producto previa autorización de la Comisión Técnica.

Art. 17.- De la distribución de productos culturales.- El Ministerio de Cultura y Patrimonio podrá autorizar la distribución gratuita de libros, folletos, objetos artesanales, postales, carpetas promocionales, agendas, catálogos, CDs, DVs, etc, que contenga una obra cultural y que por cualquier modo haya adquirido esta Cartera de Estado.

Art. 18.- El Ministerio de Cultura y Patrimonio podrá entregar los bienes detallados en el artículo precedente, a favor de las personas jurídicas de derecho público y personas naturales y jurídicas de derecho privado que se dediquen a actividades científicas, académicas, comunicacionales, educativas y culturales, siempre y cuando en el tiraje de dichos bienes conste impresa la leyenda “distribución gratuita”, caso contrario de cada tiraje se entregará hasta un 30% de dichos bienes.

Art. 19.- A través del presente Reglamento el Ministro de Cultura y Patrimonio delega al titular de la Coordinación General Administrativa Financiera a fin de que dicha autoridad autorice las solicitudes presentadas, siempre que se cuente con la debida disponibilidad de ejemplares.

Art. 20.- Procedimiento.- La personas jurídicas de derecho público que soliciten la entrega de los bienes descritos en el artículo 17 de este Reglamento, presentará su pedido a través de la Unidad de Documentación y Archivo, para lo cual deberán adjuntar los siguientes documentos:

1. Solicitud motivada dirigida al Coordinador (a) General Administrativa Financiera, adjuntando copia certificada del nombramiento del representante legal y copias de cédula de ciudadanía y certificado de votación.
2. La Unidad de Documentación y Archivo, una vez recibida la solicitud, la enviará a la Dirección de Gestión Administrativa, para que, previa revisión, verificación y análisis de la documentación presentada, emita informe de viabilidad.
3. De ser viable el informe se remitirá la documentación al Coordinador (a) General Administrativo Financiero, el cual de considerarlo procedente autorizará dicha solicitud.
4. Una vez autorizada la solicitud, ésta será remitida a la Dirección de Gestión Administrativa a fin de que conjuntamente con el beneficiario suscriba un acta de entrega recepción previa a la entrega de los bienes descritos en el artículo 17.
5. En caso de que la petición sea negada, la Dirección de Gestión Administrativa informará del particular al solicitante y archivará la solicitud.

Art. 21.- Distribución.- El Coordinador General Administrativo Financiero autorizará la distribución de libros, folletos, objetos artesanales, postales, carpetas promocionales, agendas, catálogos, CDs, DVs, etc, que contenga una obra cultural, que por cualquier modo haya adquirido el Ministerio de Cultura y Patrimonio, en función de la realidad pluricultural, generando una estrategia de fortalecimiento de los procesos de difusión, circulación y distribución de tal material, el cual será distribuido y/o entregado a:

1. Bibliotecas Públicas
2. Presidencia de la República e instituciones del ejecutivo
3. Fondos Bibliográficos de Universidades y Escuelas Politécnicas
4. Repositorios de Embajadas y Cuerpos Consulares

Art. 22.- Registro.- La Dirección de Gestión Administrativa deberá llevar el registro y un banco de datos de las solicitudes que hayan sido aprobadas y negadas.

DISPOSICIÓN GENERAL

Cuando la comisión técnica considere conveniente podrá solicitar o recibir de los interesados en comercializar los productos en las tiendas culturales los Museos, Centros Culturales, otras unidades administrativas del Ministerio de Cultura y Patrimonio, así como en eventos culturales en los que participe este Ministerio ya sean nacionales o internacionales, con el fin de promover la industria cultural. Para lo cual, se reunirá la comisión técnica para evaluar la conveniencia o no de mantener un producto dado en consignación o caso contrario devolverlo a su dueño.

DEROGATORIA

Deróguese los Acuerdos Ministeriales No. 038-2011 de 22 de marzo de 2011, No. 211-2009 y No. 241-2009 de 23 de septiembre de 2009.

PRIMERA.- De la ejecución del presente Acuerdo Ministerial encárguese al delegado de la Máxima Autoridad que conformará la Comisión Técnica, la Directora de Gestión Administrativa Financiera los titulares de la Subsecretaría Técnica de Memoria Social, Subsecretaría Técnica de Emprendimientos Culturales; y, Dirección de Gestión Financiera.

SEFGUNDA.- El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigencia a partir de su expedición sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.