Resolución DEJ-013-2020 Expídese el Instructivo para pagos de bienes y servicios de procesos de ínfi ma cuantía

RESUELVE:

Expedir el siguiente Instructivo para pagos de bienes y servicios de procesos de ínfima cuantía del Instituto Nacional de Meteorología e Hidrología.

Art. 1.- Ámbito.- El presente instructivo interno, permite estandarizar, aclarar y alinear los  procesos de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados procesos de pagos de adquisición de bienes y servicios, que permitan efectivos propósitos de transparencia del INSTITUTO NACIONAL DE METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA (INAMHI).

Art. 2.- Alcance.- El instructivo de pago abarca desde la elaboración del memorando de solicitud de pago por parte del delegado o administrador de la orden de compra, hasta el momento en que se solicita la transferencia de recursos monetarios al Ministerio de Economía y Finanzas para acreditar los valores respectivos en la cuenta bancaria de los proveedores, a través del cumplimiento de la normativa legal vigente y evitar observaciones en procesos de auditorías.

Art. 3.- Objetivo.- Establecer, los requisitos y normas a cumplir por parte de los servidores públicos, para los pagos de bienes y servicios. De esta manera se pretende organizar los procedimientos de pagos observando principios de eficiencia, eficacia, imparcialidad, economía y honradez garantizando el uso óptimo de los recursos.

Art. 4.- Definiciones.-

• Bienes: es un objeto o una mercancía de carácter tangible.
• Servicios: Es un conjunto de actividades realizadas para satisfacer las necesidades de un cliente.
• Solicitud de pago: Es el documento donde se realiza el requerimiento de pago por parte de la unidad requirente de un bien o servicio.
• Comprobante de venta: Es todo documento que acredita la transferencia de bienes o la prestación de servicios. Estos pueden ser: facturas, notas de venta, liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios, tiquetes, o vales emitidos por máquinas registradoras.

Art. 5.- Base Legal.-

• Constitución de la República
• Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
• Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
• Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
• Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
• Normas y directrices del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
• Normativa de Contabilidad Gubernamental
• Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado:

1.  
2. Control previo al compromiso. Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previamente que:

1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos.
2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma.
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

1.  
2. Control previo al devengado previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarán:

1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética.
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente.
3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso.
4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de ingresos.
5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos.
6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicas del ingreso.
7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.

403-08 Control previo al pago. Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones:

1. Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
2. Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada;
3. Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos;
4. Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar; y,
5. Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.

Art. 6.- Control de documentos.- Previo a la solicitud de autorización de pago a la Dirección Ejecutiva, la Dirección Administrativa Financiera a través de su proceso de Control previo realizará el check list del expediente, la falta de los requisitos señalados o inconformidad en valores o conceptos será causa de devolución de los mismos.

Dentro de los procesos para solicitar el pago constan:

1. 1. El memorando con el cual solicita el administrador de la orden de compra o delegado para la adquisición de bienes o servicios por ínfima cuantía, a la Dirección Administrativa Financiera realice el pago correspondiente, debe estar firmado y anexará físicamente lo siguiente:

• El expediente pre-contractual del proceso de compras públicas.
• Original del Acta de entrega – recepción.
• Comprobante de venta debe llenarse con los siguientes datos institucionales:
•  
• RUC: 1768045130001
• RAZON SOCIAL: INSTITUTO NACIONAL DE METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA O NOMBRE COMERCIAL: INAMHI
• DIRECCIÓN: NUÑEZ DE VELA N36-15 Y COREA
• TELÉFONO: 023971100
• La factura no debe estar caducada
• Copia del RUC actualizado
• Certificado bancario actualizado (valido para 3 meses después de la fecha de emisión).
• Copia de la cédula del representante legal o persona natural vigente.
• Copia del nombramiento (para personas jurídicas)
• Comprobante de Ingreso a bodega de ser el caso, suscrito por el bodeguero o quien haga sus veces.
• Garantía técnica de bienes o de servicios (solo si corresponde).
• Informe de conformidad firmada por los intervinientes.

1.  
2. En caso que el representante no pueda firmar los documentos, deberán ser realizados por una persona apoderada legalmente.
3. El proveedor deberá estar al día en sus obligaciones con el SRI.
4. La documentación debe ser entregada a la Dirección Administrativa financiera máximo dos días después de haber sido emitido el comprobante de venta por parte del proveedor, para emitir la retención de impuestos de acuerdo a la normativa legal vigente de 5 días posteriores a la emisión del comprobante.
5. Los procesos de pago deberán solicitarse hasta el 23 del mes en curso.
6. Salvo casos de excepción, fuerza mayor o caso fortuito y con la justificación debida se podrá solicitar la autorización de pago.

Art. 7.- Proceso de ejecución de pago.- Una vez finalizada la etapa de control previo a la documentación habilitante, la Dirección Administrativa Financiera solicitará bajo memorando a la Dirección Ejecutiva la autorización para realizar el pago, de los procesos realizados por las áreas requirentes, y una vez que se cuente con la autorización por parte de la Dirección Ejecutiva, se reasignará conjuntamente con el expediente a las unidades de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, en el siguiente orden:

1. PRESUPUESTO:
2. 1. Control previo al COMPROMISO.
   2. Recepta y revisa la documentación habilitante con el memorando de Solicitud de autorización de pago.
3. 3. Crea, solicita y aprueba en el Sistema de Administración Pública el Compromiso.
   4. Suscribe al compromiso el analista y el director de área.
   5. Reasigna el memorando a la unidad de contabilidad con el o los números de compromisos ejecutados, conjuntamente con el expediente y el compromiso autorizado.
4. CONTABILIDAD:
5. 1. Control previo al DEVENGADO.
   2. Recepta y revisa la documentación habilitante con el CUR de COMPROMISO y el memorando de Solicitud de autorización de pago.
6. 3. Crea, solicita y aprueba en el Sistema de Administración Pública el Devengado.
   4. Crea, solicita y aprueba en el Sistema de Administración Pública la Regularización del Devengado, aplica en pagos con tarifa 12% de IVA.
   5. Suscribe el devengado y la regularización del devengado el analista y el director de área.
   6. Reasigna el memorando a la unidad de tesorería con el número de devengado ejecutado, conjuntamente con el expediente y el devengado y regularización del devengado autorizado.
7. TESORERÍA:
8. 1. Control previo al PAGO.
   2. Recepta y revisa la documentación habilitante con el CUR de DEVENGADO y el memorando de Solicitud de autorización de pago.
9. 3. Verifica la existencia de obligaciones con el SRI, en el caso de existir se informa por correo electrónico al proveedor para que regularice sus deudas.
   4. Solicita el pago en el Sistema de Administración Pública del CUR de Devengado aprobado.
   5. Crea, solicita y aprueba en el Sistema de Administración Pública el comprobante de retención de impuestos electrónico de las facturas canceladas.
10. 6. Imprime el comprobante de confirmación de pago del devengado, en caso de existir rechazo de pago, vuelve a cancelar a través de una reclasificación según el motivo del rechazo.
    7. Archiva el memorando reasignado con el número de devengado pagado.
    8. Folia el expediente del proceso de adquisición de bienes o servicios
    9. Digitaliza el expediente del proceso y lo archiva en la carpeta compartida de la DAF.

Art. 8.-Listado de los documentos por áreas desde la parte contractual:

Art. 9.- Encárguese de la ejecución y aplicación de la presente Resolución a la Dirección Administrativa Financiera, a través de cada una de las y los servidores públicos responsables de la ejecución del presente proceso de control previo y pago.

Art. 10.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de la suscripción legal, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Art. 11.- Derogase las Resoluciones y demás normas jurídicas que se opongan a plena aplicación de la presente Resolución.