Resolución 2010-053A Expídese el Instructivo “Giros Postales Nacionales e Internacionales”

Resuelve:

Art. 1.- Expedir el Instructivo “Giros Postales Nacionales e Internacionales”.

INSTRUCTIVO
Código:	CDE-AGN-FIL-IN002
Área:	Dirección de Filiales, Dirección de Operaciones, Dirección Financiera
Producto:	Giros Postales
Proceso:	Admisión y pago de Giros Nacionales e Internacionales
Instructivo:	Giros Postales Nacionales e Internacionales
Responsable:	Auxiliar de Ventanilla Postal, Jefe de Agencia, Analista Financiero
Alcance:	Agencia 17 de Correos

Objetivo

Establecer un proceso óptimo y eficiente en el envío y la entrega de giros postales a nuestros clientes de la Agencia 17, optimizando tiempos, mejorando la calidad y el servicio de nuestro cliente interno de Correos del Ecuador.

Políticas

Cliente:

1. Tendrá conocimiento de que no se otorgará crédito alguno por la tasa del servicio de admisión de giros postales nacionales.

Dirección de Filiales

Agencia 17 de Correos del Ecuador:

2. La ventanilla mantendrá obligatoriamente un exhibidor, un colgante, o algún tipo de material publicitario, material P.O.P., en el cual indicará el servicio de giros postales en las agencias 17 que brinde este servicio.

3. Contar con personal capacitado, para poder realizar el proceso de admisión y pago de giros postales.

4. Llenará los formularios G1 y G5 considerando lo siguiente:

4.1. Giros ordinarios: Pagos que se realiza a una persona determinada por cuenta o encargo de otra G1.

4.2. Giros globales: Son pagos enviados a varios beneficiarios, residente en la misma localidad y cuyo remitente es una misma persona o entidad, debiendo emitir el formulario G1 para cada beneficiario.

5. Será administrativa y penalmente responsable el custodio de la chequera y manejo de la misma. (Se fijará caución para el servidor responsable).

Admisión de giros postales nacionales:

DIRECCIÓN DE FILIALES

Auxiliar de Ventanilla:

6. Tendrá una actitud de servicio al cliente, expresará un cordial saludo e informará sobre el proceso de envío de un giro postal.

7. Atenderá al cliente en la admisión de los giros postales.

8. Indicará a los clientes los diferentes productos del servicio de giros nacionales: ordinarios y globales.

9. Recaudará los valores de la tasa de servicio de acorde a las tarifas vigentes para tal efecto, aplicando:

9.1. El 4% del valor total del giro postal.

9.2. La tarifa del costo de la especie del G1, $ 0.30 centavos de dólar.

10. Recibirá el monto de los giros postales ordinarios y globales de la siguiente manera:

10.1. Dinero en efectivo.

10.2. Cheque certificado a nombre de Correos del Ecuador, en este caso se recibirá un cheque por el valor del giro admitido y otro por la tasa correspondiente al servicio.

10.3. Transferencia directa o depósito a la cuenta de Correos del Ecuador para los clientes que manejan sistemas contables tales como E- SIGEF, SPI, etc. (solo aplica en el caso clientes oficiales en caso de que no se puedan emitir cheques o realizar pagos en efectivo).

11. Emitirá los formularios G1 mantendrá el orden cronológico y secuencial.

12. Emitirá un solo comprobante de venta por el cobro de la tasa de servicios de giros postales nacionales y de la especie debidamente detallada más la recarga del IVA.

13. Cobrará la tasa de servicios y de la especie sin considerar el porteo (sellos postales o máquina franqueadora).

14. Entregará al Centro Nacional de Clasificación los soportes de admisión para el pago en las diversas provincias.

Jefe de Agencia:

15. Emitirá un detalle de la emisión del comprobante de venta, cierre de caja, reportes, depósitos para su posterior control de aplicación de tasas y registros correspondientes.

16. Mantendrá un stock mínimo de formularios G1 e informará la anulación de formularios G1 a la Dirección Financiera para el registro y control en la entrega del balance mensual del Jefe de Agencia.

17. Depositará los valores de los giros postales en el plazo máximo de 24 horas en las cuentas de Correos del Ecuador.

18. Una vez depositados todos los valores consolidará todos los giros postales en el formulario G5.

19. Entregará la información mensual consolidada de los giros postales nacionales admitidos.

DIRECCIÓN FINANCIERA

Analista Financiero:

20. Controlará y registrará el proceso de admisión de giros postales y brindará apoyo al auxiliar de ventanilla.

21. Registrará en el libro bancos todas las transacciones generadas en la cuenta giros postales y revisará los informes mensuales remitidos por la Agencia 17.

Pago de Giros Postales Nacionales DIRECCIÓN DE FILIALES Auxiliar de Ventanilla:

22. Realizará el pago de los giros postales al cliente que consta en el formulario G1 de destinatario (el trámite debe ser siempre personal).

23. Solicitará al beneficiario del giro postal la presentación de la cédula de ciudadanía o pasaporte, en caso de solicitar el cobro de los giros postales a nombre de terceros, deberá presentar el poder especial debidamente notarizado por el beneficiario del giro y si el beneficiario no puede firmar, le solicitará que estampe su huella dactilar que conste en su cédula de ciudadanía.

24. Receptará la solicitud verbal o escrita de pago, revisará en la carpeta de giros pendientes de pago e informará al Jefe de Agencia que existen pagos pendientes.

25. Elaborará el o los comprobantes de egreso y solicitará la firma del cliente.

Jefe de Agencia:

26. Custodiará la chequera para pagos de giros postales nacionales, dar el buen uso de los formularios de admisión y emitir los cheques correctamente.

27. Revisará la documentación de respaldo entregada por el auxiliar de ventanilla antes de emitir los cheques para el pago de giros postales nacionales.

Dirección Financiera:

28. Coordinará con la Dirección de Filiales el registro de firmas en el banco de el/la Jefe de Agencia 17.

29. Controlará y registrará el proceso de pago de giros postales.

Pago de Giros Postales Internacionales (Estados Unidos) Cliente:

30. Solicitará el pago de giros postales internacionales con la presentación del MONEY ORDER original con la documentación de soporte establecida (cédula de ciudadanía, o pasaporte, o poder especial debidamente notarizado por el beneficiario del giro.

Auxiliar de Ventanilla:

31. Realizará el pago de giros postales internacionales utilizando el formulario MP1 de la UPU en el Ecuador.

32. Conocerá que el monto máximo de pago de cada giro postal internacional es de $ 700,00 (por cada giro presentado).

33. Realizará el control previo de la Money Order (verificar en la página web la constancia del pago en www.usps.com/stascmo/docs/usmo.txt).

34. Elaborará el comprobante de egreso, y el detalle de soporte de la transferencia bancaria, sobre la base de los soportes requeridos para tal efecto.

35 Detectará algún indicio de que los giros fueron violentados, adulterados, falsificados, que no consta en el listado de giros extraviados y robados proporcionado por la Administración Postal de USA, proceder a tomar los correctivos legales inmediatos, rechazando el pago y estableciendo responsables del intento de perjuicio a Correos del Ecuador, para lo cual se habilita la página de correo electrónico para la verificación y constatación de la Money Order.

Jefe de Agencia:

36. Supervisará el normal proceso de admisión y pago de giros postales.

DIRECCIÓN FINANCIERA Analista Financiero:

37. Responderá del control y registro, y revisará los soportes que constan en la solicitud de pago del giro postal internacional.

38. Realizará la transferencia o pago del giro postal al beneficiario y comunicará al Jefe de Agencia la transacción realizada.

39. Controlará el proceso de pago de giros postales.

Tesorero:

40. Estampará en el giro postal internacional original, el sello de cancelado previo a la realización de la transferencia o pago en efectivo.

41. Realizará la conciliación de la cuenta corriente de giros postales.

42. Remitirá los originales de los estados bancarios deberá dejar copias y mantener en el archivo de la agencia.

Procedimiento Admisión de giros postales nacionales Cliente:

1. Acérquese a la Agencia 17 para solicitar el envío de giros ordinarios o globales y entregue el valor del giro.

2. Efective el pago en efectivo o cheque, pero cuando no se cuente con los sistemas informáticos conectados al Ministerio de Finanzas, al Banco Central o cualquier otra entidad del Estado, previamente realice el depósito en la cuenta del Banco Nacional de Fomento o del Banco Central del Ecuador, y presente el comprobante de depósito al Auxiliar de Ventanilla en la Agencia 17.

Dirección de Filiales

Auxiliar de la Ventanilla Postal:

3. Atienda al cliente y solicite información sobre el giro postal que requiera.

4. Indique al cliente, los tipos de giros postales que ofertamos, el tiempo estimado de entrega de la transferencia, el costo adicional por tasa correspondiente al servicio y el costo por concepto de especie valorada.

5. Recepte los valores a ser entregados por concepto del envío de giros postales ordinarios, más la recarga de la tasa correspondiente al servicio (4% valor total del giro), el valor correspondiente al costo de la especie es de 30 centavos de dólar americano e IVA por concepto de la tasa de servicio.

5.1. Dinero en efectivo.

5.2. Cheque certificado a nombre de Correos del Ecuador, en este caso se recibirá un cheque por el valor del giro admitido y otro por la tasa correspondiente al servicio.

5.3. Para el caso de los clientes globales solicite el comprobante de depósito o transferencia realizado en el Banco Nacional de Fomento o Banco Central.

5.3.1. Solicite al Analista Financiero la confirmación de la transferencia en el sistema E-Sigef o SPI para el caso de clientes oficiales.

5.3.2. Realice el cobro de los valores de recarga de la tasa correspondiente al servicio y el valor correspondiente a la especie valorada.

6. Llene el formulario G1 con los datos solicitados, para la notificación de ingresos de los valores receptados por concepto de giros postales. De existir errores, tachones o enmendaduras en la elaboración del giro postal, anule automáticamente y emita otro formulario G1 en su lugar.

6.1. En el caso de los clientes globales llene un formulario G1 por cada beneficiario que conste en el listado entregado por el cliente.

7. Mantenga el orden cronológico y secuencial del formulario G1, en caso de anulación o daños en el formulario G1 notifique a la Dirección Financiera en la entrega del balance mensual.

8. Elabore la factura por concepto de la recarga por el valor de comisión del 4% del valor total del giro, el valor asignado por concepto de especie valorada; más el IVA, de igual manera para el caso de los giros globales y solicite comedidamente al cliente la firma en la factura emitida.

9. Entregue al cliente el documento del formulario G1 (“Resguardo del Giro” y la factura realizada por concepto de comisión).

10. Complete la información de las papeletas de depósito de los bancos asignados para tal efecto.

(Giros Postales.- Cuenta corriente del Banco de Fomento correspondiente de destino, cobro de tasa.- Cuenta corriente del Banco de Guayaquil N° 625078).

11. Entregue los valores recaudados por concepto de giros postales y las papeletas de depósito al Jefe de Agencia.

Jefe de Agencia:

12. Revise el cumplimiento normal del proceso de envío de giros postales.

13. Envíe las papeletas de depósito de giros postales a los bancos asignados para tal efecto en un plazo máximo de 24 horas a la emisión del giro postal.

14. Llene el formulario G5 posterior a la confirmación de los depósitos en los bancos asignados para tal efecto y para el caso de los giros globales detalle individualmente el número de giro y el valor individual por provincia.

15. Consolide la documentación pertinente y entregue al Centro Nacional de Clasificación. (G1, (original y aviso de giro); G5; copia de papeleta de depósito) con un acuse de recibo de la entrega.

16. Envíe la documentación de respaldo vía fax al lugar del destino, si el cliente solicita el pago en destino de manera urgente, se lo hará siempre y cuando ya haya realizado el depósito.

17. Archive en una carpeta asignada a respaldo de envío de giros postales la documentación pertinente.

18. Realice un balance mensual de giros postales con documentación de respaldo y entregue a la Dirección Financiera hasta el día 15 de cada mes.

Dirección de Operaciones

Técnico de Operaciones Postales:

19. Recepte la documentación entregada por el Jefe de la Agencia 17.

20. Enrute la documentación de giros postales por valija a la provincia de destino.

Dirección Financiera

Analista Financiero:

21. Brinde soporte al Auxiliar de Ventanilla en la revisión de los depósitos y transferencias al Banco Nacional de Fomento o Banco Central del Ecuador mediante el sistema E-SIGEF.

22. Recepte los informes de balance mensual del Jefe de Agencia y proceda a su registro. Pago de giros postales nacionales Dirección de Filiales

Auxiliar de la Ventanilla Postal:

23. Informe a los beneficiarios de los giros postales sobre la existencia de valores económicos a su favor, vía telefónica (notifique por 1 vez por semana hasta que el cliente retire su giro).

24. Recepte la solicitud verbal o escrita para el pago del giro postal, previo a la presentación de la cédula de ciudadanía del cliente o el poder especial debidamente notariado por el beneficiario del giro.

25. Revise en la carpeta de giros pendientes de pago para confirmar si el cliente tiene algún pago pendiente, caso contrario comuníquese con la ciudad de origen indicada por el cliente para definir si se envío o no el giro postal.

26. Revise el formulario G1, G5 y la copia del depósito para solicitar al Jefe de Agencia la emisión de cheque a nombre del cliente.

27. Elabore la orden de pago y solicite al cliente la firma en la orden de pago y en el formulario G1.

Jefe de Agencia:

28. Revise la documentación de respaldo entregada por el Auxiliar de Ventanilla, verifique que los valores asignados en el depósito sean los mismos que los detallados en el formulario G1, formulario G5 y papeleta de depósito.

29. Emita y firme el cheque por el valor solicitado en la documentación de respaldo, los valores consignados al cheque deben ser los equivalentes a los valores que consten en los giros postales.

30. Lleve un control ordenado y claro de la chequera con la documentación que respalde la emisión de los cheques y emita un balance mensual.

31. Entregue el balance mensual a la Dirección Financiera hasta el 15 de cada mes.

Dirección Financiera

Analista Financiero:

32. Controle, supervise y revise los balances mensuales entregados por el Jefe de Agencia, tanto de admisión como del pago de giros postales.

33. Ingrese previo control la información al registro contable.

Pago de giros postales internacionales

MONEY ORDER Cliente:

34. Presente el comprobante original del Giro Postal Internacional “Money Order” en la Agencia 17, conjuntamente con la cédula de ciudadanía o pasaporte original, en vista de que el trámite de pago debe ser personal. En caso de retiro a nombre de terceros, presente el poder especial debidamente notarizado por el beneficiario del giro.

Dirección de Filiales:

Auxiliar de la Ventanilla Postal:

35. Recepte al “Money Order” original y la cédula de ciudadanía, pasaporte o el poder especial notarizado otorgado por el beneficiario.

36. Solicite al Analista Financiero que realice el control previo para el respectivo pago.

Jefe de Agencia:

37. Confirme si es procedente o no el pago en la página web (www.usps.com/stascmo/docs/usmo.txt).

Dirección Financiera

Analista Financiero:

38. Revise los soportes que constan en la solicitud de pago del giro postal internacional.

39. Elabore el comprobante de egreso y el detalle para soportar la transferencia bancaria.

Tesorero:

40. Realice la transferencia bancaria sobre la base del detalle elaborado por el Analista Financiero.

41. Solicite la firma del comprobante de egreso al cliente.

42. Archive el comprobante.

Anexos

1. Anexo No. 1 “Formulario G-1”

2.   Anexo No. 2 “Formulario G-5”

3. Anexo No. 3 “Comprobante de egreso”

4. Anexo No. 3 “Money Order” (Seguridades)

Art. 2.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Comuníquese y publíquese.