No. C.D.356
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
Resuelve:
Expedir el siguiente Reglamento para la asignación, uso, movilización, mantenimiento y control de los vehículos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Art. 1.- ÁMBITO DE APLICACIÓN.- El presente reglamento tendrá aplicación obligatoria en todas las dependencias del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, IESS, a nivel nacional, y su objeto es el de regular la asignación, uso, movilización, mantenimiento y control de los vehículos del instituto.
Art. 2.- FINALIDADES.- Los vehículos que conforman el parque automotor del IESS, servirán exclusivamente para las siguientes actividades:
- Movilizar a las autoridades, funcionarios, servidores y trabajadores de la institución;
- Transportar bienes de la institución; y,
- Atender las emergencias institucionales y nacionales.
Art. 3.- UTILIZACIÓN DE LOS VEHÍCULOS.- Las autoridades, funcionarios, servidores y trabajadores del IESS, dispondrán en forma ocasional de vehículos de trabajo, debiendo ser utilizados exclusivamente para el cumplimiento de las labores institucionales.
De acuerdo con la normativa vigente, los miembros del Consejo Directivo, el Director General y el Subdirector General no tendrán restricción alguna para el uso de los vehículos, para cuyo efecto los conductores asignados deberán atender los requerimientos de las máximas autoridades de la institución.
El Director General podrá asignar vehículos a los funcionarios de nivel directivo, para su uso en días laborables y actividades de carácter institucional.
Art. 4.- MOVILIZACIÓN DE LOS VEHÍCULOS Y EXCEPCIONES.- Los vehículos del IESS están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir para el desempeño de funciones públicas propias de cada órgano institucional, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales o familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades mercantiles, electorales ni políticas.
Para la movilización de los vehículos fuera de la sede donde los funcionarios ejercen habitualmente sus funciones, las órdenes de movilización serán emitidas por el responsable de transportación y autorizadas por los titulares de las unidades de Bienes y Servicios Generales o de Servicios Internos, dentro del ámbito de su gestión, y por los directores provinciales niveles 1 y 2 cuando sea el caso. Las órdenes tendrán una vigencia no mayor de cinco (5) días hábiles desde que fueron expedidas.
Las autoridades, funcionarios, servidores y trabajadores donde habitualmente ejercen sus funciones o prestan sus servicios, no podrán utilizar vehículos del IESS el último día laborable de cada semana, a partir de las 16h30, luego de lo cual deberán guardar los vehículos en las áreas señaladas para ese propósito, cuyo control corresponde al responsable de transportación
Exceptuase de esta disposición, por aspectos de seguridad, a los Miembros del Consejo Directivo, Director General y Subdirector General.
Art. 5.- FUNCIONARIOS RESPONSABLES.- Son responsables del cumplimiento de las normas contenidas en este reglamento las autoridades, funcionarios, servidores y trabajadores, a cuyo cargo estén asignados los respectivos vehículos y los conductores de los mismos.
El “Conductor” es el servidor que tiene a su cargo el manejo de los automotores de propiedad de la institución; “Jefe de Transportes o Responsable de Transportación” o “Encargado de la Gestión de Transportes”, los servidores que se encargan del control del parque automotor institucional; y, “Mecánico” aquel bajo cuya responsabilidad se halla el chequeo y reparación de los vehículos.
Los servidores encargados de la gestión del presupuesto y de la gestión administrativa, serán las responsables de la programación y de la adquisición de las partes y accesorios para el mantenimiento y buen funcionamiento de los vehículos, compras que serán debidamente justificadas y se realizarán de conformidad con la ley.
Art. 6.- LOGOTIPO, PLACAS OFICIALES Y CONDUCCIÓN DE LOS VEHÍCULOS.- Los vehículos institucionales sobre los que rige la normativa establecidaen el presente reglamento, necesariamente llevarán el logotipo del IESS, las placas oficiales de identificación del automotor y serán conducidos exclusivamente por conductores profesionales, que se los considerará también responsables de su cuidado, mantenimiento preventivo básico y del cumplimiento de las leyes y reglamentos pertinentes sobre el tránsito y el transporte terrestre.
CAPÍTULO II
CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR
Art. 7.- ORDEN DE MOVILIZACIÓN.- La máxima autoridad administrativa o el servidor delegado para el efecto en cada jurisdicción, está facultado para autorizar la movilización de los vehículos. Los funcionarios que deban cumplir con una comisión que implique viáticos o subsistencias, deberán tramitar con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación la respectiva “Orden de Movilización”, previo visto bueno del Jefe de la unidad a la cual pertenece el solicitante.
La orden de movilización se emitirá en formularios preimpresos y prenumerados, que contendrán los siguientes datos:
- Identificación de la entidad, antecediendo a la misma el encabezamiento siguiente: “Orden de Movilización”;
- Lugar, fecha y hora de emisión de la orden;
- Motivo de la movilización;
- Lugar de origen y de destino;
- Tiempo de duración de la comisión;
- Nombres y apellidos completos del conductor y del servidor institucional a cuyo cargo está el vehículo oficial con los números de las cédulas de ciudadanía;
- Descripción de las principales características del vehículo, es decir, marca, color, número de placas de identificación y de la matrícula; y,
- Apellidos y nombres, y firma del funcionario que emitió la orden.
La orden de movilización no tendrá carácter permanente, indefinido y sin restricciones conforme el formato constante en el ANEXO 1, que forma parte del presente reglamento.
Art. 8.- SOLICITUD DE UTILIZACIÓN DE VEHÍCULOS.- Para la movilización temporal de los vehículos del IESS, dentro del perímetro urbano, las órdenes de movilización serán elaboradas por el Jefe de cada dependencia que requiera el servicio, en la cual constará el tiempo aproximado de utilización y serán legalizadas por el responsable de transportación, quien asignará el vehículo de acuerdo a la programación previa.
La solicitud de utilización de vehículos se emitirá en formularios preimpresos, y contendrá los siguientes datos:
- Dependencia solicitante;
- Tiempo aproximado de utilización del vehículo;
- Firma del solicitante;
- Visto bueno del responsable de transportación;
- Número del vehículo;
- Nombre del conductor; y,
- Registro de kilometraje de salida y retorno.
La solicitud de utilización de vehículos tendrá el formato constante en el ANEXO 2, que forma parte del presente reglamento.
Art. 9.- REGISTROS Y ESTADÍSTICA.- Para fines de control y mantenimiento, la unidad encargada de la administración de los vehículos deberá llevar los siguientes formularios de registro:
- Inventario de vehículos, accesorios y herramientas;
- Control de mantenimiento;
- Orden de movilización;
- Informe diario de movilización de cada vehículo;
- Parte de novedades y accidentes;
- Control de lubricantes, combustibles y repuestos;
- Orden de provisión de combustible y lubricantes;
- Registro de entrada y salida de vehículos;
- Libro de novedades; y,
- Acta de entrega recepción de vehículos.
También deberá coordinar con la unidad financiera para posibilitar, con la debida oportunidad, la entrega de datos sobre la existencia del parque automotor de la entidad.
Art. 10.- DE LA CUSTODIA DEL VEHÍCULO.- El funcionario o servidor autorizado y el conductor serán los únicos responsables de la custodia del vehículo durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las labores oficiales encomendadas, sin embargo, las llaves del vehículo deberán permanecer siempre en poder del conductor designado.
Cuando el automotor se destine a una comisión que implique la concesión de viáticos o subsistencias, la responsabilidad por el cuidado, protección
y mantenimiento del mismo corresponderá al Jefe o responsable de la comisión solidariamente con el conductor. Si las labores deben cumplirse en un tiempo mayor a treinta (30) días se les asignará el vehículo a los dos servidores mediante un acta de entrega recepción conjunta.
Al término de la jornada de trabajo o de la comisión, cuando sea del caso, los vehículos se guardarán en los patios de la institución o en los garajes autorizados para el efecto. El empleado designado para la recepción será responsable de recibir el vehículo en perfectas condiciones, con sus partes y accesorios completos y procederá a entregarlo en la misma forma que lo recibió, utilizando para este propósito el formulario “Registro de entrada y salida de vehículos”.
En horas no laborables el Guardián de turno anotará en el “Libro de novedades” la hora de entrada o salida de los vehículos y solicitará que el conductor registre su nombre y firma.
Art. 11.- NOTIFICACIÓN DE PERCANCES.- El conductor informará al responsable de transportes de cualquier novedad o percance ocurrido al vehículo y para este fin utilizará el formulario “Parte de novedades y accidentes” proporcionado por la empresa aseguradora del vehículo. En caso de accidente de tránsito se adjuntará también el parte extendido por la autoridad correspondiente.
Los responsables de las unidades de transportes remitirán la información y documentación disponible para que la Procuraduría General del IESS o su delegado en cada jurisdicción patrocine las acciones judiciales en defensa de los intereses institucionales y además para conseguir la determinación de responsabilidades que sean del caso.
De suscitarse un percance o accidente, la unidad de transporte deberá comunicar a la aseguradora del vehículo remitiendo la información pertinente dentro de las cuarenta y ocho (48) horas subsiguientes, bajo responsabilidad del funcionario o servidor a cargo de la unidad que corresponda.
Art. 12.- MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO.- El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos, se lo efectuará en los talleres de la institución o en aquellos contratados para el efecto, de acuerdo al cronograma establecido, que podrá ser preventivo y/o correctivo.
En el primer caso, se lo realizará en forma periódica y programada, antes de que ocurra el daño y la consecuente inmovilización del vehículo; y, el segundo caso se lo efectuará al ocurrir los eventos.
Para tales fines se utilizará el formulario “Control de Mantenimiento”, en el que constarán los datos de la última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el siguiente mantenimiento.
La responsabilidad y control del mantenimiento preventivo y/o correctivo de los vehículos del Nivel Central compete en forma directa a la Unidad de Bienes y Servicios Generales, a las unidades de Servicios Internos y a los directores provinciales nivel 1 y 2.
El responsable de transportación y el conductor designado a cada vehículo, mediante el formulario “Acta de Entrega Recepción de Vehículos”, son solidariamente responsables del mantenimiento, custodia y control de los vehículos.
El conductor en forma diaria y periódica revisará y controlará el vehículo asignado a su custodia, observará los niveles de aceite, agua y demás lubricantes, la presión y estado de los neumáticos y accesorios, así como también cuidará el aseo del interior y del exterior del vehículo; y,
además será responsable del chequeo de todas las partes mecánicas y eléctricas del automotor.
Los mecánicos de la institución realizarán trabajos ordinarios de reparación de partes, tanto mecánicas como eléctricas, de los vehículos del IESS que se encontraren en mal estado, y además realizarán las sustituciones necesarias por repuestos o accesorios automotrices de calidad garantizada, para evitar la paralización del automotor.
Los vehículos de la institución podrán repararse en talleres particulares, únicamente en los siguientes casos:
- Por falta de personal especializado.
- Insuficiencia de equipos, herramientas y/o accesorios.
- Convenios de garantía de uso con la firma comercial o casa distribuidora en la que se adquirió el vehículo.
Art. 13.- ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES.- La Unidad de Servicios Internos y las direcciones provinciales nivel 1 y 2 asignarán cupos de consumo de combustible de acuerdo a las necesidades propias de cada automotor.
Se establecerá un control del consumo de combustible con referencia hecha al rendimiento promedio de kilómetros por galón de acuerdo a cada tipo de vehículo y al cupo asignado.
Para fines de abastecimiento se utilizará el formulario “Orden de provisión de combustibles o lubricantes”, el mismo que será entregado a los surtidores con los cuales se tenga convenio de servicios.
CAPÍTULO III
DEL PERSONAL RESPONSABLE
Art. 14.- DEL PERSONAL DE CONDUCTORES.- Es facultad de la autoridad nominadora seleccionar, nombrar o contratar al personal de conductores, a través de las delegaciones de recursos humanos correspondientes, quienes deberán acreditar los siguientes requisitos:
- Ser conductor profesional, con experiencia no menor a cinco años;
- Exámenes médicos, en especial los de reflejos y visuales;
- Certificados de trabajo, honorabilidad y conducta;
- Prueba de conducción, a satisfacción del responsable de transportación;
- Cumplir con los requisitos establecidos por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y por entidades sobre las que rige este reglamento; y,
- Los demás requisitos establecidos en la ley y los reglamentos.
Art. 15.- ROTACIÓN DE LOS CONDUCTORES.- En la nómina se mantendrá el número necesario de conductores, a fin de reemplazar a quienes obtenganvacaciones, permisos o licencias por enfermedad o calamidad doméstica, que serán autorizados de acuerdo al nivel de complejidad por los directores provinciales, titulares de la Unidad de Bienes y Servicios Generales o del Departamento de Servicios Generales.
Art. 16.- DISTRIBUCIÓN DE LOS VEHÍCULOS.- El responsable de transportes administrará el uso de las unidades automotrices con fines institucionales; y, garantizará que se cuente con un stock de repuestos y accesorios mínimos para el buen funcionamiento de los vehículos de la entidad.
Art. 17.- SEGUROS DE LOS VEHÍCULOS Y PATROCINIO.- Los vehículos del IESS serán asegurados contra accidentes, robos y riesgos contra terceros. Las pólizas serán contratadas con compañías legalmente autorizadas, en las condiciones más adecuadas para la Institución y de conformidad con la ley y reglamentos pertinentes.
Art. 18.- LOGOTIPO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS VEHÍCULOS.- Los vehículos serán identificados por medio del logotipo de la institución y el correspondiente número, que serán ubicados a los costados de las puertas del mismo, bajo la responsabilidad del Jefe o responsable de la Unidad de Transportes.
De lo dispuesto se exceptúan aquellos vehículos que por razones de seguridad, calificada por la máxima autoridad, se considere que no deben llevar ningún tipo de distintivos.
En todo caso, los vehículos deberán ser matriculados y
portar la respectiva placa, como dispone la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial.
CAPÍTULO IV
PROHIBICIONES Y SANCIONES
Art. 19.- CAUSALES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA: Son causales para la determinación de responsabilidades administrativas, en armonía con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las siguientes:
- Emitir órdenes de movilización sin causa justificada, sin tener competencia para ello, o con carácter permanente, indefinido y sin restricciones;
- Utilizar los vehículos prescindiendo de la orden de movilización, o utilizando la que se encuentre caducada o con carácter permanente o por tiempo indefinido;
- Ocultar las placas oficiales o no colocar los logotipos y números de identificación de los vehículos;
- Inobservar las normas legales o reglamentarias sobre la utilización de los vehículos oficiales;
- Utilizar indebidamente la orden de movilización;
- Conducir el vehículo en estado de embriaguez o bajo efectos de cualquier sustancia psicotrópica o estupefacientes, sin perjuicio de otras responsabilidades a que hubiere lugar;
- Conducir o utilizar el vehículo oficial por el funcionario o empleado, sus familiares o por terceras personas no autorizadas;
- Evadir o impedir, de cualquier forma, el operativo de control de los vehículos oficiales;
- Sustituir las placas oficiales por la de un vehículo particular;
- Incumplir con la disposición constante en el numeral 3 del artículo 45 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado;
- Inobservar lo establecido en el artículo 2 de este reglamento;
- Utilizar los vehículos de los servicios señalados en el artículo 2 de este reglamento, en actividades distintas a los expresamente permitidos; y,
- No cumplir con la revisión y matriculación de los vehículos del IESS, que será responsabilidad del encargado del parque automotor en cada una de las jurisdicciones provinciales.
De determinarse infracciones de tránsito cometidas por los chóferes a cargo del vehículo en la conducción de los automotores asignados, se establecerán los cargos respectivos y se dispondrá el cobro a través de la cuenta deudores varios.
De ser el caso, serán conjuntamente responsables el conductor y el responsable de transportación que autorizare la salida de un vehículo en malas condiciones o con desperfectos mecánicos.
Para cumplir con lo dispuesto en el inciso primero del artículo 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, los auditores que intervienen en el control de vehículos oficiales levantarán la correspondiente acta que servirá de base para la determinación de las responsabilidades.
Art. 20.- SANCIONES.- Las autoridades, funcionarios y servidores del IESS que incurrieren en violación de las disposiciones legales y reglamentarias sobre el uso, mantenimiento, movilización y control de los vehículos pertenecientes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, serán sancionados con multa o destitución o ambas conjuntamente, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, culposas o de indicios de responsabilidad penal a que hubiere lugar, y, conforme a lo dispuesto en los artículos 46 y 48 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Art. 21.- APLICACIÓN DE SANCIONES.- Las sanciones serán aplicadas por las autoridades correspondientes de conformidad al procedimiento previsto en el artículo 48 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y demás normativa aplicable.
El pago de las multas se lo efectuará en la Dirección Financiera de la Contraloría General del Estado, porconstituir un pago por los servicios de control, a fin de recuperar los costos en los que se incurre para este propósito, de conformidad a lo establecido por el artículo 17-A de la Ley de Modernización del Estado, Privatizaciones y Prestación de Servicios Públicos por parte de la Iniciativa Privada.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.- En todo cuanto no se haga constar en las normas del presente reglamento, se aplicarán las disposiciones de la Constitución de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley de Seguridad Social, Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector Público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, expedido por el Contralor General del Estado el 2 de abril del 2003, y demás normas legales y reglamentarias pertinentes.
SEGUNDA.- Se excluye de la restricción de horarios establecidos en el presente reglamento relativos a días y horas no laborables a las ambulancias del IESS destinadas a las unidades médicas, que se utilizarán únicamente para los fines específicos determinados en el sistema de atención médica.
Los conductores de las ambulancias de las unidades médicas del IESS no tendrán restricciones de horario y laborarán en las jornadas especiales establecidas para el efecto conforme el instructivo expedido por el Director General. El cumplimiento de las disposiciones será supervisada por el Director de cada unidad, de conformidad con la ley y normas internas del IESS.
TERCERA.- Las dependencias de los seguros especializados, las dependencias del nivel central y nivel provincial y las unidades médicas del IESS, presentarán un informe anual sobre el estado del parque automotor a su cargo, que será remitido al Director General hasta el 15 de enero del cada año.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.- DEROGATORIA.- Derógase la Resolución No. 715 expedida por el Consejo Superior de 23 de octubre de 1989, que contiene el “Reglamento para el uso, movilización, control, asignación y mantenimiento de los vehículos de propiedad del IESS”.
SEGUNDA.- VIGENCIA.- El presente reglamento entrará en vigencia desde la fecha de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
TERCERA.- EJECUCIÓN.- De la ejecución del presente reglamento encárgase al Director General, directores de los seguros especializados, directores nacionales, directores provinciales y directores de las unidades médicas, dentro de sus respectivas competencias.
Comuníquese.
No. C.D.356
ANEXO 1
MODELO DE FORMULARIO: ORDEN DE MOVILIZACIÓN INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA Nº 000001
ELABORADO EN: LUGAR……………………………..……… FECHA……………………… HORA…………….. MOTIVO DE LA MOVILIZACIÓN:………………………………………………………..……………………………. LUGAR DE ORIGEN…………………………………………. DESTINO……………………………………………….
PERIODO DE COMISIÓN DESDE…………………………….. ……. HASTA………………………………………..
FUNCIONARIO A CARGO DEL VEHICULO:
APELLIDOS Y NOMBRES ………………………………………………………………C.I…………………………….
CHOFER:
APELLIDOS Y NOMBRES ………………………………………………………………C.I…………………………….
CARACTERISTICAS DEL VEHÍCULO:
MARCA………………..………………………. COLOR………………………………. Nº PLACA…………………… NÚMERO DE MATRICULA……………………………………………………MODELO……………………………..
………………………………………………
FIRMA Y SELLO
…………………………………………………..
APELLIDOS Y NOMBRES DE LA AUTORIDAD O SERVIDOR DELEGADO QUE AUTORIZA LA MOVILIZACIÓN
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL.- Es fiel copia del original.- Lo certifico.- Fecha: 17 de febrero del 2011.- f.) Dr. MSc. Patricio Arias Lara, Prosecretario, Consejo Directivo.
CERTIFICO: Que esta es fiel copia auténtica del original.- f.) Dr. Ángel V. Rocha Romero, Secretario General, IESS.
No. C.D.356
ANEXO 2
MODELO DE FORMULARIO:
Señor
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
SERVICIOS GENERALES TRANSPORTACION
SOLICITUD PARA UTILIZAR VEHICULOS DEL I ESS.
RESPONSABLE DE TRANSPORTACION
El Departamento de ............................................................. requiere de un vehículo por el tiempo de ...........................................................................................
a partir de las ............................del día …………………………………………
.
Atentamente,
VISTO BUENO
Carro No ……….. Chofer …………………………………………
. Salida ………………. Km ..............................Entra.da ......................_ ... Km ......_ ................ .
RESPONSABLE DE TRANSPORTACIÓN
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL.- Es fiel copia del original.- Lo certifico.- Fecha: 17 de febrero del 2011.- f.) Dr. MSc. Patricio Arias Lara, Prosecretario, Consejo Directivo.
CERTIFICO: Que esta es fiel copia auténtica del original.- f.) Dr. Ángel V. Rocha Romero, Secretario General, IESS.
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