Resolución CIRS-001-2020 Expídese el Reglamento para el Funcionamiento del CIRS

Resuelve:

 

Expedir el siguiente: REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DEL REGISTRO SOCIAL.

 

TÍTULO I

GENERALIDADES

 

Artículo 1.− Objeto.- El presente reglamento regula la organización y el funcionamiento del Comité Interinstitucional del Registro Social, creado mediante Decreto Ejecutivo Nro. 712, de 11 de abril de 2019, publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nro. 480 de 02 de mayo de 2019 con el propósito de lograr el mayor grado de eficiencia y optimizar su gestión.

 

Artículo 2.− Ámbito. – Las disposiciones de este Reglamento son de cumplimiento obligatorio para los integrantes del Comité Interinstitucional y de quienes participen en este organismo.

 

 

TÍTULO II DEL COMITÉ

 

 

Artículo 3.− Integración.- El Comité Interinstitucional del Registro Social está conformado de acuerdo a lo previsto en el artículo 3 del Decreto Ejecutivo No. 712 de 11 de abril del 2019 por:

 

1. 1. La máxima autoridad de la Secretaría General de la Presidencia de la República o su delegado permanente, quien lo presidirá y tendrá voto dirimente;

   2. Elƒla presidenteƒa del gabinete sectorial económico y productivo o su delegado permanente; y,

   3. Elƒla presidenteƒa del gabinete sectorial social o su delegado permanente.

 

 

Elƒla Directorƒa de la Unidad de Registro Social actuará como secretarioƒa del Comité con voz pero sin voto.

 

El Comité Interinstitucional del Registro Social tendrá su sede en el Distrito Metropolitano de Quito sin perjuicio de lo cual podrá mantener reuniones en otras ciudades o lugares del país.

 

Artículo 4.- Ausencia temporal del/la Secretario/a del Comité Interinstitucional.- En el caso de ausencia temporal justificada delƒla Directorƒa de la Unidad del Registro Social, los miembros del Comité designarán un Secretarioƒa Ad−Hoc previamente nominado por elƒla Directorƒa de la Unidad del Registro Social de los funcionarios que forman parte de dicha institución.

 

Artículo 5.- Invitados.- Podrán asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del Comité Interinstitucional del Registro Social, losƒlas titulares de las instituciones y organismos que integran el sector público o sus delegados cuya comparecencia según su naturaleza sea requerida.

 

Artículo 6.- Atribuciones.- Son atribuciones del Comité Interinstitucional del Registro Social, a más de las determinadas en los Decretos Ejecutivos que regulen el Registro Social las siguientes:

 

1. Aprobar y modificar el Reglamento de Funcionamiento del Comité;

2. Conocer el informe Anual delƒla Directorƒa de la Unidad de Registro Social;

3. Solicitar a élƒla Directorƒa de la Unidad de Registro Social la presentación de informes con la regularidad que estime conveniente, respecto de la situación de la Unidad y de las operaciones y actividades realizadas, en los cuales deberá constar necesariamente un resumen sobre el avance y cumplimiento de todas las resoluciones aprobadas por el Comité;

4. Constituir comisiones técnicas permanentes u ocasionales, para ampliar el estudio y análisis de los temas de competencia del Comité;

5. Nombrar alƒla Directorƒa de la Unidad del Registro Social, de una terna propuesta por elƒla Presidenteƒa del Comité, y sustituirlo, esta atribución será ejercida por el voto unánime de todos los miembros del Comité Interinstitucional; y,

6. Las demás que le conceda la Ley y los reglamentos.

 

 

Artículo 7.- Comisiones Técnicas permanentes u ocasionales.- Las comisiones técnicas a las que se refiere el artículo anterior se constituirán con servidores públicos de las entidades cuya titularidad ejerzan los miembros del Comité o sus delegados, yƒo de otras entidades del sector público, que cuenten con experiencia en los temas, según los objetivos y las materias que se les encargue, y estarán presididas por la entidad que resuelva en el Comité.

 

Las comisiones deberán presentar los respectivos informes para conocimiento del Comité.

 

Para el correcto cumplimiento de sus actividades, las comisiones técnicas podrán solicitar, por intermedio de quien las presida, información a las instituciones miembros del Comité o a cualquier otra entidad del sector público.

 

 

TÍTULO III DEL PRESIDENTE

 

 

Artículo 8.- Del/ la Presidente/a.- Elƒla Presidenteƒa del Comité tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades:

 

1. Presidir el Comité;

2. Cumplir y hacer cumplir las resoluciones y políticas del Comité;

3. Convocar, instalar, dirigir, suspender y clausurar las sesiones ordinarias y extraordinarias de conformidad con este Reglamento;

4. Dirigir los debates precisando el asunto propuesto, declararlos terminados cuando estime que se ha discutido lo suficiente y ordenar que elƒla Secretarioƒa tome votación cuando el caso lo requiera y proclame su resultado;

5. Dirimir con su voto las decisiones en las que hubiere empate en las votaciones de los miembros del Comité;

 

6. Disponer a la Secretaría la verificación del quórum de las sesiones;

7. Suscribir con elƒla Secretarioƒa las actas y resoluciones aprobadas;

8. Presentar a los miembros del Comité una terna para la designación delƒla Directoraƒa de la Unidad del Registro Social;

1. Suscribir los documentos oficiales del Comité;

10. Controlar y supervisar permanentemente las actividades cumplidas por elƒla Directorƒa de la Unidad del Registro Social, siendo además obligación de ésteƒa, mantenerlo informado sobre la marcha de la Unidad, con la debida oportunidad;

11. Conocer sobre las comisiones de servicio al exterior delƒla Directorƒa de la Unidad del Registro Social, para el cumplimiento de funciones oficiales de interés para la Unidad;

50. Conocer las subrogaciones o encargos de la Dirección de la Unidad del Registro Social: y,

1000. Las demás que le conceda la Ley, reglamentos, resoluciones adoptadas por el Comité.

 

TÍTULO IV

DE LA SECRETARÍA

 

Artículo. 9.- De la Secretaría del Comité.- El Comité contará con unƒa Secretarioƒa, cargo que será ejercido por elƒla Directorƒa de la Unidad del Registro Social, son funciones del Secretarioƒa:

 

1. Presentar a consideración de la Presidencia del Comité Interinstitucional del Registro Social, el temario para la formulación del orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias;

2. Remitir las convocatorias a sesiones de Comité dispuestas por elƒla Presidenteƒa;

3. Entregar oportunamente el orden día y demás documentación relacionada a los miembros del Comité para cada sesión;

4. Concurrir a las sesiones del Comité voz informativa

5. Llevar el registro de asistencia de las sesiones del Comité;

6. Verificar el quórum, dar lectura al orden del día, así como registrar y proclamar las votaciones, de acuerdo con las órdenes delƒla Presidenteƒa;

7. Elaborar las actas de las sesiones y mantenerlas debidamente suscritas y foliadas en orden cronológico;

8. Suscribir conjuntamente con elƒla Presidenteƒa las resoluciones y las actas del Comité;

1. Notificar las resoluciones del Comité a las instancias que corresponden para su cumplimiento;

10. Presentar para conocimiento y revisión de la Presidencia, un resumen sobre el avance y cumplimiento de todas las resoluciones aprobadas por el Comité;

11. Facilitar a los miembros del Comité el acceso a la información y documentación que requieran;

50. Conferir copias simples o certificadas de los documentos del Comité previa autorización escrita de la Presidencia, para lo cual será necesario una solicitud escrita de la parte interesada;

1000. Custodiar, manejar y responsabilizarse del archivo documental, físico y digital de actas, resoluciones y demás documentación generada en el Comité con sujeción a lo dispuesto en este Reglamento;

14. Preparar informes y demás información que la Presidencia o los miembros del Comité requieran; y,

15. Las demás que le asigne la Ley, los reglamentos y elƒla Presidenteƒa del Comité.

 

Para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de la Secretaría del Comité Interinstitucional, elƒla Directorƒa de la Unidad del Registro Social estará asistido por elƒla Directorƒa Jurídicoƒa de dicha institución.

 

 

TÍTULO V

DE LOS MIEMBROS

 

 

Artículo 10.- De los Miembros.- Son atribuciones y responsabilidades de los Miembros del Comité:

 

1. Asistir a las sesiones del Comité a las que fueron previamente convocados con la oportunidad debida;

2. Participar con voz y voto en las deliberaciones del Comité;

3. Solicitar la información que creyeren oportuna a la Secretaría del Comité;

4. Ejercer su derecho al voto, con la respectiva responsabilidad prevista en el ordenamiento jurídico vigente;

5. Participar en los espacios de coordinación que se constituyan;

6. Supervisar el cumplimiento de las resoluciones y políticas emitidas por el Comité; y,

7. Las demás que le concede la Ley, reglamentos y resoluciones adoptadas por el Comité.

 

TÍTULO VI

DE LAS SESIONES, CONVOCATORIAS Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

 

 

Artículo 11.- Sesiones.- Las sesiones del Comité serán ordinarias, extraordinarias y extraordinarias emergentes; su instalación y desarrollo se realizará en cualquier lugar del país, en forma presencial o por video conferencia o cualquier otro medio electrónico con niveles apropiados de seguridad que permitan a todos sus miembros participar de forma efectiva en la sesión, adoptar decisiones en forma inequívoca y votar con claridad dejando constancia de la decisión tomada.

 

Artículo 12.- Sesiones ordinarias.- El Comité Interinstitucional del Registro Social sesionará de manera ordinaria al menos de manera trimestral previa convocatoria del o la Presidenteƒa con antelación de al menos setenta y dos (72) horas. En las sesiones ordinarias se tratarán los asuntos que consten en el orden del día, pudiendo incorporarse otros puntos a pedido de cualquiera de los miembros presentes en la sesión, siempre y cuando cuente con la aprobación de la mayoría simple y el tema a tratar no requiera informe o documentación previa.

 

Artículo 13.- Sesiones extraordinarias y extraordinarias emergentes.- Las sesiones extraordinarias y extraordinarias emergentes se instalarán en cualquier momento y de forma excepcional, por convocatoria del o la Presidenteƒa del Comité o a pedido de al menos dos (2) de sus miembros o del o la Directoraƒa de la Unidad del Registro Social para tratar temas urgentes yƒo específicos.

 

Las sesiones extraordinarias serán convocadas con una antelación de al menos veinte y cuatro (24) horas, las sesiones extraordinarias emergentes podrán ser convocadas en casos de extrema urgencia por temas coyunturales calificadas como tal por elƒla Presidenteƒa del Comité sin antelación alguna.

 

En este tipo de sesiones únicamente se tratarán los puntos del orden del día establecidos en la convocatoria, aprobados por el Comité, no se incluirán puntos varios.

 

Artículo 14.- Convocatoria.- La convocatoria para las sesiones ordinarias del Comité las realizará elƒla Secretarioƒa, por disposición delƒla Presidenteƒa y será notificada de manera física o virtual a cada uno de los miembros del Comité, con la anticipación requerida a la hora señalada según el tipo de sesión a celebrarse.

 

La convocatoria contendrá la fecha, hora, lugar, modalidad, así como los puntos del orden del día a tratarse, los proyectos de resoluciones y copias de los documentos que contengan la información de respaldo de cada uno de los puntos a tratarse que permita a los miembros contar con suficientes elementos de juicio para adoptar las resoluciones que el caso requiera.

 

Elƒla Secretarioƒa del Comité será responsable de la preparación de los informes y demás documentos de sustento a las convocatorias.

 

Los miembros del Comité, a través de la Secretaría del Comité, tendrán derecho a solicitar de manera previa, toda información adicional que consideren necesaria para la adopción de las correspondientes resoluciones; por ningún concepto podrá negarse la entrega de dicha información.

 

En el caso de sesiones extraordinarias emergentes, la convocatoria podrá ser verbal o escrita y los documentos necesarios para el tratamiento de los temas podrán ser entregados a los miembros del Comité Interinstitucional hasta el inicio de la sesión.

 

Artículo 15.- Orden del día.- El orden del día será elaborado por elƒla Secretarioƒa del Comité, de acuerdo con las necesidades institucionales y las solicitudes que formulen los miembros del Comité. Elƒla Presidenteƒa del Comité aprobará o modificará el orden del día presentado, el cual será comunicado a los miembros del Comité, a través de la respectiva convocatoria.

 

El orden del día será aprobado por el Comité al inicio de cada sesión y podrá ser reformado a pedido de cualquiera de sus miembros, previa aprobación de todos los miembros presentes del Comité.

 

De manera previa a la aprobación del orden del día, en las sesiones ordinarias cualquier miembro del Comité podrá solicitar la inclusión de un tema no considerado dentro del mismo, para lo cual deberá contar con el sustento y documentación necesaria; dicha inclusión deberá ser aprobada por unanimidad de los miembros del Comité presentes en la sesión.

 

Procederá a la inclusión de puntos varios, en los que se tratarán asuntos que sean exclusivamente para conocimiento de los miembros del Comité únicamente en las sesiones ordinarias.

 

Artículo 16.- Quórum.- Las sesiones se declararán instaladas con un quórum mínimo de dos miembros del Comité. Una vez comprobado el quórum por parte delƒla Secretarioƒa, elƒla Presidenteƒa declarará instalada la sesión. El quórum deberá mantenerse durante toda la sesión del Comité.

 

En caso de que elƒla Presidenteƒa del Comité o su delegado permanente, no se encontraren presentes, la sesión no podrá declararse instalada; en este caso, elƒla Secretarioƒa del Comité, declarará cancelada la sesión y procederá a realizar una nueva convocatoria.

 

Artículo 17.- Reuniones previas de trabajo.- Elƒla Presidenteƒa del Comité Interinstitucional, de considerarlo necesario, solicitará alƒla Secretarioƒa, coordine con los miembros del Comité la participación de los equipos técnicos y de asesoría de las instituciones a las que representan, con el objeto de realizar el debido análisis de la documentación que respalde los puntos del orden del día a tratarse en las sesiones del Comité.

 

Las sugerencias, observaciones o recomendaciones que se llegaren a generar como resultado de los espacios de trabajo, tendrán como objetivo exclusivamente facilitar el tratamiento de los puntos técnicos y operativos del orden del día a los miembros del Comité Interinstitucional.

 

Artículo 18.- Desarrollo de las Sesiones.- Las sesiones serán dirigidas por elƒla Presidenteƒa del Comité, quien determinará la duración de las intervenciones y, de ser el caso, autorizará punto de orden.

 

De considerarlo necesario, elƒla Presidenteƒa del Comité podrá suspender el desarrollo de cualquier sesión, con la aprobación de la mayoría de los miembros del Comité asistentes; en ese caso, en la misma sesión, se establecerá la fecha en que se reanudará la sesión suspendida.

 

Una vez que se haya discutido todos los temas establecidos en el orden del día, elƒa Presidenteƒa dispondrá al Secretarioƒa constatar la votación; una vez constatada la votación, elƒla Secretarioƒa proclamará el resultado.

 

En el caso de las sesiones virtuales elƒla Presidenteƒa del Comité Interinstitucional atenderá las consultas realizadas por los miembros del Comité durante el horario señalado en la convocatoria. Previa a la hora límite de finalización de la sesión los miembros del Comité emitirán su votación motivada.

 

Artículo 19.- Decisiones.- Las decisiones del Comité Interinstitucional se adoptarán por mayoría simple de los votos afirmativos de los miembros asistentes, para lo cual cada uno de los miembros del Comité tendrá derecho a un voto; en caso de existir empate elƒla Presidenteƒa tendrá voto dirimente.

 

En el acta debe figurar, a solicitud de los respectivos miembros del Comité, el sentido favorable o contrario a la decisión adoptada o a su abstención y los motivos que la justifiquen.

 

Cuando los miembros del Comité voten en contra o se abstengan, quedan exentos de la responsabilidad, que en su caso, pueda derivarse de las decisiones adoptadas.

 

Los miembros que discrepen de la decisión mayoritaria, podrán formular su voto salvado por escrito en el término de tres días desde la fecha de finalización de la sesión. El voto salvado se incorporará al texto aprobado.

 

Artículo 20.- Resoluciones.- Las decisiones tomadas por el Comité se emitirán mediante resoluciones. Las resoluciones del Comité son de carácter vinculante y de obligatorio cumplimiento por parte de los órganos competentes. Las resoluciones del Comité se numerarán y archivarán cronológicamente y serán públicas salvo en los casos en que el pleno del Comité por temas de seguridad de la información, resuelva mantener la reserva de la resolución previamente aprobada.

 

Artículo 21.- Reconsideración.- Cualquier miembro del Comité, de manera motivada, podrá plantear la reconsideración de cualquier resolución adoptada, en un plazo de veinte y cuatro (24) horas, en cuyo caso, la aprobación de la reconsideración requerirá de la misma mayoría con la que fue adoptada la resolución que originó la reconsideración.

 

La reconsideración deberá ser aprobada en la misma sesión o en la siguiente. Debatida la reconsideración, la resolución impugnada deberá ser reformada, revocada o ratificada. No se podrá plantear una nueva reconsideración de esta última resolución.

 

Artículo 22.- Formalidades.- Las resoluciones emitidas por el Comité Interinstitucional tendrán validez con la sola firma delƒla Presidenteƒa y la certificación delƒla Secretarioƒa del Comité.

 

Artículo 23.- Actas.- Elƒla Secretarioƒa del Comité elaborará el acta de cada sesión, misma que contendrá al menos:

 

1. Lugar, fecha y hora de inicio y término de la sesión;

2. Constatación del quórum de instalación;

3. Nómina de asistentes a la sesión;

4. Orden del día y su respectiva aprobación;

5. Resumen de las exposiciones, aspectos principales de los debates y deliberaciones;

6. Decisiones adoptadas; y,

7. Firmas delƒla Presidenteƒa y Secretarioƒa.

 

Una vez elaboradas las actas de las sesiones del Comité Interinstitucional, elƒla Secretarioƒa remitirá las mismas a través de correo electrónico a los miembros del Comité para su revisión y aprobación en el plazo de cuarenta y ocho (48) horas, de no recibir respuesta alguna por parte de los miembros del Comité en el plazo establecido para dicho efecto, se entenderá su conformidad y aprobación al texto propuesto.

 

Las actas aprobadas serán suscritas por elƒla Presidenteƒa y elƒla Secretarioƒa del Comité, se numerarán en orden cronológico y se archivarán adjuntándose la convocatoria; y, el registro de asistencia respectivo debidamente firmado.

 

Artículo 24.- Respaldo de las Actas.- Las intervenciones de los miembros del Comité en cada sesión serán grabadas en formato digital.

 

Será obligación del o de la Secretarioƒa mantener grabaciones en formato digital las cuales permanecerán en el archivo permanente de la Unidad del Registro Social.

 

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

PRIMERA. – En caso de duda sobre el contenido o alcance de las disposiciones de este Reglamento, el Comité Interinstitucional, las interpretará de manera obligatoria con el voto positivo de la mayoría simple de sus miembros.

SEGUNDA.- El Comité coordinará acciones con las demás instituciones del sector público, a fin de hacer efectivas las políticas y resoluciones adoptadas para la Unidad del Registro Social.

TERCERA.- No podrá ser designado como Directorƒa de la Unidad del Registro Social quien estuviera comprendido dentro del cuarto grado de consanguineidad y segundo de afinidad con respecto a las máximas autoridades de las instituciones que conforman el Comité Interinstitucional del Registro Social ni de sus delegados permanentes.

CUARTA.- Este Reglamento podrá ser reformado o modificado a petición motivada de cualquier miembro del Comité Interinstitucional y con la aprobación de la mayoría simple de sus miembros.

QUINTA.- En todo lo no previsto en el presente Reglamento se observará lo dispuesto en el Código Orgánico Administrativo.

 

DISPOSICIÓN FINAL. − Este reglamento entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

 

CÚMPLASE Y COMUNÍQUESE. -