Acuerdo MPCEIP-DMPCEIP-2020-0033 Expídese el Instructivo de Gestión de Convenio

Acuerda:

Expedir  el  Instructivo  de  Gestión   de   Convenios   del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca.

CAPITULO 1 OBJETO, ÁMBITO

Articulo.- 1.- Objeto.- El presente Instructivo tiene por objeto determinar el procedimiento y trámite para la suscripción de convenios marcos, específicos; y, demás instrumentos legales de cooperación institucional a nivel nacional; en el cual se especifique la gestión de cada una  de las unidades involucradas del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca (MPCEIP), lo cual permitirá una mejor estructura de control en su generación, instrumentalización, ejecución, liquidación y cierre de los convenios.

Artículo 2.- Ámbito.- Las disposiciones del presente Instructivo es de aplicación obligatoria para todos los funcionarios del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca,  y  las  personas  naturales y/o jurídicas de derecho público o privado, que celebren acuerdos, convenios y demás instrumentos legales de cooperación interinstitucional con esta Cartera de Estado,  a nivel nacional.

CAPITULO II

DE LAS CLASES DE INSTRUMENTOS DE COOPERACIÓN

Artículo 3.- Clases de Convenios.- Para efectos del presente Instructivo, se podrán suscribir las siguientes clases o modalidades de convenios: Convenio Marco, Convenio Específico, Cartas Compromiso, Memorando de Entendimiento, Notas Reversales, Convenios de Adhesión; y, demás instrumentos legales de cooperación.

Se contempla además la generación y suscripción de contratos de comodato y acuerdos de transferencia o contratos de donación que se deriven de convenios principales.

Artículo 4.- Contrato de Comodato.- cuando por la naturaleza de  la   ejecución de   un convenio se requiera   la celebración de un contrato de comodato o préstamo de uso con organismos del sector público y personas jurídicas del sector privado, deberán cumplir lo dispuesto en el Reglamento General Sustitutivo para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público y sujetarse a las normas especiales propias de esta clase de contrato, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

1.- El área  técnica  encargada  del  convenio  solicitará  a la Dirección Administrativa emita el informe técnico respectivo, para lo cual adjuntará la documentación de respaldo.

2.- La Dirección Administrativa, emitirá el informe técnico producto de la constatación física, en el que se describirá  el estado de cada uno de los bienes, debe estar valorados, además en dicho informe de determinará si es factible entregarlos en comodato y, señalar en forma expresa que los bienes son propiedad del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca.

3.- La Dirección Administrativa, remitirá el informe técnico al área técnica encargada del convenio. El área técnica solicitará a la Coordinación General de Asesoría Jurídica, la elaboración del contrato de comodato.

Para celebrarse contratos de comodato con personas jurídicas del sector privado, además, de los requisitos descritos en el presente artículo, se requiere informe técnico del área técnica encargada del convenio, en el que debe constar: que por delegación o concesión realizada de acuerdo con la ley presta servicios públicos, siempre que dicho contrato se relacione con una mejor prestación de un servicio público, favorezca al interés social y se establezcan las correspondientes garantías; los bienes deberán estar plenamente descritos y valorados, y esté debidamente autorizado por la máxima autoridad, o su delegado.

Al fin de cada año, el  área  técnica  encargada  del convenio que se deriva el contrato de comodato evaluará   el cumplimiento del contrato, y, de no encontrarlo satisfactorio, pedirá la restitución de la cosa prestada sin perjuicio de ejecutar las garantías otorgadas.

Una vez que el contrato de comodato se encuentre suscrito, el área técnica encargada del convenio, lo remitirá a la Dirección de Secretaria General para su numeración, fechado y archivo respectivo.

Los contratos de comodato se suscribirán  en  al  menos tres ejemplares se distribuirán de la siguiente manera: un original reposará en la Dirección de Secretaría General, un original para el área técnica correspondiente, un original para la contraparte.y, una copia para la Coordinación General o Unidad de Asesoría Jurídica que elaboró el proyecto de convenio.

Una vez suscrito el contrato de comodato, la Dirección Administrativa procederá con la generación del Acta entrega recepción de los bienes.

Artículo 5.- Transferencia Gratuita con entidades del sector público o Contrato de Donación con personas jurídicas de derecho privado.- Para la transferencia o donación de bienes muebles, que se adquieran en virtud   de la celebración de convenios con personas jurídica de derecho público y personas jurídicas de derecho privado sin fines de lucro, con recursos del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, se cumplirá con  lo prescrito en  el  Reglamento  General  Sustitutivo  para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Publico, se requiere:

1.- Informe Técnico de los Administradores del Convenio, sobre el destino de los bienes, en base a criterios de eficiencia, eficacia e impacto de ser el caso a prorrata de los aportes económicos del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, aprobado por el Viceministro, Subsecretario o Coordinador General según corresponda.

2.- El área técnica encargada del convenio, solicitará a la Dirección Administrativa emita el informe técnico previo, para lo cual adjuntará la documentación de respaldo.

3.-. Informe previo de la Dirección Administrativa, producto de la constatación física en el que se evidencie el estado   de los bienes, señalar que los bienes son propiedad del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca; que no es posible o conveniente la venta; y, que no son de interés y utilidad para el Ministerio.

4.- Informe  de  la  Dirección  Financiera  que  determine  el valor del bien, que será el que conste en los registros contables del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca.

5.- La Coordinación General Administrativa Financiera, solicitará a la Coordinación General de Asesoría Jurídica la elaboración del acuerdo o contrato de donación respectivo.

La transferencia de dominio se instrumentalizará mediante: Acuerdo de Transferencia Gratuita para las instituciones del sector público; y, contrato de donación con personas jurídicas de derecho privado sin fines de lucro.

Una  vez   que   el   Acuerdo   de   Transferencia   Gratuita o Contrato de Donación, se encuentre suscrito, la Coordinación General Administrativa Financiera, remitirá  a la Dirección de Secretaria General para su numeración, fechado y archivo respectivo.

Además de los requisitos descritos en el presente artículo, para celebrarse contratos de donación con personas jurídicas del sector privado, el área técnica encargada del convenio, debe tener en cuenta que la persona jurídica de derecho privado realice labor social, obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro.

El Acuerdo de Transferencia Gratuita o Contrato de Donación, se suscribirán en al menos tres ejemplares que  se distribuirán de la siguiente manera: un original reposará en dicha oficina, un original para la Coordinación General Administrativa Financiera, un original para la contraparte; una copia certificada para la  unidad  técnica  encargada  del convenio; y,  una copia para la Coordinación General    o Unidad de Asesoría Jurídica que elaboró el proyecto de convenio.

CAPITULO III CONVENIOS E INSTRUMENTOS DE

COOPERACIÓN NACIONAL

Artículo 6.- El Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, puede suscribir convenios con entidades públicas; y, con personas naturales y/o jurídicas de derecho privado, con o sin transferencia de recursos.

1. Convenios con entidades públicas:  Gobierno Central (Función Ejecutiva), Gobiernos Autónomos Descentralizados (GADs) y demás instituciones que no pertenezcan a la Función Ejecutiva.
2. Convenios  con  Personas  Naturales  o   Jurídicas de Derecho Privado Nacionales: se podrán celebrar convenios con:

Personas Naturales o Jurídicas con y sin fines de lucro,    sin transferencia de recursos, deberán cumplir con el procedimiento común a todos los convenios previstos en este Instructivo.

Personas Naturales o Jurídicas con o sin fines de lucro, con transferencia de recursos además a los requisitos generales a todos los convenios se observará lo que determina el artículo 89 del Reglamento al Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, y resoluciones que para el efecto dicte el Gabinete Sectorial Económico y Productivo o quien haga sus veces.

Las donaciones o asignaciones no reembolsables a personas naturales o jurídicas privadas sin fines de lucro, excepto instituciones de educación superior, serán:

l. Exclusivamente para temas dentro del ámbito de las competencias del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, de conformidad con la ley;

2. Responder a un proceso de planificación que permita evidenciar con claridad los objetivos,  metas,  productos  y/o servicios públicos que están prestando a través de organismos privados;
3. Constar en el presupuesto institucional.

CAPITULO IV

DEL PROCEDIMIENTO Y TRÁMITE DE LOS CONVENIOS

Artículo 7.- Delegación.- Deléguese a los Viceministros, Subsecretarios, Coordinadores Generales del  Ministerio  de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, en el área de sus competencias, otorgar y suscribir: acuerdos  y convenios de cooperación, cartas compromiso, notas reversales, memorandos de entendimiento, y los contratos de  comodato  que  se  deriven  de  convenios  principales  y modificatorios; y, actos relativos a la terminación, liquidación, ejecución de garantías, y gestionar otras formas de recuperación de recursos ante el incumplimiento de los beneficiarios. Además, les corresponde supervisar las actuaciones y gestión del administrador del convenio.

Deléguese al Coordinador General Administrativo Financiero la suscripción del Acuerdo de Transferencia Gratuita; y, contrato  de  donación  para  la  transferencia de bienes  muebles adquiridos en virtud de la celebración de convenios de cooperación interinstitucional.

Artículo 8.- Requisitos para la elaboración los convenios.-  Para  solicitar  la  elaboración  del  convenio  o acuerdo, el área técnica requirente deberá contar previamente con:

1.- Informe Técnico que contendrá:

1. 1. Antecedentes;
2. 2. Justificación técnica;

e) Singularización de quienes  suscribirán  el  convenio, con señalamiento: nombres completos, cargo, instrumento legal en virtud del cual comparece; y, la dirección para notificaciones;

4. Objeto del Convenio;
5. Compromisos y obligaciones del MPCEIP, y de la contraparte;
6. Plazo del convenio;
7. Cronograma con plazos parciales (de ser del caso);
8. Designación del administrador de cada Parte;
9. Garantía, multas de ser del caso;
10. Modelo de gestión cuando fuere aplicable;
11. Recomendación para suscripción del convenio; y,
50. Firmas de responsabilidad.

2.- Para los convenios con transferencia de recursos además de los requisitos generales, anteriormente descritos deberán contar con:

1. Certificación de la Dirección Financiera de existencia y disponibilidad de fondos; e,
2. Informe de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.

Artículo 9.- Documentos Habilitantes.-

1. Personas  Naturales: el área requirente  verificará con  los medios electrónicos existentes e indicará los nombres completos y número de cédula del compareciente.
2. Personas Jurídicas: Acto de creación  y nombramiento de representante legal o acción de personal; y,
3. Documento que avale que la contraparte no se encuentra en mora en el cumplimiento de obligaciones con el MPCEIP; y no existan convenios de plazo vencido pendientes de terminación y liquidación (correo electrónico de la Dirección Financiera).

Artículo 10.- Proyecto de Convenio.- El proyecto de convenio o instrumento de cooperación deberá contener como mínimo, las siguientes cláusulas:

l. Comparecientes.

2. Antecedentes.
3. Objeto.
4. Obligaciones de las partes.
5. Plazo total del convenio.
6. Cronograma con plazos parciales (como anexo).
7. Cláusula de Administración del Convenio.
8. Propiedad Intelectual, Uso de la Información y de la Imagen Institucional.
9. Responsabilidad para Terceros y Relación Laboral.
10. Negligencia de la Contraparte en la ejecución del convenio (convenios con transferencia de recursos).
11. Terminación del Convenio.
12. Documentos Habilitantes.
13. Controversias.
14. Firmas de los comparecientes.

Para el caso de los convenios con transferencia de recursos a personas naturales y jurídicas derecho privado se deberá observar y cumplir, además de lo dispuesto en el presente artículo, los criterios y orientaciones generales establecidas por el Gabinete Sectorial Económico y Productivo o quien haga sus veces, al tenor de lo dispuesto en el Reglamento  al artículo 104 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas.

El texto del proyecto de convenio  o  instrumento  legal  que corresponda será previamente socializado con la contraparte, la que mediante correo electrónico señalará su conformidad con el contenido del mismo.

Las máximas autoridades o sus delegados pueden firmar por separado o en forma conjunta el convenio.

Artículo 11.- Trámite.- La unidad requirente solicitará por escrito a la Coordinación General de Asesoría Jurídica, la revisión del convenio, acuerdo de cooperación o contrato de comodato o donación, adjuntando el informe técnico, documentos de respaldo y habilitantes a través del gestor documental Quipux.

La Coordinación General de Asesoría Jurídica, una vez revisado el proyecto de convenio o instrumento de que se trata, emitirá mediante memorando el informe jurídico y remitirá adjunto la totalidad de ejemplares al área técnica solicitante.

Artículo 12.- Suscripción y Archivo.- El área técnica responsable, remitirá la totalidad de ejemplares para suscripción de la contraparte; y, una vez que se encuentre suscrito, remitirá a la Dirección de Secretaria General, para su numeración y fechado.

Los ejemplares suscritos se distribuirán de la siguiente manera: un original reposará en dicha Dirección de Secre- taria General, un original para el área técnica, un original para la contraparte; y, una copia para la Coordinación General de Asesoría Jurídica que elaboró el proyecto de convenio.

La Dirección de Secretaría General, deberá crear un repositorio  digital  que  contengan  todos  los  convenios   e instrumento de cooperación que se suscriban; dicho repositorio deberá compartirse con la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica y la Coordinación General de Asesoría Jurídica para conocimiento y consulta respectiva.

Las unidades administrativas podrán solicitar a la Dirección de Secretaría General copias certificadas de los instrumentos legales suscritos por el Ministerio.

CAPITULO V

DEL PLAZO, MODIFICATORIAS Y GARANTÍAS

Artículo 13.- Plazo y Modificaciones: El plazo total del convenio debe establecerse en días calendario y/o meses y/o años, contados a partir de la suscripción del mismo. La modificación de los plazos  del  cronograma,  dentro  del plazo total del convenio, no requiere de convenio modificatorio; los Administradores emitirán el informe favorable pertinente, para tal efecto los administradores del convenio deberán suscribir un acta.

La prórroga del plazo total y otras modificaciones para los convenios con transferencia de recursos a personal privada de derecho público,  siempre  que  no  afecten  su  objeto, se fundamentarán en motivos de fuerza mayor o caso fortuito determinadas en la ley, motivos de orden técnicos  o económicos debidamente justificados, y se requiere de   la celebración de un convenio modificatorio, dentro del tiempo de vigencia del convenio principal. Para el caso de los convenios con transferencia de recursos a personas naturales o jurídicas de derecho privado, deberá fijarse claramente el plazo de vigencia sin que exista prórroga    del mismo, por lo que después de avaluarse los resultados obtenido, en el caso de que se requiera y fuere aplicable, se deberá suscribir un nuevo convenio.

Para los convenios sin transferencia de recursos se podrá prorrogar el plazo principal y modificar el convenio siempre que no afecten su objeto, por motivos de orden técnico debidamente sustentados, y se requerirá de la celebración de un convenio modificatorio, dentro del tiempo de vigencia del convenio principal.

Para tal efecto, se seguirá el siguiente procedimiento:

Petición fundamentada de la contraparte suscribiente (persona natural o persona jurídica público o privada con quien el Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca suscribió el convenio) dirigida al Administrador del MPCEIP.

El Administrador del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, convocara a reunión al administrador de la contraparte, para analizar la pertinencia y de ser del caso recomendarán el modificatorio o la ampliación del plazo según corresponda, levantará el Acta de Reunión, y emitirá el informe técnico respectivo, que deben estar debidamente suscrito por los Administradores.

El informe técnico que motive la extensión del plazo del convenio deberá emitirse en el término de 15 días antes del vencimiento del mismo.

Una vez aprobada por los Administradores del Convenio,  la  prórroga  de  plazo   y/o la modificación del convenio, se remitirán la documentación de respaldo al Viceministro, Subsecretario, o  Coordinador  General,  según  corresponda  para   su   conocimiento   y  autorización,  a fin de que solicite a la Coordinación General de Asesoría Jurídica la elaboración del convenio modificatorio.

Si la modificación del convenio es requerida por el Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, el Administrador del Convenio designado por esta Cartera de Estado, emitirá un informe técnico sobre las razones que motiva la modificación del plazo del convenio, mismo que pondrá en conocimiento del Administrador de la Contraparte, luego de lo cual se seguirá el procedimiento descrito en el presente artículo a fin instrumentalizar el respectivo convenio modificatorio.

Artículo 14.- Garantías: Previo a la transferencia directa de recursos a personas naturales o jurídicas de derecho privado al tenor de lo dispuesto en el artículo 89 del Reglamento General del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y el artículo 104 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, se observarán las siguientes reglas:

1.- Cuando la transferencia directa de recursos se realice a actores de la economía popular y solidaria, y microempresas por el monto que corresponda según los lineamientos y disposiciones de cada proyecto, no se exigirá la entrega de garantía, sin perjuicio del cumplimiento de los criterios y orientaciones generales que determine el Consejo Sectorial correspondiente.

2.- Cuando la transferencia de recursos se realice a persona jurídica catalogada como pequeña empresa, se deberá exigir la presentación de una garantía de al menos el 70% del aporte a transferir, sin perjuicio del cumplimiento de  los criterios y orientaciones generales que determine el Consejo Sectorial correspondiente.

3.- Para el resto de  empresas  que  no  se  encuentren en  las categorías señaladas en los numerales que anteceden,  se deberá exigir la entrega de una garantía equivalente al 100% del aporte a transferir, sin perjuicio del cumplimiento de los criterios y orientaciones generales que determine el Consejo Sectorial correspondiente.

Sin perjuicio de lo expuesto, para la transferencia de recursos a personas naturales o jurídicas de derecho privado se deberá, bajo el principio de colaboración definido en el artículo 28 del Código Orgánico Administrativo, se deberá generar los instrumentos necesarios para contar contar colaboración de la Contraloría General del Estado, a fin de que se ejerza la jurisdicción coactiva para la recuperación de los valores que correspondan.

El Beneficiario administrará los recursos financieros que recibe del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca en una cuenta bancaria específica para el efecto, distinta de la que utiliza para su giro ordinario.

Tanto para los beneficiarios del sector privado y público,  en el convenio constará la autorización que hace el beneficiario al Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca para solicitar al Organismo competente el débito del valor transferido a su favor y el respectivo crédito hacia la cuenta del Ministerio, cuando   se llegue a verificar incumplimiento o desvío de los fondos destinados para la ejecución del objeto materia del convenio; requerimiento que realizará el Administrador del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, a través de la Dirección Financiera de la Institución a fin de que se realice la gestión ante el Ministerio de Economía y Finanzas.

CAPITULO VI ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS

Artículo 15.- Instancias de Administración y Seguimiento.- Para la administración, seguimiento y control de los convenios, se establece las siguientes instancias de seguimiento:

l. Supervisión el Viceministro o Subsecretario o Coordinadores Generales según corresponda.

2. Administradores del Convenio.

Artículo 16.- Administradores: Para efectos de dar seguimiento a los compromisos asumidos en el presente instrumento legal, las partes designarán un Administrador por cada uno.

La designación  de  Administrador  del  convenio,  por parte del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, constará tanto en el informe técnico para la celebración del convenio y en la cláusula de administración del convenio. La contraparte deberá designar al administrador en el término máximo de cinco días contados desde la suscripción del convenio.

Los Administradores, se reunirá cuando las circunstancias así lo ameriten, pero como mínimo cada dos meses, de las reuniones se levantará la respectiva Acta de Reunión que será suscrita por los administradores.

Los Administradores del Convenio tendrán las siguientes funciones y atribuciones:

l. Realizar informes motivados sobre:

1. Seguimiento y evaluación de la ejecución del Convenio.
2. Cumplimiento del objeto del Convenio y obligaciones de las partes.
3. Cambios al convenio, prórroga de plazo u otros que no afecten el objeto.
4. La Liquidación técnica y económica del Convenio expresando el grado de cumplimiento de las obligaciones de la contraparte en relación al convenio.
5. Para la terminación del convenio por las causales previstas en el mismo y en el presente Instructivo.
6. Sobre el destino de los bienes adquiridos con los recursos del Ministerio, en base a criterios de eficiencia, eficacia e impacto de ser el caso a prorrata de los aportes económicos del MPCEIP.
7. Demás funciones que se establezcan en el convenio.

Los informes deberán estar debidamente suscritos por los Administradores del Convenio.

Los Administradores del convenio, podrán ser reem- plazados conforme a las necesidades de la institución a la que pertenecen, dicho cambio será notificado a la otra parte dentro de los tres (3) días siguientes del cambio respectivo.

Se aclara que  la  delegación  no  es  a  título  personal,  sino en relación a las funciones que ejecutan los citados funcionarios, por lo que, en caso de ausencia temporal o definitiva de los mismos, su reemplazo temporal o definitivo asumirá sin trámite adicional las funciones de delegación.

2.- Funciones y Responsabilidades del Funcionario del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca designado como Administrador del Convenio:

1. Arbitrar en forma inmediata las medidas conducentes    a precautelar los intereses del Ministerio, informar

oportunamente y alertar al jefe inmediato en caso de inconvenientes o incumplimientos en la ejecución del convenio.

2. Recibir las garantías presentadas por la contraparte beneficiaria, cuando corresponda, y entregarlas en custodia a la Dirección Financiera del MPCEIP, y solicitar su renovación;
3. Informar en caso de incumplimiento del convenio a la Dirección Financiera para la ejecución de garantías;
4. Aplicar a la contraparte las multas que correspondan en caso de verificar retraso en la ejecución del convenio.
5. Mantener y administrar el expediente con la documentación de la fase pre-convenio y de la ejecución del mismo, que formará parte del archivo de la unidad competente del convenio, pero bajo su custodia, el expediente deberá estar ordenado cronológicamente.
6. Ingresar los documentos de la fase pre convenio, convenio, liquidación técnica, liquidación económica, acta de finiquito, en el sistema informático del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca.
7. Emitir el informe técnico de sustento para la terminación unilateral del convenio por incumplimiento de la contraparte.
8. Demás funciones que se establezcan en el presente Instructivo y en el convenio.

El funcionario designado como Administrador del Convenio por parte del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, que incumplieren con sus funciones será responsable administrativa, civil y penalmente de su gestión, de conformidad a lo establecido en la LOSEP y su Reglamento.

En caso de desvinculación del funcionario del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca que fue designado administrador del convenio, previamente a su salida deberá entregar el expediente del convenio a su cargo a su jefe inmediato superior o al servidor que éste designe, quien a su vez verificará que la información esté ingresada en el sistema informático; la Dirección de Administración de Talento Humano deberá verificar la entrega de dicha documentación, previa a la liquidación correspondiente.

CAPITULO VII

LIQUIDACIÓN TÉCNICA Y/O FINANCIERA DEL CONVENIO

Artículo 17.- Administradores del Convenio.- Los Administradores del Convenio, realizarán los informes técnicos-económicos habilitantes para las liquidaciones técnicas y económicos de los convenios, según corresponda, los presentará en un plazo no mayor a ocho días contados   a partir de la terminación o vencimiento del convenio a la Autoridad de la Unidad técnica encargada del Convenio para su revisión y aprobación.

a. El Informe Técnico de liquidación de convenios deberá contener lo siguiente:

1. Antecedentes;
2. Base legal;
3. Cumplimiento del objeto del convenio, en el que se deberá incluir la respectiva motivación;
4. Cumplimiento de las obligaciones de las partes;
5. Detalle de los objetivos y metas alcanzadas por la ejecución del convenio;
6. Resumen del monto presupuestado y gastado por componentes, cuando corresponda;
7. Conclusiones; y,
8. Recomendaciones.

b, Emitir un Informe Económico para la liquidación y cierre del convenio, cuando corresponda, que deberá contener al menos lo siguiente:

1. Rubros objeto de justificación económica detallados en forma cronológica, por componente y sintetizada en un cuadro resumen;
2. Nombre de componente y valor asignado a este componente;
3. Liquidación económica, en la que se deberá evidenciar la ejecucwn presupuestaria detallando los procesos o actividades realizadas con su respectivo valor;
4. Detalles de la factura, tales como: número de factura, concepto de la factura, valor de la factura sin IVA, número de hoja donde se ubica la factura legible y sus documentos de respaldos, tales como:
5. 1. Contrato o pedido motivado para el gasto, de ser el caso;
6. 2. Acta de entrega-recepción de cumplimiento de contrato o del gasto; e,

4.3. Ingreso a bodega de los bienes adquiridos, cuando corresponda.

5. Nombre del beneficiario; y,
6. Documentos que respalda la factura.

Estos documentos que constituyen respaldo de los gastos deben ser originales o copias certificadas que indique ser fiel copia del original.

Todos los documentos que constituyen el informe financiero, deben estar numerados, a fin de ubicar fácilmente las facturas y respaldos ya sean durante la evaluación o a posterior durante eventuales revisiones de los organismos de control.

El informe técnico y/o financiero deberá estar suscrito por los Administradores del Convenio. Información que deber cumplir con los formatos que para el efecto elaborará la Dirección Financiera del Ministerio.

Artículo 18.- De la Dirección Financiera: La Dirección Financiera, una vez que ha recibido el informe técnico y económico por parte del Administrador del convenio, realizará el análisis correspondiente dentro del plazo de 15 días, pudiendo generarse las siguientes situaciones:

l.  Aceptación  Total:  se  da  cuando   los   justificativos son aceptados en su totalidad, lo que se comunicará al Administrador del MPCEIP del convenio para que proceda a la elaboración del acta de finiquito, documento con el cual se cierra formalmente el convenio.

2. Aceptación Parcial: se da cuando los justificativos se aceptan en forma  parcial, circunstancia que se informará  al Administrador del MCPEIP del convenio para que éste, dentro del plazo de 15 días, comunique a la contraparte para que subsane las observaciones o presente los justificativos necesarios en el plazo de un mes. En caso de que la contraparte no los presentare en el plazo establecido, el Administrador del MCPEIP del convenio notificará a la Dirección Financiera a fin de que la misma establezca el valor a ser reintegrado.

La Dirección Financiera indicará el monto no justificado y emitirá las instrucciones para la devolución del remanente.

El Administrador del MCPEIP del Convenio solicitará el reintegro de los valores a la contraparte dentro de plazo de 15 días, en caso de no proceder con el reintegro se iniciará las acciones legales correspondientes.

Si la contraparte procede con el reintegro de los valores,   la Unidad Técnica Responsable  del  Convenio,  procederá a elaborar el acta de finiquito que constituirá el cierre definitivo del convenio.

3. Observaciones: en el caso que no se acepten los justificativos totalmente, se indicará lo que falta por justificar y se seguirá con el procedimiento indicado en el número 2 del presente artículo.

Una vez cumplidos todos los plazos señalados en el número 2 del presente artículo, sin que la contraparte haya presentado los justificativos requeridos, el Administrador del MCPEIP del Convenio, en el término de cinco días, emitirá informe motivado; y, solicitará a la Coordinación General de Asesoría Jurídica, se inicien las acciones legales correspondientes, debiendo remitir el expediente íntegro del convenio, foliando y ordenado cronológicamente.

Artículo 19.- La Dirección Financiera verificará la información contenida en los informes técnicos-económicos y realizará la evaluación financiera de los convenios de cooperación con transferencia de recursos suscritos por el Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca.

Artículo 20.- Acta de Finiquito.- Una vez que  el convenio se encuentra cerrado técnica y financieramente,  el Administrador del Convenio levantará una Acta de Finiquito de Convenio, la misma que deberá ser suscrita por los Viceministros, Subsecretarios, Coordinadores Generales, en función del área de sus competencia, y, por  el representante legal de la contraparte o su delegado, dicho documento deberá contener como mínimo la siguiente información:

l. Comparecientes (MPCEIP-CONTRAPARTE)

2. Antecedentes
3. Objeto del Acta
4. Liquidación Técnica.
5. Liquidación Financiera, cuando fuera del caso.
6. Destino de los Bienes, cuando fuera del caso.
7. Documentos Habilitantes
8. Finiquito
9. Aceptación
10. Firmas de las partes.

El Acta de Finiquito será incorporada al expediente respectivo y copias simples se remitirán a la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica, y a la Dirección Financiera.

Artículo 21.- Cierre de Convenio: Una vez que cuente con el Acta de Finiquito suscrita, el funcionario del MPCEIP delegado como  Administrador  del  Convenio,  la  subirá  al sistema informático de seguimiento de convenios del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones  y Pesca y toda la información relacionada con el mismo.

El administrador del convenio con conocimiento  de  su jefe inmediato, solicitará por memorando a la Dirección Seguimiento, Planes, Programas y Proyectos, el cierre definitivo del convenio.

La indicada Dirección, analizada la información cargada  en el sistema declarará cerrado el convenio, y notificará al Administrador del Convenio y su jefe inmediato

CAPITULO VIII TERMINACIÓN DEL CONVENIO

Artículo 22.- Terminación del Convenio: Los convenios descritos en éste instructivo, podrán terminar por:

l. Cumplimiento del objeto del convenio y de las obligaciones de las partes;

1. 2. Cumplimiento del plazo del convenio;
2. 3. Mutuo Acuerdo; y,

5. Unilateralmente.

Artículo 23.- Procedimiento.- Para las causales de terminación previstas en los numerales 1 y 2 del artículo precedente, se seguirá  el  procedimiento  establecido  en  el CAPITULO VII LIQUIDACIÓN TÉCNICA Y/O

FINANCIERA DEL CONVENIO, conforme corresponda.

Artículo 24.- Procedimiento Terminación por Mutuo Acuerdo: Constituyen causales de terminación por mutuo acuerdo:

1. Fuerza mayor o caso fortuito de conformidad con lo establecido en la Ley, se seguirá el siguiente procedimiento:
2. 1. La parte que se viere imposibilitada de cumplir con sus obligaciones notificará, en el término de cuarenta y ocho horas de producido el hecho a la contraparte.
3. 2. Los Administradores calificarán la fuerza mayor  o  caso fortuito y resolverán la suspensión de actividades. Concluido el período de suspensión de actividades, y una vez superada la fuerza mayor o el caso fortuito se continuará con la ejecución del convenio.
4. 3. En caso de que la suspensión se produjera por más de treinta días calendario, previa emisión del informe técnico económico el Administrador del MCPEIP, se  procederá con la terminación de mutuo acuerdo, de lo cual se dejará constancia en un acta que será suscrita por la autoridad   que suscribió el Convenio, en caso de que lo haya suscrito el Ministro, se aplicará lo dispuesto en el artículo 7 del presente Instructivo, por parte de la contraparte lo suscribirá el representante legal de la contraparte o su delegado debidamente acreditado, a la cual se anexará los informes mencionados, según corresponda.
5. 4. Si en la liquidación se determinare perjuicios para el Ministerio de Producción Comercio Exterior, Inversiones  y Pesca, imputables a la contraparte, éstos deberán ser aceptados por la contraparte en  el  acta  de  terminación que deberá contener el compromiso de pago con su plazo respectivo. Por cuyo efecto no se declarará el cierre del convenio hasta que no se haya cumplido totalmente dicho compromiso.
6. La terminación por  voluntad  de  las  partes  de  dar  por terminado el convenio por convenir a los intereses institucionales, procede cuando:
7. 1. No se ha ejecutado el objeto, ni las obligaciones del convenio, ni hubiere transferencia de recursos de ningún tipo por parte del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, ni de la contraparte; las partes podrán dar por terminado el convenio, para lo cual se debe:

Contar con el informe técnico motivado por parte de los Administradores del Convenio, en el que se justificará las razones por las que no se ejecutó el convenio, en todo caso precautelando los intereses institucionales.

Dicho informe será puesto en conocimiento de la Autoridad de la Unidad Técnica a cargo del Convenio, dejando constancia en un acta que en un acta que será suscrita por la autoridad que suscribió el Convenio, en caso de que lo haya suscrito el Ministro, se aplicará lo dispuesto en el artículo 7 del  presente  Instructivo,  por  parte  de  la  contraparte  lo suscribirá el representante legal de la contraparte o su delegado debidamente acreditado, a la cual se anexará informes mencionados, según corresponda.

1. 2. En caso de transferencia de recursos por parte del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca, y que no hayan sido utilizados por la contraparte   o hayan sido utilizados en forma parcial, previamente a la terminación por mutuo acuerdo, se requiere:

Informe técnico motivado por parte de los Administradores del Convenio, en el que se justificará las razones por las que no se ejecutó el convenio, que será aprobado por la Autoridad de la Unidad Técnica a cargo del Convenio, en todo caso precautelando los intereses institucionales.

Los Administradores del Convenio,  emitirán  el  Informe de liquidación técnica económica, para cuyo efecto se seguirá el procedimiento previsto en el CAPITULO VII LIQUIDACIÓN TÉCNICA Y/O FINANCIERA DEL CONVENIO. El administrador del MPCEIP, dispondrá que dentro del plazo de quince (15) días se realice la devolución de los recursos no utilizados por la contraparte.

Una vez que los valores sean reintegrados por la contraparte, el administrador elaborará el Acta de Terminación por Mutuo Acuerdo, que será suscrita por la autoridad que suscribió el Convenio, en  caso  de  que  lo  haya  suscrito el Ministro, se aplicará lo dispuesto en el artículo 7 del presente Instructivo, por parte de la contraparte lo suscribirá el representante legal de la contraparte o su delegado debidamente acreditado, a la cual se anexará informes mencionados, según corresponda.

Las actas de terminación a las que se refiere este artículo serán incorporadas al expediente respectivo y copias simples se remitirán a la  Coordinación General de Planificación    y Gestión Estratégica, y a la Dirección Financiera, a ésta última cuando haya existido transferencia de recursos por parte del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca.

Artículo 25.- Procedimiento Terminación Unilateral: Por incumplimiento de la contraparte del convenio, para lo cual se deberá contar con:

1. 1. 1. Informe motivado  del  Administrador  del  MPCEIP del Convenio, en el que se indique en forma expresa el incumplimiento de la contraparte.
2. 1. 2. Informe de liquidación técnico y económico elaborado por el Administrador del MPCEIP del Convenio; y, aprobada por el Autoridad de la Unidad Técnica del Convenio.
3. 1. 3. Notificación del incumplimiento al beneficiario realizada por el administrador del MPCEIP del convenio, con conocimiento de su jefe inmediato, luego de lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:

1.- El beneficiario o contraparte tendrá el término de diez días, para que justifique debidamente el incumplimiento o cumpla sus obligaciones en el plazo concedido.

2.- En caso de que el beneficiario o contraparte en el término establecido en el numeral anterior no justifique su incumplimiento, el administrador del MPCEIP del convenio deberá informar de inmediato a su jefe inmediato fin de que expida la resolución en la que se declare la terminación unilateral del convenio, a dicha resolución, se anexará los informes técnicos y económicos, conforme corresponda. De ser el caso, en la misma resolución dispondrá a la Dirección Financiera se oficie a la compañía aseguradora a fin de que se ejecute las garantías, entregadas por el beneficiario.

La resolución será suscrita por el Viceministro, Subsecretario o Coordinador General según corresponda conforme delegación constante el artículo 5 del presente Instructivo.

3.- El administrador del MPCEIP del convenio notificará con la resolución al beneficiario o contraparte, en el término de cinco (5) días hábiles.

4.- Cuando se haya requerido la devolución de valores o ejecución de garantías y no se haya cumplido tal particular, el administrador del MCPEIP del convenio, en un término de 5 días posteriores al vencimiento del plazo respectivo, emitirá un informe motivado y solicitará a la Coordinación General de Asesoría Jurídica, se inicie las acciones legales correspondientes, debiendo remitir el expediente íntegro del convenio, debidamente foliado y ordenado.

CAPÍTULO IX RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES EN LA

GESTIÓN DE CONVENIOS

Artículo 26.- Unidades competentes: Son  responsables de los convenios suscritos de acuerdo a su competencia los Viceministros, Subsecretarios, Coordinadores Generales; y, les corresponde:

1. Aprobar las liquidaciones técnicas y económicas del convenio.
2. Supervisar las actuaciones y gestión del administrador del convenio.
3. Suscribir la Resolución de Terminación Unilateral.
4. Suscribir las Actas de Finiquito.

Artículo 27.- Coordinación General Administrativa Financiera: A la Coordinación General Administrativa Financiera, le corresponde:

1. Liquidación financiera de los convenios a través de la Dirección Financiera;
2. Seguimiento financiero de los convenios con entrega de recursos financieros a través de la Dirección Financiera.
3. Apoyo financiero a los Administradores de los convenios para la elaboración del informe financiero para el cierre de los convenios.
4. Custodia y ejecución de garantías a través de la Dirección Financiera.
5. Informe sobre el estado de los bienes propiedad del MPCEIP, a través de la Dirección Administrativa;
6. Informes técnicos previos para la celebración de contratos de comodato, transferencias gratuitas o donación a través de la Dirección Administrativa, de conformidad en el Reglamento de Control y Utilización de Bienes del Sector Público.

Artículo 28.- Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.- le corresponde:

1. Emitir el informe técnico para los convenios con transferencia de recursos.
2. Solicitar, a través de la Dirección de Seguimiento, Planes, Programas y Proyectos, reportes trimestrales a los responsables de las unidades competentes de los convenios, sobre el monitoreo y visualización de los procesos ocurridos en las diferentes etapas de ejecución; para cuyo efecto deberá difundir  la  metodología  y  formatos  para  el seguimiento de la ejecución de los convenios, a fin de que sean aplicadas los administradores del convenio y las unidades que correspondan.

e) Emitir alertas de proximidad de vencimiento de convenios para la toma de decisiones oportunas dentro de 15 días término.

Artículo 29.- Coordinación General de Asesoría Jurídica.- Dentro del proceso de Gestión de Convenios    le corresponde a la Coordinación General de Asesoría Jurídica:

1. Revisar los proyectos de convenios solicitados por las unidades técnicas del Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca;
2. Verificar la documentación adjunta a la solicitud de elaboración de los convenios;
3. Emitir el informe jurídico previa firma del convenio; e,
4. Iniciar las acciones legales, según corresponda.

Una vez que se ha realizado el análisis jurídico y revisión de la documentación de respaldo, la Coordinación General de Asesoría Jurídica emitirá el memorando de respuesta a la Unidad requirente para efectos de suscripción.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA: Las funciones delegadas que constan en este acuerdo ministerial, para ser ejercidas no requieren otros acuerdos individuales expedidos por el Ministro; este instrumento otorga suficiente capacidad para actuar.

SEGUNDA:  Serán  de  exclusiva  responsabilidad   de   los servidores y funcionarios,  las  acciones  u  omisiones en la expedición de actos administrativos y de simple administración y  la  suscripción  de  convenios,  contratos e instrumentos, y demás actos conducentes a ejecutar las actividades detalladas en el presente instrumento.

TERCERA: La delegación establecida en este acuerdo ministerial no constituye renuncia de las atribuciones asignadas por ley al titular de esta Cartera de Estado, puesto que el mismo cuando lo estime procedente podrá intervenir en cualquiera de los actos, convenios y contratos materia del presente instrumento y ejercer cualquiera de las atribuciones previstas en el mismo.

CUARTA: Para los convenios que actualmente están ejecutándose y que se celebraron al amparo de otra normativa que los rige, el presente acuerdo tiene el carácter de complementario por lo que se aplicará en lo que no se oponga.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA: Los convenios que fueron suscritos antes de  la fusión dispuesta en el Decreto Ejecutivo 559, publicado en el suplemento del Registro Oficial Nro. 387 de 13 de diciembre de 2018, y que actualmente están vigentes, seguirán ejecutándose  al  amparo  de  la  normativa  bajo  la cual fueron suscritos, de la misma forma se procederé para el proceso de cierre; y en el caso de que no existiere normativa que regulara la suscripción y ejecución de  convenios, éstos se ejecutarán y cerrarán de acuerdo a las disposiciones contenidas en el mismo convenio, y de forma complementaria se actuará conforme a lo dispuesto en el presente instrumento, en lo que fuere aplicable

SEGUNDA: Los convenios que fueron suscritos antes de la fusión dispuesta en el Decreto Ejecutivo 559, publicado en el suplemento del Registro Oficial Nro. 387 de 13 de diciembre de 2018, cuyo plazo  de  ejecución  finalizó,  pero no se han generado los documentos que evidencien   su cierre, se procederá para tal efecto conforme a las disposiciones contenidas en el mismo convenio, y de forma complementaria se actuará conforme a lo dispuesto en el presente instrumento, en lo que fuere aplicable.

TERCERA: Los convenios que fueron suscritos posterior a la fusión dispuesta en el Decreto Ejecutivo 559, publicado en el suplemento del Registro Oficial Nro. 387 de 13 de diciembre de 2018, sin observar las disposiciones del Acuerdo Ministerial Nro. 16 011 de 26 de enero de 2016 expedido por el Ministro de Industrias y Productividad; deberán ejecutarse y cerrarse de acuerdo a las disposiciones del presente instrumento aplicando de forma analógica las disposiciones que correspondan.

CUARTA: En el plazo máximo de quince días contados desde la vigencia de este acuerdo ministerial, se dispone    al Coordinador General Administrativa  Financiera  a  través de la Dirección Financiera elaborará los formatos   de  liquidación  financiera  y  la  lista  de  verificación  de  la información contenida en los informes técnicos- económicos, para los convenios de cooperación con transferencia de recursos, y verificará su implementación; y, al Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica  elaborará  la  metodología  y  formatos  para   el seguimiento de la ejecución de los convenios,  que deberá aplicar el administrador del MCPEIP convenio.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

ÚNICA: Deróguese el Acuerdo Ministerial Nro. 16 011 de 26 de marzo de 2016, suscrito por el señor Miguel Eduardo Egas Peña, Ministro de Industrias y Productividad y todas las disposiciones e instrumentos de igual o menor jerarquía que se oponga a lo dispuesto en el presente.

El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.