Que el artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información generada en instituciones públicas o privadas que manejen fondos públicos o realicen funciones públicas. Además del derecho de acceso universal a las tecnologías de información y comunicación:
Que el artículo 227 de la carta magna, determina que:
“La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación”;
Que el artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son parte el patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros:
“3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas”;
Que el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, establece que:
“Es responsabilidad de las entidades públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entidades públicas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción... “;
Que la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que:
“Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores público, y privado, así como la de personas particulares, que sean calificadas como tal (...)”;
Que el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017, señala la responsabilidad del Estado de garantizar el acceso al patrimonio debe estar orientada hacia el fortalecimiento de redes de investigación, bibliotecas, archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel nacional, y que éstos deben operar a través de un subsistema de memoria y patrimonio por medio de instituciones nacionales que garanticen su acceso y circulación. El fin es garantizar la protección, conservación, salvaguarda y difusión de los patrimonios como un bien común;
Que mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 2012, se transfiere las funciones del Archivo Intermedio a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, institución que incorporará en su estructura a la Dirección de Archivo de la Administración Pública para el cumplimiento de las siguientes atribuciones: a) Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; b) Elaborar e implementar manuales, procedimientos y normas técnicas para la gestión del archivo, manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y mantenimiento de documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la administración documental en las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los documentos de archivo de la Administración Pública Central e Institucional, que tenga más de quince años contados desde la fecha de expedición como lo establece el artículo 15 de la Ley del Sistema Nacional de Archivo; e) Conferir copias, certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las normas legales y técnicas de la materia; f) Elaborar propuestas y proyectos de digitalización de los archivos bajo su custodia, así como los de las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; y, g) Las demás establecidas en leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico;
Que a través de Decreto Ejecutivo No. 1384 de 13 de diciembre de 2012, se establece como política pública el desarrollo de la interoperabilidad gubernamental como un esfuerzo mancomunado y permanente de todas las entidades de la Administración Central para compartir e intercambiar, entre ellas, por medio de las tecnologías de la información y comunicación, datos e información electrónicos, necesarios en la prestación de los trámites y servicios ciudadanos que presten las entidades, así como en la gestión interna e interinstitucional;
Que con Acuerdo Ministerial No. 1043 publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 445 de 25 de febrero de 2015, el Secretario Nacional de la Administración Pública expidió la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, la misma que es aplicación obligatoria para todas las entidades de las Administración Pública Central, Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva;
Que el artículo 15 de la referida Norma Técnica manda: La Comisión que integre cada dependencia estará compuesta por: I. El/la máxima autoridad o su delegado, quien la presidirá y tendrá voto dirimente; II. El/la Coordinador/a General de Asesoría Jurídica, quién haga sus veces o su delegado; III. El/la Director de Gestión Documental y Archivo, o quién haga sus veces; IV. Un representante de la Unidad de Procesos; V. Un representante de la Unidad productora, según corresponda; y, VI. El/la Auditor Interno o su delegado, podrá intervenir en calidad de asesor de la Comisión.
Que mediante Decreto Ejecutivo No. 578 de 13 de febrero de 2015, publicado en el Registro Oficial No. 448 de 28 de febrero de 2015, el Presidente de la República escindió del Ministerio de Recursos Naturales No Renovables al Viceministerio de Minas, creó el Ministerio de Minería y cambió la denominación del Ministerio de Recursos Naturales No Renovables por la de Ministerio de Hidrocarburos;
Que mediante memorando No. MH-COGEAF-2015-0172- ME de 02 de septiembre de 2015, el Coordinador General Administrativo Financiero solicitó al Viceministro de Hidrocarburos, a la Coordinadora General Jurídica, al Coordinador General de Gestión Estratégica (E), al Director Administrativo y al Director de Auditoría Interna, designar a un integrante de cada unidad para que conforme la Comisión de Gestión Documental y Archivo del Ministerio de Hidrocarburos;
Que mediante memorando No. MH-COGGE-2015-0124- ME de 03 de septiembre de 2015, el Coordinador General de Gestión Estratégica (E), delegó al ingeniero Rubén Maldonado, Director de Administración de Procesos encargado, para que en representación de su unidad, integre la precitada Comisión;
Que mediante memorando No. MH-DA-CD-2015-0023- ME de 04 de septiembre de 2015, la Líder del subproceso de Archivo, delegó a la señora Narcisa María Arévalo Zambrano para que en representación de su unidad, integre la misma;
Que mediante memorando No. MH-COGEJ-2015-0174- ME de 07 de septiembre de 2015, la Coordinadora General Jurídica, delegó al abogado Fausto Andrés Berrazueta Cadena para que integre la Comisión;
Que mediante memorando No. MH-DAI-2015-0043-ME de 09 de septiembre de 2015, la Dirección de Auditoría Interna, se abstiene de integrar Comisiones Internas, en las cuales se adopten decisiones dentro de la entidad controlada; agregó señalando que brindará asesoría en el ámbito de sus competencias;
Que mediante memorando No. MH-VH-2015-0076- ME de 14 de septiembre de 2015, el Viceministro de Hidrocarburos, delegó al señor Wladimir Sánchez como representante de su área;
Que mediante memorando No. MH-COGEAF-2015-0181- ME de 14 de septiembre de 2015, el Coordinador General Administrativo Financiero, solicita a la Coordinación General Jurídica la elaboración del Acuerdo Ministerial para conformar la Comisión de Gestión Documental y Archivo del Ministerio de Hidrocarburos;
Que mediante memorando No. MH-COGEJ-2015-0183- ME de 16 de septiembre de 2015, la Coordinadora General Jurídica, remite el proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación del Ministro de Hidrocarburos;
Que mediante comentario inserto en el Sistema de Gestión Documental Quipux de 17 de septiembre de 2015, el Ministro de Hidrocarburos, manifiesta:
“Favor dar trámite pertinente”;
