Resolución 2010-098 Expídese el Instructivo de Calificación y Aprobación de Franquicias

Resuelve:

Art. 1.- Expedir el “INSTRUCTIVO DE CALIFA- CACIÓN Y APROBACIÓN DE FRANQUICIAS”.

INSTRUCTIVO

Código: CDE-FRA-FIL-IN003.

Área: Dirección de Filiales.

Producto: Franquicias.

Proceso: Calificación y aprobación de franquicias.

Instructivo: Instructivo de calificación y aprobación de franquiciados.

Responsable: Director Nacional de Filiales.

Alcance: Dirección de Filiales.

Objetivo

Establecer el procedimiento y las políticas que rigen el proceso de calificación y aprobación de las solicitudes de la franquicia de Correos del Ecuador a nivel nacional.

Políticas

Comercialización de las franquicias

1. El Jefe de Producto, es el responsable de la comercialización de las franquicias a nivel nacional.

​Solicitud de la franquicia

2. El aspirante de la franquicia debe pedir la solicitud de franquicia (Anexo 1), en las oficinas de la Dirección de Filiales y en el caso de las provincias, debe pedirla en la sucursal a través del Analista Provincial o su delegado.
3. Llenar completamente la solicitud de franquicia y adjuntar la información solicitada.
4. Enviar la solicitud de franquicia con los documentos adjuntos por correo certificado en sobre cerrado a la siguiente dirección de Correos del Ecuador:

Correos del Ecuador
Japón N36-153 y Av. Naciones Unidas
Dirección de Filiales
Franquicias
Quito - Ecuador.

Verificación de documentación - Dirección de Filiales

5. Recibir todas las solicitudes de franquicias que lleguen a la Dirección de Filiales.
6. Comprobar que todas las solicitudes de franquicias, cuenten con todos los documentos solicitados de acuerdo al tipo de persona:

6.1. Persona natural: La persona natural que aspire a ser franquiciado de Correos del Ecuador debe presentar los siguientes documentos habilitantes:

a) Solicitud de franquicia otorgada por Correos del Ecuador. Este documento es obligatorio de entregar por parte del aspirante a franquiciado;

b) Copia de la cédula de ciudadanía y papeleta de votación actualizada a color. Este documento es obligatorio de entregar por parte del aspirante a franquiciado;

c) Póliza de seguros por el crédito realizado.

Este documento es de carácter opcional;

d) Copia del Registro Único de Contribuyentes (RUC) otorgado por el Servicio de Rentas Internas (SRI) actualizado; y,

e) Certificado original de la Central de Riesgos (siempre que el interesado vaya a solicitar crédito). Este documento es obligatorio de entregar por parte del aspirante a franquiciado.

6.2. Persona jurídica privada: La persona jurídica de tipo privado, que desee ser franquiciado de Correos del Ecuador, debe presentar los siguientes documentos para su calificación:

a) Solicitud de franquicia otorgada por Correos del Ecuador. Este documento es obligatorio de entregar por parte del aspirante a franquiciado;

b) Copia actualizada del nombramiento del representante legal. Este documento es obligatorio de entregar por parte del aspirante a franquiciado;

c) Copia de la cédula de ciudadanía y papeleta de votación actualizada a color del representante legal. Este documento es obligatorio de entregar por parte del aspirante a franquiciado;

d) Copia del Registro Único de Contribuyentes (RUC) otorgado por el Servicio de Rentas Internas (SRI) actualizado;

e) Póliza de seguros por el crédito realizado.

Este documento es de carácter opcional; y,

f) Certificado original de la Central de Riesgos.

Este documento es obligatorio de entregar por parte del aspirante a franquiciado.

7. Si un aspirante a franquiciado, no presenta al menos uno de los documentos habilitantes obligatorios, automáticamente queda descalificado del proceso de calificación de la franquicia.

Calificación de la franquicia - Dirección de Filiales

8. La Dirección de Filiales tiene la obligación de verificar y confirmar la veracidad de la información proporcionada por el franquiciado en la solicitud de franquicia.

8.1. Confirmar que las referencias comerciales y personales sean veraces.

8.2. Realizar un análisis financiero de la situación económica y patrimonial del aspirante a franquiciado conforme a la información proporcionada en la solicitud de franquicia.

8.3. Realizar una visita física del local de la franquicia, para la cual deberá utilizar el formulario de verificación física de local de la franquicia (Anexo 2).

8.4. Verificar la ubicación geográfica en donde se instalaría el local de la franquicia, mismo que debe brindar todas las seguridades necesarias.

8.5. Comprobar que el local de la franquicia no se encuentre cerca de una agencia, sucursal o franquiciado de Correos del Ecuador a 1.200 metros de distancia.

8.6. El local de la franquicia debe tener un área de veinte metros cuadrados (20 m²) como mínimo.

8.7. El local del aspirante de la franquicia debe contar con la infraestructura necesaria para la instalación de todos los servicios que brindará la franquicia.

8.8. El local debe contar con todos los servicios básicos como agua, luz, teléfono y baño por ejemplo.

8.9. En el caso de locales por arrendar, el aspirante a franquiciado debe contar con una carta de compromiso de arrendamiento o en su defecto un compromiso verbal con el arrendador del inmueble. Si el local está arrendado el aspirante a franquiciado debe tener el respectivo contrato de arrendamiento.

9. Descartar cualquier solicitud de franquicia que no cumpla las políticas anteriormente señaladas.
10. Seleccionar las solicitudes de franquicia que hayan sido clasificadas y que cumplan los requisitos anteriormente descritos.
11. Convocar al Comité de Calificación de Franquicias en los siguientes dos días, para determinar a los nuevos franquiciados.

Comité de Calificación de Franquicias

12. El Comité de Calificación de Franquicias estará conformado de la siguiente manera:

12.1. El Presidente Ejecutivo de Correos del Ecuador o su delegado.

12.2. El Director Jurídico o su delegado.

12.3. El Director Nacional de Filiales o su delegado.

12.4. El Jefe de Franquicias que actuará como Secretario.

13. El Comité de Calificación debe reunirse todos los días jueves para el proceso de calificación de las solicitudes de franquicia.
14. El Jefe de Franquicias deberá realizar la convocatoria a los miembros del comité con veinte y cuatro horas (24 horas) de anticipación a la reunión del comité. De igual manera en caso de cancelaciones o suspensiones de la misma por motivos de fuerza mayor.
15. Seleccionar de las solicitudes de franquicias entregadas por la Dirección de Filiales a los aspirantes aprobados de las franquicias.
16. Realizar observaciones de cada una de las solicitudes de franquicias de acuerdo a la información presentada, en el tema de las referencias comerciales y la referencia financiera.
17. Indicar el resultado final de la solicitud de la franquicia, de aprobar o rechazar al solicitante.
18. Entregar las solicitudes de franquicia aprobadas y rechazadas a la Dirección de Filiales, para gestionar el proceso adjudicación de franquicia.

Aprobación de franquicias - Dirección de Filiales

19. Contactar telefónicamente a los solicitantes aprobados como franquicias a una entrevista de adjudicación, y solicitar la documentación faltante para la habilitación de la franquicia.
20. Indicar la cancelación del valor de la franquicia de 500,00 USD como canon o derecho de entrada de la franquicia. Este valor debe depositarse en la cuenta bancaria de Correos del Ecuador.
21. Firmar el contrato de franquicia, adjuntando los documentos habilitantes y el comprobante bancario de pago del derecho de franquicia.

Generales

22. Cualquier excepción, cambio o modificación al presente instructivo requiere la aprobación por parte de la Presidencia Ejecutiva de Correos del Ecuador.

Procedimiento Solicitud de franquicia Aspirante a franquiciado

1. Acérquese a la Dirección de Filiales o a la Agencia de Correos del Ecuador más cercana a su domicilio.
2. Solicite el formulario “Solicitud de Franquicia” (Anexo 1).
3. Llene la información de la solicitud de franquicia y adjunte los documentos habilitantes solicitados en la política 6.1 si es una persona natural o 6.2 si el aspirante a franquiciado es una persona jurídica privada.
4. Envíe la solicitud de franquicia en un sobre cerrado adjuntando la documentación por correo certificado a la siguiente dirección:

Correos del Ecuador
Japón N36-153 y Av. Naciones Unidas
Dirección de Filiales
Franquicias
Quito - Ecuador.

Verificación de documentación

Dirección de Filiales - Supervisor de Franquicias

5. Reciba toda la correspondencia de franquicias.
6. Abra cada uno de los sobres y revise que la documentación requerida se encuentre completa de acuerdo a la política 6.1 si el aspirante a franquiciado es persona natural o de acuerdo a la política 6.2 si el aspirante a franquiciado es una persona jurídica privada. Utilice para ello el mismo formulario “Solicitud de Franquicia” (Anexo 1).
7. Descalifique la solicitud de franquicias, si encuentra al menos una solicitud que no haya cumplido alguno de los documentos requeridos.

Calificación de la franquicia

Dirección de Filiales - Jefe y Supervisores de Franquicias

8. Realice la verificación de la información en la solicitud de franquicia.

8.1 Llame telefónicamente a las referencias personales y comerciales; y confirme la veracidad de la información.

8.2. Realice un análisis financiero de la situación financiera y patrimonial del aspirante a franquiciado.

8.3. Realice una visita al local de la franquicia, y utilice el formulario “Verificación Física de Local de Franquicia”.

8.3.1. Compruebe que el local del aspirante a franquiciado no se encuentre físicamente a una distancia de 1.200 metros, de cercanía a una agencia, sucursal o franquiciado de Correos del Ecuador.

8.3.2. Mida el área del local, el área mínima de acuerdo a la política 8.6.

8.3.3. Verifique que el local cuente con los servicios básicos como agua, luz, teléfono y servicios higiénicos (baños).

8.4. Firme conjuntamente con el aspirante a franquiciado el formulario de verificación física de local de franquicia.

8.5. Adjunte el formulario de verificación de local de franquicia a la solicitud de franquicia.

9. Descalifique la solicitud de franquicia, si encuentra que algunos de los procedimientos 8.1, 8.2 y 8.3 no se han cumplido.

9.1. Informe a los solicitantes de franquicias que han sido descalificados del proceso de calificación la novedad por la que no han sido calificados.

10. Seleccione aquellas solicitudes de franquicia que han cumplido el proceso de calificación de la franquicia.
11. Convoque al Comité de Calificación de Franquicias.

Comité de Calificación de Franquicias

12. Reúnase el Comité de Calificación de Franquicias.
13. Realice observaciones concernientes a las referencias financieras y patrimoniales de las solicitudes de franquicias.
14. Realice observaciones a las verificaciones físicas de los locales de las franquicias.
15. Seleccione las solicitudes de franquicias que han cumplido la documentación requerida y la verificación de referencias y ubicación; a los aspirantes aprobados del proceso de calificación de franquicias.
16. Indique las solicitudes de franquicias que han sido aprobadas y aquellas que han sido rechazadas.

16.1. Entregue al Jefe de Franquicias las solicitudes de franquicias que han sido rechazadas, para que notifique a los aspirantes las razones de no calificación del proceso.

17. Entregue las solicitudes de franquicias aprobadas a la Dirección de Filiales para realizar el proceso de aprobación de franquicias.

Aprobación de la franquicia

Dirección de Filiales - Supervisor de Franquicias

18. Llame telefónicamente a los aspirantes aprobados del proceso de calificación de franquicias, a la entrevista de adjudicación de la franquicia de Correos del Ecuador.
19. Solicite a los aspirantes aprobados del proceso de calificación de franquicias los documentos habilitantes originales.
20. Notifique al aspirante aprobado del proceso de calificación de franquicias en la entrevista, el depósito del derecho de franquicia de Correos del Ecuador, de acuerdo a lo estipulado en las políticas 17 y 18.
21. Suscriba los respectivos contratos de la franquicia de Correos del Ecuador conjuntamente con el nuevo franquiciado, y adjunte los depósitos bancarios y documentos habilitantes solicitados (en caso de que requiera un crédito con una institución financiera como el Banco Nacional de Fomento, la póliza de seguros por el crédito realizado es un documento obligatorio previa la suscripción del contrato de franquicia).

Anexos

1. Anexo No. 1 “Solicitud de Franquicias”

 

2. Anexo No. 2 “Verificación Física de Local de Franquicia”

 

Art. 2.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Comuníquese y publíquese