No. SC.SG.DRS.G.11 02
Suad Manssur Villagrán
SUPERINTENDENTA DE COMPAÑÍAS
Resuelve:
Expedir el Reglamento que establece la información y documentos que están obligadas a remitir a la Superintendencia de Compañías, las sociedades sujetas a su control y vigilancia, adoptando las siguientes disposiciones.
Artículo 1.- Las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones, de economía mixta, de responsabilidad limitada y las que bajo la forma jurídica de sociedades constituya el Estado, las sucursales de compañías u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones y consorcios que formen entre sí o con sociedades nacionales vigiladas por la entidad, y estas últimas entre sí y que ejerzan sus actividades en el Ecuador, remitirán a la Superintendencia de Compañías, dentro del primer cuatrimestre de cada año, los estados financieros y sus anexos, mediante declaración impresa en los formularios que para el efecto establezca la institución. La presentación puede realizarse a partir del primer día hábil del mes de enero y en el mes de abril se acogerán al siguiente cronograma de acuerdo al noveno dígito del Registro Único de Contribuyentes (RUC):
Noveno Dígito Fecha Máxima de Presentación RUC Física 1 4 de abril 2 6 de abril 3 8 de abril 4 11 de abril 5 13 de abril 6 15 de abril 7 18 de abril 8 20 de abril 9 22 de abril 0 25 de abril
El incumplimiento en la presentación de los estados financieros y sus anexos hasta la fecha máxima establecida, será incorporado en el certificado de obligaciones pendientes para la compañía.
Superado por parte de la compañía el incumplimiento señalado en el presente artículo, se generará automática- mente el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones correspondiente.
Los días señalados anteriormente son las fechas límites para la presentación de los estados financieros y sus anexos. No han sido considerados los fines de semana y feriados locales, que en caso de haberlos, trasladan el vencimiento al siguiente día hábil.
Artículo 2.- Previo a la presentación física de los estados financieros y sus anexos, y sin que esto constituya cumplimiento de la obligación legal de presentar los estados financieros, el Administrador deberá ingresar al portal web de la Superintendencia de Compañías y digitar bajo su responsabilidad, los valores contenidos en dichos estados financieros y los siguientes datos de la compañía: dirección postal, número telefónico, correo electrónico, provincia, ciudad, cantón y el código de actividad económica CIIU4. Una vez ingresados los valores de los estados financieros y los datos de la compañía, el sistema emitirá un comprobante de digitación.
La compañía deberá encontrarse al día en la presentación de los estados financieros de los ejercicios económicos anteriores, a fin de poder presentar el estado financiero del último ejercicio económico. No se receptarán estados financieros que se presenten en cero, no estén cuadrados o que fueren ilegibles.
Artículo 3.- Las compañías constituidas en el Ecuador referidas en el artículo primero del presente reglamento, excepto las sucursales u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones y consorcios que formen entre sí, sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, enviarán a esta en el primer cuatrimestre de cada año, la siguiente información:
a) Estados financieros debidamente suscritos por el representante legal y el contador, de acuerdo al siguiente detalle:
a.1 Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera conforme al Cronograma de Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”: Estado de Situación Financiera, Estado del Resultado Integral que incluye otros resultados integrales, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas a los Estados Financieros en formato word y grabadas en un CD, y, las conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC” a las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”, de acuerdo a lo determinado en el párrafo 24 de la NIIF 1, siendo este el punto de partida para la contabilización según NIIF, por una sola vez en el año de adopción. Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas que no cumplen el principio de negocio en marcha en el período de transición, situación que será verificada en la inspección de control que esta institución efectúe;
a.2 Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC”: Balance General y Estado de Resultados;
b) Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de accionistas o socios que conoció y adoptó resoluciones sobre los estados financieros;
c) Informes del o los comisarios, del Consejo de Vigilancia u otro órgano de fiscalización interna, presentados a la junta general de accionistas o de socios que conoció y adoptó la resolución sobre los estados financieros;
d) Informe de auditoría externa, si en función del monto total del activo del ejercicio económico anterior están obligadas a contratarla, de acuerdo a las resoluciones emitidas por esta Superintendencia;
e) Nómina de administradores y/o representantes legales con la indicación de los nombres y apellidos completos y denominación del cargo. Se deberá adjuntar copia legible a color de: certificado de votación, cédula de ciudadanía/identidad o pasaporte en caso de que el Administrador sea extranjero;
f) Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas o de participaciones y socios, a la fecha del cierre del estado financiero;
g) Formulario suscrito por el representante legal certificando los siguientes datos de la compañía: dirección postal, número telefónico, correo electrónico, provincia, ciudad, cantón;
h) Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC);
i) Impresión electrónica del comprobante de digitación del estado financiero en el portal web de la Superintendencia de Compañías;
j) Número y clasificación del personal ocupado, que preste sus servicios en la empresa; y,
k) Los demás datos que se establecen en este reglamento.
Artículo 4.- Las compañías de responsabilidad limitada, cuyos activos totales sean inferiores a cuatrocientos dólares, presentarán los documentos enumerados señalados en el artículo anterior, con excepción de los mencionados en las letras b), c) y d). En caso de que el estatuto de la compañía estableciere la presentación del informe del Comisario del Consejo de Vigilancia u otro órgano de fiscalización interna, el mismo deberá ser remitido a la Superintendencia de Compañías.
Artículo 5.- Las sucursales u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones o consorcios que formen entre sí, empresas extranjeras debidamente autorizadas para operar en el país y que estén sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, enviarán a esta en el primer cuatrimestre de cada año, la siguiente información:
a) Estados Financieros debidamente suscritos por el apoderado o representante y el contador, de acuerdo al siguiente detalle:
a.1 Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera conforme al Cronograma de Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”: Estado de Situación Financiera, Estado del Resultado Integral que incluye otros resultados integrales, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas a los Estados Financieros en formato Word y grabadas en un CD, y, las Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC” a las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”, de acuerdo a lo determinado en el párrafo 24 de la NIIF 1, siendo este el punto de partida para la contabilización según NIIF, por una sola vez en el año de adopción. Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas que no cumplen el principio de negocio en marcha en el período de transición, situación que será verificada en la inspección de control que esta institución efectúe;
a.2 Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC”: Balance General y Estado de Resultados;
b) Informe de auditoría externa, si en función del monto total del activo del ejercicio económico anterior están obligadas a contratarla, de acuerdo a las resoluciones emitidas por esta Superintendencia;
c) Nómina de apoderados o representantes con la indicación de los nombres y apellidos completos y denominación del cargo. Se deberá adjuntar copia legible a color de: certificado de votación, cédula de ciudadanía/identidad o pasaporte en caso de que el Administrador sea extranjero;
d) Formulario suscrito por el apoderado o representante certificando los siguientes datos de la compañía: dirección postal, número telefónico, correo electrónico, provincia, ciudad, cantón;
e) Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC);
f) Impresión del comprobante de digitación del estado financiero en el portal web de la Superintendencia de Compañías;
g) Número y clasificación del personal ocupado, que preste sus servicios en la empresa; y,
h) Los demás datos que se establecen en este reglamento.
Artículo 6.- Las compañías que por alguna circunstancia especial no tuvieren movimiento económico durante el ejercicio económico correspondiente, están obligadas a presentar:
a) Estados financieros debidamente suscritos por el representante legal y el contador, de acuerdo al siguiente detalle:
a.1 Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera conforme al Cronograma de Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”: Estado de Situación Financiera, Estado del Resultado Integral que incluye otros resultados integrales, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas a los Estados Financieros en formato Word y grabadas en un CD, y, las Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC” a las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”, de acuerdo a lo determinado en el párrafo 24 de la NIIF 1, siendo este el punto de partida para la contabilización según NIIF, por una sola vez en el año de adopción. Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas que no cumplen el principio de negocio en marcha en el período de transición, situación que será verificada en la inspección de control que esta institución efectúe;
a.2 Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC”: Balance General y Estado de Resultados;
b) Nómina de administradores o representantes legales con la indicación de los nombres y apellidos completos y denominación del cargo. Se deberá adjuntar copia legible a color de: certificado de votación, cédula de ciudadanía/identidad o pasaporte en caso de que el Administrador sea extranjero;
c) Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas o de participaciones y socios, a la fecha de cierre del estado financiero;
d) Formulario suscrito por el representante legal certificando los siguientes datos de la compañía: dirección postal, número telefónico, correo electrónico, provincia, ciudad, cantón;
e) Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC);
f) Impresión electrónica del comprobante de digitación del estado financiero en el portal web de la Superintendencia de Compañías;
g) Número y clasificación del personal ocupado, que preste sus servicios en la empresa; y,
h) Los demás datos que se establecen en este reglamento.
Artículo 7.- Están obligadas a elaborar estados financieros consolidados las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, que ejercen control de conformidad con lo establecido en la NIC 27. Los estados financieros consolidados que se presentarán a esta institución en el primer cuatrimestre de cada año, en el formulario que para el efecto se ha elaborado y que consta en un archivo excel en portal web, son los siguientes: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados Integral, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Financieros, siguiendo los procedimientos de consolidación establecidos en la indicada norma contable. Las notas a los indicados estados financieros se presentarán en formato word y grabadas en un CD.
Los estados financieros de consolidación, incluyen los estados financieros individuales de la compañía controladora y de cada una de las subsidiarias que intervienen en la consolidación y deben ser presentados como información suplementaria en el informe de auditoría externa que se emita sobre los estados financieros consolidados auditados, informe al que se agregará un párrafo adicional a continuación del párrafo de opinión, relacionado con la precitada información suplementaria.
Los precitados estados financieros auditados así como el respectivo informe de auditoría de la controladora antes de la consolidación y los resultantes de la consolidación, deben ser conocidos y aprobados por la junta general de socios o accionistas.
Artículo 8.- Los estados financieros individuales serán presentados en los formularios que establezca la Superintendencia de Compañías de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC” y a las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”, en su portal web, para su ingreso e impresión.
En lo que respecta a los estados financieros que contienen la conciliación de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC” a las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”, se elaborarán y presen- tarán en el formato que en archivo excel ha elaborado esta institución, y que también constan en su portal web.
La nómina de accionistas o socios, la nómina de administradores, representantes o apoderados y el formulario de certificación de datos de la compañía, serán presentados en el formulario que establezca la Superintendencia de Compañías en su portal web para su ingreso e impresión.
Artículo 9.- Las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, enviarán de manera obligatoria a esta, en la nómina de administradores o representantes legales, la información sobre el número de personal ocupado en sus compañías, clasificándolo según las siguientes áreas:
- - Dirección.
- - Administración.
- - Producción.
- - Otros.
Para efecto de este artículo se considera:
Personal de Dirección.- Se consideran directivos quienes con responsabilidad en la producción, organización, administración o compra venta, realicen trabajos para los cuales precisen especiales conocimientos, preparación y experiencia y ejerzan funciones de dirección y supervisión de otro personal, a este grupo pertenecen los gerentes generales, gerentes de área, directores, sub-gerentes generales, subgerentes de área, sub-directores, jefes de área.
Personal de Administración.- Quedan comprendidos en esta categoría los empleados que realizan tareas de responsabilidad y que tienen conocimiento de los trabajos que se efectúan dentro de la oficina y/o especialidad, siendo responsables ante sus superiores del trabajo realizado y su labor es predominantemente intelectual. Incluye el personal de apoyo y operativo no comprendido en otras áreas, como pueden ser secretarias, cajeros, recepcionistas, auxiliares administrativos, auxiliares de archivo, auxiliares contables, chef o cocineros principales, técnicos de laboratorio e investigación, apoyo tecnológico.
Personal de Producción.- Se consideran personal de producción los trabajadores que realizan actividades donde se requiere esfuerzo manual o material predominante como choferes, personal de limpieza, empacadores, conserjes, vigilantes, jardineros, operarios, jornaleros, aprendices, ayudantes de cocina, posilleros, meseros, bodegueros, personal a destajo, botones, porteros, trabajadores que efectúan labor de transformación de materia prima. Comprende únicamente al personal cuyo trabajo está relacionado directamente con los procesos de producción y realización de la actividad principal de la empresa.
Otros.- Todos los que no se encuadren en las áreas anteriormente mencionadas.
Artículo 10.- Si el Administrador se encontrare en la imposibilidad de presentar los estados financieros y anexos dentro de la fecha límite establecida para la presentación de estos, podrá solicitar por una sola vez que se le otorgue prórroga de treinta días. La solicitud deberá ser presentada antes del vencimiento de la fecha límite de presentación de los estados financieros con la indicación de la causa del incumplimiento.
Artículo 11.- El certificado del cumplimiento de obligaciones pendientes que se librare en el caso de las compañías que no cumplieren la obligación impuesta en los artículos 20 y 23 de la Ley de Compañías y en los artículos 1, 3, 4, 5 y 6 de este reglamento especificará el respectivo incumplimiento, para lo cual la Intendencia de Tecnología y Comunicaciones realizará las respectivas adecuaciones al programa informático para viabilizar su emisión por las respectivas unidades de Registro de Sociedades, de las Ventanillas Únicas Empresariales, del Centro de Atención al Usuario (CAU) de Quito y Guayaquil o de quien haga sus veces en las demás intendencias
Artículo 12.- Los administradores de las compañías que no remitieren la información establecida en los artículos 20 y 23 de la Ley de Compañías y en los artículos 3, 4, 5 y 6 de este reglamento, serán sancionados de conformidad con las disposiciones de los artículos 25 y 457 de la Ley de Compañías.
Artículo 13.- Las compañías que estén ejerciendo las actividades de courier, dentro de los primeros cinco días de cada mes, presentarán a la Superintendencia de Compañías la siguiente información:
Remesas recibidas desde el exterior, por país de procedencia y por ciudades del Ecuador receptoras de remesas; y, remesas enviadas al exterior por país de destino de las remesas y por ciudades del Ecuador desde las cuales se envían las remesas. Dicha información se remitirá de conformidad con los formularios adjuntos, que forman parte de esta resolución.
Artículo 14.- Deróganse las resoluciones: No. 06-Q-ICI-0001 de 22 de junio del 2006, promulgada en el Registro Oficial No. 309 de 10 de julio del 2006; No. SC-INPA- UA-G-10-006 de 5 de noviembre del 2010, promulgada en el Registro Oficial No. 337 de 9 de diciembre del 2010; No. SC.SG.DRS.G.10.007 de fecha 8 de noviembre del 2010, promulgada en el Registro Oficial No. 336 de 8 de diciembre del 2010. Se deja sin efecto la Resolución No. SC.SG.DRS.G.10. 013 de 28 de diciembre del 2010.
Artículo 15.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Registro Oficial.
Comuníquese y publíquese.
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