Resolución 2010-099 Expídese el Instructivo de EMS - Entrega Inmediata

Resuelve:

Art. 1.- Expedir el “INSTRUCTIVO DE EMS - ENTREGA INMEDIATA”.

Objetivo

Incorporar un sticker de “Prioritario” en la correspondencia EMS debido a que ciertos documentos de nuestros clientes (documentos legales, contratos, notificaciones), deben ser entregados lo más pronto posible.

Políticas

Admisión de correspondencia EMS prioritaria:

1. Identificar la correspondencia EMS prioritaria por tipo de cliente (de acuerdo a su contrato), o bien por la naturaleza del mismo (contrato, documento legal o el cliente indica en la guía que debe ser tramitado de manera urgente).
2. Etiquetar obligatoriamente la correspondencia EMS prioritaria de acuerdo a los lineamientos de la política 1, tanto para la distribución local como para el encaminamiento y distribución nacional, tanto en la guía EMS como en la correspondencia EMS.
3. Realizar el etiquetado prioritario en la guía EMS, en el casillero 8 correspondiente a los “Nombres y dirección del expedidor”, en la parte inferior del mismo, tal como lo muestra el Anexo 2.
4. Recibir y clasificar la correspondencia EMS prioritaria proveniente del encaminamiento y separarla de la correspondencia EMS normal para el proceso de distribución.

Distribución de correspondencia EMS prioritaria:

5. Recibir la correspondencia EMS, e identificar la correspondencia EMS prioritaria para ser distribuida de manera inmediata.
6. Entregar obligatoriamente la correspondencia EMS prioritaria antes de las 10:00.

Dirección de Operaciones:

7. Mantener el número suficiente de stickers prioritario, para ser incorporados a la correspondencia EMS.
8. Solicitar a la Dirección Administrativa la elaboración de stickers prioritarios para ser utilizados en la correspondencia EMS prioritaria.
9. Enviar a las diferentes sucursales a nivel nacional la cantidad suficiente de stickers prioritarios para ser utilizados en la correspondencia de carácter prioritario.

Dirección Administrativa:

10. Realizar la elaboración de stickers prioritarios, de acuerdo a la cantidad solicitada por la Dirección de Operaciones.
11. Entregar a la Dirección de Operaciones los stickers con la denominación “Prioritario” confeccionados para su distribución a nivel nacional.

Área de Operaciones de las Sucursales Provinciales:

12. Solicitar a la Dirección de Operaciones el número de stickers prioritarios necesarios para ser incorporados a la correspondencia EMS.

Generales:

13. Las dimensiones del sticker prioritario son las siguientes: 5 cm x 1.5 cm, de acuerdo al Anexo 1.
14. Cualquier cambio o modificación al presente instructivo requerirá de la aprobación de la Presidencia Ejecutiva de Correos del Ecuador.

Procedimiento

Admisión de correspondencia EMS prioritaria Dirección de Operaciones - Auxiliar Operativo EMS:

1. Reciba la correspondencia EMS que proviene del retiro de clientes programados o del encaminamiento.
2. Identifique la correspondencia EMS prioritaria de acuerdo a la política 1 del presente instructivo.
3. Etiquete la correspondencia EMS prioritaria en el casillero 8 de la guía EMS de acuerdo a la política 4 del presente instructivo.
4. Etiquete en la correspondencia EMS el sticker prioritario.
5. Registre la correspondencia EMS en el sistema IPS.
6. Entregue al cartero EMS para que realice el enrutamiento de correspondencia.

Dirección de Operaciones - Cartero EMS:

7. Reciba la correspondencia EMS prioritaria.
8. Realice el enrutamiento de correspondencia EMS prioritaria.
9. Entregue al Auxiliar Operativo EMS para que realice el manifiesto de entrega de correspondencia.

Dirección de Operaciones - Auxiliar Operativo EMS:

10. Reciba la correspondencia EMS prioritaria enrutada por el Cartero.
11. Ingrese en el sistema IPS y capture el código de barras de la guía EMS para la generación del manifiesto de entrega.

Dirección de Operaciones - Cartero EMS:

12. Reciba la correspondencia EMS prioritaria y el manifiesto de entrega del Auxiliar Operativo EMS.
13. Prepare la valija de correspondencia.
14. Salga a distribución de la correspondencia EMS prioritaria.

Admisión de Correspondencia EMS Prioritaria

Dirección de Operaciones - Cartero EMS:

1. Diríjase a la dirección de la correspondencia EMS prioritaria.
2. Entregue la correspondencia EMS prioritaria al remitente.
3. Solicite la firma de recepción del destinatario en el manifiesto de entrega.
4. Repita los pasos 1, 2 y 3 hasta que haya entregado toda la correspondencia EMS prioritaria.
5. Diríjase a la oficina de Correos del Ecuador, para realizar el proceso de distribución de correspondencia EMS normal.

1. Anexo No. 1 “Sticker Prioritario”

2. Anexo No. 2 “Guía EMS con sello prioritario”

3. Anexo No. 3 “Correspondencia EMS con sello prioritario”

Art. 2.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.