Resolución NAC–DGERCGC20-00000023 Expídese la Reglamentación especial para la recepción de documentos a través de medios electrónicos del SRI, y para su gestión interna mientras dure el estado de excepción

Resuelve:

Expedir la presente Reglamentación especial para la recepción de documentos a través de medios electrónicos del Servicio de Rentas Internas y para su gestión interna mientras dure el estado de excepción

Artículo 1. – Objeto y ámbito de aplicación. – Las disposiciones contenidas en la presente Reglamentación Especial se aplicarán a la tramitación de las comunicaciones, consultas, peticiones, solicitudes y requerimientos que las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, dirijan al Servicio de Rentas Internas. La presente Reglamentación Especial regula tanto el procedimiento para la recepción y gestión electrónica de documentación, como para la atención y despacho interno de correspondencia y documentación entre las unidades administrativas de la administración tributaria, mientras dure el estado de excepción en el territorio nacional y esté vigente el régimen de teletrabajo en el Servicio de Rentas Internas.
Aquellos trámites que se realizan en línea, a través de los sistemas electrónicos que el Servicio de Rentas Internas mantiene disponibles, se seguirán tramitando en esa vía, y no entran en el ámbito de aplicación de esta Reglamentación Especial.
El Servicio de Rentas Internas difundirá, en la página web institucional, los tipos de trámites que se podrán receptar por medios electrónicos.

Artículo 2. – Requisitos. –
La documentación dirigida al Servicio de Rentas Internas y que se ingrese por medios electrónicos deberá contener todos los requisitos y documentos de sustento necesarios, según la naturaleza del trámite, y deberá ser presentada a través deuno de los canales de recepción establecidos.

Artículo 3. – Recepción. – La documentación dirigida al Servicio de Rentas Internas serárecibida por uno de los siguientes canales, y conlas consideraciones que para cada uno se establecen:
1. Sistema de Gestión Documental Quipux. – La documentación dirigida al Servicio de Rentas Internas e ingresada mediante el Sistema de Gestión Documental Quipux deberá contener la firma electrónica del peticionario.
2. Correo electrónico. – El Servicio de Rentas Internas, a través de su página web
institucional, definirá y difundirá las direcciones de correo electrónico, según la jurisdicción territorial y tipo de trámite, para que el peticionario ingrese la documentación. Para el efecto, el documento estará en formato PDF, y deberá contar con la firma autógrafa del
peticionario, así como la declaración expresa de conocer y aceptar que los documentos físicos originales serán presentados en las oficinas del Servicio de Rentas Internas una vez levantado el estado de excepción, incluso si su petición ha sido atendida, sin perjuicio del control posterior que pueda realizar la Administración Tributaria y de las acciones a las que hubiere lugar en casos de documentación inexacta o distinta a la enviada a través de este canal.
En cualquier caso, el peticionario deberá incluir una digitalización de su documento de identificación y, de ser necesario, de los documentos que acrediten su calidad, así como una dirección de correo electrónico válida para recibir notificaciones, y la declaración expresa de aceptar la notificación por dicha vía, así como la aceptación de recepción de notificaciones, para lo cual bastará el registro de envío del Servicio de Rentas Internas, para considerar perfeccionada la notificación.

Artículo 4. – Direccionamiento. – El responsable de la recepción de los documentos realizará el registro correspondiente, asignará el número de trámite y direccionará el mismo a la unidad responsable de su atención, conforme el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos del Servicio de Rentas Internas. La Secretaría General del Servicio de Rentas Internas emitirá las directrices necesarias para estos procesos, así como para la numeración y gestión de los documentos de respuesta.

Artículo 5. – Gestión interna. – Cada unidad responsable de la atención de la documentación recibida, según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Servicio de Rentas Internas, proporcionará la atención oportuna y efectuarán el seguimiento correspondiente, observando de forma estricta y permanente lo dispuesto en la normativa interna y externa aplicable. Los procesos de recepción y envío de documentos, así como la atención de requerimientos de información que reciban las diferentes unidades responsables, se efectuarán a través del correo electrónico institucional, o de los aplicativos institucionales pertinentes, así como las disposiciones emergentes que establezcan los responsables nacionales de cada proceso.

Artículo 6. – Control. –
Cada unidad responsable de la atención de la documentación recibida, según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Servicio de Rentas Internas, será encargada de verificar los requisitos y documentación ingresada,
según sus procesos.

Artículo 7. – Exactitud de la documentación. –
A efectos de establecer la exactitud de la documentación ingresada conforme la presente Reglamentación Especial, el Servicio de Rentas Internas podrá requerir al peticionario cualquier información adicional, durante la atención del trámite o posterior a su finalización. De verificarse casos de inexactitud de parte o toda la documentación ingresada, el Servicio de Rentas Internas negará y archivará la petición o revocará y dejará sin efecto los documentos emitidos, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes y otros efectos jurídicos establecidos en la ley, así como de la aplicación del artículo 10 de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos.

Artículo 8. – Suscripción de documentos. –

La documentación generada por cada unidadresponsable de la atención de la documentación recibida, según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Servicio de Rentas Internas, requerida para la atención de la documentación ingresada por medios electrónicos será suscrita conforme las directrices que expida para el efecto la Subdirección General de Desarrollo Organizacional o la Secretaría General del Servicio de Rentas Internas.

Artículo 9. – Reserva de lainformación. –
Los servidores del Servicio de Rentas Internas que deban conocer y procesar la documentación ingresada a través de medios electrónicos, mantendrán absoluta reserva de la información a la que accedan, la misma que será utilizada exclusivamente para los fines legales e institucionales correspondientes, pudiendo ser sancionados conforme al marco normativo aplicable en caso de incumplimiento.

Artículo 10. – Suspensión de plazos. –
La aplicación de la presente Reglamentación Especial no se opondrá a la suspensión de plazos y términos de todos los procesos administrativos tributarios establecida mediante resolución de carácter general por parte de esta Administración Tributaria.
Artículo 11. – Directrices adicionales. –
Cualquier directriz adicional o complementaria que se requiera para la aplicación de la presente Reglamentación Especial será emitida por la Secretaría General, en coordinación con los responsables nacionales de cada proceso.

DISPOSICIÓN FINAL: La presente resolución entrará en vigor a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial y la Gaceta Tributaria.