Resolución 2010 103 Expídase el Instructivo de embalaje de envíos

Resuelve:

Art. 1.- Expedir el “INSTRUCTIVO DE EMBALAJE DE ENVÍOS.

INSTRUCTIVO

Código: CDE-EMS-OPE-IN002.

Área: Dirección de Operaciones y Dirección de Filiales.

Producto: Embalaje de paquetes.

Proceso: Condiciones y recomendaciones sobre embalaje.

Instructivo: Embalaje de envíos.

Responsable: Auxiliar Ventanilla Postal.

Alcance: Agencias-sucursales de Correos del Ecuador a nivel nacional.

Objetivo

Proteger los intereses de los clientes, ofreciendo procedimientos establecidos, como la utilización de un adecuado y correcto embalaje de la mercadería, que garanticen la integridad a la llegada a su destino local, nacional e internacional, en perfecto estado, acorde con la naturaleza del contenido y cumplir con lo estipulado en el Reglamento de envíos de correspondencia.

Políticas

Dirección de Operaciones:

1. Verificar que el embalaje y el cierre de los envíos deban proteger el contenido de modo que no pueda deteriorarse por la presión, al ser transportados a largas distancias, transbordos o múltiples manipu- laciones.

2. Proporcionar el instructivo a las direcciones de Marketing y Filiales, sobre los procedimientos y políticas a seguir para el embalaje de envíos nacionales e internacionales.

Dirección de Marketing y Ventas:

3. Informar al cliente al momento de celebrar el contrato; sobre las políticas y procedimientos de embalaje de mercadería para el envío a nivel local, nacional e internacional.

4. Realizar la respectiva difusión y distribución de los procedimientos de embalaje a nivel nacional.

5. Informar al cliente (programado), que si el envío no se encuentra bien embalado, pues es de su responsabilidad, Correos del Ecuador se reserva el derecho de no aceptarlo por su estado o condición.

Dirección Administrativa:

6. Proporcionar las etiquetas de frágil color tomate y etiquetas de color verde para los envíos que contengan medicamentos o sustancias químicas.

Dirección de Filiales:

7. Instruir a los responsables de las agencias y sucursales a nivel nacional sobre los procedimientos de embalaje.

8. Contar con el número suficiente en stock de etiquetas adhesivas frágil y etiquetas verdes de medicamentos y solicitar oportunamente su reposición de stock.

Ventanillas de las sucursales y agencias de Correos del Ecuador:

9. Verificar que cada envío esté embalado y cerrado de manera que no amenacen la salud de los empleados, así como evitar cualquier peligro si contiene objetos que puedan herir a las personas encargadas de manipular y que no ensucie ni deteriore otros envíos.

10. Asegurar que los envíos a ser transportados a nivel nacional e internacional, transbordos o múltiples manipulaciones, se encuentren protegidos contra los cambios de clima, de temperatura, o en caso de transporte por vía aérea, contra la presión atmosférica.

11. Aceptar sin embalaje y con la dirección del destinatario consignada en el objeto mismo; las piezas que puedan ser reunidos y sujetos por una atadura sólida con precintos de plomo o lacre, formando una sola y única encomienda que no pueda disgregarse; las encomiendas de una sola pieza, como piezas de madera, piezas metálicas, etc.; que no es costumbre embalar en el comercio.

12. Verificar que en los envíos nacionales direccionados para la provincia de Galápagos, se adjunte el pago al SIGAL con su respectiva certificación.

Unidad de Inspección Postal:

13. Al contener el envío mercancías prohibidas o peligrosas es detenido, se comunica al cliente y se procede de acuerdo al procedimiento establecido según Art. 15 de la Unidad Postal Universal (UPU). La Unidad de Antinarcóticos de la Policía Nacional decomisa el envío y procede a realizar la respectiva acta de descargo para Correos del Ecuador.

14. Comunicar a la unidad operativa pertinente, para el registro de novedades, a fin de obtener la información en el momento de realizar el seguimiento en el sistema IPS y permitir la verificación por el cliente en el sitio de la web.

Generales:

15. Sancionar el incumplimiento de este instructivo o su aplicación parcial.

16. Capacitar al personal involucrado para la aplicación del instructivo.

17. Comunicar cualquier cambio o modificación del presente instructivo, a la Presidencia Ejecutiva de Correos del Ecuador para su aprobación.

Procedimientos Embalaje de correspondencia Cliente:

1. Reutilice una caja usada, retire toda etiqueta y cinta adhesiva. Verifique que la caja esté en buen estado. Si la caja no se encuentra en buen estado utilice una nueva.

2. Evite no sellar en exceso el embalaje, en la gran mayoría los envíos son abiertos por las autoridades Antinarcóticos en Ecuador y también pueden ser abiertos por las autoridades aduaneras para su inspección.

Para el envío de objetos frágiles:

3. Escoja el tamaño de la caja para el embalaje en función del contenido. Los contenidos colocados en las cajas semivacías es probable que se desarmen y en las cajas demasiado llenas pueden explotar.

4. Verifique que los objetos de vidrio u otros objetos frágiles estén embalados en una caja resistente, rellena de material protector adecuado, que impida cualquier roce o golpe durante el transporte, ya sea entre los objetos mismos o entre los objetos y las paredes de la caja.

5. Constate que todo envío de vidrio o frágiles obligatoriamente cuente con la etiqueta de frágil.

Seleccione el embalaje:

6. Seleccione y tenga en cuenta la fortaleza, el acolchado y la durabilidad del embalaje.

7. Use de preferencia cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Usar cartones de doble capa, idóneos para pesos grandes.

8. Ubique los objetos frágiles en el centro del cartón, garantizando que no toquen las esquinas. El objeto deberá estar recubierto por todos lados.

9. Utilice materiales de acolchado, sobre todo para impedir cualquier roce o golpe y que el contenido se mueva durante el transporte.

Cliente empresarial:

9.1. Coloque la etiqueta de “Frágil”; como fuente de información de lo que se esté transportando, que serán facilitadas por Operaciones de Correos del Ecuador.

Cliente ventanilla:

9.2. Solicite en la ventanilla de Correos del Ecuador al momento de la entrega del envío una etiqueta con la identificación de frágil de acuerdo al servicio solicitado por el cliente (Anexos No. 2 y No. 3).

Para el envío de objetos líquidos:

10. Asegúrese que los líquidos sean embalados en contenedores antigoteo acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

11. Coloque en envases perfectamente herméticos los líquidos y las materias fácilmente licuables. Cada envase se acomodará en una caja especial resistente, rellena de material protector adecuado en cantidad suficiente para absorber el líquido en caso de rotura del envase. La tapa de la caja se asegurará de modo que no pueda separarse fácilmente.

Para el envío de objetos especiales:

12. Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

13. Resguarde los discos de datos (CD o DVD), cintas de audio y video, colocando material de revestido suave al contorno.

14. Verifique las materias grasas difícilmente licuables, tales como: ungüentos, jabón blando, resinas, etc.; colocar en un primer embalaje (caja, saca de tela, material plástico, etc.) y colocar a su vez en una caja lo suficientemente resistente para impedir que se salga el contenido.

15. Acéptese en cajas de metal perfectamente herméticos los polvos secos colorantes tales como: el azul de anilina, a su vez serán colocados en otras cajas resistentes con material absorbente y protector adecuado entre ambos embalajes.

16. Coloque los polvos secos no colorantes en envases (cajas secas) resistentes; y, estos deberán a su vez colocarse en una caja sólida.

Para el envío de medicinas y sustancias:

17. Coloque una etiqueta de color verde claro (Anexo No. 1) en los envíos que contengan medicamentos urgentes o sustancias químicas de referencia, del lado que muestre la dirección del destinatario.

Admisión de envíos por ventanilla

Cliente:

18. Escriba los datos del remitente y destinatario con claridad, utilice letras imprenta mayúscula al escribir a mano, para facilitar su lectura al personal de correos.

19. Entregue el envío o paquete abierto al Auxiliar de Ventanilla Postal.

Ventanillas de Agencias y Sucursales - Auxiliar de Ventanilla Postal:

20. Reciba obligatoriamente el envío abierto por parte del cliente, para ser revisada.

21. Proporcione información al cliente, de que todo envío debe estar abierto para la verificación de su contenido.

22. Comunicar al cliente que si su envío es al exterior, este será inspeccionado por la Policía Antinarcóticos, Medio Ambiente y Patrimonio Cultural.

23. Solicite al cliente en el momento del envío que debe adjuntar los certificados otorgados por el Instituto Nacional de Patrimonio Cultural y el Ministerio de Medio Ambiente para los envíos de su competencia.

24. Verifique que el envío no contenga materiales prohibidos o peligrosos.

El envío cuenta con material prohibido o peligroso:

24.1. Solicite al cliente que retire el material prohibido o peligroso.

Cliente:

24.2. Retire el material prohibido o peligroso del envío.

24.3. Entregue nuevamente el envío al Auxiliar de Ventanilla Postal.

Ventanillas de Agencias y Sucursales - Auxiliar de Ventanilla Postal:

25. Devuelva al cliente el envío para que proceda al embalaje y en presencia del Auxiliar, al cerrado del envío acorde con el peso, la forma y la naturaleza del contenido, así con la modalidad de transporte y su duración.

26. Revise que el envío se encuentre debidamente embalado para que permita visualizar la información del contenido del envío, y existan espacios suficientes para la anotación de las indicaciones de servicio y la aplicación de sellos y etiquetas.

27. Realice el proceso de admisión correspondiente en ventanilla.

28. Proporcione la cinta adhesiva, goma o sobres promocionales sin costo.

29. Coloque la etiqueta de frágil identificada de acuerdo al servicio solicitado por el cliente, sea este EMS (Anexo 2) y ordinario o certificado (Anexo 3).

30. Continúe con el proceso operativo de recepción de correspondencia.

Admisión de envíos especiales Cliente:

31. Entregue los envíos al Auxiliar Operativo correcta- mente embalado.

32. Indique al Auxiliar Operativo los envíos de características frágil.

Auxiliar Operativo:

33. Revise que el envío se encuentre debidamente embalado y que su contenido no sea perjudicial para el personal operativo de Correos del Ecuador.

34. Identifique el contenido frágil para colocar la respectiva etiqueta de frágil identificada como EMS (Anexo 2) y ordinario o certificado (Anexo 3).

35. Coloque las etiquetas de frágil.

36. Prosiga con la recepción de correspondencia empresarial de acuerdo al procedimiento establecido.

Anexos

1. Anexo No. 1 “Etiqueta de color verde para los envíos que contengan medicamentos o sustancias químicas”.

2. Anexo. No. 2 “Etiquetas color tomate Frágil EMS”.

3. Anexo. No. 3 “Etiquetas color tomate Frágil, Servicio ordinario y certificado”.

Art. 2.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.