Resolución 12-DE-ARCP-2015 Expídese el “Reglamento de funcionamiento del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional .

Resuelve:

EXPEDIR EL “REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD DE SERVICIO Y EL DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LA AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL POSTAL”

TÍTULO I

Definición, Objeto y Ámbito de Aplicación

Artículo 1.- Definición.- Denomínese Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional (CGCSDI) de la Agencia de Regulación y Control Postal, a la instancia que se incorpora en la gestión de la entidad a efectos de viabilizar y cumplir la misión, visión y objetivos institucionales.

Artículo. 2.- Objeto y ámbito de aplicación.- El presente Reglamento norma la estructuración y funcionamiento del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional (CGCSDI) de la Agencia de Regulación y Control Postal, quien tendrá la responsabilidad de proponer, monitorear y evaluar la aplicación de las políticas, normas y prioridades relativas al mejoramiento de la eficiencia institucional.

El ámbito de acción del Comité será nacional y tendrá sus reuniones de trabajo en las oficinas de la Agencia de Regulación y Control Postal, en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha.

TÍTULO II

De la Integración y Estructura del Comité

Artículo. 3.- Integración del Comité.- El CGCSDI, estará integrado por los siguientes Funcionarios y Servidores:

a) La autoridad nominadora o su delegado; quien lo presidirá

b) El Director de Regulación;

c) El Director de Asesoría Jurídica;

d) El Director de Relaciones Internacionales y

Comunicación;

e) El Director de Registro, Inspección, Control y

Protección al Usuario;

f) El Director Administrativo y Financiero;

g) Responsable de la Unidad de Planificación;

 

h) Responsable de la Unidad de Talento Humano; y,

 

 

 

i) Un Secretario elegido dentro del Comité.

Artículo. 4.- Estructura Interna.- El CGCSDI de la Agencia de Regulación y Control Postal, estará estructurado internamente de la siguiente manera: Un Presidente, que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 138 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público, el CGCSDI, será la máxima Autoridad de la entidad nominadora o su delegado; en calidad de vocales, los Directores de las diferentes Direcciones y los Responsables de las Unidades administrativas, quienes tendrán derecho a voz y voto; y, un Secretario quien no podrá ser parte del seno del Comité y tendrá voz pero no voto.

TÍTULO III

De las Funciones del Comité y de sus Miembros

Artículo. 5.- Funciones y Atribuciones del Comité.- Son funciones del CGCSDI, a más de las establecidas en el artículo 138 de la Ley Orgánica del Servicio Público, las siguientes:

a. Nombrar al Secretario del Comité;

b. Conocer y analizar el proyecto de políticas públicas relacionadas al sector postal, en forma previa a la emisión por parte del ente Rector;

c. Impulsar, monitorear y evaluar la aplicación de las políticas públicas, normas, planes, programas, proyectos y más disposiciones impartidas para la mejora y fortalecimiento institucional;

d. Conocer y analizar el Plan Operativo Anual, el presupuesto de la institución y el Plan Anual Comprometido institucional;

e. Conocer el impacto de la Agencia de Regulación y

Control Postal en el sector;

f. Establecer lineamientos estratégicos para la coordinación, participación e información en las diferentes líneas de acción que se deben desarrollar a través de las unidades administrativas de la Agencia de Regulación y Control Postal, para mejorar su eficacia y eficiencia;

g. Proponer y definir los lineamientos de la gestión del cambio y cultura organizacional a adoptarse en la Agencia de Regulación y Control Postal y apoyar su implementación;

h. Proponer la conformación de los equipos de trabajo necesarios para el logro de los objetivos de la Agencia de Regulación y Control Postal;

i. Monitorear y evaluar la calidad del servicio;

 

j. Controlar el cumplimiento de los compromisos establecidos con los ciudadanos y su satisfacción;

k. Las demás atribuciones que determinen las Leyes, Reglamentos, Resoluciones Acuerdos Ministeriales y demás normativa expedida para este tema en particular, así como las demás atribuciones que establezcan dentro del propio comité del CGCSDI.

Artículo 6.- Funciones del Presidente del CGCSDI.- El Presidente del CGCSDI de la Agencia de Regulación y Control Postal tendrá las siguientes funciones:

a. Aprobar el orden del día;

b. Convocar, dirigir, suspender y clausurar las sesiones del

Comité;

c. Tener voto dirimente en caso de empate;

d. Cumplir y hacer cumplir las decisiones del Comité;

e. Velar por el cumplimiento de las funciones y atribuciones del CGCSDI, de acuerdo con el artículo 5 del presente Reglamento;

f. Suscribir con el Secretario, las actas de las sesiones del

Comité;

g. Nombrar comisiones para el tratamiento de temas específicos;

h. Propiciar mecanismos de coordinación, corresponsabilidad y diálogo permanente; y,

i. Las demás que se deriven de la naturaleza de su cargo.

Artículo 7.- Funciones del Secretario del CGCSDI.- El

Secretario tendrá las siguientes funciones:

a. Receptar de los miembros del CGCSDI, propuestas para la formulación y elaboración del orden del día;

b. Formular el orden del día y presentarlo para aprobación del Presidente;

c. Convocar a sesión a los miembros del Comité, por disposición del o la Presidente, por escrito o mediante correo electrónico, adjuntando el orden del día, la indicación del lugar y la documentación sobre los temas a tratarse;

d. Constatar el quórum en cada reunión e informar al o la

Presidente del CGCSDI;

e. Dar lectura del orden del día;

 

 

f. Dar lectura del acta de la sesión anterior para su aprobación;

g. Controlar el cumplimiento de los horarios y tiempos asignados para el tratamiento de cada tema del orden del día;

h. Mantener y custodiar el archivo del CGCSDI, que contendrá las actas de sesiones, convocatorias, listado de asistencia, órdenes del día, informes y otros documentos relacionados a la gestión del Comité; mismos que serán entregados mediante acta cuando culmine sus funciones;

i. Controlar la asistencia a cada reunión, mediante un registro escrito;

j. Levantar las actas de las sesiones del comité;

k. Recabar las firmas de aprobación de las actas de las sesiones del Comité;

l. Constatar la votación y proclamar los resultados, por orden del o la Presidente;

m. Dar seguimiento a los acuerdos y resoluciones del CGCSDI y, presentar al Presidente, los informes de actividades y avance de cumplimiento de los mismos;

n. Coordinar la logística necesaria para el adecuado funcionamiento del CGCSDI;

o. Apoyar al Presidente en la preparación de los informes de actividades y avance de cumplimiento de resoluciones; y,

p. Las demás que se deriven de la naturaleza de su cargo y de aquellas asignadas por el o la Presidente.

Artículo. 8.- Funciones de los vocales del Comité.- Serán funciones de los vocales del Comité las siguientes:

a. Proponer al o la Secretario/a los temas a ser conocidos por el Comité;

b. Analizar los temas materia del orden del día de las sesiones del Comité;

c. Participar activamente en el análisis y discusión de los temas a tratar en las reuniones del Comité, y cumplir las comisiones que les sean encomendadas;

d. Informar al Comité sobre el desarrollo y avance de las comisiones encomendadas;

e. Proponer acciones de planificación, programación, de capacitación y, de cualquier oportunidad para mejorar la gestión institucional;

 

 

f. Respaldar documentada y motivadamente las decisiones del CGCSDI;

g. Asegurar el cumplimiento de las decisiones del Comité, en el ámbito de su competencia;

h. Socializar con los servidores/as de su área de trabajo, las decisiones para su ejecución;

i. Asistir a las sesiones que fueren convocados; y,

j. Las demás que determine el CGCSDI.

TÍTULO IV

De las Sesiones, Procedimiento y Obligaciones

Artículo 9.- El CGCSDI, se reunirá en sesiones ordinarias y extraordinarias:

a. Sesiones Ordinarias.- El CGCSDI, se reunirá en forma ordinaria una vez cada trimestre, dentro de los

15 primeros días del mes correspondiente. En dichas reuniones se analizarán los temas determinados en la convocatoria; y,

b. Sesiones Extraordinarias.- El CGCSDI, podrá reunirse en forma extraordinaria por así haberlo dispuesto el o la Presidente/a o la máxima autoridad de la Agencia de Regulación y Control Postal, y tratará asuntos puntuales, considerados emergentes o impostergables.

Artículo. 10.- De las Convocatorias.- El o la Secretario del CGCSDI, previo las formalidades establecidas en este Reglamento y por disposición del o la Presidente, convocará a reuniones ordinarias o extraordinarias, por escrito y/o por correo electrónico, con el orden del día aprobado y la documentación de los asuntos a tratarse. La convocatoria contendrá la fecha, hora y lugar, en donde se efectuará la sesión.

Las reuniones ordinarias, serán convocadas por correo electrónico institucional con al menos tres (3) días hábiles de anticipación; y, las reuniones extraordinarias serán convocadas por lo menos 24 horas de antelación igualmente por correo electrónico institucional.

Artículo. 11.- Del Procedimiento para las Sesiones.- Las sesiones del CGCSDI, iniciarán a la hora indicada y se desarrollarán de acuerdo al siguiente procedimiento:

a. Constatación del quórum presente, por parte del o la

Secretario;

b. Instalación de la reunión por parte del o la Presidente;

 

c. Lectura del acta de la reunión anterior a cargo del o la Secretario/a y aprobación por parte de los miembros del Comité;

 

 

 

d. Tratamiento, análisis y resolución de los temas constantes en el orden del día, con la participación y propuestas de los miembros del Comité;

e. Los miembros del Comité podrán proponer mociones sobre los puntos del orden del día, que serán puestas a consideración del pleno y previa autorización del o la Presidente/a.

Artículo 12.- Del Quórum.- Para la instalación de las sesiones ordinarias o extraordinarias, se requerirá la presencia de al menos la mitad más uno de sus miembros.

Artículo 13.- Del Voto Salvado.- De existir inconformidad por parte de alguno de los miembros respecto de una decisión a ser adoptada por el CGCSDI, esta podrá ser expresada como voto salvado con el razonamiento correspondiente y se lo registrará en el acta.

Artículo 14.- De las Actas de las Sesiones.- Los resultados de cada sesión se registrarán en la denominada “Acta de Sesión”, que contendrá el lugar, fecha y hora de instalación, nómina de asistentes, orden del día, los temas tratados, intervenciones, resolución por cada punto, hora de conclusión y la firma de todos los miembros que asistan a la respectiva reunión.

Artículo. 15.- Ausencias y Suplencias.- En caso de impedimento para asistir a una reunión, los miembros del CGCSDI, previo el debido justificativo, designarán un suplente que lo represente con voz y voto.

Artículo. 16.- Invitados a las Sesiones.- Si el caso amerita, previa autorización del o la Presidente/a del CGCSDI, podrán ser invitados a participar de las reuniones los servidores/as de la Agencia de Regulación y Control Postal.

Artículo. 17.- Obligaciones de los integrantes del Comité.- Los miembros del CGCSDI, deberán observar lo siguiente:

a. Todo integrante del CGCSDI, asume la responsabilidad de cumplir las decisiones adoptadas en sesión, en el ámbito de su competencia, aun cuando no haya asistido a las mismas;

b. Los integrantes del CGCSDI, una vez convocados y debidamente notificados con el orden del día, deben asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias por sí o por interpuesta persona, en cuyo caso, debe mediar la correspondiente justificación escrita y designación de existir;

c. Los y las integrantes del CGCSDI, deben confirmar su asistencia a las reuniones, a través de la vía convocada, al Secretario del Comité;

 

d. Toda reunión del CGCSDI iniciará a la hora señalada en la convocatoria, de no agotarse el tratamiento del orden del día, el o la Presidente/a, podrá suspender la reunión y convocarla para un nuevo día, para la continuación de la misma; y,

e. En caso de que, por asuntos relativos a las actividades propias de la gestión institucional, no haya sido posible la realización o culminación de una reunión, previa convocatoria del Presidente, se reanudará en un plazo máximo de cinco días hábiles.

Artículo 18.- De las Comisiones.- De considerarse necesario para el interés institucional, el CGCSDI conformará comisiones de entre sus miembros o con servidores de la Agencia de Regulación y Control Postal, quienes deben asumir con responsabilidad el cumplimiento de los temas asignados y la preparación de los informes para conocimiento, tratamiento y resolución del Comité. Estos informes deberán ser sustentados y contendrán las conclusiones y recomendaciones que cada caso amerite.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

ÚNICA: Se deroga expresamente la Resolución 82-DE- ANP-2012 de 26 de diciembre de 2012, publicada en el Registro Oficial 887 de 06 de febrero de 2013, misma que resolvió expedir el Reglamento de Funcionamiento del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional de la Agencia Nacional Postal;

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA: En caso de surgir o existir cualquier duda en la aplicación o ejecución del presente Reglamento, éstas serán conocidas y resueltas por el Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional de la Agencia de Regulación y Control Postal.

SEGUNDA: De la ejecución de la presente Resolución, encárguese a los integrantes del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional de la Agencia de Regulación y Control Postal, cada uno dentro de sus competencias y atribuciones.

TERCERA: Notifíquese con el contenido de la presente Resolución, a todas las Direcciones y Unidades Administrativas de la Agencia de Regulación y Control Postal.

CUARTA: Esta Resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.