Acuerdo 1084: Refórmese el Reglamento de viajes al exterior; y, en el exterior; de los servidores públicos de las instituciones de la administración pública central, institucional y que dependen de la Función Ejecutiva (APCID)

Acuerda:

REFORMAR EL REGLAMENTO DE VIAJES AL EXTERIOR; Y, EN EL EXTERIOR; DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LAS INSTITUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRAL, INSTITUCIONAL Y QUE DEPENDEN DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA (APCID), EXPEDIDO CON ACUERDO MINISTERIAL No. 998 DE 23 DE DICIEMBRE DE 2014.

Artículo 1.- Sustitúyase en el artículo 5, los cuadros tanto de "Viajes al Exterior" como de "Viajes en el Exterior", por los siguientes:

Artículo. 2.- Sustitúyase el segundo párrafo del numeral 7.3, del artículo 7, por el siguiente:

“Para que proceda la comisión de servicios al exterior, el servidor público deberá tener un tiempo de permanencia en la institución de al menos noventa (90) días, caso contrario, el informe de justificación deberá especificar el porqué de esta excepción, previo a la autorización respectiva para valoración del responsable de la autorización. Se exceptúa de la presente disposición a los servidores de nivel jerárquico superior, al igual que a los servidores contemplados en el artículo 30 de la Ley Orgánica de Servicio Público”.

Artículo. 3.- Agréguese luego del numeral 7.4. el siguiente numeral: “7.5. Autorización de viajes que no ocasionen gastos al Estado.- Cuando los servidores públicos viajen por invitación de algún gobierno extranjero, organismos multilaterales de cooperación o cualquier otra entidad, excepto las señaladas en el numeral 10.3 del artículo 10 del presente Reglamento, y se asuman por estos los costos totales del viaje, el servidor público ingresará al Sistema de Viajes los documentos de respaldo que validen la invitación y justifiquen los costos cubiertos, en estos casos la institución a la que perteneciere el servidor público no deberá emitir certificación presupuestaria, alguna debido a que no se erogarían fondos institucionales por gastos del dichos viajes.”

Artículo. 4.- Sustitúyase en el artículo 12 la frase “quien aprobará de forma indelegable”, por “o su delegado”.

Artículo. 5.- Sustitúyase en el artículo 13, número 13.5, la frase “el pago de anticipo de viáticos, acciones que obligatoriamente deben realizarse antes de la ejecución del viaje", por la frase "el trámite respectivo”.

Artículo. 6.- Agréguese al final del numeral 13.8 del artículo 13, lo siguiente: “Las UATH serán responsables de velar por el efectivo cumplimiento del presente Acuerdo Ministerial, en observancia de lo dispuesto en la Ley Orgánica del Servicio Público, su Reglamento General y normativa conexa.”

Artículo. 7.- Agréguese después del numeral 13.8 del artículo 13 el siguiente capítulo:

“CAPÍTULO IV

PARÁMETROS PARA EL CONTROL POSTERIOR DEL CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO DE VIAJES AL EXTERIOR; Y, EN EL EXTERIOR; DE LOS   SERVIDORES PÚBLICOS DE LAS INSTITUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRAL, INSTITUCIONAL y QUE DEPENDEN DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA (APCID).

Artículo 14.- El control posterior de los viajes al exterior ejecutados por los servidores públicos, corresponde a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Dirección de Autorizaciones.

Artículo 15.- La motivación de la autorización de viajes de los servidores públicos se sustentará en los siguientes parámetros:

15.1 Optimización de recursos: Los recursos financieros deben ser administrados adecuada y responsablemente, por consiguiente, los gastos que se generen por motivo de viajes al exterior y en el exterior deberán ajustarse a lo estrictamente necesario, considerando que dichos viajes deben representar un interés y beneficio para el Estado y/o para la institución respectiva.

Se otorgarán pasajes de ida y regreso en Business Class, para los Ministros, Secretarios de Estado y miembros del Gabinete Ampliado, siempre y cuando la duración aproximada del vuelo directo que deba tomar para trasladarse al lugar donde cumplirá los servicios institucionales sea mínimo de cinco (5) horas continuas de viaje sin escalas, caso contrario, se otorgarán pasajes en clase económica.

Para todos los demás servidores públicos incluidos los del nivel jerárquico superior no señalados en el inciso precedente, que por motivos institucionales deban viajar al exterior, se otorgarán pasajes de ida y regreso en clase económica.

En cualquiera de los dos casos se priorizará la adquisición de pasajes en la tarifa más económica que se encuentre disponible.

15.2 Racionalidad: Los servidores públicos adoptarán medidas orientadas a un correcto uso de los recursos que permitan el cumplimiento de los objetivos de la Estado y la entidad al menor costo posible.

15.3 Transparencia: Todos los viajes que realicen los servidores públicos, sin excepción alguna, deberán ser ingresados al Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior.

La Dirección de Autorizaciones de la Secretaría Nacional de la Administración Pública para la ejecución del control posterior de los viajes realizados, podrá en cualquier momento revisar y validar la documentación adjunta a la solicitud de autorización, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6 del presente Reglamento.

15.4 Responsabilidad: Todos los servidores públicos que formen parte del proceso de autorización, serán directa y solidariamente responsables por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento.

Artículo 16.- Finalización de los viajes.- Todos los servidores públicos que se desplacen al exterior y en el exterior, tienen el deber de emitir a través del Sistema de Viajes, el informe de resultados de viajes.

En caso de no cumplir con esta disposición dentro del plazo señalado para el efecto, el Sistema de Viajes cerrará automáticamente el viaje, con la alerta “cerrado con incumplimiento”.

En casos excepcionales debidamente justificados se habilitará el Sistema de Viajes por parte de la Dirección de Autorizaciones de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, por un término adicional de cinco (5) días, previa solicitud por parte de la máxima autoridad institucional o su delegado, a fin de que el servidor público proceda con el cierre definitivo del viaje, de persistir el incumplimiento, la UATH institucional podrá iniciar el proceso de régimen disciplinario que corresponda.

Mientras un viaje institucional no se encuentre debidamente finalizado, el Sistema de Viajes no permitirá el ingreso de una nueva solicitud.

Artículo 17.- Periodicidad del control posterior de viajes de          los           servidores              públicos.-               La            Dirección                de Autorizaciones, realizará un control aleatorio mensual, de los viajes realizados por los servidores públicos de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva.

Artículo 18.- Control Aleatorio.- El control aleatorio posterior del Sistema de Viajes será realizado por la Dirección de Autorizaciones de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, tomando como referencia una muestra representativa de los viajes realizados cada mes. La muestra mencionada tendrá un nivel de confianza del 95.5% y un error estadístico máximo del 10%, aplicando la siguiente fórmula para obtener el tamaño de dicha muestra:

4Np(1 - p) n = 0.01(N - 1) + 4p(1 - p)

N = número total de viajes realizados durante el mes

P = porcentaje de casos de éxito, obtenidos a partir de los datos históricos.

Artículo 19.- Informe de Cumplimiento.- La Dirección de Autorizaciones de la Secretaría Nacional  de la Administración Pública, a través del muestreo aleatorio, determinará el cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el presente Acuerdo.

Artículo 20.- Notificación.- En la ejecución del control posterior de los viajes realizados, el incumplimiento de las disposiciones contenidas en el Reglamento de Viajes al Exterior; y, en el Exterior de los Servidores Públicos de las Instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva, serán notificadas por la Secretaría Nacional de la Administración Pública a los responsables de las autorizaciones, la máxima autoridad institucional y/o a su delegado, respectivamente y a la Contraloría General del Estado. La Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Dirección de Autorizaciones de manera bimensual, ejecutará el control posterior de los viajes que no hayan sido cerrados en el Sistema de Viajes, para lo cual notificará el incumplimiento a la máxima autoridad institucional y a la Contraloría General del Estado.

Artículo. 8.- Agréguese en la DISPOSICIÓN GENERAL PRIMERA, como segundo párrafo el siguiente texto: “Para el efecto, tendrá la facultad, mediante informe justificado, de cancelar de manera automática a través del Sistema de Viajes, las solicitudes de viaje, a pesar de encontrarse previamente autorizadas, dicha disposición será notificada responsable de la autorización y al servidor público por medio del Sistema de Viajes.”

Artículo. 9.- Sustitúyase el texto de la DISPOSICIÓN GENERAL SEGUNDA por el siguiente:

“Se exceptúa a la Presidencia de la República de lo señalado en el primer inciso del numeral 7.3 del artículo 7; y, del numeral 13.4 del artículo 13 del presente Reglamento”.

Artículo. 10.- Sustitúyase el texto de la DISPOSICIÓN TRANSITORIA TERCERA, por el siguiente:

“Las Empresas Púbicas y Banca Pública que forman parte de la Función Ejecutiva, elaborarán cada una su reglamento de autorización de viajes al exterior y en el exterior, en el plazo de treinta (30) días contados desde la suscripción del presente Acuerdo, mismo que será puesto en conocimiento de la Secretaría Nacional de la Administración Pública y al Ministerio o Secretaría del cual están adscritos o dependen.

Sin perjuicio de lo anterior, dichas entidades, a solicitud expresa a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, podrán acogerse al procedimiento contenido en el Acuerdo Ministerial 998 de 23 de diciembre de 2014 y consecuentemente, ser incluidos en el sistema respectivo.”

Artículo. 11.- Agréguese después de la Disposición Transitoria Tercera, la siguiente  DISPOSICIÓN TRANSITORIA CUARTA:

“Los viajes que hayan sido ingresados en el Sistema de Viajes hasta el día jueves 05 de marzo de 2015, deberán cerrarse en un plazo impostergable de treinta (30) días a partir de la suscripción de este Acuerdo, plazo luego del cual, se cerrará el sistema para los servidores públicos que han incumplido la disposición y se procederá a notificar a la máxima autoridad institucional y a la Contraloría General del Estado a fin de que se inicien las acciones correspondientes.”

DISPOSICIÓN FINAL.- El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.