Resolución 004-DE-2015 Expídese el Instructivo para el uso del Sistema de Gestión Documental QUIPUX

Resuelve:

Artículo 1.- Expedir el “INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX EN EL INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACION GEOLOGICO MINERO METALÚRGICO”

1. OBJETIVO

El presente instructivo tiene como objetivo establecer disposiciones y especificaciones de carácter general para regular el uso, y orientar en el procedimiento que deben seguir los usuarios del INIGEMM, para la gestión de documentos a través del Sistema de Gestión Documental Quipux, con el objeto de que esta herramienta sea optimizada en su uso para acelerar los procesos de comunicación institucional tanto interna como externa, agilizar la gestión de documentos para el cumplimiento de la misión institucional, cumplir con la política de “Transformar la gestión documental hacia la GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN, concomitante- mente, el archivo electrónico debe reemplazar al archivo físico, garantizando su autenticidad y legalidad”, contribuir con el ahorro de recursos y protección al medio ambiente.

2. ALCANCE

El presente manual tiene como alcance la gestión de documentos del INIGEMM a través del Sistema de Gestión Documental Quipux tanto interna como externa, desde el ingreso y/o creación del documento, hasta su archivo una vez concluido el trámite que corresponda en cada instancia.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y OBLIGATORIEDAD

El presente manual es aplicable y de uso obligatorio de conformidad a sus disposiciones y especificaciones de carácter general, para las servidoras y los servidores que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del INIGEMM, siempre y cuando tenga la creación de una cuenta de usuario para uso del QUIPUX.

4. PROCEDIMIENTO GENERAL

4.1 Todos los documentos generados por una unidad administrativa direccionados hacia otra unidad administrativa, deberán ser suscritos por el Director, Coordinador o máximo representante autorizado de la unidad, según corresponda.

4.2 Todo documento que ingrese a una Dirección o Coordinación General Técnica, deberá ser dirigido al titular del área.

4.3 El titular del área, de creer procedente la reasignación de trámites a uno o más servidores integrantes de su unidad administrativa, con el fin de atender de manera oportuna, adecuada y no contradictoria, a los requerimientos o petitorios realizados por otras unidades administrativas, lo podrá realizar, siempre y cuando, se asegure de iniciar procesos de revisión interna, que eviten conflictos o un inadecuado manejo de la información del INIGEMM, considerando además, que el servidor/a que genera la información o impulsa documentación se convierte en corresponsable de lo entregado a otras unidades administrativas.

4.4 Los documentos internos de cada unidad, antes de ser ingresados en el QUIPUX, deberán pasar por los respectivos canales de revisión y aprobación por parte del jefe inmediato superior considerar y revisar los anexos del mismo, para lo cual, se deberá hacer uso del correo institucional interno y otros mecanismos electrónicos existentes.

5. DIRECTRICES DE USO

5.1 Previo al envío de un documento (tanto interno como externo) es preciso coordinar con los involucrados, a fin de que el contenido sea el adecuado y de esta forma evitar devoluciones o numerosos alcances al mismo.

5.2 No podrá utilizarse el Quipux como un medio para discusión y/o polémica. La atención de los documentos por Quipux deben realizarse con el más alto profesionalismo técnico-legal, comedimiento y respeto a los destinatarios ya sea interno y/o externo.

5.3 Todo documento una vez generado en el Quipux es registrado en el sistema del mismo, y no desaparecerá de la plataforma, convirtiéndose en el archivo electrónico que reemplaza al archivo físico del INIGEMM, garantizando su autenticidad y legalidad.

5.4 Para que con el uso del Quipux el INIGEMM pueda contribuir con el ahorro de recursos y protección al medio ambiente, los servidores/as no realizarán la impresión de la documentación generada en el mismo, a excepción de aquellos documentos que por necesidad institucional evidente, se requiera de su impresión. La autoridad de cada dependencia decidirá la necesidad de entregar físicamente los documentos enviados de forma electrónica.

Los servidores/s deberán implementar mecanismos sencillos de control de la cantidad de impresiones de documentos institucionales; eliminando la impresión de documentos tipo “borrador” o para “revisión”, así como documentos o mensajes disponibles en formato electrónico.

5.5 Se prohíbe el uso del QUIPUX para el envío y/o contestación de mensajes, o revisión de documentos, para ello se deberá utilizar el correo electrónico, los cuales también se prohíbe su impresión incluyendo los anexos/archivos, salvo excepción de necesidad evidente.

Nota: El artículo 42 de la Ley Orgánica del Servicio Público, considera faltas disciplinarias, entre otras, el uso inadecuado de bienes, equipos o materiales y el uso indebido de medios de comunicación.

5.6 Para los servidores/as de nivel jerárquico superior es obligatorio el uso de la firma digital para el despacho de la documentación por Quipux, con el objeto de atender todo trámite de manera ágil y oportuna. La firma electrónica tiene igual validez y los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en todo trámite legal o administrativo.

Nota: Con el uso de firmas digitales se da cumplimiento a la LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS, publicada en el Registro Oficial Suplemento 557 de 17 de Abril de 2002. El trámite para obtener la firma digital será bajo la asesoría del Proceso de Gestión Tecnológica y Dirección Administrativa.

5.7 En el Quipux se pueden elaborar los siguientes tipos de documentos, los mismos que deberán ser utilizados por las servidoras y los servidores que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del INIGEMM, de acuerdo a la necesidad, pertinencia y competencia:

Oficio: Es el documento dirigido para una o varias persona/s natural y/o jurídica que no pertenece/n al INIGEMM y que por su contenido no es circular.

Memorando: Es el documento dirigido para un/a o varios/as servidores o servidoras que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del INIGEMM y que por su contenido no es circular.

Oficios circulares: Es el documento dirigido para varias personas naturales y/o jurídicas que no pertenece al INIGEMM. y que por su contenido es circular.

Memorandos circulares: Es el documento dirigido para varias/os o todas/os las servidoras y los servidores que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del INIGEMM y que por su contenido es circular.

Nota: Definición de Circular: Es un documento dirigido a varias personas naturales y/o jurídicas para dar a conocer su contenido de forma global. Ejemplo: La orden que una autoridad superior dirige a todos o a gran parte de sus subordinados.

5.8 Ayuda, Soporte y Capacitación

Para ayuda, soporte, y/o capacitación se debe solicitar mediante requerimiento al administrador del Quipux capacitará de forma general en el uso del mismo al servidor que se incorpore a la institución dejando constancia que en dicha capacitación se ha incorporado el contenido del presente instructivo, y constancia física de lo actuado.

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 El SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX es de uso obligatorio para las servidoras y los servidores que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del INIGEMM.

6.2 Los documentos gestionados por QUIPUX y firmados electrónicamente no deben ser impresos a menos de que exista un requerimiento específico.

6.3 Los documentos generados por Quipux que por su contenido sean para el conocimiento de más de un área, deben ser copiados sólo a las áreas involucradas. La copia a las autoridades y servidores/as del nivel jerárquico superior deben realizárselas únicamente en casos de suma importancia.

6.4 Los documentos dirigidos a usuarios externos únicamente serán suscritos por la máxima autoridad o su delegado.

6.5 La supervisión de la utilización y la capacitación en el SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX en el ámbito de gestión del INIGEMM estará bajo la responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera, Proceso de Gestión Tecnológica, quienes deberán contar con la respectiva planificación y el esquema de contenidos respectivos.

6.6 Los servidores/as, para la reasignación de documentos, deberán observar las líneas de autoridad establecidas en la estructura orgánica del Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del INIGEMM.

6.7 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente instructivo, por parte de los servidores/ as del INIGEMM, dará lugar a las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente, mismas que serán impuestas por la Dirección de Administración de Talento Humano.

Artículo 2.- Disponer a la Dirección de Comunicación Social la difusión y socialización del presente instructivo para las servidoras y los servidores del INIGEMM

Artículo 3.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.