No. 309-2015
EL PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
RESUELVE:
EXPEDIR EL INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE CENTROS DE ARBITRAJE
CAPÍTULO I GENERALIDADES
Artículo 1.- Objeto.- Este instructivo regula el procedimiento de registro de los Centros de Arbitraje a nivel nacional en el Consejo de la Judicatura, conforme lo dispone la Ley de Arbitraje y Mediación.
Artículo 2.- Ámbito.- Este instructivo es de cumplimiento obligatorio a nivel nacional, para las cámaras de la producción, asociaciones, agremiaciones, fundaciones e
instituciones sin fines de lucro que conforme a la Ley de Arbitraje y Mediación registren Centros de Arbitraje; así como, para los servidores del Consejo de la Judicatura a cargo del registro.
Artículo 3.- Órganos competentes.- El Pleno del Consejo de la Judicatura es el órgano encargado de autorizar o cancelar el registro de los Centros de Arbitraje.
Las Unidades Administrativas del Consejo de la Judicatura ejercerán las funciones o actividades previstas en este instructivo.
Artículo 4.- Libros de registro de Centros de Arbitraje.- La Secretaría General, conforme al anexo 3 de este instructivo, tendrá a su cargo los siguientes libros de registro de Centros de Arbitraje y sus respectivas sedes:
1. Registro de Centros de Arbitraje;
2. Registro de directores del Centro de Arbitraje y sus periodos de actuación;
3. Registro de secretarios del Centro de Arbitraje; y,
4. Registro de árbitros.
Los libros contarán con un registro en soporte físico, sin perjuicio de transferir la información a formato digital.
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE CENTROS DE ARBITRAJE
Artículo 5.- Solicitud.- Para obtener el registro de un Centro de Arbitraje, el peticionario ingresará un formulario de solicitud dirigida a quien ejerza la representación legal del Consejo de la Judicatura, conforme al anexo 1 que forma parte de este instructivo, para lo cual adjuntará los siguientes documentos:
1. Copia certificada ante notario público del acto jurídico de creación de la entidad solicitante;
2. Copia certificada ante notario público del reglamento del Centro de Arbitraje, mismo que deberá cumplir con lo que dispone el artículo 40 de la Ley de Arbitraje y Mediación;
3. Declaración juramentada ante notario público de la persona que ejerza la representación legal del Centro de Arbitraje, en la que se declare que el Centro de Arbitraje cuenta con una sede dotada de elementos administrativos y técnicos necesarios para servir de apoyo a los juicios arbitrales y para dar capacitación a los árbitros, secretarios y mediadores que se designen de acuerdo al artículo 39 de la Ley de Arbitraje y Mediación, conforme al anexo 4 que forma parte de este instructivo;
4. Lista actualizada de la directiva, árbitros y secretarios del Centro de Arbitraje; y,
5. Comprobante de pago de la tasa por servicios administrativos de registro del Centro de Arbitraje.
El peticionario que solicite el registro será responsable de la veracidad de la información.
Artículo 6.- Admisibilidad.- La Secretaría General, remitirá la documentación del Centro de Arbitraje, en un término de veinticuatro (24) horas, a partir de la recepción del trámite, a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica.
La Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, se encargará de analizar en un término de dos (2) días, contados desde la recepción en esa dependencia, la solicitud y los documentos habilitantes, según lo establecido en el artículo 5 de este instructivo.
Si la solicitud y los documentos habilitantes son claros y completos, la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, continuará con el trámite.
Si la solicitud y los documentos habilitantes no son claros, están incompletos, o están desactualizados, la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, requerirá al peticionario que los aclare o complete indicando con precisión los documentos faltantes.
El peticionario tendrá el término de siete (7) días desde la recepción de la notificación para aclarar o completar la información solicitada. Si no lo hace en el tiempo señalado, la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica se abstendrá de tramitar la petición y remitirá mediante memorando, la documentación original del Centro de Arbitraje a la Secretaría General, para que sea devuelta.
El Centro de Arbitraje podrá volver a solicitar la inscripción cuando complete la documentación prevista en este instructivo, pero tendrá que pagar nuevamente la tasa administrativa por concepto de registro.
Artículo 7.- Informe jurídico.- La Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, emitirá un informe jurídico motivado favorable o desfavorable, en el término de ocho (8) días, el mismo que se remitirá con la documentación correspondiente a la Secretaría General.
Artículo 8.- Autorización de registro del centro.- La Secretaría General pondrá en conocimiento del Pleno del Consejo de la Judicatura el informe jurídico y la documentación correspondiente para la autorización o no del registro del Centro de Arbitraje.
El Pleno del Consejo de la Judicatura, podrá solicitar un alcance al informe presentado por la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, previo a la autorización o no del registro.
Autorizado el registro por el Pleno del Consejo de la Judicatura, la Secretaría General incorporará el Centro de Arbitraje en los libros correspondientes a su cargo; emitirá el certificado de registro y archivará tanto la documentación presentada, el informe jurídico, como el acta correspondiente de la sesión del Pleno del Consejo de la Judicatura.
Artículo 9.- Número de registro del centro.- La Secretaría General proporcionará al Centro de Arbitraje un número de registro que lo identificará y que constará en el encabezado de todo documento que emita.
Artículo 10.- Contenido del certificado de registro.- El certificado de registro contendrá:
a) Nombre del Centro de Arbitraje y número otorgado en virtud del registro;
b) Fecha en la que fue registrado el centro; y, c) Nombre del libro de registro.
Artículo 11.- Duración del registro.- El registro será intransferible, tendrá una validez de dos (2) años y podrá ser renovado al cumplirse dicho período.
Artículo 12.- Devolución de documentación.- En caso de que el Pleno del Consejo de la Judicatura no autorice el registro, la Secretaría General notificará la decisión al peticionario y devolverá la documentación presentada, consignando las respectivas copias certificadas o compulsas para sus archivos.
No obstante, el Centro de Arbitraje podrá volver a solicitar la inscripción cuando cumpla los requisitos previstos en la ley y este instructivo, pero tendrá que pagar nuevamente la tasa administrativa por concepto de registro.
Artículo 13.- Renovación y requisitos.- Para obtener la renovación del registro de un Centro de Arbitraje, treinta (30) días antes del vencimiento del registro o la renovación, según el caso, se deberá cumplir el procedimiento establecido para el registro de Centro de Arbitraje, adjuntando de forma obligatoria, los documentos señalados en los numerales 2, 3, 4, y 5 del artículo 5 de este instructivo.
Artículo 14.- Registro de sedes.- Si por la demanda del servicio, los Centros de Arbitraje, requieren poner en funcionamiento sedes en otras ciudades o regiones, se procederá con su apertura como dependencias del Centro de Arbitraje principal con el mismo número de registro, con una variable de identificación de la oficina como sub- registro.
Para el efecto, se deberá adjuntar la solicitud de registro, conforme al anexo 1 de este instructivo, así como los documentos señalados en los numerales 3 y 4 del artículo
5 de este instructivo.
Artículo 15.- Certificado de registro previo al inicio de funciones.- Los Centros de Arbitraje y sus sedes deberán contar con la certificación de registro emitida por la Secretaría General, previo al inicio de sus funciones, documento que deberán exhibirlo en un lugar visible para el público.
Artículo 16.- Tasa por inscripción o renovación.- La tasa por inscripción o renovación del registro del Centro de Arbitraje, será el valor equivalente a tres (3) salarios básicos unificados vigentes a la fecha de la solicitud respectiva, valor que será depositado en las cuentas de recaudación que para el efecto determine el Consejo de la Judicatura.
Artículo 17.- Prohibición de registro de Centro de Arbitraje con denominaciones, requisitos o datos similares.- Se prohíbe registrar a un Centro de Arbitraje cuya denominación o razón social, requisitos o datos de ubicación guarden identidad o similitud con otro previamente registrado. En caso de haberse concedido un registro que tenga similitud o identidad entre sí, de oficio o a petición de parte interesada, se anulará el último registro.
La Subdirección Nacional de Centros de Mediación y Justicia de Paz, realizará visitas periódicas para constatar el correcto funcionamiento de los Centros de Arbitraje.
Para proceder con la anulación de un registro la Subdirección Nacional de Centros de Mediación y Justicia de Paz y la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica emitirán informes dentro de sus respectivos ámbitos de competencia, los que se pondrán a consideración del Pleno del Consejo de la Judicatura.
Artículo 18.- Cese de actividades.- El director a cargo del Centro de Arbitraje deberá notificar el cese de actividades a la Secretaría General, con treinta (30) días de anticipación.
Una vez fenecido este plazo, el Centro de Arbitraje deberá entregar a la Subdirección Nacional de Centros de Mediación y Justicia de Paz el archivo inventariado, físico y digital de los laudos arbitrales, transacciones o actas de acuerdo total o parcial, suscritos por el Centro de Arbitraje durante todo el tiempo de sus funciones, con sus respectivas actas auténticas y numeradas.
Para proceder con la eliminación del registro del Centro de Arbitraje, la Subdirección Nacional de Centros de Mediación y Justicia de Paz y la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, emitirán informes dentro de sus respectivos ámbitos de competencia, los que se pondrán a consideración del Pleno del Consejo de la Judicatura.
Una vez que el Pleno del Consejo de la Judicatura, haya resuelto la eliminación del registro del Centro de Arbitraje, la Secretaria General archivará la información entregada, guardando la debida confidencialidad.
Artículo 19.- Comunicación de cambios del Centro de Arbitraje.- El cambio de domicilio se deberá notificar a la Secretaría General adjuntando el requisito establecido en el numeral 3 del artículo 5 de este instructivo.
Cualquier cambio en la directiva de los Centros de Arbitraje será comunicado a la Secretaría General, dentro del término de diez (10) días posteriores al hecho, a efectos de actualización del registro.
Artículo 20.- Inclusión o exclusión de árbitros y secretarios.- La inclusión o exclusión de árbitros y secretarios serán comunicados a la Secretaria General dentro del término de diez (10) días posteriores al hecho a efectos de la actualización del registro.
Artículo 21.- Informe anual.- Los Centros de Arbitraje presentarán un informe anual, conforme el anexo 2 que forma parte de este instructivo, que contendrá:
a) Un reporte anual del número de casos atendidos, materia, el estado de los casos (en trámite o concluido), forma en la que concluyó; y,
b) Nómina actualizada de la directiva, árbitros y secretarios.
Este informe deberá ser remitido a la Secretaría General, hasta el treinta (30) de enero de cada año, el cual será enviado a la Subdirección Nacional de Centros de Mediación y Justicia de Paz para la elaboración de los informes de gestión respectivos.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.- Los registros a cargo de la Secretaría General, serán intransferibles y llevarán la información en soporte físico y sistematizado, sin perjuicio del levantamiento de la información de modo digital, en la forma prevista por las normas jurídicas pertinentes.
SEGUNDA.- Los datos públicos registrales expedidos por el Secretario General del Consejo de la Judicatura, se ajustarán a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y serán suministrados por escrito o por medios electrónicos, en lo pertinente.
TERCERA.- Los datos registrales a cargo de la Secretaría General, serán susceptibles de actualización, rectificación o supresión en los casos y con los requisitos que se establezcan para el efecto. La responsabilidad sobre la veracidad y autenticidad de los datos registrados es exclusiva del declarante cuando éste sea el que remita toda la información.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA
ÚNICA.- Los Centros de Arbitraje existentes previo a la vigencia de este instructivo, deberán registrarse en el Consejo de la Judicatura dentro del término de ciento ochenta (180) días contados a partir de la publicación de este instructivo en el registro oficial, sin perjuicio de continuar con su normal funcionamiento.
Culminado dicho plazo, los Centros de Arbitraje que no se hayan registrado no podrán continuar con sus actividades.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.- La ejecución de esta resolución estará a cargo, en el ámbito de sus competencias de la Dirección General, Dirección Nacional de Acceso a los Servicios de Justicia y la Secretaría General.
SEGUNDA.- Esta resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el registro oficial.
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