Resolución SCPM-DS-2020-16 Expídese el Instructivo Especial para la recepción de documentos a través de medios electrónicos, para la gestión interna de trámites durante el estado de excepción por emergencia sanitaria nacional

RESUELVE:

 

Expedir el “Instructivo Especial para la recepción de documentos a través de medios electrónicos de la Superintendencia de Control del Poder de Mercado y para la gestión interna de trámites durante el estado de excepción por emergencia sanitaria nacional”

 

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.- Las disposiciones contenidas en el presente Instructivo Especial, se aplicarán a las comunicaciones, peticiones, solicitudes, requerimientos y a la información, que las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, dirijan a la Superintendencia de Control del Poder de Mercado, teniendo por objeto regular el procedimiento para la recepción y gestión electrónica de documentación, así como para la atención y despacho interno, en virtud de la emergencia sanitaria y el estado de excepción en el territorio nacional.

 

Artículo 2.- Creación y habilitación del mecanismo electrónico de recepción de documentos.- Créase y habilítese una dirección de correo electrónica para la recepción de comunicaciones, peticiones, solicitudes, información y requerimientos dirigidos a este Organismo Técnico de Control durante la emergencia sanitaria y el estado de excepción.

 

Artículo 3.- Responsable del correo electrónico de recepción de documentos de la Superintendencia de Control de Poder de Mercado.- Conforme lo establecido en las Resoluciones SCPM-DS-037-2015, SCPM-DS-081-2015, SCPM-DS-029-2017 y SCPM-DS- 2020-005 y el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional de la SCPM, la Secretaria General de la Superintendencia de Control del Poder de Mercado es la responsable del proceso de recepción de las comunicaciones, peticiones, solicitudes, información y requerimientos, por lo tanto corresponde a este órgano la administración de la dirección de correo electrónico de recepción de documentos.

 

Artículo 4.- Requisitos.- Las comunicaciones, peticiones, solicitudes, información y requerimientos, que se dirijan a la Superintendencia de Control del Poder de Mercado constarán en formato PDF, con la firma autógrafa del peticionario, y cumplirán con los siguientes requisitos, según corresponda:

 

Persona natural: nombre completo del remitente, número de cédula de identidad o pasaporte.

 

Persona jurídica: nombre del operador económico remitente, RUC, nombres completos y número de cédula de identidad o pasaporte del representante legal o persona autorizada, cargo que ostenta y su respectivo nombramiento.

 

Entidad pública: nombre de la entidad requirente, nombres completos, número de cédula de identidad o pasaporte del representante jurídico o persona autorizada y cargo que ocupa dentro de la institución.

 

El texto de las comunicaciones, peticiones, solicitudes, información y requerimientos, deberán estar redactados en forma clara y precisa, señalando el órgano, área o funcionario a quien se dirige, de existir la referencia del trámite o expediente administrativo al que corresponda, una dirección de correo electrónico válida para notificaciones; en caso de no señalarla expresamente, las mismas se realizarán a la dirección de correo electrónico del que se remitió la información.

 

Así mismo el requirente insertará la declaración expresa de conocer y aceptar que los documentos físicos originales serán presentados en las oficinas de esta Superintendencia una vez levantado el estado de excepción y emergencia sanitaria, y por requerimiento de los órganos de esta entidad, incluso si su petición ha sido atendida, sin perjuicio del control posterior que pueda realizar la Administración y de las acciones a las que hubiere lugar en casos de documentación inexacta o distinta a la enviada a través de este canal.

 

Artículo 5.- Recepción.- La comunicaciones, peticiones, solicitudes, información y requerimientos dirigidos a la Superintendencia de Control del Poder de Mercado, serán recibidos en la dirección de correo electrónico recepcion.documentos@scpm.gob.ec.

 

Artículo 6.- Registro y direccionamiento.- La Secretaria General de la SCPM verificará que los documentos remitidos a través de este mecanismo electrónico contengan los requisitos establecidos en el artículo 4 del presente Instructivo Especial, en caso de que los mismos cumplan con todos los requisitos procederá a realizar el registro y direccionamiento de los documentos conforme lo determina la Resolución SCPM-DS-029-2017, con copia a la Intendencia General de Gestión o a la Intendencia General Técnica, según corresponda; adicionalmente responderá al peticionario o requirente mediante correo electrónico indicando el número de trámite que le ha sido asignado. El registro y direccionamiento se lo realizará únicamente a través del Sistema de Gestión Documental SIGDO como trámites administrativos y no procesales (Módulo ANKU).

 

En caso de que las comunicaciones, peticiones, solicitudes, información y requerimientos, no cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 4 del presente Instructivo Especial, antes del registro y sin la generación del número de trámite, la Secretaria General solicitará mediante correo electrónico la subsanación al requirente a fin de que su pedido sea atendido. De estas comunicaciones, peticiones, solicitudes, información y requerimientos, la Secretaría General llevará un registro.

 

Artículo 7.- Gestión interna.- La unidad responsable de la atención de la documentación recibida, la proporcionará de forma oportuna y efectuará el seguimiento y control correspondiente. El proceso de notificación de la respuesta del requerimiento se lo realizará a través de la Secretaria General conforme la normativa interna constante en la Resolución SCPM-DS-029-2017.

 

Artículo 8.- Confidencialidad y reserva de la información.- Los servidores de la Superintendencia de Control del Poder de Mercado que deban conocer y procesar la documentación ingresada a través de esta dirección de correo electrónico, están obligados a guardar confidencialidad, reserva y secreto sobre los hechos de que hubieren tenido conocimiento a través de ellos conforme manda el artículo 47 de la Ley Orgánica de Regulación y Control del Poder de Mercado. La documentación será utilizada exclusivamente para los fines legales e institucionales correspondientes, pudiendo ser sancionados conforme al marco normativo aplicable en caso de incumplimiento.

 

Artículo 9.- Veracidad de la información.- La Superintendencia de Control del Poder de Mercado implementará controles posteriores para verificar la veracidad de la información proporcionada por los usuarios; y, cuando el caso lo amerite, procederá al tenor de lo previsto en el artículo 10 de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos y demás disposiciones vigentes y aplicables.

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

PRIMERA.- La Intendencia Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Superintendencia de Control del Poder de Mercado, en coordinación con la Secretaría General, efectuarán los ajustes necesarios para la implementación del presente Instructivo Especial.

 

De igual forma, adoptará las acciones necesarias para garantizar la seguridad informática de la información que ingrese a la Superintendencia de Control del Poder de Mercado.

 

SEGUNDA.- La Intendencia Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Superintendencia de Control del Poder de Mercado, de manera inmediata deberá activar la dirección de correo electrónico recepcion.documentos@scpm.gob.ec; y, comunicará a la Dirección Nacional de Comunicación, a fin de que proceda con la difusión a la ciudadanía, a través de los canales electrónicos de la Institución.

 

TERCERO.- La aplicación del presente Instructivo Especial no podrá contravenir lo dispuesto en las Resoluciones SCPM-DS-2020-14 de 16 de marzo de 2020 y SCPM-DS-2020- 015 de 31 de marzo de 2020 que regulan la suspensión de todos los plazos y términos que se encuentren discurriendo dentro de los procedimientos administrativos que se gestionan en este Organismo Técnico de Control, mientras se mantengan vigentes las medidas dispuestas por el Gobierno Nacional en virtud del estado de excepción y emergencia sanitaria.

 

CUARTO.- La Secretaria General en el término de cinco (5) días contados a partir de la expedición del presente Instructivo Especial, emitirá el protocolo para la regularización de la documentación que ingresó a través de la dirección de correo electrónico recepcion.documentos@scpm.gob.ec, el cual deberá ser aplicado una vez que se presente la documentación de forma física en la Institución.

 

DISPOSICIONES FINALES

 

PRIMERA.- Publíquese la presente resolución en la intranet y en la página Web de la Institución.

 

SEGUNDA.- Disponer a la Secretaría General de la Superintendencia de Control del Poder de Mercado, la difusión de esta Resolución y la realización de las gestiones correspondientes para su publicación en el Registro Oficial.

 

TERCERA.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.