Nro. YACHAY EP-GG-2015-0029
REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Resuelve:
Expedir el presente: REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO PARA LA EMPRESA PÚBLICA YACHAY E.P.
Capítulo I NORMAS GENERALES
Art. 1.- Objeto.- Regular los procedimientos de gestión documental, archivo, conservación y custodia de la documentación sustentatoria de actos administrativos económicos, convenios, contratos y otros actos de gestión de la Empresa Pública YACHAY E.P.
Art. 2.- Ámbito.- La aplicación del presente Reglamento es obligatoria para todas las autoridades, servidores y trabajadores que laboran en la Empresa Pública YACHAY E.P., en todos los niveles de gestión. Los titulares de las unidades administrativas y el personal encargado de la custodia y administración de documentos y archivos, serán además los responsables de controlar el cumplimiento por parte del resto de servidores y trabajadores de lo previsto en el presente Reglamento.
Art. 3.- Finalidad.- Garantizar la integridad, conservación y archivo de los documentos públicos en formato físico y digital que se genera y recibe en las unidades administrativas en YACHAY E.P. para el cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades; así como para garantizar la accesibilidad a la documentación pública por parte de usuarios internos y externos, favoreciendo la simplificación de trámites.
Art. 4.- Prohibición.- Se prohíbe el ingreso a la Empresa Pública YACHAY E.P. de documentación que no cumpla con lo dispuesto en el presente Reglamento y demás normativa relacionada, así como la creación de archivos paralelos de uso personal.
Art. 5.- Régimen.- La gestión documental y de archivos de la Empresa Pública YACHAY E.P., se regirá por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública y su Reglamento, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, el Instructivo para normar el Uso del Sistema de Gestión Documental QUIPUX para las entidades de la Administración Pública Central, la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, el presente Reglamento y las demás normas de la materia.
Capítulo II
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Art. 6.- Responsables de la Gestión.- El Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo de la Empresa Pública YACHAY E.P., tendrá como responsables de los Archivos de Gestión o Activo de la Gestión Documental y a los servidores designados por los titulares de las unidades administrativas y a la Gerencia Administrativa Financiera a través de la Dirección Administrativa, la cual será la encargada de la Gestión Documental y del Archivo Central. Este sistema deberá contar con las autoridades y el talento humano suficiente.
Art. 7.- Los Archivos de Gestión o Activo.- Los servidores designados para el Archivo de Gestión o Activo de cada unidad administrativa de YACHAY E.P., cumplirán las siguientes atribuciones:
a) Organizar, clasificar, registrar, conservar y transferir el
Archivo de Gestión al Archivo Central;
b) Integrar los expedientes de archivo con la asistencia técnica del personal de la Dirección Administrativa; conforme a la metodología establecida en el presente Reglamento;
c) Recibir físicamente y mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX los documentos que ingresen a la unidad administrativa y entregar a su titular;
d) Mantener organizados los expedientes activos para una ágil localización de documentos;
e) Remitir al Archivo Central la correspondencia (memorandos, oficios y circulares) con su respectiva fe de recepción en forma diaria y de la misma manera, archivar los documentos en los respectivos expedientes;
f) Colaborar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental, Tabla de Plazos de Conservación Documental y Guía de Archivos, de su unidad administrativa;
g) Otorgar en préstamo expedientes que obran en el Archivo de Gestión o Activo a los servidores públicos de la unidad administrativa correspondiente;
h) Ser el intermediario para identificar y solicitar al Archivo Central, el préstamo de expedientes transferidos y que sean objeto de solicitudes de acceso o consulta interna;
i) Actualizar el Sistema de Gestión Documental
QUIPUX, archivando los trámites atendidos con el
comentario que corresponda y número de documento; o justificación de respuesta emitida a la solicitud, a fin de evitar la existencia de documentos pendientes de ser despachados. Cuando se dejare insubsistentes documentos deberá registrarse el comentario, primero en el Sistema y posteriormente en el documento físico;
j) Elaborar el inventario de transferencia primaria hacia el Archivo Central, de los expedientes que cumplan con el plazo de conservación establecido en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
k) Participar en los procesos de valoración secundaria, de expedientes que cumplan su plazo de conservación en el Archivo Central; y,
l) Cumplir las normas de gestión de la documentación y archivo, establecidas en el presente Reglamento.
m) Elaborar el inventario general por expedientes del
Archivo de Gestión o Activo;
n) Llevar el registro y control de la correspondencia de entrada, de gestión y, en su caso, de salida;
o) Asesorar a su unidad en materia de archivos, así como colaborar con ésta para la correcta organización y tratamiento homogéneo de la documentación del Archivo de Gestión o Activo
p) Elaborar los informes respecto a la gestión documental y archivo de su unidad; y,
En caso de remoción, renuncia, reclasificación o cambio administrativo, el servidor que actuaba como responsable designado de los Archivos de Gestión o Activos realizará la entrega del inventario documental mediante acta de entrega-recepción suscrito conjuntamente con el titular de la unidad administrativa que será remitido a la Dirección Administrativa para el trámite pertinente.
Art. 8.- La Gestión Documental y Archivo.- La Dirección Administrativa como responsable de la Gestión Documental y Archivo de YACHAY E.P., será la encargada de llevar a cabo los procesos y procedimientos del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo, para lo cual cumplirá las siguientes atribuciones:
a) Elaborar el Plan Institucional de Documentación y
Archivo para aprobación del Gerente General;
b) Establecer directrices para el registro de entrada y salida de correspondencia y control de gestión documental;
c) Recibir mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX y en físico, los documentos que ingresen a la Empresa Pública YACHAY E.P. y derivarlos a la unidad administrativa respectiva;
d) Estandarizar un tratamiento homogéneo de la documentación del Archivo de Gestión o Activo, de acuerdo a las normas vigentes de la materia;
e) Capacitar a los gestores de Archivo de Gestión o Activo de las unidades administrativas;
f) Administrar y coordinar el Archivo Central;
g) Supervisar el cumplimiento de los criterios, métodos, procesos y procedimientos para el ingreso, registro, producción, circulación, clasificación, descripción, concentración, uso, custodia, conservación, preservación, transferencias documentales y destino final de los documentos de archivo -incluido el expurgo o depuración- que produce o recibe cada unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones o atribuciones;
h) Conservar la documentación que se encuentre activa y aquella clasificada como reservada, de acuerdo a las disposiciones de la materia;
i) Detectar las necesidades en materia de servicios de gestión documental y archivo e informar a las instancias correspondientes;
j) Elaborar informes respecto a los avances y cumplimiento de los programas, en materia de gestión documental y archivo de su unidad;
k) Coordinar las acciones para la elaboración de los proyectos de Cuadro General de Clasificación Documental y de Tabla de Plazos de Conservación Documental;
l) Elaborar y remitir para aprobación a la Comisión de Gestión Documental y Archivo, los proyectos de Cuadro General de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documental;
m) Remitir el Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental aprobados para validación y registro a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP;
n) Cumplir y hacer cumplir las directrices emitidas por la
Dirección Nacional de Archivo de la SNAP;
o) Clasificar, describir, integrar, archivar y resguardar los expedientes en el Archivo Central;
p) Capacitar a los gestores en las actividades de clasificación y resguardo de la documentación y en el archivo de documentos de las diferentes unidades administrativas así como para la custodia, en forma separada y bajo resguardo especial, de los expedientes que contengan información reservada y/o confidencial;
q) Coordinar la elaboración de inventarios documentales institucionales conforme a lo establecido en el presente Reglamento;
r) Coordinar la elaboración y actualización de la Guía de
Archivos;
s) Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los
Archivos de Gestión o Activos al Archivo Central;
t) Autorizar las transferencias secundarias del Archivo
Central al Archivo Intermedio de la SNAP;
u) Llevar a cabo al menos una vez al año transferencias secundarias al Archivo Intermedio, sustentadas en los procesos de valoración documental y plazos de conservación establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
v) Coordinar acciones con la Gerencia de Tecnologías de la Información, para administrar el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo de la Empresa Pública YACHAY E.P.;
w) Capacitar a los usuarios en el uso del Sistema
Informático Integral de Gestión Documental;
x) Coordinar proyectos de digitalización de los acervos documentales custodiados por el Archivo Central;
y) Coordinar acciones con la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, de conformidad con las normas de la materia; y,
z) Remitir oportunamente a destinatarios externos las comunicaciones que envíe la Empresa Pública YACHAY E.P. utilizando los recursos disponibles (mensajería institucional o courier).
Art. 9.- Archivo Central.- En cuanto se refiere a la Gestión Documental y al Archivo Central de Yachay E.P. son funciones de la Dirección Administrativa, las siguientes:
a) Establecer las políticas y directrices específicas en materia archivística basándose en las disposiciones de la Norma Técnica y en aquellas emitidas por la SNAP;
b) Capacitar a los responsables de las unidades administrativas respecto a los procesos técnicos que debe realizarse en los Archivos de Gestión o Activos y el procedimiento para realizar las transferencias primarias al Archivo Central;
c) Dirigir, organizar, planificar y coordinar las actividades de documentación y archivo con las unidades administrativas;
d) Elaborar el programa anual de transferencias primarias que deberán cumplir los responsables de los Archivos de Gestión o Activos y velar por que se realicen acorde lo establecido en las normas vigentes;
e) Recibir las transferencias primarias realizadas por los responsables de las unidades administrativas, al concluir los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
f) Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta el cumplimiento del plazo de conservación, conforme la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
g) Administrar el acervo documental bajo su resguardo, empleando la metodología archivística establecida en las normas aplicables y tomando medidas para su adecuada conservación;
h) Generar el inventario de transferencia secundaria de los expedientes que cumplieron su plazo de conservación en el Archivo Central, de conformidad a lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, para su transferencia al Archivo Intermedio;
i) Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de gestión o activos, la ficha técnica de prevaloración de los expedientes a ser transferidos al Archivo Intermedio, por haber cumplido el plazo de conservación en el Archivo Central, de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
j) Presentar para estudio y aprobación de la Comisión de Gestión Documental y Archivo, la ficha técnica de prevaloración y los inventarios de transferencia secundaria.
k) Transferir al Archivo Intermedio los expedientes cuyo plazo de conservación en el Archivo Central hayan concluido, acompañados de la ficha técnica de prevaloración y los inventarios de transferencia secundaria validados por la Comisión de Gestión Documental y Archivo;
l) Eliminar los expedientes, cuya baja hubiere sido aprobado por la Comisión de Gestión Documental y Archivo y haya sido validada y registrada por la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP;
m) Evitar la acumulación excesiva de documentación, para lo cual realizará de manera oportuna, procesos de valoración, transferencia y baja documental;
n) Otorgar en préstamo expedientes requeridos por personal autorizado acorde establece el presente Reglamento;
o) Reportar a las autoridades de YACHAY E.P. o a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, cualquier incidente que pudiere poner en riesgo la conservación de los archivos;
p) Presentar los informes que le sean requeridos respecto al desarrollo de las actividades y cumplimiento de sus programas;
q) Programar y ejecutar la conservación documental a través de medios informáticos disponibles como la digitalización, de acuerdo con las necesidades de las unidades administrativas; y,
r) Atender solicitudes de copias simples y certificadas de documentos que reposan en el Archivo Central.
Art. 10.- Comisión de Gestión Documental y Archivo.- La Comisión de Gestión Documental y Archivo de la Empresa Pública YACHAY E.P., será la encargada de analizar y aprobar la propuesta de Cuadro General de Clasificación Documental, la Tabla de Plazos de Conservación Documental y los inventarios de baja documental y transferencia elaborados por la Dirección Administrativa.
La Comisión estará integrada por:
a) El Gerente General o su delegado, quien la presidirá y tendrá voto dirimente;
b) El Gerente Administrativo Financiero o su delegado;
c) El Director Administrativo o su delegado;
d) El Gerente de Planificación Estratégica o su delegado, vinculado a procesos;
e) Un representante de la unidad administrativa, según corresponda;
f) El Gerente Jurídico o su delegado con voz informativa;
y,
g) La Comisión podrá solicitar asesoría al Auditor Interno en los casos en que se requiera.
Capítulo III PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Art. 11.- Procesos de Gestión Documental y Archivo.- Los procesos deberán ejecutarse dentro del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo YACHAY E.P., con sujeción a la metodología de aplicación establecida por la SNAP, entre ellos los siguientes:
a) Registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión documental;
b) Identificación de documentos de archivo;
c) Integración y ordenamiento de expedientes;
d) Clasificación archivística por procesos;
e) Descripción documental:
f) Valoración documental;
g) Transferencias documentales;
h) Preservación de archivos; y,
i) Control de la gestión documental y archivo.
Art. 12.- De los instrumentos de consulta y control de la gestión documental y archivo.- Para operar los procesos del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo se contará con los siguientes instrumentos básicos para la gestión, organización, clasificación, conservación y consulta de los diferentes tipos de archivo, que serán de uso obligatorio para todos los servidores y trabajadores de YACHAY E.P.:
a) El Cuadro General de Clasificación Documental; b) La Tabla de Plazos de Conservación Documental; c) Los inventarios documentales:
- General por expediente,
- De transferencia; y
- De baja documental, y,
d) La Guía de Archivos.
Art. 13.- Registro de entrada e identificación de documentos.- Los documentos que la Empresa Pública Yachay E.P. reciba en todos los niveles de gestión, por parte de personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, por mensajería o por el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, cumplirán el siguiente procedimiento:
a) Recepción de documentación.- La recepción oficial de documentación dirigida a la Empresa Pública Yachay E.P., se la realizará únicamente a través de las ventanillas del proceso de Gestión Documental establecidas para el efecto.
Ninguna otra instancia, servidor o trabajador de YACHAY E.P. podrá recibir documentación externa para su ingreso o trámite.
La documentación externa será recibida de manera ininterrumpida en el horario de atención normal de la institución, fuera del mismo no se receptará documentación alguna, salvo autorización de la Gerencia Administrativa Financiera u otros Gerentes, caso en el cual el registro se realizará con la fecha del día siguiente al de la recepción.
El registro de ingreso, se lo realizará a través del Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo.
b) Identificación y calificación de documentación.- Una vez recibida documentación externa se sujetará al proceso archivístico completo que consiste en: expedientación, clasificación, inventario, preservación, transferencias y disposición final. El responsable de la recepción designado por la Dirección Administrativa deberá determinar el tipo de documentación que se trate, según las siguientes referencias:
1. Documentación reservada o confidencial: Cuando en el sobre, que deberá estar cerrado, consten impresas las palabras “RESERVADO O CONFIDENCIAL”;
2. Documentación urgente: Cuando en el sobre o en el documento conste la leyenda “URGENTE”, según se trate de asuntos judiciales, acciones constitucionales, recursos administrativos; contenga solicitudes de acceso a la información presentado por ciudadanos o por la Asamblea Nacional, Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, Contraloría General del Estado, Procuraduría General del Estado, Fiscalía General del Estado, Defensoría del Pueblo, Consejo de la Niñez y Adolescencia, Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión u otra institución de similar jerarquía;
3. Documentación personal: Cuando en el sobre o documento esté impreso la leyenda “PERSONAL”, como en estados de cuenta, suscripciones personales y otros similares, la cual no deberá ser recibida oficialmente en la Empresa Pública YACHAY E.P.
La autoridad o servidor a quien se le haya remitido documentación como personal, pero resulte ser oficial, inmediatamente deberá solicitar el ingreso por el Sistema de Gestión Documental.
4. Documentación oficial: Cuando en el sobre o en el documento conste estar dirigido a nombre de la Empresa Pública YACHAY E.P., sus unidades administrativas o con el nombre y cargo de una autoridad o servidor, la documentación calificada como oficial, seguirá los procesos de apertura, registro y distribución previstos en los literales siguientes, con excepción de la categorizada como “RESERVADA, CONFIDENCIAL O URGENTE”
c) Apertura de documentación.- Los documentos recibidos y calificados como oficiales, serán abiertos y revisados por el responsable del registro, si cumple con los requisitos para su recepción, establecidos en la Norma Técnica y en su Metodología, receptará la documentación y sellará el documento que ingresa y en el ejemplar del interesado insertando fecha y hora y la firma del responsable de la recepción.
No abrirá los sobres que tengan impreso la leyenda de “RESERVADO O CONFIDENCIAL”, o cuando se trate de procesos de contratación pública.
d) Registro de documentación.- Cumplidos los procedimientos establecidos en el literal anterior la Dirección Administrativa dispondrá a Gestión Documental digitalizar la documentación oficial y la ingresará en el Sistema de Gestión Documental con excepción de los documentos con firma electrónica los que ingresarán por ventanilla para ser previamente verificados en el Sistema y cuyos anexos remitirse mediante guía al titular de la unidad administrativa destinataria, comentando esta actividad en el recorrido del Sistema.
e) Distribución de documentación.- El responsable del ingreso remitirá todos los documentos ingresados y digitalizados una vez cumplido el proceso de registro, por el Sistema de Gestión Documental a los titulares de las unidades administrativas. En ningún caso se asignará la documentación directamente a un servidor.
Los documentos que sean dirigidos a la máxima autoridad serán tramitados y entregados inmediatamente en el Despacho del Gerente General.
f) Documentación “Reservada, Confidencial o Urgente”.- La documentación que ingrese con el membrete de “RESERVADA O CONFIDENCIAL” se remitirá mediante guía al destinatario, quien determinará su contenido oficial y devolverá a la Gestión Documental para su registro en el Sistema.
La Documentación con la leyenda de “urgente”, se registrará en el Sistema de Gestión Documental de forma inmediata y prioritaria será remitida al titular de la unidad administrativa competente. Los documentos relacionados con asuntos judiciales, acciones constitucionales, recursos administrativos u otros de la misma naturaleza se remitirán al titular de la Gerencia Jurídica.
g) Otros documentos.- Los documentos como vales de fotocopias, solicitud de permisos de salida, registro de visitantes, invitaciones a eventos, informativos, directorios telefónicos, impresiones de internet, libros y revistas que no forman parte de la gestión de la institución, entre otros, no estarán sujetos al proceso archivístico, por lo que podrán darse de baja inmediatamente al término de su utilidad.
Art. 14.- Generación de documentación.-
a) Asignación del documento.- Una vez que el titular de la unidad administrativa reciba un documento calificado como oficial verificará que la atención del documento sea de su competencia y asignará por el Sistema de Gestión Documental al o los servidores que se encargarán de su tramitación.
Los documentos que no ameriten respuesta, serán archivados por el titular de la unidad administrativa con su firma de responsabilidad, fecha y actualización en el Sistema de Gestión Documental.
b) Tramitación.- Los titulares y los servidores de las unidades administrativas, que tengan a su cargo la recepción de los trámites, verificarán los datos del destinatario, el número de páginas o anexos que se indica que se remite; el contenido del original y de las copias que, sean idénticos y estén firmadas.
Lo servidores o trabajadores a quienes se asigne la atención del trámite serán responsables de cumplir el plazo y adoptar las medidas necesarias para lograr la simplificación del trámite;
Los documentos que se generen en las unidades administrativas contendrán al pie del mismo, lo siguiente: nombre, apellido y sumilla de responsabilidad del / los servidor (es) y autoridades que intervinieron en su elaboración, revisión y aprobación. Si los documentos constan en más de una hoja, se registrará la sumilla en cada una de aquellas.
c) Elaboración del documento.- Los documentos generados en cualquier instancia administrativa de la Empresa serán elaborados dentro del Sistema Institucional de Gestión Documental Quipux, salvo que se encuentre inhabilitado, lo cual deberá ser señalado en la comunicación.
d) Registro, fechado, numeración y archivo del documento.- Los documentos deberán tramitarse y distribuirse de la siguiente manera:
1. Resoluciones de la Gerencia General.- Las resoluciones serán expedidas en cinco (5) ejemplares distribuidos de la siguiente forma:
i. A la unidad administrativa requirente;
ii. A la Dirección Administrativa para el Archivo Central;
iii. A la Gerencia de Planificación Estratégica;
iv. A la Gerencia Jurídica; y,
v. Al Registro Oficial para su publicación, cuando corresponda.
2. Contratos y convenios.- Los contratos y convenios serán expedidos en cinco (5) ejemplares distribuidos de la siguiente forma:
i. Al Administrador;
ii. Al Contratista o celebrante del contrato o convenio;
iii. A la Gerencia Jurídica;
iv. A la Dirección Administrativa para el Archivo Central;
v. A la Dirección Financiera (contratos); y
vi. Gerencia de Planificación Estratégica (convenios)
Los contratos y convenios serán numerados y fechados el día de la suscripción de las autoridades competentes por la Gerencia Jurídica, a través de la Dirección de Contratación Pública y la Dirección de Normativa. El archivo y distribución será de responsabilidad de la Dirección Administrativa.
Los expedientes que se encuentren bajo la responsabilidad del administrador en ejecución, hasta la terminación y liquidación de contratos o convenios, deberán ser conformados, ordenados y custodiados por el citado servidor hasta su transferencia al Archivo Central, una vez cumplido los plazos de la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
3.- Documentos generados en la unidad administrativa.- Los documentos generados en una unidad administrativa mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX sean memorandos, oficios, circulares deben ser impresos en tres (3) ejemplares y distribuidos de la siguiente forma:
a) Al destinatario;
b) A la unidad administrativa que generó el documento en el expediente que corresponda; y,
c) A la Dirección Administrativa para el Archivo Central; En el caso de memorandos generados con copias para
otros destinatarios, se reproducirán en el número que
correspondan y remitirán en forma digital a través del
Sistema de Gestión Documental QUIPUX. Cuando los memorandos contengan adjuntos originales o no puedan ser enviados por el Sistema se realizará una remisión física.
En el caso de oficios y circulares generados con copias para distintos destinatarios, igualmente serán remitidos en forma física, debiendo constar en los ejemplares la fe de recepción y uno de los cuales deberá entregarse al Archivo Central.
Art. 15.- Registro de Salida de documentación.-
a) Despacho de documentación generada.- La Dirección Administrativa a través del proceso de Gestión Documental y Archivo, es la responsable del despacho de los documentos de la institución dirigidos a usuarios externos. De manera excepcional, en casos urgentes debidamente calificados por el Gerente del área respectiva, podrá enviarse la documentación institucional directamente desde las unidades administrativas.
El documento impreso será enviado a su destinatario en original, sin perjuicio del envío adicional a través de un medio electrónico. En todos los casos, se conservará un ejemplar original para el archivo de la unidad administrativa que elaboró el documento, que será integrado al expediente y otro ejemplar original será remitido al Archivo Central.
b) Proceso para el envío de documentación.- Para el envío de documentación de YACHAY E.P. deberá utilizarse los servicios de Correos del Ecuador, mensajería o valija institucional.
c) Documentación “CONFIDENCIAL” o “RESERVADA”.- Cuando se envíe documentación de carácter reservado o confidencial, la información deberá estar contenida en un sobre cerrado con las debidas seguridades, con la leyenda “CONFIDENCIAL” o “RESERVADO”, la firma de responsabilidad del Gerente al que pertenezca el trámite, único autorizado para remitir este tipo de documentación.
Art. 16.- Integración y ordenación de expedientes.- Las unidades administrativas productoras abrirán un expediente por cada asunto o trámite, previa revisión de la existencia o no de un expediente abierto que corresponda el mismo asunto, para evitar duplicidad; en el que se integrarán y ordenarán los documentos de archivo vinculados al inicio, desarrollo y conclusión del trámite que corresponda, debiendo cumplir los siguientes requisitos:
a) Estar clasificado conforme a lo establecido en el Cuadro
General de Clasificación Documental;
b) Contar con identificación, carátula y pestaña;
c) Registrar en el inventario general por expediente;
d) Estar sujeto a expurgo y limpieza a la conclusión del asunto o trámite;
e) Foliarse;
f) Ser Transferido al cumplir su plazo de conservación, conforme la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
g) Ser valorado; y,
h) Cumplir su disposición final.
Todo documento generado y despachado deberá constar integrado al expediente respectivo, en forma cronológica o secuencial, por el servidor encargado de la documentación y archivo de las unidades administrativas.
Cada expediente estará conformado por el documento de inicio del trámite, sus anexos y/o antecedentes, aquella generada y recibida en el proceso de atención del trámite y de los que finalicen el proceso, incluyendo las razones de notificación, en el caso de expedición de un acto administrativo.
Los expedientes originales de las resoluciones, contratos y convenios, debidamente numerados y foliados, serán remitidos a la Dirección Administrativa para su archivo y custodia, siempre y cuando hayan cumplido su plazo de conservación en los archivos de gestión o a cargo de sus administradores, conforme establezca la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
Art. 17.- Digitalización.- Una vez despachada la documentación generada por la unidad administrativa, el servidor encargado de la documentación y archivo, debe proceder a digitalizar los documentos generados y sus expedientes, precautelando su integridad y el estado de conservación, de acuerdo al proceso técnico determinado para el efecto.
Art. 18.- Continuidad del trámite.- El servidor encargado de la documentación y archivo de las unidades administrativas será el responsable de mantener la continuidad del trámite desde el ingreso del requerimiento hasta la salida de la respuesta o atención al cliente, lo que facilitará la consulta de todos los documentos generados en un determinado trámite en el Sistema de Gestión Documental.
Art. 19.- Seguimiento y control de la gestión documental.- El seguimiento y control del documento en trámite que se direccione al titular de una unidad administrativa, se efectuará por medio de los instrumentos básicos de operación del Sistema Institucional y del Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
Capítulo IV
DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
Art. 20.- De la clasificación archivística por procesos.- El Cuadro General de Clasificación Documental es el instrumento básico para la gestión documental y archivo, que se expedirá, a través de la Comisión de Gestión Documental y Archivo, para la utilización de las unidades administrativas para clasificar los expedientes.
El Director Administrativo coordinará la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental, con la participación de los delegados de archivos de gestión o activo, así como la aprobación por parte de la Comisión de Gestión Documental y Archivo.
La Dirección Administrativa orientará y supervisará el uso periódico del Cuadro General de Clasificación Documental por parte de los responsables de archivo de las unidades administrativas.
Art. 21.- Niveles de archivo.- Se reconocen los siguientes niveles de archivo:
a) Archivos de Gestión o Activo.- Son los archivos de los documentos recibidos y generados en cada unidad administrativa, que deberán custodiarse, conservarse y controlarse en su uso, cuya tramitación concluye en ésta y que deberán ser transferidos al Archivo Central, conforme los plazos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
b) Archivo Central.- Es el proceso responsable de la custodia, conservación y uso de la documentación considerada pasiva, proveniente de los archivos de gestión o activo. La documentación en este nivel de archivo, deberá conservarse de acuerdo a lo que establezca la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
c) Archivo Intermedio.- Es el que concentra la documentación que conforme la Tabla de Plazos de Conservación Documental haya cumplido el plazo de conservación en el Archivo Central para salvaguardar la documentación que por su importancia histórica, económica, científica, cultural y social constituyen el Patrimonio Documental de la Nación.
d) Archivo Histórico.- Es aquel que conserva de manera permanente la documentación que habiendo perdido su incidencia legal, técnica, financiera, administrativa, estadística o de otra índole, mantiene un valor histórico.
Art. 22.- Descripción documental.- La Empresa Pública YACHAY E.P., a través de la Dirección Administrativa, estructurará las Guías de Archivos, sustentados con la información de los Archivos de Gestión o Activos y del Archivo Central, la que se publicará en el portal web de la Empresa Pública YACHAY E.P. y en el de la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP.
De la misma forma, la Empresa Pública YACHAY E.P. a través de la Dirección Administrativa deberá organizar los inventarios documentales para el control, gestión y consulta de los expedientes que obran en cada uno de sus archivos, descritos en el contexto del Cuadro General de Clasificación Documental, cuyos campos descriptivos constan establecidos en la Metodología de la Norma Técnica, los cuales se clasifican en:
a) El inventario de transferencia primaria, utilizado para la transferencia de expedientes al Archivo Central;
b) El inventario de transferencia secundaria, utilizado para la transferencia de expedientes al Archivo Intermedio;
c) El inventario de expedientes para conservación permanente, utilizado para la transferencia final al Archivo Histórico;
d) El inventario de expedientes para baja documental, utilizado para relacionar los expedientes dictaminados sin valor permanente y gestionar su destrucción.
Los responsables de los Archivos de Gestión o Activos deberán elaborar el inventario general por expediente correspondiente a la Unidad Administrativa y el responsable del Archivo Central elaborará el inventario general de expedientes semi activos global de la institución.
Art. 23.- Procesos de gestión de archivos.- Los procesos de gestión de archivos de aplicación general en la Empresa Pública Yachay E.P., tienen como finalidad mantener la documentación debidamente organizada, inventariada y accesible para el uso de sus unidades administrativas.
Los Archivos de Gestión de las unidades administrativas deberán aplicar los siguientes procesos:
a) Organización de los documentos;
b) Conformación de expedientes por asuntos;
c) Inventarios de documentos de archivo;
d) Transferencia de documentos; y,
e) Acceso a consulta de archivos.
Art. 24.- Organización de los documentos en los Archivos de Gestión.- Los archivos se organizarán, considerando en especial los siguientes criterios:
a) Los documentos se clasificarán respetando su procedencia;
b) Los documentos se clasificarán y ordenarán en expedientes por asuntos y series documentales; y,
c) Los archivos de gestión se integrarán con documentos que tratan de asuntos o personas relacionados entre sí, los cuales constituirán un expediente que podrá constar de uno o más cuerpos de cien (100) fojas cada uno. El agrupamiento de expedientes de similares asuntos o personas forman las series documentales y se conformarán en carpetas de una misma tipología.
Art. 25.- Ordenamiento de las Series Documentales.- Se establecerá el criterio de ordenamiento en relación a la función que cumple cada unidad administrativa y a la información que debe recibir y generar. En cada caso se escogerá el sistema de ordenamiento más conveniente para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.
Art. 26.- Asignación de Series Documentales.- Para clasificar algún documento al momento de su archivo, sea físico o digital, deberá utilizarse la denominación prevista
en el Catálogo de Series Documentales de la Empresa Pública Yachay E.P. que será expedida por el Director Administrativo.
El responsable del archivo de la unidad administrativa, al momento de la generación de algún documento, deberá asignar la Serie Documental al que corresponda de entre las series documentales autorizadas en el Catálogo.
Art. 27.- Creación, modificación, o eliminación de Series Documentales.- El Director Administrativo receptará y analizará las solicitudes de creación o modificación de Series Documentales. Las solicitudes que provengan de cualquier unidad administrativa deberán ser presentadas con el aval del Gerente de ese órgano, con el informe técnico respectivo emitido por el responsable del proceso de Gestión Documental, aprobará o no la propuesta. En caso de no acogerse la solicitud de creación o modificación de Series Documentales, se comunicará a través de memorando al Gerente solicitante con la debida motivación. Se realizarán revisiones semestrales de evaluación y monitoreo.
Art. 28.- Herramientas para organización de los archivos.- Para la organización de los archivos de la Empresa Pública YACHAY E.P. deberán considerarse, entre otras, las siguientes herramientas básicas, cuya elaboración será coordinada por la Dirección Administrativa, con las unidades administrativas de la institución:
a) Cuadro de Clasificación de Documentos de Archivo.- En el que constarán Series Documentales existentes en cada una de las unidades administrativas.
b) Tabla de Plazos de Conservación Documental.- En la cual se determinarán los plazos de conservación de la documentación de archivo, la misma que será aprobada por la Comisión de Gestión Documental y Archivo.
c) Guías para la Formación de Archivos.- Contienen los datos descriptivos de la Serie Documental que indican las actividades realizadas en el trámite, la base legal y documentos que conforman el expediente.
d) Codificación y Etiquetación de Carpetas, Tomando como base la procedencia del archivo, se hace constar lo siguiente: nombre del fondo documental, nombre de la unidad administrativa, nombre de la Serie Documental / Expediente; y, año(s) al que corresponda la documentación (desde / hasta).
Art. 29.- Inventarios de documentos de archivos.- Cada unidad administrativa elaborará y mantendrá actualizado el inventario de archivos conformado por el listado completo de los expedientes y carpetas de dicha unidad administrativa, utilizando el formato que determine la Dirección Administrativa, la cual deberá sujetarse a los parámetros establecidos en la Norma Técnica, en el Sistema de Gestión Documental y al presente Reglamento.
El inventario estará sujeto a actualizaciones sea por incremento, transferencia o eliminación de archivos.
Cuando la documentación sea transferida a otro custodio deberá realizarse la constatación física en base al inventario documental y legalizarse la entrega con la suscripción del
acta de entrega-recepción, según el formato establecido en la Norma Técnica y en la Metodología de Gestión Documental y Archivo, entregada por el Director Administrativo.
Capítulo V
DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL
Art. 30.- Valoración documental.- Se considera como la actividad intelectual que permite adoptar las decisiones respecto al destino final de la documentación, llevada a cabo durante el proceso de elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental que ratifica o modifica los inventarios de transferencia secundaria o de baja documental. Los criterios para realizar la valoración documental constan establecidos en la Metodología de la Norma Técnica y será de responsabilidad de la Dirección Administrativa.
Como resultado de la valoración documental, la Dirección Administrativa coordinará la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental que deberá registrar valores documentales como: plazos de conservación, condiciones de acceso (clasificación de reserva o confidencialidad), destino final así como la técnica de selección documental para cada una de las series documentales del Cuadro General de Clasificación Documental.
Art. 31.- Plazos de conservación documental.- La documentación en YACHAY E.P. se conservará de conformidad con los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD), que se iniciará a partir de la conclusión o cierre del asunto de los expedientes o en su caso, desde la fecha en que sean desclasificados los expedientes archivados que tuvieron la calidad de reservados, conforme lo establecido en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Art. 32.- Determinación de plazos de conservación documental.- La determinación de los plazos para conservar la documentación, considerará lo siguiente:
a) La incidencia legal, técnica, financiera, administrativa, estadística o de otra índole;
b) La condición histórica; y,
c) La frecuencia de utilización para consulta.
Los plazos de conservación se aplicarán siempre y cuando los documentos correspondan a trámites concluidos y no existiere impugnaciones relacionadas al mismo el que iniciará a partir del último día al que corresponde el expediente o serie documental.
El plazo de conservación previsto para los documentos del Archivo de Gestión y del Archivo Central deberá estar acorde con las disposiciones legales y necesidades técnicas y administrativas. Los plazos serán sugeridos por los responsables de la documentación al Director Administrativo, quien expondrá a la Comisión de Gestión Documental y Archivo para su aprobación.
El formato de la Tabla de Plazos de Conservación Documental deberá ajustarse a lo establecido en la Metodología de la Norma Técnica y será mejorado dependiendo de las características y necesidades de la documentación de YACHAY E.P., por decisión de la Comisión, previo informe de la Dirección Administrativa.
Art. 33.- Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental.- Para la elaboración de la Tabla deberá seguirse el siguiente procedimiento:
a) El servidor encargado de la documentación y archivo de cada unidad administrativa sugerirá la información sobre los plazos establecidos a cada serie documental, utilizando el formulario establecido por la Dirección Administrativa;
b) Los formularios con la información de la unidad administrativa serán entregados a la Dirección Administrativa, quien a su vez convocará a la Comisión de Gestión Documental y Archivo para el análisis, valoración y determinación de plazos definitivos;
c) Una vez aprobada la Tabla, se remitirá a la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública, para conocimiento, validación y registro;
d) Los titulares de las unidades administrativas serán los responsables de incluir en la Tabla, las Series Documentales en relación a su función, en la cual se establecerá el tiempo de conservación; y,
e) La Tabla deberá mantenerse actualizada para lo cual deberá ser revisada al menos una vez al año.
Art. 34.- Control de aplicación de la Tabla de Plazos de Conservación Documental.- La Dirección Administrativa a través del proceso de Archivo Central, realizará el seguimiento a la aplicación de la Tabla de Plazos de Conservación Documental, y establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de su aplicación un plan de mejoramiento para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones de las unidades administrativas.
Art. 35.- Transferencias documentales.- Los documentos de archivo integrados en expedientes deberán cumplir su ciclo vital mediante las transferencias, del Archivo de Gestión o Activo al Archivo Central (transferencia primaria), del Archivo Central al Archivo Intermedio (transferencia secundaria) y, del Archivo Intermedio al Archivo Nacional, (transferencia final), o determinarse su baja documental en el caso cumpla su plazo de conservación, conforme las condiciones establecidas en la Tabla, de conformidad a los requisitos y procedimientos establecidos en la Metodología de la Norma Técnica. El traspaso se realizará a través de actas de entrega-recepción.
Art. 36.- Destino final de los expedientes.- El destino final de los expedientes podrá ser la transferencia final al Archivo Nacional o la baja documental, la cual consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales,
fiscales o contables y que no contengan valores históricos, conforme a los requisitos y al procedimiento que se detalla en la Metodología de la Norma Técnica.
Las bajas documentales serán aprobadas por la Comisión de Gestión Documental y Archivo y operadas por la Dirección Administrativa a través del Archivo Central, llevando a cabo una eliminación legal, segura, apropiada e irreversible, cuidando en todo momento la confidencialidad de los datos, siguiendo para el efecto el procedimiento establecido en el numeral 7.3. de la Metodología de la Norma Técnica.
En ningún caso se eliminarán documentos y archivos en formato digital.
Capítulo VI
DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN
Art. 37.- Acceso a consulta de archivos.- Los ciudadanos tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos, de acuerdo a las normas legales y reglamentarias pertinentes, y a que se les otorgue copias simples certificadas, previa solicitud debidamente fundamentada y autorización expresa del titular de la unidad administrativa donde se encuentren los archivos y documentos, con excepción de los documentos considerados como reservados.
Art. 38.- Consulta por usuarios externos.- El proceso para que un usuario externo pueda acceder a la documentación pública generada YACHAY E.P., es el siguiente:
a) El peticionario deberá presentar una solicitud dirigida al Gerente General de YACHAY E.P. en la que constará identificación nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía o identidad, pasaporte o RUC o denominación, la indicación de si es persona natural o jurídica, en ambos casos, dirección domiciliaria, código postal (de contarse) y correo electrónico, información sobre la documentación requerida, motivo del requerimiento y firma del peticionario;
b) El Gerente Administrativo Financiero o su delegado solicitará al titular de la unidad administrativa que corresponda, copia de la documentación original requerida y procederá a la entrega de la información, mediante comunicación oficial, dirigida al solicitante; y,
c) Las solicitudes atendidas y los oficios de contestación serán archivados en una carpeta específica denominada “Solicitudes de acceso a la información”, ordenada alfabéticamente o por número del Sistema de Gestión Documental QUIPUX, según el caso.
Cada año hasta la última semana del mes de enero la Dirección Administrativa remitirá a la Gerencia Administrativa Financiera, el detalle de todas las solicitudes atendidas durante el año anterior, para consolidar la información sobre los trámites atendidos para remitir a la Defensoría del Pueblo y dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Art. 39.- Consulta directa de documentos.- El usuario externo podrá también acceder directamente a los documentos públicos, considerados de libre acceso para lo cual deberá presentar la solicitud señalada en el artículo precedente la que deberá ser autorizada por el titular de la unidad administrativa en donde reposan los documentos, lo cual le habilitará para consultar en el sitio donde este ubicado el archivo institucional y con vigilancia permanente del servidor encargado de la custodia.
El responsable de la custodia de la documentación y archivo proporcionará al solicitante los documentos requeridos, previa presentación y retención de la cédula de ciudadanía o de identidad y verificación de la documentación que se entrega para consulta se encuentra completa y en buen estado. Una vez efectuada la consulta, el solicitante devolverá la documentación y luego de la verificación de su integridad y constancia del mismo estado en que fue proporcionada, devolverá la cédula de ciudadanía o identificación presentada, registrará la atención, la fecha y firma del solicitante y la del servidor responsable de la custodia de la documentación.
Art. 40.- Certificación de fotocopia de documentos.- El Director Administrativo o su delegado, son los únicos autorizados para certificar documentos a nombre de la Empresa Pública YACHAY E.P., de acuerdo a las siguientes reglas:
a) Toda solicitud de fotocopia certificada de documentos que en soporte físico o digital reposan en los archivos de la Empresa Pública Yachay E.P., deberá ser aprobadas por el titular de la unidad administrativa que tiene a su cargo el archivo donde reposa el documento cuya certificación se solicita;
b) Cuando la fotocopia provenga de un documento original se certificará que es “fiel copia del original”;
c) Cuando la fotocopia provenga de una copia de un documento original, se certificará que es “fiel compulsa de la copia”; y,
d) Las peticiones de fotocopias certificadas de documentos y las autorizaciones respectivas conferidas por los titulares de las unidades administrativas, se conservarán de forma permanente en el proceso de Gestión Documental y Archivo de forma cronológica o numérica en una carpeta denominada “Certificación de documentos”.
Art. 41.- Consulta por usuarios internos.- Las unidades administrativas podrán entregar en calidad de préstamo, los documentos y expedientes, en atención a requerimientos de los titulares de otras unidades administrativas para el cumplimiento de sus funciones, cumpliendo los siguientes requisitos:
a) Los documentos y expedientes a solicitarse en préstamo, deberán estar relacionados con las funciones de la unidad administrativa requirente;
b) El préstamo de los documentos y expedientes procederá previa solicitud del titular de la unidad administrativa, en la cual además designará al servidor que la recibirá,
la autorización del Director Administrativo o su delegado en el caso del Archivo Central, o la del titular de la unidad en la que se encuentre el archivo;
c) El plazo de préstamo de los documentos y expedientes será determinado por el titular de la Dirección Administrativa o del Titular de la unidad administrativa en que se encuentre la documentación y no podrá ser mayor de siete (7) días.
d) Todo préstamo de documentos y expedientes de una unidad administrativa a otra será registrado por el personal responsable de la documentación y archivo, en la ficha y formato definido por la Dirección Administrativa. Al momento de la devolución de los documentos, el custodio verificará que se encuentre íntegra y en buen estado, de existir novedades, el titular de la unidad administrativa comunicará tal particular al titular de la unidad administrativa requirente, estableciendo un plazo no mayor de cinco (5) días para que se subsanen los inconvenientes. Si en dicho plazo no se solucionaren los inconvenientes, el titular de la unidad administrativa comunicará tal particular a la Dirección de Talento Humano para el inicio del proceso disciplinario que corresponda.
Capítulo VII
DE LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN A CARGO DE LOS SERVIDORES DE LA
EMPRESA PÚBLICA YACHAY E.P.
Art. 42.- Proceso de entrega recepción de documentación y archivos.- Los servidores y trabajadores de la Empresa Pública YACHAY E.P. que se separaren por cualquier causa de la institución están obligados a elaborar el acta de entrega recepción y a entregar a quien lo sustituya o disponga el Titular de la unidad administrativa, la documentación y archivos que se encontraba bajo su resguardo, debidamente inventariados y registrados en el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo.
El acto de entrega recepción de documentación y archivos se ejecutará de acuerdo a la normativa legal y reglamentaria aplicable, para lo cual deberá observar el siguiente procedimiento:
a) La Dirección de Talento Humano comunicará mediante memorando al servidor o trabajador el ascenso, cambio administrativo o cesación de funciones, con copia al titular de la unidad administrativa a la que pertenece, y al Director Administrativo;
b) El servidor o trabajador saliente tiene la obligación de elaborar el acta preliminar de entrega recepción de la documentación y archivos a su cargo, en un plazo no mayor a quince (15) días de acuerdo a las funciones realizadas y al volumen de documentación. En caso que no alcance a cumplir tal actividad en el plazo establecido, el titular de la unidad administrativa al que pertenece el servidor o trabajador saliente, designará un delegado para el apoyo del servidor saliente dejándose constancia en el acta de entrega recepción de tales circunstancias;
c) El servidor o trabajador entrante o el designado por el titular de la unidad administrativa está en la obligación de proporcionar todas las facilidades al servidor o trabajador saliente, para que elabore el acta, realice la entrega recepción de la documentación y archivos.
Art. 43.- Revisión del proyecto preliminar de acta de entrega recepción.- El servidor o trabajador entrante o el designado por el titular de la unidad administrativa estará obligado a revisar la documentación y archivos, conforme el contenido del inventario de documentación y archivos confrontado con el acta preliminar de entrega recepción. De encontrar inconsistencias que se llegaren a verificar dará a conocer al titular de la unidad administrativa a la que pertenece el servidor o trabajador saliente, para que se le comunique sobre este particular, para que en el término de ocho (8) días, se formulen las aclaraciones respectivas.
Art. 44.- Intervención en el acto de entrega recepción.- La Dirección Administrativa designará un delegado para que intervenga como testigo en el acto de entrega recepción de la documentación y archivos.
Art. 45.- Acta de entrega recepción.- Los servidores o trabajadores salientes y entrantes firmarán el acta de entrega recepción conjuntamente con el o los delegados del proceso de Gestión Documental y Archivo de la Dirección Administrativa, quienes dejarán constancia de la integridad y estado de conservación de la documentación y archivos que se entrega.
El acta de entrega recepción de la documentación y archivos debidamente numerada y foliada en todas sus hojas y en los anexos, se elaborará conforme el formulario que para el efecto establecerá la Dirección Administrativa. Será impreso en seis (6) ejemplares, distribuidos para los siguientes servidores: funcionario entrante; funcionario saliente, titular de la unidad administrativa del servidor saliente; Director de Talento Humano, Director Administrativo y Director Financiero.
Art. 46.- Excepción.- Si un servidor o trabajador no concurriere a laborar por más de sesenta días por ausencia legalmente justificada y se encuentre incapacitado físicamente para realizar la entrega recepción, el servidor entrante que asume las funciones o trámites, en ausencia del titular del puesto o cargo con el objeto de dar continuidad al servicio, dejará constancia por escrito de las condiciones en las que recibe la documentación y archivos, en presencia de un servidor de Gestión Documental y Archivo de la Dirección Administrativa y un servidor de la unidad administrativa involucrada.
Art. 47.- Pérdida de documentación.- Si en el proceso de entrega recepción de documentación y archivo se estableciera que determinada documentación ha sido extraviada o perdida, el titular de la unidad administrativa a cargo de esa esa documentación o su archivo, comunicará a la Dirección Administrativa y Dirección de Talento Humano, para los fines que correspondan.
Art. 48.- Certificado de no adeudar expedientes.- Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores públicos, la Dirección de Talento Humano de la Empresa Pública YACHAY E.P., solicitará a la Gestión Documental y Archivo el certificado de no adeudar expedientes, siendo este un requisito para finiquitar la desvinculación.
CAPITULO VIII
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO
Art. 49.- Características.- Los documentos electrónicos de archivo que genera la Empresa Pública YACHAY E.P., forman parte del Sistema Institucional y del Sistema Nacional de Archivos. Su identificación como documentos de archivo se sustenta en la misma metodología técnica aplicada para los documentos impresos, de conformidad con lo determinado en la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivos.
Art. 50.- Conservación de documentos.- Los tiempos de conservación de los Archivos de Gestión o Activo y Central se contarán a partir del momento en que los documentos sean registrados como asunto concluido en el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo. Su destino final se determinará mediante la valoración documental conforme lo establecido en la Norma Técnica y en la Tabla, cuyo control estará a cargo del proceso de Gestión Documental de la Dirección Administrativa.
Al suspender la operación de un sistema informático, se verificará que los documentos electrónicos de archivo contenidos en el, así como su información, se hayan transferido al Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo; deberá programarse su transferencia, de acuerdo a un plan coordinado entre la Dirección Administrativa y la Gerencia de Tecnologías.
Art. 51.- De la digitalización y desmaterialización de impresos.- La Empresa Pública YACHAY E.P., deberá contar con los siguientes requisitos, previo a la aprobación de los proyectos de digitalización documental:
a) Cuadro General de Clasificación Documental aprobado por la Comisión de Gestión Documental y Archivo.
b) Tabla aprobada por la Comisión de Gestión Documental y Archivo.
c) Documentación física organizada, clasificada, foliada, inventariada y expurgada parcialmente.
Con los requisitos mencionados, la Empresa Pública YACHAY E.P. deberá enviar los proyectos o términos de referencia, relacionados con la digitalización documental, a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico de la SNAP para que sean valorados.
Cuando se trate de proyectos de desmaterialización de impresos, se seguirá el mismo procedimiento, pero previamente deberá contarse con la certificación electrónica que les otorgó la plena validez jurídica.
Art. 52.- Tratamiento de los medios audiovisuales.- Para el archivo de los mensajes audiovisuales tales como cintas, DVD, CD, entre otros, existentes en las unidades administrativas de la Empresa Pública YACHAY E.P., deberán aplicar la metodología archivística que asegure su localización, control y preservación, manteniendo
los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad y deberán registrarse en el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo, el que permitirá localizarlos, conservarlos y reproducirlos, en su presentación original.
Los documentos audiovisuales que se generen como resultado de las atribuciones y responsabilidades unidades administrativas se tratarán como documentos de archivo, por lo que se clasificarán conforme al Cuadro General de Clasificación Documental y seguirán, su ciclo vital conforme a la Tabla, de conformidad con el procedimiento de registro establecido en la Metodología de la Norma Técnica, que será capacitada periódicamente a los interesados por parte de la Dirección Administrativa.
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Art. 53.- Inventario de documentos audiovisuales.- El inventario de los documentos audiovisuales se realizará en el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo utilizando un formato especial con los siguientes campos descriptivos:
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Las fotografías serán guardadas en ficheros metálicos de su tamaño en sobres de manila pre impresos con ventana de información; también podrá colocarse en archivadores metálicos normales, actividades que deberán contar con la asistencia técnica del personal de la Dirección Administrativa encargados de estos procesos.
d) Plan de Contingencia.- Se deberá contar con un Plan de Contingencia elaborado por la Dirección Administrativa para aprobación de la Comisión de Gestión Documental y Archivo con la participación de archivistas, personal de protección civil, de seguridad, de mantenimiento e incluso usuarios del archivo para la realización de simulacros con diferentes supuestos, a fin de que los participantes desarrollen habilidades en prevención y para intervenir ante cualquier siniestro.
e) Medidas de seguridad.- Las instalaciones de los archivos deberán contar al menos con las siguientes medidas de seguridad:
CAPITULO IX
DE LA PRESERVACION DE ARCHIVOS
Art. 54.- Preservación de los archivos.- Con el objeto de lograr una adecuada preservación de la documentación y los archivos, previa disponibilidad de recursos económicos se deberá contar con las siguientes condiciones:
a) Infraestructura Física.- Los procesos de Gestión Documental y Archivo Central deberán realizarse en un espacio adecuado, con los equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades establecidas en el presente Reglamento.
b) Medidas de Conservación Preventiva.- La Dirección Administrativa en aplicación del Plan de Prevención de Riesgos deberá llevar a cabo las siguientes acciones:
1. Vigilar que la temperatura óptima en el área de Gestión Documental oscile entre los 18 a 20 grados centígrados, de sobrepasar este límite comunicará a las autoridades pertinentes y solicitará la adopción de medidas adecuadas para solucionar el problema.
2. Requiere la dotación de todas las medidas de seguridad previstas para estos espacios, conforme establecen las normas de la materia.
c) Equipos para archivos.- Para la preservación de los archivos deberán utilizarse archivadores, armarios o estanterías metálicas.
Los documentos del Archivo Central deberán estar protegidos en cajas especiales de retención.
Los planos, mapas u otros similares deberán ser archivados en equipos denominados Planotecas o Mapotecas metálicos los cuales permiten mantenerlos en forma horizontal o vertical.
Los documentos considerados de alta importancia o históricos determinados.
1. Sistema de alarma contra incendios;
2. Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles;
3. Señalizaciones y rutas de evacuación en caso de siniestros;
4. Equipo y material de trabajo para el personal que labore en estos espacios;
5. Entradas y salidas de fácil acceso y evacuación;
6. Espacios para la circulación entre los estantes y las cajas archivadoras;
7. Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble;
8. Medidas para control de plagas, inundaciones y accesos indebidos; y,
9. Sistemas de seguridades en las puertas y ventanas de acceso al archivo, cámaras de vigilancia interna, externa y control de acceso, a fin de evitar el robo de documentos, entre otros.
f) Documentación siniestrada o de riesgo sanitario.- En caso de contingencia que provoque daños en la documentación o riesgos la Dirección Administrativa deberá:
1. Informar sobre los hechos a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, dentro de los diez (10) días posteriores al evento, anexando el Acta de Constancia en la que conste la descripción de los hechos señalándose el actual estado de la documentación suscrita por el delegado del Gerente General en la Comisión de Gestión Documental y Archivo y el Director Administrativo al que se anexarán fotografías, el sello institucional y rúbricas originales de los funcionarios responsables de la elaboración del informe.
2. Cuando se trate de documentación que por sus condiciones implique un riesgo sanitario por contaminación, la Dirección Administrativa comunicará a las autoridades respectivas, con el objeto de que se dispongan las acciones pertinentes para mitigarlos. Su participación y dictamen deberá constar en un Acta Administrativa elaborada para el efecto.
g) Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.- Para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, la Empresa Pública YACHAY E.P deberá considerar al menos los siguientes aspectos:
1. El uso de sistemas y formatos con estándares abiertos;
2. El Plan para migración hacia nuevas tecnologías de la información, en el que se especificarán los procedimientos para garantizar que la información mantenga las características originales de su producción, integridad y disponibilidad o legibilidad.
3. El uso de metadatos archivísticos y tecnológicos estandarizados que auspicien la interoperabilidad entre sistemas y dependencias.
4. La aplicación de auditorías archivísticas digitales para evaluar el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad o legibilidad.
h) Conservación de Medios Audiovisuales.- Las unidades administrativas que creen, desarrollen o mantengan material audiovisual serán las responsables de su custodia, para lo cual deberán:
1. Administrar y supervisar el funcionamiento del Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo, en cuanto corresponde a la custodia de material audiovisual;
2. Revisar periódicamente el espacio de almacenaje para constatar la adecuada conservación de los soportes de los audiovisuales;
3. Revisar periódicamente el estado de conservación del material audiovisual resguardado;
4. Asignar numeración a cada soporte de audiovisual;
5. Controlar y dar seguimiento al préstamo de material audiovisual solicitado por usuarios;
6. Supervisar los procesos de migración del material audiovisual y constatar la correcta transferencia de información;
7. Actualizar los formatos y soportes y coordinar la migración hacia nuevas tecnologías de la información; y,
8. Transferir la información contenida en formatos obsoletos a formatos actualizados y preferiblemente abiertos.
DISPOSICIONES GENERALES
Primera.- La Gerencia Administrativa Financiera a través de la Dirección Administrativa velarán para contar con los espacios físicos, equipos y mobiliario adecuados para la implementación del Archivo de Gestión o Activo en cada unidad administrativa y para el proceso de Gestión Documental y Archivo del Archivo Central de la Dirección Administrativa.
Segunda.- Cuando se cuente con los equipos necesarios se deberá digitalizar los documentos y expedientes recibidos y generados en la unidad administrativa.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera.- A partir de la publicación del presente Reglamento, el titular de cada unidad administrativa designará al servidor responsable de la documentación y Archivo de Gestión y Activo que realizará a través de memorando dirigido a la Gerencia Administrativa Financiera.
Segunda.- En el plazo de seis (6) meses de expedido el presente Reglamento, los servidores a cargo de los documentos y archivos de las unidades administrativas, deberán elaborar el inventario de la documentación y expedientes activos y pasivos asignados a su responsabilidad, conservando un sólo ejemplar de la documentación institucional y las copias adicionales disponer su eliminación.
Tercera.- La Gerencia Administrativa Financiera a través de la Dirección Administrativa en el plazo de tres (3) meses, deberá elaborar los proyectos de Cuadro General de Clasificación Documental, Catálogo de Series Documentales y Tabla de Plazos de Conservación Documental de la Empresa Pública YACHAY E.P. para presentarlo a consideración de la Comisión de Gestión Documental y Archivo para su aprobación.
Cuarta.- La Dirección Administrativa en el plazo de seis (6) meses deberá elaborar el proyecto de Plan Institucional de Desarrollo de Gestión Documental y Archivo para aprobación de la Comisión de Gestión Documental y Archivo.
Quinta.- La Gerencia Jurídica cumplirá lo dispuesto en el numeral 2 del Art. 14 del presente Reglamento, a partir del
1 de enero del 2016.
DISPOSICIÓN FINAL
La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.
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