Acuerdo 0133 Refórmese el Acuerdo Ministerial No. 447, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero del 2008

Acuerda:

Art. 1.- Sustituir el numeral 4.10 del Acuerdo Ministerial No. 447, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero del 2008, por las siguientes normas técnicas:

4.10. ANTICIPOS DE FONDOS

Los fondos son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir pagos que por razones debidamente justificadas no pueden realizarse a través de la gestión normal de la entidad.

El ámbito de aplicación será para todas las instituciones del Sector Público no financiero. Los fondos se clasifican en fondos de reposición, fondos a rendir cuentas y para gestión de liquidez de entidades públicas.

Fondos de reposición: Son los fondos de caja chica y fondos rotativos, están sujetos al proceso de rendición, reposición, liquidación, cierre y devolución de saldos.

Fondos a rendir cuentas: Son los fondos de anticipos de viáticos y fondos específicos creados para un fin determinado. Están sujetos a rendición, cierre y devolución de saldos cuando se cumple con el objetivo para el que fue creado.

La creación y uso de anticipos de fondos no exime a las entidades del Sector Público de su obligación de cumplir con los principios fundamentales de presupuestación y planificación, a fin de que de una manera programada cumplan con las obligaciones legalmente exigibles.

De la misma forma, el manejo de estos fondos, deberá observar lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General, las Resoluciones del Servicio Nacional de Contratación Pública, las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos, y el presente Acuerdo.

4.10.1 CONCEPTOS GENERALES

Rendición: Es el hecho económico de incorporar presupuestariamente los bienes y/o servicios que se adquirieron con los recursos entregados.

Reposición: Es el hecho económico de restituir los valores rendidos al fondo de reposición.

Liquidación: Para la aplicación del artículo 165 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, se entenderá por liquidación, la determinación de valores utilizados y saldos disponibles, sustentados con sus respectivos justificativos.

Devolución de saldos: Es el hecho de depositar los saldos disponibles determinados en la liquidación, en las cuentas recolectoras de la institución.

Cierre: Es el hecho económico por el que finaliza la existencia del fondo, incluye la recaudación del saldo disponible y el cierre de la cuenta bancaria. En los casos en los que se requiera modificar su valor, cambio de custodio, o por disposición de la autoridad, se considerará la permanencia de la cuenta en la banca pública.

4.10.2 CAJA CHICA

El fondo fijo de caja chica tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas.

4.10.2.1. DESTINO, LÍMITES Y PROHIBICIONES

El fondo de caja chica se podrá utilizar para la adquisición de suministros y materiales, insumos, útiles de aseo, fotocopias, mantenimientos menores y otros pagos de bienes y servicios que tienen el carácter de imprevisibles y/o urgentes.

Los fondos de caja chica asignados a las unidades de transporte, abastecimientos, mantenimiento y/o construcciones, se utilizarán fundamentalmente para la adquisición oportuna de partes, piezas, insumos, repuestos, combustible, peajes, parqueaderos y la compra de suministros y materiales para una mejor conservación y mantenimiento de los vehículos y bienes en general de la institución.

Se establecen los siguientes límites en el monto de creación del fondo de caja chica:

- Para las máximas autoridades de entidades del sector público y para unidades de producción, hasta quinientos dólares (USD 500.00);

- Para las unidades de: transporte, abastecimiento, mantenimiento y/o construcción hasta trescientos dólares (USD 300.00); y,

- Para las unidades administrativas en general, hasta doscientos dólares (USD 200.00).

El límite de desembolso en cada compra es doscientos dólares (USD 200.00), siempre y cuando no superen los techos antes establecidos.

Se prohíbe utilizar el fondo de caja chica para el pago de bienes y servicios en beneficio personal, servicios básicos, subsistencias, alimentación, sueldos, horas extras, préstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripción a revistas y periódicos, arreglos florales, compra de activos fijos, decoraciones de oficinas (no incluye mantenimientos menores ni adquisición de símbolos patrios), movilización relacionada con asuntos particulares y, en general, gastos que no tienen el carácter de imprevisibles o urgentes y de menor cuantía. Los despachos de Ministros, Ministras, Secretarios y Secretarias de Estado, funcionarios, funcionarias con rango de Ministro de Estado o superiores, Viceministros, Viceministras, Subsecretarios, Subsecretarias de Estado así como Coordinadores y Coordinadoras Generales, podrán adquirir con caja chica insumos de cafetería. Solo en el caso de despachos ministeriales, Secretarías de Estado, funcionarios y funcionarias con rango de Ministros de Estado o superiores podrán adquirir con caja chica arreglos florales, así como realizar pagos de desayunos y almuerzos de trabajo a los que asista la máxima autoridad de la institución, para lo cual se deberá considerar — preferentemente— la contratación de dichos servicios con personas naturales y jurídicas pertenecientes al régimen de Economía Popular y Solidaria (EPS), organizaciones que ofrecen este servicio, debiendo cada institución reglamentar la aplicación de esta normativa. La adquisición de agua para consumo humano se realizará mediante los procesos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, sin aplicar caja chica, excepto en los lugares donde el abastecimiento de agua se circunscribe únicamente a la adquisición de agua cruda o no potabilizada.

4.10.2.2 OPERACIÓN

Todo pago realizado con el fondo de caja chica debe tener el respaldo del respectivo formulario (vale de caja chica), en el que conste el valor en número y letras, el concepto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del responsable del manejo y custodia del fondo. Los comprobantes de venta y demás documentos autorizados deben contener el registro único de contribuyentes del proveedor, o cuando no fuere posible su nombre, número de cédula de ciudadanía y rúbrica. La rendición y reposición del fondo se efectuará cuando se haya consumido al menos el sesenta por ciento del monto establecido o dentro del mismo mes en que se realizó la compra para fines tributarios, previa la presentación del formulario correspondiente, adjuntando los originales de los comprobantes de venta y demás documentos autorizados que justifiquen los pagos realizados. Para solicitar la reposición, las unidades administrativas sin presupuesto y que dependen de una Entidad Operativa Desconcentrada, utilizarán el formulario que se anexa al instructivo emitido a través del presente Acuerdo. El resto de entidades del sector público podrán utilizar sus propios formularios cuando dispongan de su reglamentación interna. Los saldos de caja chica al término del ejercicio fiscal se trasladarán al siguiente ejercicio, a la misma cuenta contable. La devolución de valores se realizará únicamente cuando haya cambio de custodio o cuando se disponga el cierre del fondo.

4.10.2.3 OBLIGATORIEDAD

Todas las entidades del sector público deberán abrir fondos de caja chica conforme al presente Acuerdo y la reglamentación interna que para el efecto haya emitido la institución. Las Entidades Operativas Desconcentradas (EOD) que tengan bajo su dependencia Unidades Administrativas que prestan servicios en el territorio y no manejan presupuesto están obligadas a abrir fondos de caja chica para esas unidades de conformidad a lo establecido en el instructivo anexo a este Acuerdo. Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, se realizarán arqueos periódicos sorpresivos por parte de las unidades financieras y de las direcciones de auditoría interna o la unidad que haga sus veces en cada entidad.

4.10.3 FONDO ROTATIVO

Es un fondo para cubrir obligaciones que por su característica no pueden ser realizados con los procesos normales de la gestión financiera institucional. Su manejo deberá observar lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos, y el presente Acuerdo.

4.10.3.1 LÍMITES Y PROHIBICIONES

La entidad podrá gestionar su presupuesto a través de fondos rotativos hasta por un valor máximo anual de USD 300.000,00 o del 10% de la asignación presupuestaria codificada institucional, el que sea menor, utilizando para esto, las partidas correspondientes a los grupos de gasto: 53 bienes y servicios de consumo y 73 bienes y servicios para inversión.

Excepciones:

- El sector Salud y la Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos podrán crear fondos de hasta USD 300.000,00 aun si éste superase el 10% de su asignación presupuestaria, de los grupos de gasto antes mencionados.

- Las entidades que funcionan permanentemente fuera del país, podrán administrar todo su presupuesto a través de fondos rotativos.

- En los sectores en que la Unidad de Administración Financiera (UDAF) solicite de manera general fondos rotativos, observará para su nivel, el límite del 10% anual de las partidas de los grupos de gasto: 53 bienes y servicios de consumo y 73 bienes y servicios para inversión; y distribuirá a sus EODs los recursos a ser utilizados a través de fondos, debiendo para el efecto elaborar un reglamento que emita las directrices para su uso, rendición y reposición.

Con este fondo no se podrá pagar: remuneraciones, viáticos, servicios básicos y bienes de larga duración, excepto las entidades que funcionan permanentemente en el exterior.

4.10.3.2 OPERACIÓN

Los fondos rotativos se mantendrán depositados en una cuenta en la banca pública, con excepción de los que se manejan fuera del país. Las cuentas de fondos rotativos se utilizarán -exclusivamente- en los fines para los cuales fueron creadas. Las instituciones del sector público solicitarán a la Subsecretaría del Tesoro Nacional la apertura de la cuenta para el manejo del fondo rotativo, adjuntando el respectivo reglamento para su uso, aprobado por la máxima autoridad institucional, el que deberá observar lo dispuesto en la normativa legal vigente establecida por el Ministerio de Finanzas, la Contraloría General del Estado, Servicio Nacional de Contratación Pública y el Servicio de Rentas Internas.

El valor inicialmente a ser transferido a la cuenta en la banca pública será el proporcional a ser utilizado en el período de uso que determine la institución. Las entidades del Presupuesto General del Estado (PGE) en la herramienta oficial para la gestión financiera crearán el fondo y solicitarán a la Subsecretaría del Tesoro Nacional su validación.

La rendición y reposición se realizará una vez consumido al menos el 60% del fondo o dentro del mismo mes en que se realizó la compra para fines tributarios, sobre la base de la documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro. Los saldos de fondos rotativos al término del ejercicio fiscal se trasladarán al siguiente ejercicio en la misma cuenta contable. La devolución de valores se realizará únicamente cuando: concluyó el objeto para el cual fue creado, cierre de la entidad, o cuando la máxima autoridad de la entidad disponga el cierre del fondo, correspondiéndole a la entidad el cierre de la cuenta en la banca pública.

4.10.3.3 RESPONSABILIDADES

La creación, aprobación, uso, rendición, reposición, liquidación, devolución de saldos y cierre de fondos rotativos, será responsabilidad exclusiva de la entidad y considerará la certificación presupuestaria como un requisito para asegurar la disponibilidad de recursos para cubrir la rendición del fondo. En el caso de las entidades del Presupuesto General del Estado (PGE), previa validación del fondo solicitado por parte de la entidad, la Subsecretaría del Tesoro Nacional verificará la existencia de la cuenta aperturada en la banca pública y la certificación presupuestaria con la partida correspondiente. El responsable de la gestión financiera institucional realizará el seguimiento de los fondos e instruirá acciones de ser necesario.

4.10.4 FONDOS ESPECÍFICOS

Los fondos específicos serán creados para atender necesidades de un fin determinado y por una sola vez que no puedan ser pagados con los procesos normales de la gestión financiera institucional. No se podrán utilizar para el pago de: remuneraciones, servicios básicos, matriculación vehicular, y bienes de larga duración. El pago de servicios básicos y adquisición de bienes de larga duración con fondos específicos solo está autorizado para las unidades administrativas que operan en el exterior. El manejo de recursos financieros a través de fondos específicos no podrá exceder el 5% de la asignación presupuestaria codificada anual institucional de las partidas correspondientes a los grupos de gasto de bienes y servicios de consumo y de inversión. En el caso de unidades administrativas que funcionen por delegación fuera del país, así como instituciones que por efectos acordes a la agenda presidencial de manera reiterada deban realizar gestiones en el exterior, podrán exceder el 5% de la asignación presupuestaria.

El fondo específico será cerrado una vez que se cumpla con el propósito para el que fue creado. De existir saldo no utilizado, éste será reintegrado a la cuenta colectora institucional con el código de devolución que corresponda, o transferido a la cuenta de registro institucional que mantiene en el Banco Central del Ecuador y no podrá ser descontado a través de nómina.

4.10.4.1 RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de la creación, uso, rendición, liquidación, devolución de saldos y cierre del fondo específico, es de la entidad.

En el caso de las instituciones del Presupuesto General del Estado (PGE), la Subsecretaría del Tesoro Nacional validará el fondo previa verificación de la existencia de la certificación presupuestaria que confirma la disponibilidad de recursos para cubrir la rendición del fondo.

El responsable de la gestión financiera institucional realizará el seguimiento de los fondos e instruirá acciones de considerarlas necesarias.

4.10.5 FONDOS PARA ANTICIPOS DE VIÁTICOS

El manejo de fondos para anticipo de viáticos, será de responsabilidad de las instituciones desde la creación, uso, rendición, liquidación, devolución de saldos y cierre; y, observarán la normativa prevista por el Ministerio del Trabajo y la Contraloría General del Estado.

4.10.6 FONDO DE REPOSICIÓN PARA GESTIÓN DE LIQUIDEZ DE ENTIDADES PÚBLICAS

Son fondos creados únicamente mediante convenio debidamente suscrito por el Ministro de Finanzas y las demás entidades intervinientes, con la finalidad de atender necesidades de liquidez de las instituciones públicas en cuantías importantes. La devolución de saldos se realizará a la fecha de término del acto administrativo con el cual se creó dicho fondo de reposición.

Los fondos de reposición para gestión de liquidez de las entidades públicas, por su naturaleza, no serán susceptibles de rendición, ni requerirán asignación presupuestaria previa. Para su ejecución, la entidad beneficiaria del fondo deberá solicitar a la Subsecretaría del Tesoro Nacional la autorización para la creación de la cuenta o subcuenta respectiva en el Banco Central del Ecuador y la transferencia correspondiente.