Resolución ST-007-CNC-2015 Expídese el Instructivo para normar el uso del Sistema de Gestión Documental Quipux ...

RESUELVE EXPEDIR EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO PARA NORMAR EL USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX EN LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE CULTURA

Art. 1.- Objetivo.- Implementar los procedimientos de administración documental en las diferentes unidades administrativas de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura y la utilización del Sistema de Gestión Documental Quipux.

Art. 2.- Ámbito y obligatoriedad.- El Sistema de Gestión Documental Quipux es de uso obligatorio para los servidores de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, en la gestión de recepción, respuesta, reasignación, información y archivo de documentos.

La atención de los documentos por el Sistema de Gestión Documental Quipux, debe realizarse con el más alto profesionalismo técnico y legal, comedimiento y respeto a los destinatarios internos y/o externos; por lo tanto, no debe ser utilizado como un medio para discusión y/o polémica.

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente resolución, por parte de las autoridades y servidores de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, dará lugar a las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente.

Art. 3.- Tipos de documentos.- En el Sistema de Gestión Documental Quipux se pueden elaborar los siguientes tipos de documentos, de acuerdo a la necesidad, pertinencia y competencia:

a) Oficio.- Documento dirigido a una o varias personas (natural(es) y/o jurídica(s)), que no pertenece(n) a la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura;

b) Memorando.- Documento dirigido a uno o varios servidores que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura; y, que por su contenido no es circular; y,

c) Circular.- Documento dirigido a varios o todos los servidores que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función

 

 

 

o dignidad dentro de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, para dar a conocer su contenido de forma global. Ejemplo: La orden que una autoridad superior dirige a todos o a gran parte de sus subordinados.

Art. 4.- Contenido de los documentos.- Los documentos que se redacten a través del Sistema de Gestión Documental Quipux, deberán contener al menos:

a) Resumen de la cuestión objeto de la consulta o trámite;

b) Relación de los antecedentes que sirvan de elementos de juicio para analizar y/o resolver; y,

c) Petición clara respecto de la cual se solicita la emisión de un criterio jurídico y/o de índole administrativa en general.

Art. 5.- Creación, modificación y desactivación de usuarios internos y ciudadanos.- La creación, modificación y desactivación de usuarios en el Sistema de Gestión Documental Quipux, procederá previa disposición escrita de la Dirección Administrativa Financiera al “Administrador Institucional Quipux”, en los siguientes casos:

a) Cuando ingrese un nuevo servidor a la institución;

b) Cuando se requiera remitir un documento a una persona natural o jurídica y ésta no se encuentra debidamente registrada;

c) Cuando por necesidades institucionales a un servidor se le subrogue y/o encargue de un puesto o se le asigne un nuevo rol mediante acto administrativo;

d) Cuando un servidor se desvincule de la institución; y,

e) Por excepción, podrá a un servidor crearse un usuario adicional en el Sistema de Gestión Documental Quipux, previa solicitud de la autoridad competente.

Los roles y puestos que se asignen a los servidores de la institución en el Sistema de Gestión Documental Quipux, corresponderán a los establecidos en el Estatuto Orgánico Estructural del Consejo Nacional de Cultura. El área corresponderá al sitio donde dicho servidor presta sus servicios.

Art. 6.- De los Procedimientos.- La documentación interna institucional y la documentación externa deberá gestionarse de la siguiente manera:

a) De la firma de documentos.-

• Es responsabilidad y obligación de los funcionarios el buen uso de la firma electrónica.

• El uso de la firma electrónica es de carácter obligatorio para los servidores ubicados en la escala del nivel jerárquico superior, con las excepciones establecidas en el presente instructivo.

• Quienes ocupen puestos de nivel jerárquico superior, por encargo y/o subrogación, deberán firmar manualmente los documentos relacionados con la gestión de su competencia.

 

• Los documentos que se generen en el Sistema de Gestión Documental Quipux y estén dirigidos a usuarios ciudadanos deberán ser firmados manualmente con la finalidad de entregar al solicitante la respuesta física generada a su petición.

b) De la documentación externa.-

• La documentación física suscrita por servidores de otras instituciones públicas, contratistas y ciudadanos, será receptada por la asistente administrativa del Secretario Técnico.

• El mismo día de la recepción de la documentación, la asistente administrativa del Secretario Técnico tendrá que ingresarla al Sistema de Gestión Documental Quipux; y, posteriormente la dirigirá al destinatario o a su vez la redireccionará al servidor público competente. En caso de redireccionar documentos, se enviará una copia informativa al destinatario del mismo.

• Los documentos físicos emitidos por servidores públicos de otras instituciones, que se encuentren suscritos con el texto “documento firmado electrónicamente” y no conste la firma manual, no serán recibidos, toda vez que este tipo de documentos son válidos únicamente cuando se los envía directamente por Quipux.

• La responsabilidad del proceso de digitalización, le corresponde a la asistente administrativa del Secretario Técnico, quien previo al registro de documentos externos en el Sistema de Gestión Documental Quipux, deberá considerar los siguientes aspectos: remitente y destinatario; asunto claro y conciso; resumen del contenido del documento; y, número de referencia impreso en el documento.

c) De la documentación interna.-

• Un documento nuevo debe ser generado siempre y cuando no exista un documento antecedente; caso contrario, se deberá generar una respuesta al mismo.

• Para responder un documento se debe utilizar la opción “responder”; y, se deberán adjuntar los anexos respectivos en caso de haberlos.

• Si el documento debe ser atendido por otra área u otro funcionario se debe ejecutar la opción de “reasignar”. Para la reasignación de documentos, los servidores deberán observar las líneas de autoridad establecidas en la estructura orgánica institucional.

Art. 7.- Responsabilidades de los servidores de la institución.- Los servidores de la institución que reciban y distribuyan documentación, deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos:

a) Receptar toda la documentación que se dirija a las autoridades de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, verificando que ésta se encuentre completa y se hayan incorporado los anexos respectivos en caso de haberlos;

 

 

 

b) Informar al “Administrador Institucional Quipux”, cuando encuentre datos duplicados correspondientes a ciudadanos o servidores públicos; y, a su vez reportar cualquier tipo de inconveniente tanto en el uso como en la herramienta;

c) Revisar los datos de remitentes, destinatarios y el contenido de los documentos a fin de realizar una respuesta oportuna, la misma que deberá guardar relación con el requerimiento constante en el documento antecedente; y,

d) Revisar oportunamente los trámites pendientes, controlando minuciosamente que éstos se encuentren con los anexos respectivos, en caso de que existieren.

Art. 8.- Del envío y despacho de las comunicaciones.- Las comunicaciones que se generen en las unidades administrativas de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, deberán tomar en cuenta lo siguiente:

a) El número de registro y fecha de las comunicaciones corresponderá a la generada automáticamente por el Sistema de Gestión Documental Quipux;

b) Las comunicaciones oficiales a destinatarios externos, sólo podrán ser firmadas manual o electrónicamente según corresponda, por los servidores que desempeñen los cargos de Secretario Técnico y Directores Técnicos de Área; y,

c) Las comunicaciones internas entre las distintas unidades administrativas de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, deberán ser suscritas únicamente por sus Directores Técnicos de Área. El personal de cada unidad administrativa, sólo podrá cursar comunicaciones a su jefe inmediato superior.

Art. 9.- Finalización del Trámite.- Todo documento enviado o recibido cuyo trámite ha finalizado, obligatoriamente deberá archivarse con un comentario, a fin de dejar constancia del mismo en el Sistema de Gestión Documental Quipux.

Disposiciones Generales

Primera.- Para contribuir con el ahorro de recursos y protección al medio ambiente, los servidores de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura no imprimirán la documentación generada a través del Sistema de Gestión Documental Quipux, a excepción de aquellos documentos que por necesidad institucional evidente, requieran de su impresión; en cuyo caso, la misma se efectuará de manera obligatoria a doble cara. El titular de cada unidad administrativa decidirá la necesidad de entregar físicamente los documentos enviados de forma electrónica.

Segunda.- La supervisión de la utilización y la capacitación a los usuarios de la institución en el Sistema de Gestión Documental Quipux, estará bajo la responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera, quien deberá contar con la respectiva planificación y esquema de contenidos respectivos.

 

Tercera.- La coordinación para el mantenimiento, nuevas responsabilidades y generación de respaldos del Sistema de Gestión Documental Quipux, con la Subsecretaría de Tecnologías de la Información de la Presidencia de la República será responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera.

Cuarta.- El personal que ingrese para ocupar un puesto comprendido en la escala de nivel jerárquico superior, suscribirá manualmente los documentos relacionados con la gestión de su competencia, hasta la adquisición del dispositivo para la firma electrónica.

Quinta.- Encárguese a la Dirección Administrativa

Financiera, la implementación de este instructivo.

Sexta.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.