Resolución SECAP-DE-007-2015 Créese y confórmese la Comisión de Archivo Institucional para la Gestión Documental de Archivos Físicos y Digitales

Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional

Registro Oficial 539 (2015)
9 de Julio de 2015

No. SECAP-DE-007-2015
Paulina Paz Ojeda
SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL -SECAP-DIRECTORA EJECUTIVA

Considerando

Que, el artículo 225 de la Constitución de la República publicada en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008 establece: “El sector público comprende: 1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social. 2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado. 3. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado. 4. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos.”;

Que, el artículo 226 de la Constitución de la República establece: “Las Instituciones del Estado, sus Gorganismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución.”;

Que, la Constitución de la República en su artículo 227, establece: “La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación;

Que, el Sistema Nacional de Archivos - SINAR, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento, expidió con el carácter de obligatorio la aplicación del Instructivo sobre “Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos” publicado en el Registro Oficial No. 67 de 25 de julio de 2005 (ver...), estableciendo procesos y procedimientos archivísticos que armonicen con la LOTAIP y se pueda administrar de forma eficiente la documentación actual y la que se genere en todas las Instituciones del Sector Público y Privado con participación del Estado;

Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública dice que es obligación del Estado velar por la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos;

Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su artículo 10 señala que es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción;

Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos en su artículo 1 establece que “(…) constituye patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones del sector público (…)”;

Que, el mismo artículo advierte que quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que hubiere lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública;

Que, el Art. 15 de la Norma de Gestión Documental para Entidades de Administración Publica obliga la creación de una Comisión de Gestión Documental y Archivo la cual será la encargada de analizar y aprobar, en su caso, la propuesta de Cuadro y la Tabla, que le presente la Dirección de Gestión Documental y Archivo de la dependencia, así como aprobar los inventarios de baja documental y transferencia de documentos;

Que, el Consejo Nacional de Archivos mediante Resolución Administrativa No. CNA-001-2005, expidió el “Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos para Cumplir con lo Dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, publicado en el Registro Oficial No. 67 de 25 de julio de 2005, en el que se dicta normativas para administrar la documentación actual y la que se genere en todas las Instituciones del Sector Público y Privado con participación del Estado;

Que, la Norma de Control Interno 405-04 “Documentos de respaldo y archivo”, emitida por la Contraloría General del Estado, establece que toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones, además de que la documentación sustentadora de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible para acciones de verificación, auditoría, así como información de otros usuarios autorizados en ejercicio de sus derechos;

Que, conforme lo determinado en el Decreto Supremo No.2928, publicado en el Registro Oficial No. 694 del 19 de octubre de 1978, el Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional –SECAP-, es una entidad de derecho público, eminentemente técnica con autonomía administrativa y financiera, con patrimonio y fondos propios, autogestionaria, desconcentrada, y especializada, adscrita al Ministerio de Trabajo;

Que, el Directorio del SECAP, en uso de sus atribuciones conferidas en el artículo 7 literal d) de la Ley del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional, en sesión mantenida el día 13 de mayo de 2013, resolvió nombrar a la Ing. Sandra Paulina Paz Ojeda como Directora Ejecutiva del SECAP, conforme consta en la Acción de Personal No.0365499 de 14 de mayo de 2013;

Que, en el estatuto del SECAP Artículo 21.- Gestión Administrativa, se manifiesta la misión de la Dirección Administrativa como la encargada de: “Dirigir, planificar y controlar los procesos administrativos relacionados con el apoyo logístico y el eficaz aprovechamiento de los bienes muebles, inmuebles y de control de la institución, así como la dotación de recursos materiales y otros servicios generales, demandados por la Institución”. Así también se expresa sobre el Archivo como el encargado de: 1. Sistema de administración de archivo, información y documentación interna y externa; 2. Informe de documentos ingresados y despachados en el sistema informático Quipux; 3. Otros atribuibles a sus responsabilidades;

Que, en el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del SECAP en el Artículo 23, establece que la Gestión Zonal de la Capacitación y Formación Profesional para los Sectores Productivo y Social, y de la Gestión del Conocimiento para el Servicio Público, debe: “Implementar un sistema de archivo en toda su zona (cada provincia) y controlar su adecuada ejecución” y se implementará un: “Sistema de administración de archivo, información y documentación interna y externa, para su zona”;

Que, constituye una gestión prioritaria la organización, conservación y custodia de la documentación, como evidencia de la gestión documental del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional –SECAP-;

Que, de acuerdo con lo expuesto y con la finalidad de articular las acciones que hacen parte de cada uno de los lineamientos y políticas descritas, se hace necesaria la creación y conformación de la Comisión de Archivo Institucional del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional SECAP;

Resuelve:

CREAR Y CONFORMAR LA COMISIÓN DE ARCHIVO INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS FÍSICOS Y DIGITALES DEL SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL SECAP.

Capítulo I

Artículo 1.- Órgano de Gestión Documental y de Archivo.- Créase la Comisión de Archivo Institucional para la Gestión Documental de Archivos Físicos y Digitales del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional SECAP, siendo un órgano interno para los aspectos relacionados con la organización, de documentos generados por la Institución, por ende tomará las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la institución, bajo los lineamientos que establezca la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

Artículo 2.- Objetivo de la Comisión de Archivo Institucional.- Unificar criterios, definir políticas y normalizar los procedimientos de organización archivística mediante la redacción, revisión, análisis, publicación y uso de manuales de Procedimientos como: Inventarios, Cuadros de Clasificación, Codificación, Tablas de Plazos de Conservación Documental, Tablas de Valoración, así también el desarrollo y aplicación de Formatos Técnicos que promuevan mejoras en todos los procesos documentales que realiza la institución.

Artículo 3.- Funciones de la Comisión de Archivo Institucional.- Como un grupo asesor, valorador de la documentación y propulsor de las políticas institucionales para el correcto manejo del archivo, se encargará de:

1. Fomentar el desarrollo, actualización y estudios pertinentes sobre instrumentos de organización archivística como son: Inventarios Documentales, Clasificación Documental, Tablas de Plazo de Conservación Documental y las formas que se requieran para el control de préstamos de documentos y registro de correspondencia.

2. Establecer los parámetros necesarios para implementar programas periódicos de capacitación en procesos de Gestión Documental y Administración de Archivos, a los servidores /as que tienen bajo su dirección.

3. Asesorar y velar por la observancia y cumplimiento de este Reglamento.

4. Coordinar, fomentar y cooperar con recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las normas y procedimientos establecidos para el manejo de la Gestión Documental del Archivo Institucional, conforme lo establezca la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

5. Aplicar las normativas para la simplificación del papeleo inútil, la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorezcan la economía institucional.

6. Aportar información para la construcción del Manual de Tabla de Plazos de Conservación Documental, manuales complementarios, así como las sucesivas modificaciones.

7. Evaluar y decidir sobre la conservación, eliminación o disposición final de las series documentales o partes de éstas, de acuerdo con los Manuales de Clasificación y Codificación Documental, complementarias a la Tabla de Plazos de Conservación Documental, fijando la vigencia administrativa y legal de los documentos, los términos de retención, según la importancia, necesidad de consulta y conservación de cada uno.

8. Aprobar normas necesarias que permitan la protección e integridad del Patrimonio Documental de la institución

Artículo 4.- Del Archivo Intermedio Institucional.- El Director /a, Jefe o Responsable de la Unidad de Archivo, será el encargado de velar por el cumplimiento de las siguientes actividades:

1. Administrar, valorar, seleccionar, custodiar y proponer la conservación o eliminación de la documentación de archivo que haya cumplido los plazos de conservación establecidos en la Tabla de Plazo de Conservación Documental Institucional, elaboradas de conformidad con las disposiciones que promulgue la Secretaría Nacional de Administración Pública.

2. Asegurar la conservación, preservación y restauración de la documentación.

3. Asegurar la máxima rapidez en la localización y entrega de los documentos requeridos por las diversas direcciones de la institución o cuando sirva como elemento probatorio cuando se pretenda indagar actuaciones del pasado.

4. Proporcionar el servicio de acceso y consulta, garantizando el acceso a sus fondos a todos los servidores de la institución y los ciudadanos en general, de acuerdo a los procedimientos establecidos en las disposiciones internas y en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública;

5. Coordinar actividades de digitalización de los fondos documentales bajo su custodia, que por su naturaleza, importancia o estado físico lo requieran para su conservación y fácil acceso.

6. Controlar el préstamo, devolución, transferencia, eliminación o conservación de los documentos a mantenerse en este archivo.

7. Elaborar los inventarios de transferencia final y remitir al Archivo Nacional del Ecuador la documentación calificada como histórica, cultural o patrimonio documental.

Título II

De los integrantes de la Comisión de Archivo

Institucional

Artículo 5.- Integrantes de la Comisión de Archivo Institucional.- Estará integrado por representantes de los niveles decisorios de la entidad en sus distintos aspectos. Unos serán integrantes permanentes y otros asistirán como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área de gestión.

Artículo 6.- Integrantes Permanentes:

El / la máxima autoridad de la institución o su delegado, quien lo presidirá.

El / la Director/a Asesoría Jurídica, o su delegado. El / la Director/a Administrativo o su delegado.

El / la Director/a de Tecnologías de la Información y Comunicación o su delegado.

El / la Director/a Financiero o su delegado.

El / la Director/a Talento Humano o su delegado

El / la Director/a, Jefe o responsable del Archivo Institucional.

Artículo 7.- Integrantes Invitados.- El / la Auditor Interno o su delegado, será invitado permanente de la Comisión de Archivo Institucional, quien podrá intervenir en calidad de asesor de las decisiones a tomar, con voz pero sin voto.

Artículo 8.- El presidente de la Comisión de Archivo Institucional del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional –SECAP-, será el/la Director/a Ejecutivo/a de la Institución o su delegado.

Artículo 9.- Funciones del Presidente.- El Presidente ejercerá las siguientes funciones principales:

1. Realizar las convocatorias a reuniones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir las sesiones de la Comisión de Archivo Institucional y velar conjuntamente con el Secretario General para su normal desarrollo.

3. Suscribir las actas de las sesiones, donde se hagan constar las decisiones acordadas por el Comité.

4. Coordinar con los miembros de la Comisión de Archivo Institucional la realización de las actividades en concordancia con las normativas que disponga la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

5. Gestionar con las Direcciones Administrativa y Financiera para la provisión de recursos y medios necesarios para el cumplimiento de las labores previstas dentro del Plan de Acción Anual de la Comisión de Archivo Institucional.

6. Presentar los informes ante los organismos principales del sector público y ante otros a los cuales corresponda en función de sus responsabilidades.

7. Suscribir con el Secretario General las actas, informes, pronunciamientos y en general, todo tipo de documentos que defina el Comité de Archivo Institucional.

8. Aprobar el orden del día y el plan de trabajo a seguir en sus sesiones.

9. Hacer seguimiento a las actividades que desarrolle el Comité de Archivo Institucional para dar cumplimiento a sus objetivos y funciones.

10. Las demás que se le asignen.

Artículo 10.- El Secretario General.- El/la Secretario/a General de la Comisión de Archivo Institucional del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional SECAP será el / la Director, Jefe o responsable del Archivo Institucional.

Artículo 11.- Funciones del Secretario General.- El Secretario General, ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar el calendario de sesiones ordinarias de la Comisión de Archivo Institucional.

2. Hacer con antelación el orden del día a tratar en las sesiones y el plan de actividades correspondiente.

3. Convocar a los integrantes de la Comisión de Archivo Institucional a las sesiones ordinarias y extraordinarias, conjuntamente con la agenda de temas a tratar.

4. Registrar la asistencia de los asistentes a la reunión.

5. Asistir y elaborar las actas de las reuniones ordinarias y extraordinarias, donde se hagan constar las decisiones acordadas por el Comité de Archivo Institucional.

6. Revisar y aprobar los documentos que cada Dirección elaborará como son: Cuadro de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documental de conformidad con lo dispuesto por la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

7. Proponer la participación de invitados a las reuniones del Comité.

8. Las demás que le asigne el Presidente del Comité.

Título III

De las Responsabilidades en el Archivo Institucional

Artículo 12.- De las Responsabilidades en el Archivo Institucional.- Son responsabilidades en el Archivo Institucional las siguientes:

1. Realizar propuestas para llevar a cabo una buena gestión archivística en la Institución.

2. Elaborar las directrices, lineamientos, normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo y, también, aquellas otras de aplicación a todas las áreas y Direcciones de la institución, bajo la Normativa dispuesta por la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

3. Velar por el cumplimiento de las directrices, lineamientos, normativas o reglamento de gestión documental y archivística en la institución.

4. Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo, sistema de clasificación, transferencias, preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación.

5. Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación y también del edificio, así como velar por su seguridad.

6. Asesorar a los responsables de los archivos de gestión en el proceso de implementación del sistema de organización integral de la documentación.

7. Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias, comprobando la correspondencia entre las hojas de transferencia y la documentación transferida.

8. Atender las consultas sobre información y la documentación custodiada en los depósitos del archivo, y hacer su seguimiento.

9. Gestión y control del préstamo de la documentación a las dependencias del organismo, institución o entidad a la que pertenece el archivo.

10. Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y conservación del acondicionamiento físico de los diferentes soportes de la documentación.

11. Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes depósitos, a partir del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y seguridad del edificio y los depósitos.

Título V

De las sesiones

Artículo 13.- De las sesiones.- Los integrantes de la Comisión de Archivo Institucional, se reunirán trimestralmente de manera ordinaria, y en forma extraordinaria cuando la máxima autoridad o por iniciativa de alguno de los integrantes de la Comisión del Archivo Institucional convoque cuando las circunstancias así lo ameriten. Se dará inicio previa presentación del orden del día y el plan de actividades por parte de el/la Secretario General, aprobado por su Presidente.

El Presidente de la Comisión de Archivo Institucional a través de el/la Secretario General, procederá a convocar a las reuniones, indicando día, hora, lugar y orden del día. Así mismo extenderá la invitación a los servidores/as o técnicos especialistas cuya presencia sea considerada necesaria para debatir los temas a tratar.

Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los integrantes que concurran, en el caso de empate el voto decisivo lo tendrá la máxima autoridad o su delegado; la decisión final se registrará en el acta respectiva y se notificará en el acta definitiva.

Artículo 14.- Convocatoria.- La convocatoria a reuniones ordinarias la efectuará el Presidente de la Comisión por escrito a cada uno de los integrantes, según el calendario acordado previamente, con antelación de por lo menos cuatro (4) días hábiles; a la convocatoria deberá adjuntarse la información pertinente de acuerdo con la agenda propuesta, de forma que los temas a tratarse sean revisados previamente por los asistentes. Se considerará como no válida la convocatoria en el caso que no se incluya la agenda del día.

Podrá convocarse a reuniones extraordinarias de la Comisión de Archivo Institucional, cuando las circunstancias así lo ameriten, la citación podrá hacerse con un día de anticipación.

Artículo 15.- Quórum.- El quórum para sesionar válidamente se contará con la asistencia de la mitad más uno de sus integrantes.

Artículo 16.- Delegación de Participación.- Los integrantes de la Comisión de Archivo Institucional, podrán delegar la participación a colaboradores de la respectiva unidad, quienes representarán al responsable de la Dirección con voz y voto.

Artículo 17.- De las actas de las reuniones.- Deberán reflejar las decisiones adoptadas por los miembros y las responsabilidades adquiridas.

Harán parte de las actas como anexos, los soportes documentales, electrónicos y otros que se hayan presentados en la correspondiente reunión.

El borrador del acta de la reunión deberá ser presentado por el Secretario General para observaciones de los miembros que asistieron, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la celebración de la misma.

Las observaciones y recomendaciones al borrador del acta, realizadas a los miembros consultados, serán enviadas por el/la Secretario General dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de elaborar el acta definitiva que permita realizar el seguimiento de cumplimiento de las decisiones tomadas por el Comité de Archivo Institucional.

El acta final será presentada en la próxima reunión convocada y firmarán solo miembros que asistieron a la misma.

Artículo 18.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Firmas

Dado en Quito, Distrito Metropolitano,

f.) Paulina Paz Ojda, Directora Ejecutiva, Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional, -SECAP-.

Certifico que es fiel copia del original que reposa en los archivos de la institución.- Quito, a 15 de junio de 2015.- f.) Ilegible.

Lunes 15 de Junio de 2015

Paulina Paz Ojeda

Director(a) Ejecutiva, Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional

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Registro Oficial 539 (2015) 9 de Julio de 2015

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9 de Julio de 2015