Resolución JB-2011-1851 Refórmase el Capítulo I “Apertura y cierre de oficinas en el país y en exterior de las instituciones financieras privadas y públicas sometidas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros”

Resuelve:

En el Libro I “Normas generales para la aplicación de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero” de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria, efectuar el siguiente cambio:

ARTÍCULO 1.- En el Capítulo I “Apertura y cierre de oficinas en el país y en el exterior, de las instituciones financieras privadas y públicas sometidas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros”, del Título II “De la organización de las instituciones del sistema financiero privado”, realizar las siguientes reformas:

1. En el artículo 3, incluir como numeral 3.6 el siguiente y renumerar los restantes:

"3.6 Presentar las medidas de seguridad a ser instaladas en la respectiva oficina, que deberán ser como mínimo las señaladas en la sección VIII, de este capítulo; y, en forma previa a la entrega del certificado de autorización en la apertura de oficinas, se deberá contar con el “certificado de seguridad” extendido por la Policía Nacional;”

2. Incluir como Sección VIII, la siguiente y renumerar la restante sección y artículo:

“SECCIÓN VIII.- DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

ARTÍCULO 32.- Sin perjuicio de la instalación de aquellas medidas de seguridad y protección que por propia iniciativa estimen convenientes y adecuadas, toda institución financiera deberá adoptar en cada uno de sus establecimientos las medidas mínimas de seguridad que se detallan a continuación:

32.1 Medidas generales de seguridad.-Las instituciones financieras deberán establecer medidas mínimas de seguridad, que:

32.1.1. Incluyan la instalación y funcionamiento de dispositivos, mecanismos y equipos, con el objeto de contar con la protección requerida en los establecimientos, para clientes, empleados, público y patrimonio, estableciendo parámetros de acuerdo a la ubicación del establecimiento;

32.1.2. En todo tiempo cuenten con sistemas de seguridad acordes con las disponibilidades técnicas del momento;

32.1.3. Cuenten con áreas seguras de iluminación adecuada y suficiente. En los lugares en donde se maneje efectivo, como bóvedas, cajas, cajeros automáticos,autobancosyconsignatarios nocturnos, deberá reforzarse la iluminación y seguridad, debiendo asegurar la iluminación permanente de estos puntos ante un eventual corte de suministro eléctrico;

32.1.4. Mantengan controles de acceso al establecimiento, en caso de que presten servicio al público;

32.1.5. Las puertas de entrada a la entidad financiera deben estar equipadas con dos cerraduras con llaves codificadas o de seguridad, a fin de requerir la presencia de dos personas al momento de la apertura y cierre de sus operaciones;

32.1.6. Establezcan efectivos sistemas de seguridad y vigilancia tanto en el interior como en el exterior de sus instalaciones, con guardias de empresas de seguridad privada, efectivos de la Policía Nacional o personal de seguridad de la propia entidad. Se entenderá por exterior los alrededores de sus instalaciones, estacionamientos y accesos del público que la institución haya designado para el uso de su personal y clientes, aunque se encuentren a distancia considerable del establecimiento de la entidad;

32.1.7. El área de cajeros deberá ser de acceso restringido al público, al personal no autorizado de la entidad y estar ubicada de tal forma que se minimicen los riesgos de que terceras personas realicen sustracciones de dinero u otras actividades ilícitas; y,

32.1.8. Garanticen el cumplimiento de la prohibición de que los funcionarios del área de cajeros porten teléfonos celulares, localizadores o beepers de uso personal. Se permite el uso de medios de comunicación bajo el control y supervisión de la entidad.

ARTÍCULO 33.- Las instituciones financieras contarán con “Manuales y políticas de seguridad y protección”, que deben ser aprobados por el directorio u organismo que haga sus veces y que deben contener por lo menos los siguientes aspectos fundamentales para la seguridad de las instituciones, en particular de sus empleados y usuarios, establecimientos, bienes y patrimonio, así como para el resguardo en el transporte de efectivo y valores:

33.1 Las políticas, normas, principios y procesos básicos conforme a los cuales las entidades bancarias deben formular sus medidas de seguridad y protección;

33.2 Las medidas mínimas de seguridad contenidas en el presente capítulo, precisando sus características, y en su caso, dimensiones y calidad de los materiales;

33.3 Las demás medidas de seguridad que las entidades deseen adoptar como adicionales a las contenidas en el presente capítulo;

33.4 Los criterios para el diseño y construcción de sus establecimientos, incluyendo la instalación, funcionamiento y control de dispositivos, mecanismos, centros de procesos de datos y de comunicación y equipo técnico de protección para la prestación de los servicios que le corresponda;

33.5 Los procesos, sistemas y controles operativos para la prevención y detección de irregularidades en la realización de sus operaciones y en el manejo de los recursos, efectivo y valores que tengan bajo su responsabilidad;

33.6 Las características que deberán reunir los sistemas de monitoreo y alarma, incluyendo los índices de calidad y disponibilidad, así como las demás características técnicas o tecnológicas necesarias para la efectiva emisión y transmisión de las señales e imágenes;

33.7 Los aspectos relativos a la seguridad de la información, tales como la seguridad física, lógica de redes y comunicación, entre otros;

33.8 Los criterios para la selección, reclutamiento y capacitación del recurso humano, así como para la contratación de servicios profesionales para brindar seguridad y protección a los establecimientos;

33.9 Los lineamientos y planes de capacitación e información al personal que labora en sus entidades, específicamente respecto del entrenamiento en caso de siniestros o durante la comisión de un delito, estos deberán actualizarse por lo menos una (1) vez al año;

33.10 Los dispositivos, sistemas y procedimientos para controlar la entrada y salida de los empleados de la entidad;

33.11 Los sistemas y procedimientos para controlar la entrada y salida de clientes, proveedores y otros a las instituciones financieras;

33.12 Procedimientos relacionados con el manejo, custodia y resguardo de información relativa a los clientes de las entidades financieras; y,

33.13 Los planes de seguridad, emergencia, contingencia y continuidad de negocios de la entidad financiera en caso de siniestros o actos delictivos, cuya efectividad deberá revisarse y probarse mediante simulacros por lo menos una (1) vez al año dejando la constancia escrita de su ejecución y evaluación.

ARTÍCULO 34.- En lo relativo al personal de seguridad, las instituciones financieras deberán:

34.1 Contar con empleados debidamente formados y capacitados que tengan la responsabilidad de las labores propias de un supervisor de seguridad bancaria, quien tendrá como tarea la dirección, gestión o coordinación de los planes y medidas de seguridad;

34.2 Contar con personal o agentes de seguridad que custodiarán las instalaciones de la entidad en su interior o exterior al momento de apertura del establecimiento,durante el horario normal y diferido de atención al público y hasta tanto se encuentren empleados laborando. Además tendrán la responsabilidad de la revisión e inspección a los clientes, proveedores y otras personas que ingresen al establecimiento; que podrán ser personas contratadas directa o indirectamente por la entidad financiera para ejecutar esta función o personal de una empresa de seguridad privada;

34.3 En aquellos casos donde las entidades financieras contraten empresas de seguridad privada, verificar que las mismas cumplan con los requisitos establecidos por la ley que regula la materia y el Ministerio del Interior; y,

34.4 Verificar que al personal o agente de seguridad le sean asignadas funciones específicas de seguridad y por ninguna razón se les asignen otras funciones.

ARTÍCULO 35.- En lo relativo a las bóvedas y cajas fuertes, se deberá considerar que:

35.1 Las bóvedas, cajas fuertes y sus áreas conexas en que se deposite efectivo y valores son de acceso restringido, por lo que deben contar con elementos y sistemas que proporcionen una adecuada seguridad y protección, tanto a su contenido como durante los procedimientos de depósito o retiro de efectivo y/o valores objeto de transportación y resguardo;

35.2 Deben cumplir con estándares internacionales para la construcción de bóvedas, cajas fuertes y puertas de bóveda; y, cumplir con las características de alta seguridad según los lineamientos y estándares internacionales. Además deberán mantener pólizas de seguro adecuadas;

35.3 Las puertas de las bóvedas cuenten con relojes de tiempo y sistemas de ventilación; con sensores de humo,demovimiento, devibración;y, adicionalmente, con botones de pánico y sistemas de comunicación ubicados estratégicamente;

35.4 Las bóvedas tengan cámaras en la parte interior y exterior de la misma;

35.5 Las entidades financieras deben establecer procedimientos para el cierre y la apertura de las bóvedas y para situaciones de emergencia, tales como en el caso de asalto, siniestro o si una persona permanece en su interior luego de su cierre; y,

35.6 Las cajas fuertes y los compartimentos que mantienen el efectivo de la reserva deben contar con relojes de tiempo.

ARTÍCULO 36.- En lo relacionado a los sistemas de alarmas de robo e incendio, se deberá considerar que:

36.1 Todas las instalaciones de las entidades financieras, deben contar con sistemas de alarma contra robo e incendio, enlazados por frecuencia de radio o cable con centrales de monitoreo y respuesta; además, éstas deben estar comunicadas con la Policía Nacional, Cuerpo de Bomberos y empresas de seguridad privada, si es el caso;

36.2 Los sistemas de alarma para los riesgos de robo deben tener la clasificación “parabancos”, en cumplimiento de los estándares internacionales;

36.3 Los sistemas de alarma deben verificarse permanentemente, con la finalidad de garantizar el funcionamiento correcto de los equipos y la prestancia del personal encargado. Así mismo, deben confirmarse los sistemas de comunicación con la Policía y las empresas de seguridad privada; y, especialmente, con el personal de seguridad encargado de la protección y los funcionarios y directivos de la institución financieras;

36.4 Por lo menos una (1) vez al año, se deberá realizar un ejercicio de simulacro para probar el sistema de seguridad y los planes para las diferentes emergencias y contingencias: caso de asalto, robo, incendio (previa coordinación con la Policía Nacional, Cuerpo de Bomberos y Protección Civil), amenaza de bombas, u otra eventualidad. De estos ejercicios y demás evaluaciones se debe mantener registros, incluyendo los informes de eficiencia del sistema; y,

36.5 Todos los sistemas electrónicos, alarmas y demás elementos de seguridad de la entidad financiera deben garantizar captar, grabar, emitir y transmitir en tiempo real y en forma simultánea, tanto las señales de alarma como las escenas de hechos delictivos o siniestros.

ARTÍCULO 37.- En lo referente a los sistemas de video vigilancia (cámaras) se deberá considerar que:

37.1 Las instituciones financieras deben contar el número adecuado de cámaras fijas y movibles de circuito cerrado de televisión (CCTV) con imágenes de alta resolución (cámara a color, sensor de imagen 1/3 color CCD, resolución de 480 líneas, mínima iluminación de 0.8 lux, voltaje de 24V y grabadora digital con una velocidad de grabación de 120 IPS), equipadas con videograbadoras, disco duro o su equivalente en cámaras fotográficas para la toma de fotos instantáneas durante 24 horas. El sistema de videovigilancia debe ser evaluado permanentemente y mantener un registro actualizado de sus niveles de operación, a fin de garantizar su correcto funcionamiento, la nitidez y fidelidad de las imágenes;

37.2 Las cámaras de ubicación fija, como mínimo deben cubrir adecuadamente los lugares de acceso al público y personal de la institución financiera, las cajas de atención al público, la puerta principal de la bóveda, interior de la bóveda y todos cajeros automáticos; y,

37.3 Los sistemas de grabación y almacenamiento de imágenes deben garantizar el archivo de por lo menos tres (3) meses de grabación, a través de cintas, de discos de video digital (DVD) o cualquier otro sistema.

ARTÍCULO 38.- Las instituciones financieras establecerán estrictos procedimientos y normas que regulen y prohíban el uso de telefonía celular y cualquier otro mecanismo de comunicación desde el interior de sus instalaciones. Complementariamente se instalará mecanismos tecnológicos inhibidores de comunicación en el área designada para atención a los usuarios, que permitan bloquear la comunicación a través de celulares, excluyendo la zona donde se encuentran instalados los cajeros automáticos, cuando éstos se encuentren fuera de las áreas de atención al público.

ARTÍCULO 39.- Los cajeros automáticos de las instituciones financieras deben cumplir con las siguientes medidas de seguridad:

39.1 Programa de mantenimiento preventivo:

39.1.1. Las instituciones financieras deben disponer de un programa de mantenimiento preventivo para asegurar que todos los componentes en el sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV) y de grabación de imágenes del cajero automático, estén limpios,sin manipulaciones y funcionando adecuadamente de acuerdo con los requerimientos del proveedor / fabricante;

39.1.2. Deben asegurarse que los siguientes estándares mínimos sean mantenidos en todas las instalaciones de cajero automático:

39.1.2.1.Contar con cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV) y de grabación de imágenes, las mismas que deben ser colocadas de tal forma que pueda obtenerse una imagen clara de los individuos que entran a estas instalaciones del cajero automático, tomando la precaución de evitar que se grabe la imagen de digitación de PIN;

39.1.2.2.Los sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV y de grabación de imágenes) deben ser mantenidos de acuerdo con las recomendaciones del proveedor/fabricante;

39.1.2.3.Contar con sistemas de alarma monitoreada y sistema de respuesta; y,

39.1.2.4.Contar con protectores de teclado.

39.2 Dispositivo de cierre.- Las puertas de acceso a la facilidad de los cajeros automáticos deben tener un mecanismo que asegure la puerta desde el interior del área del cajero automático. Estas disposiciones no aplican a cajeros ubicados en área abierta.

39.3 Iluminación.- Se deberá considerar que:

39.3.1.El área del cajero automático debe estar debidamente iluminada, de tal forma que permita observar fácilmente desde su interior a todas las personas en la puerta de entrada a ésta y viceversa; y,

39.3.2.La iluminación de los cajeros automáticos, ubicados en áreas abiertas, debe permitir la visualización de toda actividad a su alrededor. Igualmente debe permitir el funcionamiento efectivo de las cámaras de vigilancia.

39.4 Inspecciones físicas:

39.4.1.Debecontarseconunplanregularde inspecciones, con la finalidad de garantizar que no existan objetos extraños, dispositivos u otros mecanismos sospechosos instalados en el sistema del cajero automático; e,

39.4.2.Igualmente, deben inspeccionarse las cámaras de video - vigilancia para comprobar que éstas no hayan sido manipuladas.

39.5 Mecanismo de anclaje.- Los cajeros automáticos deben asegurarse adecuadamente al piso u otro soporte a fin de que dificulte su remoción, salvo el caso de aquellos que estén empotrados a la pared;

39.6 Cerradura de la facia del cajero automático.- Toda institución que adquiera e instale el servicio de cajero automático, debe solicitar el cambio de la cerradura ubicada en la facia del mismo, la cual permite la apertura de la puerta de todos los modelos;

39.7 Acceso al menú de supervisor.- Implementar un control de acceso al menú de supervisor, ya sea mediante una contraseña u otro mecanismo efectivo que permita su activación desde el momento que el cajero automático es instalado. Debe establecerse una política de activación y cambio periódico de la contraseña;

39.8 Establecer los mecanismos y procedimientos adecuados para:

39.8.1. Revisar periódicamente los anclajes, iluminación, cámaras y entorno del cajero automático;

39.8.2. Abastecer de dinero permanentemente a los cajeros automáticos;

39.8.3. Atender una señal de alarma o de siniestro;

39.8.4. Respuesta inmediata ante la interrupción del servicio eléctrico; y,

39.8.5. Contar con personal capacitado para la operación y mantenimiento diario del cajero.

39.9 Campañas de capacitación a usuarios sobre medidas preventivas y buen uso del sistema.- Llevar a cabo campañas educativas para los usuarios acerca del uso, ubicación y medidas de seguridad pertinentes durante el uso del cajero, incluyendo la colocación de letreros alusivos a éstas en los recintos de los cajeros;

39.10 Sistema de grabación y archivo de imágenes.- Las instituciones financieras deberán mantener un archivo de cintas, de discos de video digital (DVD) o cualquier otro sistema de grabación que cubra por lo menos tres (3) meses de grabación; y,

39.11 Seguridad de los cajeros automáticos.- En el caso de cajeros automáticos instalados en lo cales comerciales, aeropuertos, gasolineras, ferias u otras localidades, será responsabilidad de la entidad garantizar la debida seguridad y privacidad para el usuario de dichos cajeros, incluyendo dispositivos y procedimientos que permitan identificar al usuario, observar en todo momento los movimientos que se produzcan tanto en el interior como en el exterior y las operaciones que éste realice, y la grabación de imágenes.

ARTÍCULO 40.- En lo relacionado al transporte de fondos y valores, las instituciones financieras deberán:

40.1 Brindar apoyo a los clientes que solicitaren el servicio de seguridad para el retiro o depósito de dinero en efectivo, cuando se trate de altas sumas, esta actividad la realizarán en coordinación con la Policía Nacional;

40.2 En lo relacionado a la recepción y envío de efectivo y valores, efectuar en áreas de acceso restringido al público y por personal autorizado por la institución, que eviten su exposición a riesgos, debiendo incluirse estos procedimientos en los “Manuales de seguridad y protección”;

40.3 En el traslado de fondos y valores, ser realizado por empresas debidamente autorizadas,utilizando vehículos blindados que cuenten con ventilación adecuada, sistemas de comunicación y personal de seguridad debidamente capacitado y entrenado. Las instituciones deberán mantener actualizadas las fichas con los nombres, firmas y fotografías del personal de la empresa transportadora de fondos y valores;

40.4 La compañía contratada por la institución para el transporte de fondos y valores deberá contar con los seguros necesarios que resguarden dichos fondos en caso de robo u otras contingencias; y,

40.5 Aquellos bancos o entidades financieras que requieran transportar por sus propios medios, fondos y valores, realizarlo en compartimentos de seguridad, cuya combinación solo conozca el personal de la entidad encargado de recibir dichos fondos y valores. Además, el envío de dichos fondos y valores debe ser acompañado de un guardia de seguridad o personal de policía y dos (2) funcionarios de la entidad. Los fondos y valores deben ser entregados en forma directa a las bóvedas y cajas fuertes.

ARTÍCULO 41.- Las características técnicas que deberán reunir los mecanismos de seguridad que se señalan en este capítulo, se harán conocer a través de circular.

ARTÍCULO 42.- El Banco Central del Ecuador y las instituciones financieras públicas y privadas podrán solicitar a la Policía Nacional la colaboración en la custodia de transporte de valores que realicen estas entidades a través de carros blindados.

ARTÍCULO 43.- En caso de incumplimiento de las disposiciones de este capítulo, se aplicarán las sanciones establecidas en el artículo 134 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero.”

3.Incluir como sección X, la siguiente:

“SECCIÓN X.- DISPOSICIÓN TRANSITORIA

Los bancos privados y sociedades financieras que al momento de entrar en vigencia estas disposiciones y no cuenten con las medidas de seguridad que satisfagan totalmente las disposiciones establecidas, contarán con un plazo de tres (3) meses para implementar las medidas constantes en el presente capítulo.

Para las asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda, cooperativas de ahorro y crédito que realizan intermediación financiera con el público e instituciones financieras públicas, el plazo será de seis (6) meses.”

ARTÍCULO 2.- En el Capítulo III “Constitución, funcionamiento y operaciones de los almacenes generales de depósito”, del Título I “De la constitución”, incluir como último inciso en el artículo 18, el siguiente:

“Para la apertura de oficinas, los almacenes generales de depósito deberán presentar las medidas de seguridad a ser instaladas en la respectiva oficina, que deberán ser como mínimo las señaladas en la sección VIII, del capítulo I “Apertura y cierre de oficinas en el país y en el exterior, de las instituciones financieras privadas y públicas sometidas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros”, del título II “De la organización de las instituciones del sistema financiero privado”,deestelibro,enloquefuera aplicable.”

ARTÍCULO 3.- En el Capítulo IV “Constitución, funcionamiento y operación de las casas de cambio”, del Título I “De la constitución”, incluir como último inciso en el artículo 7, el siguiente:

“Para la apertura de oficinas, las casas de cambio deberán presentar las medidas de seguridad a ser instaladas en la respectiva oficina, que deberán ser como mínimo las señaladas en la sección VIII, del capítulo I “Apertura y cierre de oficinas en el país y en el exterior, de las instituciones financieras privadas y públicas sometidas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros”, del título II “De la organización de las instituciones del sistema financiero privado”,deestelibro,enloquefuera aplicable.”

ARTÍCULO 4.- En el Capítulo V “Constitución, funcionamiento y las operaciones de las compañías emisoras o administradoras de tarjetas de crédito y los departamentos de tarjetas de crédito de las instituciones financieras”, del Título I “De la constitución”, incluir como último inciso en el artículo 10, el siguiente:

“Para la apertura de oficinas, las compañías emisoras o administradoras de tarjetas de crédito deberán presentar las medidas de seguridad a ser instaladas en la respectiva oficina, que deberán ser como mínimo las señaladas en la Sección VIII, del Capítulo I “Apertura y cierre de oficinas en el país y en el exterior, de las instituciones financieras privadasypúblicassometidasalcontroldela Superintendencia de Bancos y Seguros”, del Título II “De la organización de las instituciones del sistema financiero privado”, de este libro, en lo que fuera aplicable.”

ARTÍCULO 5.- En el Capítulo VI “Constitución, organización y funcionamiento de las compañías de arrendamiento mercantil”, del Título I “De la constitución”, incluir como último inciso en el artículo 6, el siguiente:

“Para la apertura de oficinas, las compañías de arrendamiento mercantil deberán presentar las medidas de seguridad a ser instaladas en la respectiva oficina, que deberán ser como mínimo las señaladas en la sección VIII, del capítulo I “Apertura y cierre de oficinas en el país y en el exterior, de las instituciones financieras privadas y públicas sometidas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros”, del título II “De la organización de las instituciones del sistema financiero privado”, de este libro, en lo que fuera aplicable.”

ARTÍCULO 6.- En el Capítulo VII “Constitución, organización, funcionamiento y operaciones de las corporaciones de desarrollo de mercado secundario de hipotecas”, del Título I “De la constitución”, incluir como último inciso en el artículo 4, el siguiente:

“Para la apertura de oficinas, las corporaciones de desarrollo de mercado secundario de hipotecas deberán presentar las medidas de seguridad a ser instaladas en la respectiva oficina, quedeberán ser como mínimo las señaladas en la sección VIII, del capítulo I “Apertura y cierre de oficinas en el país y en el exterior, de las instituciones financieras privadas y públicas sometidas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros”, del título II “De la organización de las instituciones del sistema financieroprivado”,deestelibro,enloquefuera aplicable.”

ARTÍCULO 7.- En el Capítulo V “De la gestión de riesgo operativo”, del Título X “De la gestión y administración de riesgos”, incluir como último inciso del artículo 5, el siguiente:

“El directorio u organismo que haga sus veces de las instituciones del sistema financiero aprobará las políticas, normas, principios y procesos básicos de seguridad y protección para sus empleados,usuarios,clientes, establecimientos, bienes y patrimonio, así como para el resguardo en el transporte de efectivo y valores.”

ARTÍCULO 8.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.

Comuníquese y publíquese en el Registro Oficial.