Resolución SCVS-DNCDN-2015-011 Expídese el Instructivo para la vigilancia y control posterior

Resuelve:

Expedir este INSTRUCTIVO PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL POSTERIOR, cuyas normas serán las siguientes:

CAPÍTULO I GENERALIDADES

Artículo 1.- Ámbito.- Se sujetarán a las disposiciones del presente instructivo todos los actos societarios no aprobados por parte de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, sin perjuicio, de las atribuciones que la Ley de Compañías reconoce para ejercer la vigilancia y control institucional.

Se someterán también a lo previsto en el presente instructivo los aumentos de capital suscritos de las compañías inscritas en el Catastro Público del Mercado de Valores que, por realizarse dentro del capital autorizado, no requieran de resolución específica por parte de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Artículo 2.- Del alcance.- La vigilancia y control posterior comprenden los aspectos jurídicos, societarios, económicos, financieros y contables.

CAPÍTULO II CONTROL Y PROCEDIMIENTO

Artículo 3.- Responsables en el proceso.- Son responsables en el proceso de control posterior, en el ámbito de sus funciones, las siguientes áreas:

1. Centro de Atención al Usuario (CAU);

2. Registro de Sociedades;

3. Actos Societarios y Disolución;

4. Control e Inspección; y,

5. Autorización y Registro de Mercado de Valores.

Artículo 4.- Canales de recepción de la documentación o información.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, recibe la documentación o información de los actos societarios, a través de los siguientes mecanismos:

1. El funcionario del Registro Mercantil, responsable de la inscripción del acto societario;

2. El usuario interesado en el registro del acto societario; o,

3. Sistema de Constitución Electrónica y Desmaterializada (SCED).

Artículo 5.- Tratamiento de la documentación o información ingresada.- La documentación o información ingresada se manejará de la siguiente forma:

a) Las escrituras públicas de los actos presentados por las personas aludidas en los numerales 1 o 2 del artículo precedente se receptarán en el Centro de Atención al Usuario (CAU) de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, donde se le asignará un número de trámite, debiéndose además, identificar el acto societario contentivo en la escritura pública.

El servidor del CAU, responsable del ingreso de la escritura y demás documentos, deberá anotar el correo electrónico del usuario o, en su ausencia, el que hubiere registrado como suyo la compañía en el Sistema de control y seguimiento de trámites, por medio del cual recibirá las notificaciones que fueren necesarias.

b) Para los casos de constitución a través del Sistema de Constitución Electrónica y Desmaterializada (SCED), la información se recepta automáticamente en la base de datos institucional; las áreas de Registro de Sociedades y Control, reciben un correo de notificación como constancia de la finalización del trámite.

Artículo 6.- Registro de los actos societarios en la base de datos.- Los servidores del área de Registro de Sociedades ingresarán a la base de datos la información y documentación relacionada con las escrituras públicas en los casos indicados en el literal a) del artículo anterior.

En el caso que se advierta que los actos societarios no han cumplido con ciertos requisitos legales para su realización o que hayan sido inscritos violando normas jurídicas, o que, en su defecto exista errores u omisiones en las escrituras públicas, los indicados servidores ingresarán a la base de datos la información que proceda y registrarán el acto societario como observado.

Registrado el acto societario, se remitirá la documentación a través del Sistema de control y seguimiento de trámites, para el análisis correspondiente, a la Dirección Nacional de Actos Societarios y Disolución, o quien hiciere sus veces en las demás intendencias.

Artículo 7.- De las observaciones a las compañías constituidas y registradas electrónicamente.- De detectarse que las compañías constituidas y registradas a través del SCED, no han cumplido con ciertos requisitos legales para su realización o que hayan sido inscritas violando normas jurídicas, o que, en su defecto exista errores u omisiones en las escrituras públicas, el área de Registro de Sociedades directamente o a pedido de otra área, indicará en la base de datos institucional que el acto societario está observado.

También procederá a solicitar al CAU, que se le asigne un número en el Sistema de control y seguimiento de trámites, para remitirlo a la Dirección Nacional de Actos Societarios, o quien hiciere sus veces en las demás intendencias, con la finalidad que realice un análisis jurídico sobre dicha observación.

Artículo 8.- Verificación jurídica.- La Dirección Nacional de Actos Societarios y Disolución o quien hiciere sus veces en las demás intendencias, será el área encargada de efectuar el análisis del acto societario observado y seguimiento del trámite.

Si en la revisión se determinare que los errores u omisiones no constituyen un incumplimiento de los requisitos legales para la realización del acto societario ni se determine que dicho acto ha sido inscrito en violación de normas jurídicas, se hará conocer del particular a la Subdirección de Registro de Sociedades de la oficina matriz o a quien hiciere sus veces en las demás intendencias, para que actualice la información en la base de datos institucional del acto societario.

En caso de formularse observaciones jurídicas, se notificarán electrónicamente al usuario o a la compañía, dejándose constancia en el Sistema de control y seguimiento de trámites.

Si se tratare de observaciones de carácter contable, se remitirá el trámite a través del mismo Sistema, al Director Nacional de Inspección, Control, Auditoria e Intervención, o a quien hiciere sus veces en las demás intendencias, para la verificación e informe pertinentes.

Si el trámite observado, se refiere a un aumento de capital suscrito dentro del límite del capital autorizado realizado por una compañía inscrita en el Catastro Público del Mercado de Valores, se deberá contar con el pronunciamiento del área de Mercado de Valores; consecuentemente, se remitirá a través del mismo sistema al Director Nacional o Regional de Autorización y Registro, para la revisión e informe pertinentes. Este informe se enviará a través del mismo medio al Director Nacional de Actos Societarios y Disolución, o a quien hiciere sus veces en las demás intendencias, para continuar el trámite correspondiente.

Artículo 9.- Verificación contable.- La Dirección Nacional de Inspección, Control, Auditoría e Intervención o quien hiciere sus veces en las demás intendencias, efectuará las verificaciones e inspecciones que considere necesarias de los actos societarios ingresados a la base de datos institucional.

En relación a las compañías constituidas en un solo acto, esto es, en forma simultánea, o mediante el SCED, se controlará el ingreso de la documentación que la compañía está obligada a presentar como justificativo de la correcta integración del capital social, conforme se enuncia en el artículo 12 del Reglamento para el Proceso Simplificado de Constitución y Registro de Compañías por Vía Electrónica.

Respecto a los trámites de los actos societarios observados se realizarán las comprobaciones necesarias y posteriormente se remitirá a la Dirección Nacional de Actos Societarios y Disolución, o a quien hiciere sus veces en las demás intendencias, el informe respectivo.

Artículo 10.- Notificación de observaciones.- El Secretario General o quien hiciera sus veces, notificará electrónicamente al usuario o a la compañía, las observaciones, conclusiones o recomendaciones respecto del acto societario en revisión. En el Sistema de control y seguimiento de trámites se dejará constancia de la correspondiente notificación.

Se podrá conceder un término de hasta treinta días para que la junta general de socios o accionistas, los órganos de administración y los representantes legales de la sociedad procedan a subsanar la situación irregular advertida, pudiendo ordenar acciones o medidas concretas encaminadas a tal fin.

Artículo 11.- Presentación de descargos y demás documentos.- El usuario o el representante de la compañía deberá presentar en el CAU, los descargos y demás documentos relacionados con el acto societario observado, los cuales se receptarán con el mismo número de trámite para conocimiento y análisis de la Dirección Nacional de Actos Societarios y Disolución, o de quien hiciere sus veces en las demás intendencias.

Artículo 12.- Verificación e informe.- La Dirección Nacional de Actos Societarios y Disolución, o quien hiciere sus veces en las demás intendencias, analizará los descargos y demás documentos presentados.

Si se superan las observaciones, se emitirá informe favorable y se lo remitirá a la Subdirección de Registro de Sociedades de la oficina matriz, o a quien hiciere sus veces en las demás intendencias, para que se realice la actualización en la base de datos, derivándose un correo electrónico para conocimiento del usuario o del representante legal de la compañía.

De requerirse pronunciamiento de la Dirección Nacional de Inspección, Control, Auditoría e Intervención, o de quien hiciere sus veces en las demás intendencias, se remitirá los descargos y demás documentos para verificación. De superarse lo observado, se pondrá en conocimiento de la Dirección Nacional de Actos Societarios y Disolución, o de quien hiciere sus veces en las demás intendencias, el informe favorable y se procederá conforme se indica en el inciso anterior.

Si no logra superarse las observaciones, o si vencido el término que se concedió para subsanarlas no se presenta descargo o documento alguno, se emitirá el respectivo informe, detallando los incumplimientos o infracciones a las normas jurídicas incurridos en el acto societario o en su inscripción en el Registro Mercantil.

Artículo 13.- Medidas a adoptar.- De establecerse que un acto societario no ha cumplido con los requisitos legales pertinentes, o que se inscribió en infracción a normas jurídicas, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, dispondrá mediante resolución motivada, la cancelación de la inscripción del acto societario en el Registro Mercantil e impondrá las sanciones que prevé la ley, las cuales podrán aplicarse coercitiva y reiteradamente hasta que la sociedad, los socios o accionistas, y los administradores superen lo observado.

La Dirección Nacional de Actos Societarios y Disolución, o quien hiciere sus veces en las demás intendencias, deberá preparar la resolución con la que se dispondrá la cancelación de la inscripción en el Registro Mercantil del acto societario y de su respectivo extracto; así también, de las demás resoluciones que fueren necesarias.

Artículo 14.- Notificación de la resolución y publicación del extracto.- La resolución que dispone la cancelación de la inscripción se notificará al representante legal de la compañía, al Notario donde se otorgó la escritura pública del acto societario, al Registrador Mercantil que lo inscribió y a las demás personas y entidades que el Superintendente estime pertinente.

El extracto de la resolución se lo publicará en el sitio web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

CAPÍTULO III DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 15.- La vigilancia y control posterior de los actos societarios aprobados por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, se someterán a las disposiciones de este reglamento en lo que fuere aplicable; sin perjuicio, de las atribuciones que la Ley de Compañías reconoce para ejercer la vigilancia y control institucional.

Artículo 16.- Es obligación del área de Registro de Sociedades ingresar a la base de datos institucional todos los actos societarios, aprobados o no, por la Superintendencia; sin embargo, de detectarse algún error, omisión o irregularidad, se indicará que dicho acto está observado y se sujetará al proceso de revisión previsto en este instructivo, de ser el caso.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Deróguese la resolución No. 93.1.1.3.011 dictada el 27 de agosto de 1993, publicada en el Registro Oficial No. 269 de 6 de septiembre de 1993.

La presente resolución entrará en vigencia desde la fecha de su publicación en el Registro Oficial.