Resolución SENAMI 100-2009 Expídese el Reglamento de uso, mantenimiento y control de vehículos

Resuelve:

EXPEDIR EL PRESENTE

REGLAMENTO DE USO, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE VEHICULOS DE LA SECRETARIA NACIONAL DEL MIGRANTE (SENAMI).

CAPITULO I
AMBITO Y BASE LEGAL

Art. 1.- Las disposiciones del presente reglamento se aplicarán a todos los vehículos de propiedad de la Secretaría Nacional del Migrante (SENAMI).

Art. 2.- La adquisición, reposición, mantenimiento y control de los vehículos se hará de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento General de Bienes del Sector Público, El Reglamento de Responsabilidades por Uso de Vehículos Oficiales, expedido mediante Acuerdo No. 7, expedido por la Contraloría General del Estado, el Decreto Ejecutivo No. 904 del Uso de Vehículos Oficiales y las demás normas relacionadas, pertinentes y vigentes.

CAPITULO II
GLOSARIO DE TERMINOS

Art. 3.- Glosario de Términos:

Vehículo: Medio para transportar personas o bienes de un lugar a otro.

CAPITULO III
NORMAS GENERALES

Art. 4.- Corresponde a la máxima autoridad aprobar el Plan de Adquisiciones de Vehículos, en base al informe de requerimientos de las direcciones y programas que someterá a su conocimiento la Dirección Administrativa.

Este informe, de modo obligatorio, contendrá el justificativo para la adquisición y el financiamiento.

En las nuevas adquisiciones se realizará conforme a las disposiciones de la LOSNCP, normas dictadas por el INCOP y demás normas expedidas en cuanto a marca, lugar y año de fabricación, tipo, color, etc.

Art. 5.- El período mínimo de servicio para la reposición de vehículos será de tres años, salvo para aquellos que hubieren sufrido destrucción o por causas de fuerza mayor.

Se exceptúa del periodo establecido en el inciso anterior, cuando la máxima autoridad, previo informe técnico de la Dirección Administrativa resuelve que el estado del vehículo no presta un servicio óptimo.

Art. 6.- La importación de vehículos para uso oficial se someterá en cada caso a las limitaciones que de acuerdo con la ley establezcan los organismos competentes.

Art. 7.- Los vehículos de la Secretaría Nacional del Migrante (SENAMI), serán utilizados exclusivamente en labores oficiales considerándose por tales:

1. Movilización de personal, equipos y/o materiales de la SENAMI, para cumplir trabajos en la ciudad o fuera de ella;
2. Movilización de servidores/as, equipos y/o materiales de otras entidades u organismos, en labores relacionadas con SENAMI;
3. Cumplimiento de actividades temporales dispuestas por el Gobierno Central, el/la Secretario/a Nacional del Migrante; y, el/la Subsecretario/a General; y,
4. Otras de carácter oficial, calificadas de esta manera por la máxima autoridad.

Art. 8.- Prohíbase la asignación personal de vehículos a servidores/as de la SENAMI, con excepción de las dos máximas autoridades. Al Ministro/a se le asignará un vehículo, cuyo uso estará exento de limitaciones y prohibiciones previstas en el presente reglamento, sin embargo es facultad de la máxima autoridad la asignación de uso de vehículos a las subsecretarías que estime conveniente, además librará la tarjeta de movilización sin restricciones en los casos que se requiera.

Art. 9.- Las funciones se asignan de conformidad con el siguiente detalle:

1. Autorización: El/la Director/a Administrativo/a y el/la Jefe/a de Servicios Institucionales para la movilización de vehículos en comisiones locales;
2. Control: Director Administrativo, directores departamentales;
3. Mantenimiento: Jefe/a de Servicios Institucionales; y,
4. Custodia y Conducción: Conductores profesionales que ejerzan estas funciones en la SENAMI.

Art. 10.- Todos los vehículos de la SENAMI, concluida la jornada diaria de labor, se guardarán en los parqueaderos de la SENAMI, y quedará bajo la responsabilidad del Jefe/a de Servicios Institucionales. El control diario de ingreso y salida de vehículos se llevará en registro especial y lo ejercerá el Jefe/a de Servicios Institucionales.

Art. 11.- Prohíbase la circulación de vehículos de la SENAMI en horas no laborables y días feriados.

La movilización de los vehículos, en estos días y horas, podrá hacerse única y exclusivamente, para atender comisiones de servicios y labores oficiales previamente autorizadas, para lo cual el conductor portará la respectiva orden de movilización suscrita por el/la Director/a Administrativo/a y el/la Jefe/a de Servicios Institucionales y su identificación de servidor/a de la SENAMI.

Art. 12.- Los vehículos de la SENAMI no podrán salir del territorio nacional.

Cuando por circunstancias especiales de trabajo de emergencia nacional deban hacerlo, se obtendrá previamente la autorización de la máxima autoridad, quien en conocimiento de las justificaciones propuestas suscribirá la orden de movilización, sin perjuicio de que, adicionalmente se cumplan las otras formalidades requeridas para esta clase de desplazamientos.

Art. 13.- Todos los vehículos de la SENAMI se identificarán con el logotipo de la institución, a excepción del vehículo asignado a la máxima autoridad y su equipo de seguridad, anualmente serán matriculados y obligatoriamente portarán las respectivas placas conferidas por las autoridades de tránsito.

Art. 14.- Los vehículos de propiedad de la SENAMI, sólo podrán ser conducidos por conductores profesionales de la SENAMI, nombrados o contratados para estas funciones y en estricta observancia de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial.

Prohíbase la conducción y operación de estos vehículos a otros servidores/as o terceras personas.

CAPITULO IV
USO DE VEHICULOS

Art. 15.- Para optimizar el uso de vehículos, se cumplirán las siguientes normas:

1. Anualmente el/la Director/a Administrativo/a en coordinación con los/las directores/as departamentales asignarán según las disponibilidades y requerimientos de la institución los vehículos a las diferentes secciones, unidades, direcciones o proyectos, cuyo control lo efectuará el Jefe/a de Servicios Institucionales;
2. De presentarse requerimientos no previstos, se solicitará al/a la Jefe/a de Servicios Institucionales la asignación de un vehículo, lo cual se atenderá considerando la prioridad del requerimiento y la disponibilidad de estos e informando al respecto a la Dirección Administrativa; y,
3. De presentarse requerimientos de emergencia, se prestará el servicio de inmediato, pudiendo incluso posponerse o cancelarse otros.

CAPITULO V
MOVILIZACION EN COMISION DE SERVICIOS

Art. 16.- Para la movilización de vehículos en comisiones de servicio fuera de la ciudad, se requiere la autorización previa y escrita de la máxima autoridad.

Art. 17.- El/la Jefe/a de Servicios Institucionales, para precautelar la seguridad de los/las comisionados/as y la integridad de los bienes, dispondrá el chequeo de los vehículos asignados y, personalmente constatará y se asegurará del normal funcionamiento de los sistemas básicos.

Art. 18.- Cuando un vehículo se destine a comisión, la responsabilidad por el cuidado, protección y mantenimiento del mismo, corresponderá al/a la jefe/a de la comisión y al conductor.

El jefe/a de comisión, también será responsable de que el vehículo se traslade únicamente a los lugares previamente autorizados.

Art. 19.- El conductor portará la respectiva “Orden de Movilización” suscrita por el/la Director/a Administrativo/a y el Jefe/a de Servicios Institucionales en la que constará la fecha y duración de la comisión, su objeto, el nombre y el cargo del/de la Jefe/a de comisión, el nombre del conductor y el destino a más de su identificación personal, profesional y de la institución.

Cuando por razones de servicios, la comisión durare más del tiempo previsto, la “Orden de Movilización” podrá ser ampliada por el tiempo que fuere necesario por el/la Jefe/a de la comisión.

El/la Jefe/a de comisión o el conductor, el primer día laborable subsiguiente entregará el correspondiente parte de novedades en el que obligatoriamente harán constar las razones de la prórroga de la comisión, si esta hubiere durado más del tiempo programado.

Art. 20.- Para la movilización del vehículo cuya asignación se determina en el Art. 7 de este Reglamento, la máxima autoridad librará la “Tarjeta de Movilización sin restricciones”, en la que se hará constar el nombre y cargo del/de la servidor/a, su número de cédula de identidad y licencia de conducir, y la descripción del vehículo.

CAPITULO VI
SEGUROS Y ACCIDENTES

Art. 21.- La SENAMI contratará una póliza abierta de seguro que ampare a todos los vehículos de su propiedad.

La contratación de la referida póliza se la hará conforme disposiciones establecidas en las leyes correspondientes, para lo cual se contará con el asesoramiento de la Dirección Jurídica.

Art. 22.- En caso de siniestro, el/la servidor/a a cuyo cargo hubiere estado el vehículo accidentado, lo reportará de inmediato a la Dirección Administrativa mediante informe escrito, haciendo una relación circunstanciada del hecho y consignando los daños ocurridos. Adjuntará obligatoriamente copia de su licencia de manejo y cuando hubiere actuado una autoridad policial copia del respectivo parte, de ser posible.

Art. 23.- El/la Director/a Administrativo/a al conocer oficial y/o extraoficialmente el hecho, remitirá de inmediato el aviso de siniestro a la aseguradora y cuidará bajo su responsabilidad de la oportuna entrega de la documentación requerida obligándose también a proseguir el trámite hasta que el siniestro sea aceptado y se cumplan las obligaciones contractuales por parte de la compañía aseguradora.

Art. 24.- Si el siniestro ocurriere por culpa del/de la servidor/a de la SENAMI, este/a a más de su responsabilidad administrativa, quedará obligado/a a devolver a la SENAMI el valor de la franquicia deducible. Para ello bastará el pronunciamiento que al respecto, en cada caso, hará el/la Director/a Administrativo/a luego del respectivo informe de la autoridad correspondiente.

Art. 25.- Si la aseguradora no reconociere el pago parcial o total del siniestro, se procederá de la siguiente manera:

1. Si la negativa de la aseguradora estuviera fundamentada en el hecho de que el accidente se produjo en circunstancias no amparadas: embriaguez del conductor, conducción por personal no autorizado, etc.; o, se produjera siniestros no asegurados, el/la servidor/a responsable quedará obligado/a al inmediato pago de los daños causados a la SENAMI y/o terceros.
2. Si el seguro no pudiera ser tramitado o no se pagare por falta o demora en remitir a la aseguradora el aviso del siniestro, el/la servidor/a responsable de la omisión pagará a la Institución el valor total de los daños causados.

Todo lo dicho, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, penales y/o administrativas que del hecho puedan derivarse; y también sin que obste el reclamo, que por su cuenta pueda formular el/la servidor/a a la aseguradora o a terceros, en defensa de sus derechos.

Art. 26.- Prohíbase la circulación de vehículos la SENAMI que no estén cubiertos tanto por un seguro particular y con el SOAT (Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito). Siendo obligatorio contratar el seguro de los nuevos vehículos de manera paralela a su adquisición.

CAPITULO VII
ADMINISTRACION Y MANTENIMIENTO

Art. 27.- Establézcase la administración de vehículos la SENAMI a la Dirección Administrativa y a la Unidad de Servicios Institucionales.

Art. 28.- Para la administración de los vehículos, se llevarán los siguientes registros:

1. Inventarios individuales de los vehículos, sus accesorios y herramientas;
2. Tarjeta para el control de mantenimiento;
3. Ordenes de movilización;
4. Informes diarios de utilización y movilización de cada vehículo;
5. Tarjetas de movilización sin restricciones;
6. Partes de accidentes y novedades;
7. Hoja de control de accesorios, combustibles y lubricantes, en los que se consignarán consumos mensuales y promedios por kilómetro y costos;
8. Ordenes de provisión de combustible y lubricantes;
1. Registros de mantenimiento preventivo de los sistemas básicos;
10. Registros de reparaciones y órdenes de trabajo, señalando talleres, costos de repuestos y mano de obra, tipo de reparación, piezas reemplazadas, etc.; y,
11. Registros de llantas, baterías y más suministros perecibles.

Art. 29.- El/la Jefe/a de Servicios Institucionales mediante acta de entrega-recepción encargará la custodia del vehículo al conductor asignado, en la que se hará constar los accesorios y herramientas de cada unidad y el estado general del bien.

Por lo menos una vez cada trimestre o cuando lo estime necesario el/la Director/a Financiero/a efectuará o dispondrá realizar el correspondiente control y constatación física de vehículos, accesorios y herramientas.

Art. 30.- Los conductores revisarán y controlarán diariamente el vehículo asignado, especialmente los sistemas de lubricación, enfriamiento, luces y frenos y reportarán cualquier novedad al/a la Jefe/a de Servicios Institucionales.

Art. 31.- Las reparaciones se harán en talleres autorizados, previa Orden de Trabajo suscrita por el/la Jefe/a de Servicios Institucionales y autorizado por el/la Director/a Administrativo/a.

Art. 32.- Corresponde al/a la Jefe/a de Servicios Institucionales el cumplimiento de las regulaciones que sobre el mantenimiento, chequeo, provisión de combustible, lubricantes, control de rendimiento, etc., que constan en el presente reglamento y demás normas pertinentes.

CAPITULO VIII
RESPONSABILIDADES

Art. 33.- La inobservancia de las disposiciones del presente reglamento conlleva la responsabilidad administrativa interna además de las establecidas en las leyes y normas pertinentes.

Art. 34.- La sanción administrativa no exime al/a la servidor/a de las responsabilidades civil y/o penal que el mismo hecho conlleve, que será impuesta en cada caso por los Organismos de Control o Juez competente.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Quedan sin efecto cualquier regulación interna, disposición o autorización anterior que se opongan a este reglamento.

SEGUNDA.- La máxima autoridad, el/la Subsecretario/a General o sus delegados/as emitirán las disposiciones administrativas que consideren pertinentes y necesarias para el mejor uso, mantenimiento y control de vehículos.

TERCERA.- La presente resolución, rige para todas las subsecretarías regionales de la SENAMI, siendo responsables de la aplicación y cumplimiento de estas disposiciones los/las subsecretarios/as a cargo.

CUARTA.- Esta resolución entrará en vigencia a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

QUINTA.- Las representaciones de la SENAMI en el exterior aplicarán las normas del presente reglamento en lo que les sea aplicable.

Notifíquese y cúmplase.