Resolución 2010-053B Expídese el Instructivo “Manual Buzones en Aeropuerto”

Resuelve:

Art. 1.- Expedir el Instructivo “Manual Buzones en Aeropuerto”.

INSTRUCTIVO

CDE-BUZ-PLN-IN003. Código:

Área: Comercialización, Filiales, Operaciones.

Producto: Buzones en Aeropuerto.

Proceso: Retiro, distribución de correspondencia depositada en buzones de Aeropuertos.

Instructivo: Manual Buzones en Aeropuertos.

Responsable:

Alcance: Todos los buzones colocados en aeropuertos a nivel nacional.

Objetivo

Establecer el procedimiento del manejo adecuado en la parte funcional de la correspondencia depositada a nivel nacional en los buzones en aeropuerto, y de esa manera cumplir con el objetivo principal del proyecto que es el reposicionamiento de la marca de Correos del Ecuador.

Políticas

Mantenimiento de buzones:

1. Vigilar el buen mantenimiento de los buzones ubicados en los aeropuertos, con el personal de Correos del Ecuador (carteros).
2. Controlar que en los buzones existan formularios y fundas indispensables para el buen uso de los buzones, si no los hubiera el cartero de Correos del Ecuador solicitará al Jefe de Agencia o Analista Provincial, y deberá colocarlos en el buzón.

Retiro de la correspondencia depositada en buzones:

3. Recolectar la correspondencia en Quito diariamente, en los aeropuertos de Galápagos tres (3) veces por semana y en los otros aeropuertos a nivel nacional dos (2) veces por semana.
4. Entregar la correspondencia recolectada en los buzones en aeropuertos directamente al Jefe de Agencia o Analista Provincial de origen.

Recepción de la correspondencia en los buzones:

5. Receptar la correspondencia de los buzones en aeropuertos mediante un acta de entrega recepción, en la cual debe constar el número de paquetes.
6. Entregar una copia del acta de entrega recepción a la Dirección de Seguridad Postal.

Entrega de correspondencia depositada en buzones:

7. Entregar toda correspondencia recolectada en buzones de aeropuertos, en la agencia o sucursal principal de las ciudades donde están ubicados los buzones en aeropuertos (Quito, Esmeraldas, Loja, Manta, Machala, Macas, Orellana, Nueva Loja, Tena, Tulcán, Santa Cruz, San Cristóbal).
8. Encaminar por valija interna a la agencia o sucursal del destinatario si la correspondencia es para entrega nacional, previa confirmación con el cliente; y, si la correspondencia es para entrega internacional, el envío tendrá que ser encaminado por valija interna a la agencia 17 de Correos de Ecuador en la ciudad de Quito.

Ingreso al sistema IPS de correspondencia depositada en buzones:

9. Determinar en el caso de la entrega de correspondencia a nivel nacional, los responsables del ingreso al sistema IPS que serán los servidores de las ventanillas en las agencias o sucursales donde se receptarán los envíos; al momento del ingreso de información se hará constar en el campo observación el siguiente texto “Correspondencia Buzón de Aeropuerto”.
10. Encaminar los envíos internacionales a través de la Agencia (17) matriz de Correos de Ecuador en la ciudad de Quito, la que realizará el procedimiento de confirmación de la recepción del envío previo a la entrega del mismo.
11. Comunicar al cliente telefónicamente que fue recibida la valija de envíos nacionales y que tiene un envío, informándole el peso, valor o costo del envío y la fecha de espera máxima de pago (30 días).

Envío de la correspondencia a sigilo:

12. Enviar a sigilo si la correspondencia tiene destino internacional y no constan los datos del destinatario, como correo electrónico.
13. Solicitar a Servicio al Cliente que realice el contacto con el cliente, si la correspondencia tiene destino nacional y no constan todos lo datos.
14. Enviar a sigilo toda correspondencia que supere al tiempo de respuesta (30 días).

Control de la correspondencia depositada en buzones

Inspector de Seguridad Postal:

15. Realizar la inspección de la correspondencia recibida de buzones en aeropuertos para ser enviada a sigilo.

Provisión del material necesario para la correspondencia depositada en buzones

Dirección de Filiales:

16. Mantener el stock suficiente de formularios de servicio postal en aeropuertos (Anexo 1) y fundas; material indispensable para prestar el servicio de buzones en aeropuertos.
17. Distribuir formularios y fundas, a las agencias que están ubicadas en las ciudades donde Correos del Ecuador brinde el servicio de correspondencia de buzones en aeropuerto.

Políticas generales:

18. Cualquier cambio al presente instructivo requerirá de la aprobación de la Gerencia General de Correos del Ecuador.

Procedimientos

Retiro de la correspondencia depositada en los buzones en aeropuertos

En Quito Dirección de Operaciones - Área de Domicilios y en Provincias el Jefe de Agencia o Analista Provincial:

1. Recoja la correspondencia depositada en los buzones colocados en los aeropuertos a nivel nacional según el horario establecido en la política No. 3.
2. Revise que en el lugar asignado para los formularios y las fundas, esté siempre abastecido de los mismos.

Si no existe el material suficiente:

2.1. Solicite al Jefe de Agencia o Analista Provincial los formularios y las fundas para que sean colocados en los lugares asignados.

3. Entregue al Jefe de Agencia, Analista Provincial o responsable de la ventanilla, la correspondencia recogida en los buzones de aeropuertos.

Entrega de la correspondencia recolectada en los buzones en aeropuertos.

Dirección de Filiales - Jefes de agencias o responsables de ventanillas:

1. Reciba la correspondencia depositada en los buzones de aeropuertos y realice el acta de entrega recepción (Anexo 2).
2. Firme como responsable de la recepción conjuntamente con el cartero como responsable de entrega de la correspondencia recolectada y entréguele al Auxiliar de Ventanilla.
3. Entregue una copia del acta de entrega recepción al Inspector de Seguridad Postal si corresponde a la ciudad de Quito y en provincias envíe la copia del acta a la Jefatura de Seguridad Postal (Matriz - Quito).

Ingreso de la correspondencia recolectada en los buzones en aeropuertos

Dirección de Filiales - Auxiliar de Ventanilla:

1. Reciba el paquete y verifique si el contenido no contenga mercancías peligrosas de envío.
2. Revise que el “Formulario de Servicio Postal en Aeropuertos”, esté lleno con toda la información solicitada y con la firma del remitente.

SI el “Formulario de Servicio Postal en Aeropuertos” tiene los datos necesarios para poder ser enviado:

3. Ingrese en el sistema IPS los siguientes datos del envío:

• Nombre del remitente. Lugar de origen. Teléfono.
• Nombre del destinatario. Lugar de destino. Dirección.
• Teléfono.
• Observación: “Correspondencia Buzón de Aeropuerto”.

SI el “Formulario de Servicio Postal en Aeropuertos” NO tiene los datos necesarios para poder ser enviado, efectúe lo siguiente:

3.1. Si está en la ciudad de Quito solicite a Servicio al Cliente mediante un correo electrónico para que realice el contacto con el cliente, de acuerdo al nombre del remitente (Subproceso de contacto con el cliente).

3.2. Si está en otra ciudad comuníquese con el cliente y solicite los datos que faltan para el ingreso al sistema.

4. Pese la correspondencia para determinar el valor del envío, determine el costo del envío según su destino y colóquela en el sobre de embalaje y pegue adecuadamente el formulario encima del sobre de embalaje.

Contacto con el cliente, para solicitar mayor información Dirección de Marketing y Ventas - Servicio al Cliente Quito:

1. Revise el correo electrónico enviado por el Auxiliar de Ventanilla, e inicie la ubicación del destinatario utilizando las herramientas que tiene la institución como son bases de datos, entre otras.
2. Si el envío es internacional y no tiene correo electrónico para poder ubicarle al cliente, responda el correo electrónico al Auxiliar de Ventanilla, indicándole que no puede ser ubicado el cliente para que inicie el proceso de envío del paquete a sigilo.

NO se le puede ubicar al cliente:

2.1. Si no se recibió ninguna respuesta del cliente comunique al Jefe de Agencia o Analista Provincial para que el envío sea entregado a sigilo.

Dirección de Filiales - Auxiliar de Ventanilla:

3. Solicite a inspección postal para que realice el proceso de sigilo.
4. Cambie el estado en el sistema IPS, indicando que no se recibió ninguna respuesta.

Confirmación de entrega del envío Dirección de Filiales - Auxiliar de Ventanilla:

1. Si el envío es a nivel nacional: comuníquese con el cliente informándole que tienen un envío, indicando el costo y tiempo aproximado de entrega.

1.1. Si el cliente desea el envío realice el enrutamiento al lugar de destino.

1.2. Si el cliente no desea que se le entregue realice el enrutamiento a sigilo postal (matriz Quito).

2. Si el envío es a nivel internacional: realice el envío a la Agencia 17 (matriz Quito).

Solicitud de pago - envíos a nivel internacional Dirección de Filiales - Auxiliar de Ventanilla Agencia 17 (matriz Quito):

1. Envíe un correo electrónico al destinatario, con copia al TESORERO DE CORREOS DEL ECUADOR, indicándole que tiene un envío y que tiene que hacer una transferencia a nombre de Correos del Ecuador, para que se pueda enviar la correspondencia.

1.1. Si el envió es a nivel internacional: Solicite al destinatario vía correo electrónico, que la forma de pago es mediante una transferencia por Western Unión a nombre de Correos del Ecuador.

Confirmación de la transferencia - envíos a nivel internacional.

Dirección de Filiales - Auxiliar de Ventanilla Agencia 17 (matriz Quito):

1. Verifique que el cliente confirme la transferencia a nombre de Correos del Ecuador.
2. Solicite mediante un correo electrónico a la Dirección

Financiera la confirmación de la transferencia.

SI la transferencia fue confirmada

Dirección Financiera - Tesorero o Analista Financiero delegado:

3. Verifique su número de transferencia y responda el correo electrónico confirmando el pago, para que pueda ser procesado el envío.
4. Entregue al Auxiliar de Ventanilla, una copia del documento que avalice la transferencia a nombre de Correos del Ecuador.

SI el pago fue realizado en el plazo previsto Facturación y entrega de envíos internacionales en la Agencia 17 (matriz Quito)

Dirección de Filiales - Auxiliar de Ventanilla:

1. 1. Reciba el documento que avalice la transferencia, facture y proceda a la cancelación del valor correspondiente al envío.
2. 2. Adjunte a la copia de la factura el documento que avalice la transferencia a nombre de Correos del Ecuador y colóquela dentro del sobre y entregue a Operaciones para que envíe la correspondencia.

SI el pago No fue realizado en el plazo previsto:

1. Comunique al Jefe de Agencia o Analista Provincial, para que el envío sea entregado a Sigilo.
2. Solicite a Inspección Postal para que realice el proceso de sigilo y cambie el estado en el sistema IPS, indicando que no se recibió ninguna respuesta.

Facturación y entrega de envíos nacionales en la agencia de destino

Dirección de Filiales - Auxiliar de Ventanilla:

3. Con la confirmación por parte del cliente de la aceptación del envío y con la recepción del mismo en la ciudad de destino, al cliente infórmele que su envío se encuentra en la ciudad o cantón para que se acerque a realizar el respectivo pago por el envío.
4. Facture y proceda al cobro del valor correspondiente al envío; y, entregue la correspondencia y la factura cancelada al cliente.

Control de la correspondencia recolectada en los buzones en aeropuertos

Dirección de Seguridad Postal - Inspector de Seguridad Postal:

Revise las actas de entrega y verifique si la correspondencia aún está en espera de la respuesta, fue procesada o enviada a sigilo, con todos los sustentos del caso.

Anexos

1. Anexo No. 1: “Formulario Servicio Postal en Aeropuertos”.

2. Anexo No. 2: “Acta de Entrega - Recepción Correspondencia Buzón en Aeropuertos”.

Art. 2.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Comuníquese y publíquese.