Resolución ACESS-2018-0048 Apruébese el Reglamento y Manual de Gestión Documental y Archivo Institucional de la ACESS

Resuelve:

Art. 1.- Aprobar el

REGLAMENTO Y MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA AGENCIA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD Y MEDICINA PREPAGADA-ACESS,

bajo el siguiente texto:

Tabla de contenido

1. ANTECEDENTES.
2. OBJETIVOS.
3. DEFINICIONES.
4. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS.
   1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
   2. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS QUE NO SON DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO.
   3. DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA.
   4. DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO.
5. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL.
   1. FUNCIONES DE ARCHIVO GENERAL
   2. PRODUCTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ZONAL
   3. FUNCIONES DEL ARCHIVO PASIVO
   4. ARCHIVO DE LAS DIRECCIONES:
      1. CATEGORÍAS DE ARCHIVOS.
      2. ARCHIVOS DE OFICINA (ACTIVO)
      3. ARCHIVO GENERAL (CENTRAL)
      4. ARCHIVO PASIVO
      5. ARCHIVO HISTÓRICO (PERMANENTE)
      6. ARCHIVO DIGITAL
      7. ARCHIVO COMUNICACIONAL (PROMOCIONAL)
6. GESTIÓN DOCUMENTAL.
   1. DE LA ENTRADA DEL DOCUMENTO
      1. EL ARCHIVO GENERAL Y EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
      2. CALIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:
         1. DOCUMENTOS OFICIALES:
         2. DOCUMENTOS PERSONALES:
   2. DEL PROCESO DE LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO.
   3. DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO
      1. CONTROL Y DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS.
   4. DE LA RETROALIMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
7. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
   1. ETIQUETACIÓN DE CARPETAS Y CARTONES
   2. CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
   3. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN QUE FORMAN EXPEDIENTES
   4. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN QUE NO FORMARÁN EXPEDIENTES.
      1. ARCHIVAR:
      2. CLASIFICACIÓN:
      3. DEPURACIÓN:
      4. ORDENACIÓN:
      5. CODIFICACIÓN:
      6. CARÁTULA PRINCIPAL:
   5. ELABORACIÓN DE SEPARADORES INTERNOS.
      1. PESTAÑAS:
      2. FOLIACIÓN:
   6. TRANSFERENCIA FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN
8. CONSERVACIÓN, VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
   1. VIGENCIA ADMINISTRATIVA DE LA DOCUMENTACIÓN.
   2. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
   3. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS
   4. PARÁMETROS DE VALORACIONES Y PLAZOS DE VIGENCIA
   5. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
   6. MEDIDAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA.MEDIDAS DE SEGURIDAD.
   7. DOCUMENTACIÓN SINIESTRADA.
   8. CONTROLES BÁSICOS PARA LA PREVENCIÓN DE LOS ARCHIVOS.
9. TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
   1. OBJETIVO.
   2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA TPCD.
10. COMITÉ INSTITUCIONAL DE VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
    1. DEFINICIÓN
    2. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ
11. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.
    1. PROCEDIMIENTO
12. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.
    1. INVENTARIO Y UBICACIÓN FÍSICA
13. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
14. DIGITALIZACION
15. VERIFICACIÓN DE LA GRABACIÓN
16. SALIDA- GRABACIÓN DE IMÁGENES
17. ARCHIVO FINAL DE DOCUMENTOS
18. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

1.  ANTECEDENTES.

Que, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 703, publicado en el Registro Oficial Suplemento Nro. 534, de 1 de julio de 2015, dispone: Artículo 1.- "Crear la Agencia de Aseguramiento de la Calidad de los Servicios de Salud y Medicina Prepagada -ACESS- como un organismo técnico administrativo, adscrito al Ministerio de Salud Pública, con personería jurídica de derecho público, autonomía administrativa, técnica, económica, financiera y patrimonio propio (...)";

Entre sus funciones está la gestión documental y archivo institucional, observando las normativas legales vigentes aplicables y los mecanismos de control definidos por las instituciones competentes y la máxima autoridad de la organización. Según la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la documentación que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las Instituciones de los sectores públicos es patrimonio del Estado, por lo que debe ser administrada de acuerdo a criterios preestablecidos que garanticen su eficiente clasificación y conservación.

En el caso de la ACESS y dadas sus actividades por ley, la documentación a su cargo tiene el carácter de técnica y administrativa; es por ello que el archivo pasivo de los documentos generados en la Institución, representa la memoria de las actividades ejecutadas por ella y de las cumplidas por sus funcionarios y servidores y servidoras para tal efecto. Estos archivos constituyen testimonios jurídicos, administrativos y técnicos para los ciudadanos y para el propio Estado, por lo que se hace necesario salvaguardar los documentos que forman parte del archivo documental que constituirá la historia y patrimonio de la ACESS.

De acuerdo a lo anterior, la Institución para ejecutar sus controles requiere de la impresión de documentos de control, permisos de funcionamiento, licenciamiento, denuncias, documentos auxiliares y demás, que conforme a la normativa vigente son remitidos al Archivo General (Pasivo), una vez que la información que contiene se encuentra recopilada en publicaciones y/o respaldada en bases de datos o archivos digitales a cargo de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación de la Institución.

2.  OBJETIVOS.

El presente Manual persigue:

2.1    Convertir el archivo documental actual, en una base de datos organizada sistemáticamente; y, determinar

la cantidad de documentos, condiciones físicas, la estructura documental, orden, tipo de archivo (alfabético, numérico, cronológico, secuencial, etc.). Con esto se realizará las mejoras necesarias para continuar el resto de procesos.

1. Establecer los procedimientos que permitan la organización, conservación, difusión y acceso a la información que genera la Institución, siguiendo los parámetros y lineamientos archivísticos emanados por el Sistema Nacional de Archivos (SINAR).
2. Disponer de la información de manera inmediata, segura y económica reduciendo tiempo y dinero, a través de la digitalización de la información institucional.
3. Establecer la Tabla de Plazos de Conservación Documental elaborada por un Comité conformado por delegados de las áreas establecidas por el Instructivo para la Organización Básica y Gestión de Archivos y en base al Estatuto Orgánico Estructural por Procesos de la Institución.
4. Dar de baja documentos técnicos y administrativos que se encuentran recopilados en publicaciones oficiales y/o respaldadas en bases de datos o archivos digitales a cargo de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación de la Institución.

3. DEFINICIONES.

ACCESIBILIDAD: Facilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación. La accesibilidad es el grado en el que todas las personas pueden utilizar un objeto, visitar un lugar o acceder a un servicio, independientemente de sus capacidades técnicas, cognitivas o físicas.

ACCESO A LA INFORMACIÓN: Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con lo establecido por la Ley.

ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Control sistemático de documentos desde su creación hasta su destino final.

ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS: Persona a cargo de administrar todo lo referente a los documentos de una institución.

ARCHIVO: Conjunto de documentos de cualquier tipo de formato o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados con las técnicas adoptadas para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.

 

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También se puede entender como la Unidad Administrativa de una institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información y la investigación.

ARCHIVO ACTIVO: Constituye la documentación producto de la actividad institucional, documentación que es sometida a utilización y consulta.

ARCHIVOS DE OFICINA: Son archivos generados por las actividades de cada unidad administrativa. Su función es la organización y la conservación de la documentación mientras su utilización es constante.

ARCHIVO GENERAL es el responsable del control del tratamiento documental que se produce en cada unidad administrativa y de recibir la documentación considerada pasiva que le transfieren los archivos de oficina.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Archivo independiente del Archivo General, con las mismas responsabilidades del Archivo de Oficina.

ARCHIVO INTERMEDIO: Proceso administrador de las series documentales transferidas por el Archivo General y Descentralizado de las Instituciones de servicio público, permanece en éste hasta que prescriban sus valores administrativos.

ARCHIVO HISTÓRICO / PERMANENTE: Proceso administrador de la documentación con valores históricos y culturales, custodio del Patrimonio Documental.

ARCHIVO PASIVO: Son los documentos seleccionados por cada Unidad Administrativa o Dirección, luego de haber realizado las clasificaciones y evaluaciones.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo.

CONSERVACIÓN: Conjunto de procedimientos y medidas precautelares destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de estos cuando la alteración se ha producido.

CUSTODIA: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los fondos documentales por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

ELIMINACIÓN: Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.

EXPEDIENTE: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias

encaminadas a ejecutarlas. Reflejan un orden como resultado de una agregación sucesiva de documentos que tienden a una resolución.

FONDO DOCUMENTAL: Constituye la totalidad de la documentación producida y recibida por una Institución pública y privada, persona natural y jurídica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonios de las actividades que realizan, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su utilización y conservación.

INVENTARIOS: Instrumento de consulta que describe las unidades documentales de una serie o series, respetando su estructura.

ORDENACIÓN: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

ORGANIZACIÓN: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación, incluye las fases de clasificación y ordenación.

PARÁMETROS DE VALORACIÓN: Permite determinar el valor que tienen los documentos en el tiempo y definir los plazos de conservación en años, en función del ámbito administrativo, técnico, legal, financiero e histórico.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural.

PROPIEDAD DOCUMENTAL OFICIAL: Es todo tipo de documento o comunicaciones como: escritos, gráficos, sonoros, impresos, videos, grabaciones, filmaciones y otros materiales, ya sean originales o copias, dirigidos a la Institución Pública, por dependencias del Gobierno, empresas privadas, particulares, del extranjero o creados por ella.

SECCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de documentos generados en razón de la actividad, bajo una estructura orgánica funcional que dependen del Fondo Documental.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se relacionan por la tipología documental.

SISTEMA: Es un grupo de elementos, componentes o partes interrelacionadas que trabajan en forma coordinada para lograr una meta común.

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SISTEMA DE ARCHIVOS: Se entiende al conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los archivos.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios materiales en los cuales se contiene la información.

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Listados de series a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del Ciclo Vital de los Documentos.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL: Clasificación por características semejantes determinadas por el análisis de los caracteres externos e internos de los documentos y de su mensaje o información.

VALOR TÉCNICO: Es el atributo de los documentos producidos por la institución en virtud de su aspecto misional.

VALOR ADMINISTRATIVO: El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación;

VALOR FINANCIERO (CONTABLE): Es la utilidad o aptitud de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables, fiscales y financieras

VALOR JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

VALOR HISTÓRICO: Categoría que se requiere para la reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.

4. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS.

4.1    CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

El documento de Archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, contable y técnico creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la ACESS. Estos documentos pueden ser: reportes, estudios, actas, análisis, informes, resoluciones, oficios, correspondencia,

acuerdos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro documento/registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los funcionarios de la Institución, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte, sea impreso, sonoro, visual, digital o cualquier otra tecnología que sea reproducible por medios de acceso público.

Los documentos de archivo se expedientan, registran, valoran, transfieren y cumplen su destino final.

4.2     CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS QUE NO SON DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO.

En la ACESS los documentos que no se consideran de archivo, se dividen en dos categorías:

-     Los documentos de comprobación administrativa inmediata, y

-     Los documentos de apoyo informativo.

Ambos tipos de documentos no están sujetos al proceso archivístico, ni están considerados en la tabla de conservación de plazos, por lo que cada Dirección o Coordinación decidirá la forma y el tiempo para su eliminación, se sugiere que el periodo de uso y guarda no rebase un año, pero de acuerdo a su utilización, cada área determinará su tiempo de vigencia.

4.2.1       DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA.

Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato, por ejemplo: registro de visitantes, listado de envíos, controles de correspondencia de entrada y salida, entre otros, si bien son documentos creados y recibidos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos, no son documentos estructurados con relación a un asunto, por lo que no sigue el ciclo vital y su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad. Su vigencia administrativa es inmediata o de no más de un año.

4.2.2     DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO.

Es la documentación que se genera o conserva en la oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyar las tareas administrativas tales como: impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios, fotocopias de manuales de equipos adquiridos por la dependencia, entre otros.

Los documentos de apoyo informativo no reciben tratamiento archivístico ni siguen el ciclo vital, se

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conservan en la oficina hasta el término de su utilidad, que puede ser de seis meses a un año, al concluir su periodo deberán desecharse, o si se trata de publicaciones con valor de actualidad, solicitar su ingreso a la biblioteca.

5. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL.

La Agencia de Aseguramiento de la Calidad de los Servicios de Salud y Medicina Prepagada ACESS cuenta con el subproceso de Archivo General, el cual depende del Macro-proceso de Gestión Documental; las Secretarías y Archivos de cada uno de los procesos Institucionales, dependen jerárquicamente de los Directores de cada área y funcionalmente para la aplicación del sistema. En las Direcciones Zonales, se encuentra el proceso de Gestión Documental dependiente del Director(a) Zonal, el cual deberá coordinar con Archivo General de Administración Central la definición de sus actividades y directrices administrativas.

5.1 FUNCIONES DE ARCHIVO GENERAL

El Archivo General se encargará de:

5.1.1 Dirigir las actividades de archivo a nivel Institucional, que permitan la planificación, organización, control, supervisión y coordinación con los demás procesos de la Institución.

5.1.2 Elaborar la Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD) en coordinación con los servidores designados para archivo y el Comité establecido.

5.1.3   Mantener actualizados los registros de los archivos.

5.1.4   Informar sobre el estado del trámite de los documentos.

1. Programar y ejecutar la conservación documental a través de la digitalización, de acuerdo con las necesidades de la institución.
2. Atender pedidos de informe del personal de la Institución, usuario y llevar registro de los préstamos de documentos.
3. Atender a los usuarios que requieran acceso a la información, según establece la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.
4. Establecer la participación obligatoria en programas de adiestramiento archivístico a todo el personal que tenga bajo su responsabilidad el manejo de documentos y archivos.

 

5.2    PRODUCTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ZONAL

Los productos que tiene que desarrollar el personal en las Direcciones Zonales están relacionados a los del archivo central.

Las actividades de archivo a nivel zonal, permiten la planificación, organización, control, supervisión y coordinación.

5.2.1  Participar en la elaborar la Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD) en coordinación con los servidores designados para archivo y el Comité establecido.

5.2.2 Mantener actualizados los registros de los archivos.

5.2.3   Informar sobre el estado del trámite de los documentos.

1. Programar y ejecutar la conservación documental a través de la digitalización, de acuerdo con las necesidades de la institución.
2. Atender pedidos de informe del personal de la Institución, usuario y llevar registro de los préstamos de documentos.
3. Atender a los usuarios que requieran acceso a la información, según establece la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

 

1. Participar obligatoriamente en programas de adiestramiento archivístico y capacitar al personal que tenga responsabilidad del manejo de documentos y archivos.
2. Mantener un archivo organizado y en buenas condiciones de conservación.

5.3 FUNCIONES DEL ARCHIVO PASIVO

Para el cumplimiento de los objetivos, funciones y competencias enunciadas en las secciones anteriores, el Archivo Pasivo se encargará de:

5.3.1      Establecer los períodos cronológicos de transferencias documentales de los archivos de oficina al Área de Archivo Pasivo.

5.3.2    Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentación transferida de las Unidades Administrativas, que han cumplido los plazos de permanencia y legalizar el "Acta de Entrega-Recepción de documentos" en el siguiente formato:Registro Oficial N° 428 Jueves 14 de febrero de 2019 - 19

 

 

 

 

 

5.3.3  Organizar y custodiar la documentación transferida de los procesos.

5.3.4   Ubicar la documentación que se recibe en las estanterías, con su respectivo código y llevar un registro de ubicación de los mismos.

5.3.5  Atender solicitudes de copias de la documentación de archivo, previa autorización del superior.

5.3.6    Coordinar con los diversos procesos para la recepción de archivos.

5.3.7 Participación en seminarios y cursos relacionados a la materia Archivística.

5.4 ARCHIVO DE LAS DIRECCIONES:

El responsable del archivo de cada una de las Direcciones, y en el caso de Provincias, los delegados responsables, deberán:

5.4.1 Elaborar y actualizar el Registro de control y trámite de documentos para información ágil.

1. Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y autorización escrita.
2. Cumplir las normas establecidas por el Archivo General.

5.4.4 Organizar, clasificar y archivar la documentación.

1. Conservar la documentación según plazos establecidos en la TPCD.
2. Atender el acceso de información según procedimientos establecidos y proporcionar información solicitada por parte de los ciudadanos.

 

1. Control y recuperación de los documentos a través de un registro de préstamo.
2. Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia, eliminación o envió al Archivo Pasivo, en base a los procedimientos establecidos.

 

1. Preparar las transferencias documentales según normas establecidas.
2. Llevar el Inventario de Archivos y actualizarlo.

5.5 CATEGORÍAS DE ARCHIVOS.

Comprende el archivo físico de las Direcciones; los responsables de esta actividad son responsables de la organización, administración y custodia de los documentos en trámite y de aquellos calificados como activos.

Para efectos de aplicación los archivos de la ACESS se integrarán de la siguiente manera:

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5.5.1 ARCHIVOS DE OFICINA (ACTIVO)

Son los documentos generados por las actividades de cada uno de los Procesos y/o subprocesos. Su función es la organización y la conservación de la documentación mientras su utilización es constante su permanencia será de un año calendario al que recurre, luego de lo cual se eliminarán en el propio Proceso y/o subproceso, previa evaluación por parte del Director del Área en función de la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

Se exceptúa la documentación con valoración temporal la cual se transferirá al Archivo General, para su custodia y conservación.

5.5.2 ARCHIVO GENERAL (CENTRAL)

Son los documentos que ya no se encuentran activos o en uso en los diversos procesos y que, por la información contenida, son objeto de consulta ocasional.

El Archivo General es el responsable de integrar, resguardar, custodiar y conservar la documentación Institucional.

5.5.3 ARCHIVO PASIVO

Constituyen los documentos seleccionados por cada Proceso y/o subproceso, luego de haberse realizado las clasificaciones y evaluaciones. Se volverán a seleccionar los que constituyen documentación permanente o histórica

5.5.4 ARCHIVO HISTÓRICO (PERMANENTE)

Se retendrá toda la documentación original y seleccionada en las anteriores evaluaciones y constará de los documentos trascendentales por tener valor histórico o institucional para que puedan ser conservados indefinidamente, como ejemplo: publicaciones institucionales, manuales, metodologías, lineamientos, etc.

5.5.5 ARCHIVO DIGITAL

Estos archivos se organizan incorporando tecnologías de la información y la comunicación de última generación con el fin de proteger, administrar y conservar la información generada en la Institución. Para ello, se emplearán los diferentes medios electrónicos, informáticos, ópticos como la digitalización en los diferentes medios magnéticos.

5.5.6     ARCHIVO COMUNICACIONAL (PROMOCIONAL)

Este archivo se constituye por el material promocional elaborado para los diferentes proyectos, encuestas como difusión y publicidad de las mismas; así como aquellos soportes que den fe de la identidad institucional.

6. GESTIÓN DOCUMENTAL.

La Gestión Documental da inicio a la actividad técnico administrativa institucional, entendida como el procedimiento de trámite y retroalimentación de la

documentación tanto física como magnética, generada por la Institución, las entidades públicas y usuarios en general desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Los procesos de Gestión Documental serán responsables de cumplir los siguientes procedimientos:

6.1 DE LA ENTRADA DEL DOCUMENTO

Recepción de Documentos.- Para la recepción de documentos se observa la siguiente directriz:

6.1.1. EL ARCHIVO GENERAL Y EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

En cada Dirección Zonal tendrán la obligación de receptar el documento con los datos respectivos (nombres, número de cédula o número de pasaporte o de RUC, dirección completa, número de teléfono de contacto, correo electrónico), y respaldando su recepción con la aplicación del sello institucional y la constancia del nombre de quien recibe la documentación, la fecha y hora de recepción.

6.1.2 CALIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:

La calificación de las comunicaciones recibidas consiste en determinar el carácter oficial o personal de los mismos.

6.1.3 DOCUMENTOS OFICIALES:

Se califican como documentos oficiales en los siguientes casos:

-     Cuando el sobre va dirigido a nombre de la Institución

-     Cuando el sobre va dirigido al cargo del servidor o servidora

-     Cuando el sobre va dirigido a nombre y cargo del servidor o servidora

6.1.4 DOCUMENTOS PERSONALES:

Se califican como documentos personales en los siguientes casos:

1. Cuando el sobre va dirigido al nombre de la persona y la Institución donde labora (el nombre de la Institución se entiende como referencia de dirección).
2. Cuando está impreso en el sobre la leyenda "PERSONAL". Los documentos calificados como personales, se entregarán cerrados al destinatario, previo registro de los principales datos de referencia del sobre.

6.1.5 Registro y Control de Trámite de los Documentos Externos

El Registro de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que responsabiliza a la Institución en el cumplimiento eficiente de un trámite.

6.1.5.1 El Registro de documentos garantiza al usuario el control y seguimiento de la documentación recibida, la distribución al proceso que se encargará del trámite en

 

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forma ágil y oportuna, la organización de la documentación generada y la conservación y el acceso para futuros requerimientos.

6.2    DEL PROCESO DE LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO.

A efectos de garantizar un seguimiento y control de los documentos en trámite y un adecuado manejo documental por parte de los diferentes procesos, se considerará:

6.2.1   Trámite y Control Interno del Documento en una Unidad Administrativa. El seguimiento y control del documento en trámite que pasa a otra Unidad Administrativa, se efectuará por medio de un control interno de documentos, de conformidad con las directrices de manejo del Sistema de Gestión Documental QUIPUX. El éxito del control y seguimiento de los trámites implica la coordinación y colaboración de las Direcciones y/o Procesos.

6.2.2    Siglas de Identificación y Numeración del Documento. Los procesos deberán utilizar en sus

6.3. DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO

6.3.1 CONTROL Y DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS

comunicaciones una sigla que la distinga de las demás, pudiendo ser numérico, alfabético o alfanumérico de conformidad con el formato preestablecido en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX.

6.2.3 La numeración de documentos creados internos y externos será consecutiva ANUAL, manteniendo una relación correlativa completa.

6.2.4. Elaboración de Respuestas.

En el caso de comunicaciones que se remitan por físico a través de Archivo General en Administración Central y Procesos de Gestión Documental en cada Dirección Zonal, se enviarán 2 originales (para usuario y recepción) y dependiendo del número de destinatarios, copias con la firma original.

Toda respuesta oficial al igual que los anexos llevará en las copias y al pie del documento las siglas de los servidores que intervienen en la elaboración.

 

1. El proceso de Archivo en cada Dirección es responsable del control y despacho de los documentos de la Institución con la máxima agilidad.
2. En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas de correos nacionales o internacionales, se utilizará el mismo registro denominado indicando los datos de: transporte utilizado, fecha, detalle del envío, nombre de la Institución o persona a quien a quien va dirigido el envío, nombre de la persona que remite, lugar de envío, número de guía de envío y firma.
3. Para el servicio de envío de correspondencia a través de empresas de correos nacionales o internacionales, se utilizará el siguiente formato de etiquetas:

 

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6.3.1.4 De la correspondencia de salida, en caso de haber respuesta oficial, conservará en todos los casos una copia que será integrada al expediente respectivo.

6.4 DE LA RETRO ALIMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los responsables de cada proceso Administrativo o Técnico, es fuente de información institucional y del usuario externo, siendo responsable de llevar eficientemente el Control del Trámite iniciado.

1. Archivo y Control de Trámite.- En el caso de que exista respuesta oficial, la copia de la comunicación o respuesta que se reciba será archivada en orden numérico o cronológico por procedencia a nombre del proceso, en orden orgánico estructural.
2. Registro de Control de Préstamo de Documentos, para lo cual se llevará un registro de acuerdo al siguiente formato:

1. El préstamo interno de documentos se refiere al servicio que los diferentes procesos deberán cumplir hacia los servidores y funcionarios que trabajan en la Institución y que por el cumplimiento de sus funciones necesitan consultar documentos, para el efecto se deberá utilizar el formato establecido, siendo su función controlar la documentación prestada, identificará la persona que se proporciona este servicio y recuperar en un plazo de 15 días laborables.
2. El responsable de esta función deberá utilizar señalizadores en los sitios que ha localizado el material documental, retirándolo sin alterar el orden en que se guarda la documentación restante, verifica la información que se encuentre completa y en buen estado.
3. El responsable al momento de la devolución del documento (s), se cerciorará de que se encuentra completo y en buen estado. De no haber irregularidades que ameriten otra gestión, procede a sellar la solicitud "DEVUELTO", haciendo constar la fecha y hora de devolución en presencia del usuario. En caso de existir observaciones se incluirán en el recuadro correspondiente.
4. El responsable del archivo, determina el lugar correspondiente del material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el señalizador, cerciorándose de no alterar el orden de la documentación ubicada en la caja de depósito.

7. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos se organizarán de acuerdo a los siguientes criterios:

• Los documentos se clasificarán y ordenarán en series documentales.
• Los documentos se clasificarán respetando la procedencia del documento.
• Los documentos se ordenarán en base al siguiente orden: cronológico, numérico y alfabético. 7.1 ETIQUETACIÓN DE CARPETAS Y CARTONES

Cada carpeta / fólder y cartón se etiqueta tomando de base la PROCEDENCIA del archivo, en el siguiente orden:

 

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7.2 CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

7.2.1 Definición.- Es un grupo de documentos que se forma como producto de los procedimientos técnicos o administrativos dentro de las direcciones o procesos de una Institución.

7.2.2  La conformación de series documentales, permite formar expedientes o unidades documentales, que regulan la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a las necesidades de Información.

 

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7.3    ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN QUE FORMAN EXPEDIENTES

Expediente es la unidad archivística en la que se reúnen los documentos relacionados con un mismo asunto, tema o persona, los cuales deben organizarse sucesivamente, en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción. Un expediente puede estar contenido en una o varias carpetas (unidades de conservación) y la foliación se efectuarán de manera consecutiva, numerando la totalidad de folios del expediente; y para la formación del mismo se deberá tomar en cuenta el siguiente procedimiento:

1. Se abrirá una sola carpeta por expediente y más carpetas adicionales en caso de sobrepasar el volumen de documentos (500 hojas), debiendo ser rotulada igual que la primera e indicando la continuación de volumen o carpeta. (Ej. Cur de gasto);
2. Cada expediente inicia su formación y finaliza así:

 

1. Documento que inicia el trámite;
2. Anexos y/o antecedentes (de haberlos);

7.3.2.3.   Toda la documentación que se genera en el proceso; y,

7.3.2.4. Documento(s) que finaliza el proceso.

Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la información.

7.4    ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN QUE NO FORMARÁN EXPEDIENTES.

Para la organización de los archivos de oficina, de la documentación enviada y recibida (memorandos, oficios, y otros), que no son parte de los expedientes, y que deban permanecer en el Proceso y/o subproceso durante dos años siguientes al que transcurre, previo al envío al Archivo General, se deberá tomar en cuenta el siguiente procedimiento:

7.4.1. ARCHIVAR:

En cada carpeta con un máximo de 500 folios.

7.4.2. CLASIFICACIÓN:

Identificar y establecer series documentales.

7.4.3. DEPURACIÓN:

Proceso que permite separar y eliminar documentos inservibles de un grupo de documentos, de acuerdo a su

período de conservación, obteniendo un archivo con pleno valor legal.

7.4.4.  ORDENACIÓN:

Consiste en fijar secuencias en las agrupaciones (series) documentales definidas en la clasificación, estableciendo al interior de cada una de las unidades documentales (carpetas), los diferentes tipos documentales, siguiendo el principio de orden original, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite. El primer documento generado, estará al inicio del embinchado. El sistema que se utilizará dentro de la Institución, será el orgánico-funcional y luego se utilizará el archivo numérico o cronológico, teniendo en cuenta las series y subseries.

7.4.5.  CODIFICACIÓN:

Designar la serie y subseries documental correspondiente.

7.4.6.  CARÁTULA PRINCIPAL:

Se elaborará la carátula respectiva que estará al inicio del embichado,

1. Sello y Nombre del Fondo Documental (Agencia de Aseguramiento de la Calidad de los Servicios de Salud y Medicina Prepagada CESS);
2. Nombre y sigla del proceso y subproceso;
3. Nombre de la Serie (Agrupamiento de expedientes similares);
4. Nombre de la subserie (de ser necesario);

7.4.6.5    Nombre del expediente (Agrupamiento de documentos relacionados entre sí);

1. Fechas (desde- hasta);
2. Número de fojas;
3. Número de tomos; y,
4. Año.

7.5. ELABORACIÓN DE SEPARADORES INTERNOS.

Cada proceso o subproceso, deberá elaborar los respectivos separadores para los grupos documentales, de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

7.5.1 PESTAÑAS:

También se deberá elaborar las pestañas para cada una de las series y subseries, que permita la ubicación y localización inmediata de la documentación.

Registro Oficial N° 428 Jueves 14 de febrero de 2019 - 25

7.5.2. FOLIACIÓN:

Acto de enumerar las hojas (fojas) utilizadas; para ello la numeración constará en número y letras, en el extremo superior derecho en forma legible y sin enmendaduras, empezando al abrir la carpeta por el documento con fecha de producción inicial, hasta el documento final de la carpeta, (en caso de que sé que produzca un error, en el extremo superior derecho de manera vertical colocar la numeración correcta incluyendo la razón y el nombre de la persona que corrigió)

7.6 TRANSFERENCIA FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Una vez que la documentación de los Procesos o subprocesos se considera pasiva será transferida al Archivo General en Administración Central y a Gestión Documental en las Direcciones Zonales, para lo cual se utilizará el formato establecido cumpliendo el siguiente procedimiento:

 

 

 

 

 

1. Se coordinará con el Archivo General en Administración Central y Gestión Documental en las Direcciones Zonales, la transferencia a efectuarse, a fin de que prepare el espacio físico necesario;
2. No se aceptarán unidades de conservación identificadas como documentos "varios" o "misceláneos"

 

1. Las transferencias se harán de acuerdo al cronograma establecido por el Archivo General y Gestión Documental; aplicando el registro de transferencia de archivos y tabla de plazos de conservación documental.
2. El registro de transferencia de archivos, se elabora por duplicado, original para el Archivo General o Gestión Documental y copia para el proceso o subproceso.

7.6.5 Se legaliza la transferencia documental con la suscripción del Acta de Entrega-Recepción de Bienes Documentales, que será elaborada por duplicado, original para el Archivo General o Gestión Documental y copia para la Dirección que transfiere, en el siguiente formato:

8.      CONSERVACIÓN, VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

8.1    VIGENCIA ADMINISTRATIVA DE LA DOCUMENTACIÓN.

La vigencia administrativa-legal de la documentación es el período en que un documento tiene utilidad, para que, a través de él, se ordene, testifique, o informe. El valor de los documentos durante su vigencia, es servir para la toma de decisiones en los trámites corrientes de la oficina, y para

la defensa de derechos. El plazo de vigencia es diferente, según cada tipo documental y se define, en base a la tabla de conservación documental definida por la institución.

8.2 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La Institución está en la obligación de establecer programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades archivísticas, pudiendo incorporar tecnologías de la Información y Comunicación de última generación en la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se hayan realizado estudios técnicos como conservación física, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información, así como del funcionamiento razonable del sistema.

Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Toda información debe contar con respaldos a través de soportes informáticos o magnéticos de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales dictadas para el efecto.

Los documentos de conservación permanente (Históricos) podrán ser copiados en nuevos soportes, debiendo preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

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Los respaldos de los documentos, considerados indispensables para la institución, son archivados en diferentes sitios a los originales con las seguridades del caso.

Ningún documento original puede ser eliminado, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio; excepto aquellos documentos que consten en la Tabla de Plazos de Conservación, elaborados por la institución y puestos a consideración del Consejo Nacional de Archivos para su autorización de eliminación o traslado al Archivo Intermedio.

8.3 VALORACIÓN DE DOCUMENTOS

Es el proceso que permite determinar el valor que tienen los documentos en el tiempo y definir los plazos de conservación en años. El valor se aplica a los documentos en un contexto que tenga en cuenta la relación esencial existente entre la Institución y los documentos que se ha generado en el marco de sus actividades.

Para la valoración documental se deben observar los parámetros en el orden técnico, administrativo, financiero, jurídico e histórico, teniendo en cuenta su utilidad. La valoración inicial estará a cargo de los responsables del manejo del archivo de cada proceso o subproceso; y, la valoración final será responsabilidad del Comité Institucional de Valoración y Eliminación Documental, quien ratificará o definirá los plazos de conservación. La valoración se establecerá por cada serie documental; esto es, un conjunto de expedientes o unidades documentales identificados por tipos documentales, que varían de acuerdo con el trámite que cumple cada proceso y subproceso, en relación a su función.

El objetivo principal de la valoración, es proteger el Patrimonio Documental, ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.

8.4 PARÁMETROS DE VALORACIONES Y PLAZOS DE VIGENCIA

1. Valoración Transitoria: Dentro de esta clasificación estarán aquellos documentos de simple administración que pueden eliminarse cuando hayan cumplido al menos un (1) año contado desde fecha de su creación, por cada Dirección.
2. Valoración Temporal: Dentro de están clasificación estarán aquellos documentos que pueden eliminarse, cuando hayan cumplido de 2 a 7 años.
3. Valoración Permanente: Dentro de esta clasificación se encierra a toda la documentación histórica para la Institución, como, por ejemplo: valor jurídico o legal, que es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas y le confiere calidad de testimonio ante la ley; la documentación que es considerada única fuente de información.

8.5 PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

8.5.1. Infraestructura física.

Se deberá observar las siguientes recomendaciones:

 

1. Responder a las condiciones y la carga del edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas vigentes de construcción.
2. Las paredes, pisos y techos deberán estar hecho de materiales con un alta capacidad térmica e higroscópica y con aislantes apropiados al sistema de construcción.

8.5.1.3    Debe evitarse la utilización de elementos estructurales de madera, por el riesgo de ataque de ciertas plagas por requerir constante mantenimiento y por ser altamente inflamable.

8.5.1.4 En edificios adaptados que cuenten con elementos constructivos de madera no sustituibles, estos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.

8.5.1.5   Los elementos estructurales de los depósitos deberán proveer cuatro horas de resistencia al fuego, ya sea que este se dé dentro del depósito o en áreas adyacentes.

8.5.1.6 Se deberá realizar un análisis de las actividades que en el ejercicio de las funciones realizarán los funcionarios encargados de la Gestión Documental y Archivo en cada Coordinación General, Jefatura Zonal, etc., considerando la cantidad de personas permanentes o eventuales para así proveerlas de los materiales, equipamiento y mobiliario adecuado para el buen desempeño de sus actividades.

8.6 MEDIDAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA.

Se sugiere entre las acciones que deberán llevarse a cabo dentro del plan de prevención de riesgos, al personal de los archivos corresponderá:

8.6.1   Tomar las medidas conducentes o en su caso informar o gestionar ante quien corresponda, a fin de que la temperatura se mantenga estable en un rango de 18 a 22 grados centígrados. La humedad relativa deberá oscilar en un rango de 45% a 60%, dependiendo del tipo de soporte. Para documentos impresos en papel: 45% a 55% para el papiro, pergamino y piel: entre el 50% y el 60%; para los documentos en formato electrónico (CD-ROM, CASETS DE VIDEO, ETC.) entre un 30% y 40%.

1. Identificar los factores de riesgo que puedan poner en peligro la conservación del acervo documental, sean estos geográficos, climáticos, humanos o procedimentales, e informarlos a la autoridad que corresponda.
2. Verificar periódicamente el perfecto estado de las instalaciones eléctricas y estructurales, así como los mecanismos de seguridad del edificio y reportar a quien corresponda cualquier desperfecto que se detecte.

8.6.4   Los documentos de gran importancia para la institución deben ser identificados con anticipación a fin de que en caso de que exista algún siniestro, estos puedan ser rescatados con mayor agilidad, entre ellos deben identificarse:

-     Documentos de archivo de valor histórico.

-     Documentos de archivo de alto valor monetario-           Documentos de archivo insustituibles.

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-     Documentos de archivo irrecuperables o difíciles de recuperar.

8.7 MEDIDAS DE SEGURIDAD.

Las instalaciones de los archivos deberán contar con al menos con las siguientes medidas de seguridad:

1. Sistema de alarma contra incendio.
2. Extintores contra incendio en lugares visibles.
3. Señalizaciones y rutas de evacuación para casos de siniestros.
4. Equipo y material de trabajo para el personal que labore en la unidad (mandiles, guantes desechables, mascarillas desechables, gafas protectoras)
5. Entradas y salidas de fácil acceso y evacuación.
6. Espacios para la circulación entre los estantes y manipulación de las cajas archivadoras.

 

1. Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble.
2. Medidas para el control de plagas y accesos indebidos.

Para el caso del archivo de gestión; si el extintor o detector de humo se encuentra en una parte accesible, no existe inconveniente, no es necesario que específicamente existan estos equipos dentro del archivo, para los centros de información documental y archivos periféricos si se requieren que los mismos cuenten en forma individual con los equipos de seguridad básicas (extintor, detector de humo y señaléticas).

8.8    DOCUMENTACIÓN SINIESTRADA.

En caso de contingencia que provoque daños en la documentación o riesgos se deberá:

8.8.1 Informar de los hechos al área de Gestión Documental, para que ésta a su vez informe a la Dirección Nacional de Archivo dentro de los 10 (diez) días posteriores al evento.

1. Acta de constancia en la que se incorpore el levantamiento de hechos suscrita por la máxima autoridad o su delegado.
2. Fotografías con sello institucional y rúbricas originales de los funcionarios responsables, que manifiesten el estado físico de la documentación.

8.9    CONTROLES BÁSICOS PARA LA PREVENCIÓN DE LOS ARCHIVOS.

8.9.1  La Dirección de Gestión Documental y Archivo llevará a cabo el seguimiento y control de la Gestión Documental y Archivo de cada Dirección, a través de las auditorias de gestión documental, con la finalidad de verificar que las unidades cumplan con las disposiciones emitidas en el presente manual.

8.9.2 En caso de que alguna unidad desaparezca, se extinga o cambie de adscripción, los archivos correspondientes

se transferirán íntegros mediante oficio e inventario al centro de información documental del área de Gestión Documental y Archivo Institucional, esto al tratarse de la información considerada pasiva, y la de gestión o corriente de igual manera se lo transferirá al Archivo de Gestión de la coordinación general o jefatura que baya asumir dicho proceso.

8.9.3 Los servidores públicos de la dependencia obligados a llevar actas de entrega recepción al separarse de su empleo cargo o comisión deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo, debidamente inventariados y registrados en el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.

8.9.4  Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores públicos la Gestión de Talento Humano deberá solicitar al encargado de Gestión Documental y Archivo Institucional el certificado de no adeudo de expedientes, siendo este certificado una condicionante para finiquitar la desvinculación.

9.   TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

En aplicación de lo dispuesto en el Art. 156 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, así como en lo dispuesto en la Resolución No. CNA-001-005, publicada en el Registro Oficial N.67 de 25 de julo del 2005, mediante el cual se expide el Instructivo para la Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos,

La Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD) es un listado de las Series o Grupos Documentales, producidos por los diferentes procesos de la ACESS a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia o conservación.

9.1  OBJETIVO.

Establecer la Tabla de Plazos de Conservación Documental elaborada por un Comité conformado por delegados de las áreas establecidas por el Instructivo para la Organización Básica y Gestión de Archivos y en base al Estatuto Orgánico Estructural por Procesos de la Institución.

9.2    PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA TPCD.

Para la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental, se seguirá el siguiente procedimiento general:

1. Solicitar un delegado por cada subproceso para la determinación del tipo de información o serie documental y el plazo de conservación de acuerdo a los parámetros establecidos.
2. Definición de las series documentales con los delegados de los procesos o subprocesos; así como, un preliminar de tiempos de los parámetros de valoración.

9.2.3   Conformar el Comité para definir la tabla de plazos de conservación documental de conformidad con el Instructivo para la Organización Básica y Gestión de

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Archivos y en base al Estatuto Orgánico Estructural por Procesos de la Institución, el cual estará integrado por: profesionales entendidos en la materia de que tratan los documentos, un delegado de la Dirección de Asesoría Jurídica, y el/la encargada del Archivo General; para el caso de Direcciones Zonales se contará con un delegado de cada zonal.

1. Publicación de la TPCD en el Registro Oficial.
2. Aplicación de la TPDC.

10.    COMITÉ INSTITUCIONAL DE VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

10.1   DEFINICIÓN

El Comité de Valoración y Eliminación de Documentos de la Institución, será el órgano encargado de disponer a las Unidades Administrativas el proceso de selección, evaluación y valoración documental, para su conservación o eliminación, cumpliendo las políticas generales dictadas por el SINAR.

10.2  CONFORMACIÓN DEL COMITÉ

El Comité estará integrado por: profesionales entendidos en la materia de que tratan los documentos, un delegado de la Dirección de Asesoría Jurídica, un delegado de Auditoría Interna y el Jefe del Archivo General; para el caso de Direcciones Zonales se contará con un delegado de cada zonal. Son funciones y obligaciones del Comité Institucional de Valoración y Eliminación de Documentos:

1. Determinar la eliminación de los documentos que han cumplido el plazo de conservación administrativa y legal.
2. Dictar normas sobre selección y eliminación de documentos de acuerdo con su valor administrativo, sin perjuicio de la preservación de su patrimonio documental, todo esto considerando el valor legal de los documentos.

10.2.3.     Resolver consultas sobre eliminación de documentos de las unidades administrativas.

10.2.4.   Aprobar la Tabla de Plazos de Conservación Documental, que será llenado por los responsables de los archivos de gestión de proceso o subprocesos;

10.2.5.     Revisar, modificar o incrementar según corresponda y cuando el caso lo amerite, los Registros de Transferencia de Archivos y Tabla de Plazos de Conservación Documental, enviados por el proceso o el subproceso.

10.2.6.  Aprobar los formularios necesarios que permitan mejorar el manejo y gestión documental.

1. Establecer acorde con la Ley, la forma de eliminación documental (incineración, trituración, reciclaje, etc.).
2. Coordinar la eliminación de los documentos, debiendo legalizarse        aquello con la suscripción de la respectiva Acta   Entrega Recepción de Bienes Documentales.

11. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

El procedimiento de eliminación de documentos está constituido por las actividades que permiten que las series documentales que hayan perdido su valor técnico, administrativo, financiero, legal o haya cumplido su plazo de conservación documental, sean retiradas de los archivos en los que se encuentren para proceder con su eliminación.

11.1 PROCEDIMIENTO

11.1.1. Los responsables del procedimiento de eliminación de documentos, son los miembros del Comité Institucional de Valoración y Eliminación de Documentos de la ACESS y el Director de área o Jefe de la Unidad generadora o responsable de la documentación.

11.1.2.  Hasta el 15 de marzo de cada año, el Jefe de Archivo General, los responsables de Gestión Documental Zonal, y los servidores a cargo de los archivos de oficina identificarán con un inventario, que cumplirá las características del formato establecido, la documentación que repose en los archivos a su cargo que haya cumplido el plazo de conservación previsto en la Tabla de Plazos de Conservación Documental del año anterior.

11.1.3.    Realizado el inventario, los servidores o funcionarios mencionados en el numeral 11.1.2, lo pondrán en conocimiento del Director del área que haya generado la documentación detallada y solicitarán que autorice su eliminación en virtud del cumplimiento del plazo de conservación, a fin de que lo haga en un plazo de 15 días, tras el cual, se entenderá que autoriza la eliminación bajo su responsabilidad.

1. Con la autorización expresa o tácita del Director de área, los servidores o funcionarios mencionados en el número 11.1.2, remitirán el inventario al Comité Institucional de Valoración y Eliminación de Documentos solicitando que proceda con la verificación del cumplimiento de los plazos de la Tabla. Para lo cual, tendrá un plazo de 30 días para emitir el informe respectivo.
2. Elaborado el informe, el Comité solicitará al Director Ejecutivo que remita un requerimiento al Consejo Nacional de Archivos para que se pronuncie acerca de la eliminación de los documentos que hayan cumplido su plazo de conservación o de la entrega de los documentos que deban ser transferidos al Archivo Intermedio de la Administración Pública.
3. Con el pronunciamiento del Consejo Nacional de Archivos, el Jefe de Archivo General o el responsable de Gestión Documental competente convocará al Comité para la verificación física de la documentación detallada en el inventario, de lo cual dejarán constancia en un Acta de Verificación. Una vez que se cuente con el Acta, el Jefe de Archivo General o el responsable de Gestión Documental competente requerirá al Director de Secretaría General y Gestión Documental o al Director Zonal respectivo que solicite al Director Ejecutivo la autorización para la eliminación física de los documentos a través del Sistema Nacional de Bibliotecas (SINAB) o para su transferencia al Archivo Intermedio de la Administración Pública.

 

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1. Emitida la autorización del Director Ejecutivo, el Jefe de Archivo General o el responsable de Gestión Documental Zonal competente coordinará el trámite de eliminación a través del SINAB o de transferencia al Archivo Intermedio de la Administración Pública.
2. La entrega de los documentos a dichas entidades se acreditará con un Acta de Entrega Recepción de Bienes Documentales que será suscrita por los integrantes del Comité y un representante de la entidad que los deba recibir.

12. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.

La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.

Una vez establecidas las categorías y grupos que reflejen la estructura que tendrá el fondo documental definiendo los respectivos niveles o estándares de clasificación e instrumentos de descripción. Este proceso se compone de varias fases:

12.1. INVENTARIO Y UBICACIÓN FÍSICA

Se deberá hacer una evaluación del material a digitalizar y un inventario del material documental con el que se cuenta, el cual debe de estar o ser ordenado y foliado.

12.2. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

Con la documentación recibida se procederá a:

12.2.1 Extraer documentación de carpetas, fundas, cartones, saquillos.

12.2.2. Eliminación de grapas u otros elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada.

12.3. DIGITALIZACIÓN

Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los documentos uno por uno, mediante escáner.

12.4. VERIFICACIÓN DE LA GRABACIÓN

Una vez realizada la grabación de los datos del expediente, es aconsejable, para garantizar la calidad de los datos, realizar un proceso de verificación.

12.5. SALIDA- GRABACIÓN DE IMÁGENES

Una vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, la información se almacenará en: cd, discos duros externos, nube, etc.

12.6. ARCHIVO FINAL DE DOCUMENTOS

Una vez terminadas todas estas fases el papel físico se introduce en los contenedores homologados (cartones, carpetas), adecuadamente codificados.

12.7. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

Los contenedores se ubicarán en el archivo pasivo en las estanterías de acuerdo al orden establecido.

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA. - Encárguese de la ejecución de esta resolución a la Dirección Administrativa Financiera de la Agencia de Aseguramiento de la Calidad de los Servicios de Salud y Medicina Prepagada.

SEGUNDA. - La presente resolución entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.